Écran Saisie des encaissements de CC

Le groupe de comptes du client s’affiche par défaut dans ce champ, mais vous pouvez remplacer le groupe de comptes par un autre groupe qui utilise la devise du client.

Remarque : Vous ne pouvez pas spécifier de groupe de comptes pour les transactions imputées, les encaissements divers qui n’ont pas de numéro de client ou les ajustements que vous effectuez dans Saisie des encaissements.

Ce champ s’affiche si vous avez sélectionné Encaissement comme type de transaction. Il affiche le total des crédits que vous avancez à votre client sur l’encaissement en cours.

Utilisez le bouton Zoom à côté du champ pour ouvrir l’écran Crédit anticipé, qui vous permet de traiter un crédit anticipé pour un client concernant des marchandises qu’ils ont retournées, mais que vous n’avez pas encore reçues. Pour obtenir plus de renseignements, consultez À propos du traitement de crédits anticipés pour le retour de marchandises.

Sur le relevé du client, la facture à laquelle le crédit anticipé est appliqué s’affiche comme payée intégralement. Mais puisque le « crédit » anticipé est en fait un document de débit numéroté séparément, il figure sur le relevé et reflète le vrai solde impayé du client jusqu’à ce que vous émettez une note de crédit lorsque vous recevrez les articles.

Ce champ s'affiche pour les paiements anticipés. Il vous permet d'indiquer le type de référence à utiliser lorsque vous sélectionnez le document auquel vous allez imputer le paiement anticipé.

Vous pouvez choisir :

• N° document (facture ou note de débit)
• N° bon de commande
• N° commande
• N° expédition

Ensuite, dans le champ Imputer à, vous indiquez le numéro de document, le numéro de bon de commande, le numéro de commande, ou le numéro d'expédition.

Utilisez les transactions Imputer document pour imputer un paiement anticipé reporté, une transaction comptant non imputée, ou une note de crédit à des documents en attente sur le compte du client. (Vous indiquez le document en attente dans le champ N° document.)

Remarque : Lorsque vous imputez des notes de crédit qui comportent des retenues de garantie, seuls les soldes du document d’origine sont affectés. Les montants de retenue impayés restent avec les documents d’origine jusqu’à ce que vous reportiez les documents ou les ajustements pour effacer la retenue impayée.

Choisissez une des méthodes suivantes pour imputer des paiements partiels à un nombre de factures :

• Imputer intégralement. Les encaissements sont imputés automatiquement aux factures, en commençant par la première facture et jusqu'à ce que l'encaissement soit imputé intégralement.
  Remarque :

  • Si vous utilisez cette méthode pour imputer un encaissement à une facture qui utilise un calendrier de paiements multiples, vous devrez peut-être ajuster les montants manuellement. Pour les factures avec un calendrier aux paiements échelonnés, vous devriez ventiler l'encaissement par montant.
  • Les remises, le cas échéant, sont imputées uniquement à la dernière ligne ventilée. Si vous désirez ventiler les remises proportionnellement, imputez l'encaissement par montant.
• Ventiler par montant. Les paiements sont imputés de manière proportionnelle à toutes les factures, selon leurs montants relatifs.

Pour ouvrir un écran distinct dans lequel vous pouvez imputer un encaissement aux détails d'une facture associée à une tâche connexe (pour un contrat que vous gérez à l'aide de la Gestion de projet de Sage 300), sélectionnez la facture dans la table de saisie des détails, puis cliquez sur Tâches.

Vous entrez un numéro dans ce champ uniquement pour les types de transaction Paiement anticipé.

Entrez le numéro de la facture, de la note de débit, du bon de commande ou du bordereau de vente auquel un paiement anticipé est imputé.

Le numéro du document que vous spécifiez ne doit pas figurer obligatoirement dans le module Comptes clients. Lorsque plus tard vous entrez et reportez le document spécifié (ou le document qui contient le numéro de bon de commande ou le numéro de commande spécifié), le module Comptes clients impute le paiement anticipé au document durant le report.

Vous n’avez pas à entrer un numéro dans ce champ.

Remarque : Si vous entrez un numéro, vous pouvez cliquer sur le bouton Consultation en regard du champ N° document pour afficher des informations de comptes clients complètes du document à imputer dans l'écran Consultation de document.

Lorsque vous imputez des transactions à l'aide du Mode sélection, vous cliquez sur l'option À imputer, puis cliquez sur le bouton Aller pour imputer un encaissement ou une transaction du document à un compte client.

Comptes clients impute alors automatiquement le montant aux factures impayées, notes de débit et frais d'intérêt du client, en commençant par le document portant la date d'échéance la plus rapprochée. S'il reste un montant, celui-ci est imputé au document portant la date d'échéance suivante, et ainsi de suite jusqu'à ce que le montant soit totalement imputé.

Pour imputer des notes de crédit reportées, des paiements anticipés, des encaissements partiellement imputés, et des transactions d'encaisse non imputées additionnels avec l'encaissement courant, configurez leurs états d'imputation sur Oui dans la table avant de cliquer sur le bouton Aller .

Vous pouvez apporter toute modification nécessaire à la liste après avoir utilisé l'option À imputer.

Remarque : Cliquer sur le bouton Aller ne modifie en rien les montants ou états d'imputation précédemment saisis. Si vous avez fait une erreur concernant les montants à imputer et que vous souhaitez recommencer, reconfigurez les états d'imputation sur Non, décochez la case À imputer, puis cliquez sur le bouton Aller pour réinitialiser la table.

Lorsque vous ajoutez un nouveau lot d’encaissements, ce champ affiche initialement le code et la description de la banque par défaut spécifiée dans l’écran Options de C.C.

Vous pouvez entrer ou sélectionner un autre code de banque, au besoin.

Il s'agit normalement de la date à laquelle le lot a été créé.

Le programme utilise la date du lot comme date du document par défaut pour de nouveaux documents que vous ajoutez au lot.

Comptes clients affiche la date de session comme date de lot par défaut lorsque vous créez un nouveau lot. Vous pouvez saisir une autre date dans le champ ou en sélectionner une à l'aide du calendrier. (Cliquez sur l'icône en regard du champ Date de lot pour afficher le calendrier.)

Vous pouvez changer la date du lot à tout moment avant de reporter le lot, pourvu que l'option Prêt à reporter ne soit pas sélectionnée pour le lot.

Lorsque vous reportez le lot, la date du lot devient partie intégrante de votre piste d'audit. Utilisez-la pour sélectionner des lots à imprimer dans les rapport de liste de lots et état des lots.

Utilisez ce champ pour :

• Créer un nouveau lot.
• Sélectionner le numéro d'un lot existant que vous voulez modifier.
  

Le numéro de lot est une composante permanente de l'information relative à l'encaissement qui est demeure stockée. Ce numéro est affiché avec les transactions sur les rapports de Comptes clients (tels que les journaux de report et le rapport de Transactions du GL), si vous utilisez le numéro comme description ou référence pour les transactions du grand livre.

Vous pouvez utiliser les numéros de lot et de saisie pour effectuer le suivi des transactions dans le système Comptes clients et, si vous utilisez les numéros comme description ou référence pour les transactions du GL, dans votre Grand livre (sauf si vous consolidez les transactions durant le report dans Comptes clients).

Pour en savoir plus, consultez Ajouter, modifier ou supprimer un lot d’encaissements.

Entrez un numéro de chèque pour chaque paiement par chèque.

Si le paiement n’est pas effectué par chèque, vous pouvez entrer un autre numéro de référence, ou vous pouvez également laisser le champ en blanc pour permettre au module Comptes clients d’attribuer un numéro comprenant le numéro du lot et le numéro de l’entrée.

Ce champ affiche le montant de l'encaissement dans la devise du client. Vous appliquez ce montant de client au compte du client dans la table d’imputation des encaissements dans l’écran Saisie des encaissements C.C..

Dans les livres auxiliaires multidevises, le montant d’encaissement est converti de la devise de la banque à la devise du client en utilisant les renseignements du taux de change dans l’écran Remplacement du taux.

Pour modifier les renseignements de change pour un encaissement sélectionné, ouvrez l’écran Remplacement du taux en cliquant sur le bouton Taux en bas de l'écran Saisie des encaissements ou Saisie d’encaissement rapide.

Identifie le compte client auquel vous désirez reporter un encaissement. Vous pouvez taper le numéro de client ou le sélectionner à l’aide du Dépisteur associé au champ N° client.

Conseil : Pour afficher des renseignements détaillés de Comptes clients sur un client donné, cliquez sur le bouton Consultation situé à côté du champ N° client. L’écran Consultation de client s’affiche pour le client sélectionné.

Ce champ s'affiche dans des livres auxiliaires multidevises pour des clients qui, normalement, n'utilisent pas la devise attribuée à un lot d'encaissement.

Ce champ montre la partie de l'encaissement ou de la note de crédit qui n'a pas encore été imputée au compte du client, dans la devise du client. Le champ Encaiss. non imputé affiche le montant non imputé dans la devise de l'encaissement.

Ce champ affiche seulement les encaissements divers dans les livres auxiliaires multidevises.

Il affiche le montant non ventilé dans la devise du client. (Le champ Encaiss. non ventilé affiche le montant non ventilé dans la devise de l'encaissement.)

Comptes clients vous permet de spécifier une devise par défaut pour le lot qui est utilisé comme implicite pour les encaissements que vous ajoutez au lot.

Vous pouvez changer la devise pour un encaissement spécifique et vous pouvez utiliser une variété de devises dans le même lot d’encaissements.

La date du dépôt est la date à laquelle vous déposez les encaissements sur le compte de dépôt bancaire. Le numéro de dépôt est imprimé sur le bordereau de dépôt.

Comptes clients attribue la date du lot comme implicite pour ce champ, mais vous pouvez la changer.

Lorsque vous créez un nouveau lot d’encaissements, attribuez un numéro de dépôt au lot. Vous pouvez :

• Créer un nouveau numéro de dépôt pour le lot d’encaissements. Cliquez sur le Nouveau bouton situé à côté du champ Nº de dépôt pour permettre au programme d’attribuer le prochain numéro de dépôt indiqué dans l'écran Options de C.C.
• Attribuer un numéro de dépôt existant au lot. Utilisez le dépisteur pour sélectionner un numéro de dépôt existant (par exemple, pour regrouper un nombre de lots d’encaissements dans un dépôt bancaire). Le module Comptes clients vous permet d’attribuer un seul bordereau de dépôt à plusieurs lots.

Si vous avez coché l’option Créer un bordereau de dépôt lors de la création du lot d’encaissements dans l'écran Options de C.C, vous pouvez ne rien indiquer dans le champ et laisser le programme attribuer le prochain numéro de dépôt lorsque vous ajoutez le premier encaissement au lot.

Si vous n’avez pas coché l’option pour créer un bordereau de dépôt, vous devez attribuer ou créer manuellement un numéro de dépôt avant d’enregistrer un encaissement, un paiement anticipé, une transaction au comptant non imputée ou un encaissement divers.

Conseil : Vous n’avez pas à créer un bordereau de dépôt si le lot contient seulement des transactions de documents à imputer.

Vous ne pouvez pas modifier le numéro après avoir ajouté le premier encaissement à un lot.

Ce champ peut contenir une description optionnelle de l'entrée pouvant comprendre un maximum de 30 caractères.

Lorsque vous ajoutez une transaction (à l’exception des transactions Imputer document) dans Saisie des encaissements ou Saisie d’encaissement rapide, un numéro est attribué à la transaction. Le numéro choisi est déterminé par le préfixe et par le numéro suivant qui est entré pour le type de transaction d’encaissement à l’onglet Numérotation de l’écran Options de CC.

Lors de la saisie d’une transaction Imputer document, utilisez le champ N° document pour sélectionner un paiement anticipé, un paiement comptant non imputé ou une transaction par note de crédit que vous imputez à un compte.

Vous devez utiliser un numéro de document valide du compte du client.

Remarque : Si vous souhaitez afficher des informations complètes des Comptes clients pour le document spécifié, cliquez sur le bouton Consultation qui se situe à côté du champ N° document. L’écran de Consultation de document s’affiche, avec le document actif sélectionné.

Utilisez ce champ pour préciser le type de document auquel vous imputez l'encaissement ou le crédit actuel.

Si vous saisissez une transaction d'encaissement, vous pouvez imputer l'encaissement aux factures, notes de débit et notes de crédit.

Si vous saisissez une transaction Imputer le document, vous ne pouvez imputer un document de crédit sélectionné qu'aux factures et notes de débit.

Ce champ affiche le nom de la personne qui a saisi la transaction.

Utilisez ce champ pour ouvrir un encaissement existant en saisissant le numéro d'entrée de l'encaissement.

Lorsque vous ajoutez un encaissement divers, Comptes clients assigne le numéro en utilisant le préfixe et le numéro suivant indiqués dans l'écran Options de CC pour les factures, ou il vous est possible d'en taper un.

Si vous consultez un encaissement divers reporté, vous pouvez cliquer sur le bouton Consultation situé près du champ N° document pour consulter les renseignements du module Comptes clients relatifs à la facture dans l'écran Consultation de document.

Remarque : Vous ne pouvez utiliser un numéro de facture qu'une seule fois.

Ce champ affiche le nombre de saisies dans le lot sélectionné.

Ce champ vous indique si des champs optionnels sont attribués à l’encaissement sélectionné en cours. Si un champ d’encaissement optionnel est configuré pour l’insertion automatique, ce champ est sélectionné lors de l’ajout d’une nouvelle écriture d’encaissement.

Pour afficher ou modifier un champ optionnel pour la transaction en cours sur l’écran Champs optionnels, cliquez sur le bouton Zoom qui se situe à côté du champ.

Si vous avez assigné exactement les mêmes champs optionnels à l’enregistrement du client comme à ceux des encaissements, les valeurs des champs optionnels de l’enregistrement du client s’affichent.

Si un champ optionnel est configuré pour les encaissements, mais n’est pas assigné au client, le programme affiche la valeur spécifiée dans l’enregistrement du champ optionnel.

Pour obtenir des renseignements concernant l’assignation de champs optionnels aux encaissements, consultez Modifier les champs optionnels d’un encaissement.

Utilisez ce champ lorsque vous imputez des encaissements en Mode sélection pour indiquer l'ordre de listage des documents du client. Vous pouvez choisir N° document, N° bon de commande, Date d'échéance, N° commande, Date du document, Solde courant, ou N° document d'origine.

Conseil : Si vous comptabilisez la retenue, répertorier les documents par leur numéro de document d'origine facilite l'imputation des paiements de retenue lorsque vous recevez ces montants des clients.

Vous définissez l'ordre par défaut pour ce champ à l'aide de l'option Trier les documents impayés par défaut dans l'écran Options de CC.

Lorsque vous entrez un numéro de client, Comptes clients affiche le nom du donneur d’ordre de l’enregistrement du client. Vous pouvez entrer un autre nom, tel que le nom sur un chèque d’un tiers.

Les codes de paiement sont utilisés pour identifier les types de paiement que vous traitez, en espèces ou en chèques par exemple.

Utilisez les codes de paiement dans l’écran Saisie des encaissements de CC et l’écran Paiements anticipés (dans Saisie des factures) pour classer les encaissements pour le bordereau de dépôt. Par exemple, votre entreprise peut définir trois codes de paiement différents pour des paiements effectués par carte de crédit : un type pour chacune des trois cartes de crédit que vous acceptez.

Conseil : Cliquez sur le Dépisteur du champ Code de paiement pour afficher une liste des codes de paiement et des types de paiement correspondants.

Si vous utilisez Traitement de paiements et que vous voulez traiter un paiement par carte de crédit, vous devez sélectionner un code de paiement qui utilise le type de paiement Carte de crédit SPS avant d’ajouter le document ou le paiement anticipé. Après avoir sélectionné le code de paiement, le champ Code de traitement apparaît, avec un champ d’état qui affiche des informations sur l’état de la transaction par carte de crédit. Après avoir ajouté le document ou le paiement anticipé, les boutons Facturer et Fact. rapide deviennent disponibles.

La date de report est utilisée pour enregistrer la date à laquelle le document a été imputé à une autre transaction et lorsqu’il est reporté dans le Grand livre. Ceci n’affecte pas la détermination de la remise ou les statistiques de jours avant échéance.

Comptes clients utilise également cette date pour sélectionner l'exercice et la période par défaut auxquels la transaction est reportée. (Vous ne pouvez choisir une période ou un exercice différents.)

La date de report par défaut s’affiche en fonction de votre sélection de l’option Date de report par défaut à l’écran Options de CC.

Remarque : Si vous consolidez des transactions de GL, la date de report des écritures consolidées est la dernière date de la période comptable.

Le champ Code de traitement devient disponible après avoir sélectionné un code de paiement qui utilise le type de paiement Carte de crédit SPS.

Un code de traitement indique la banque, la devise et le compte marchand qui seront utilisés pour traiter une transaction par carte de crédit.

Vérifiez que le champ Code de traitement affiche le code de traitement approprié. Si vous avez besoin de le modifier, tapez le code ou utilisez le Dépisteur pour en choisir un.

Remarque : La banque et la devise du lot et de la transaction doivent correspondre à la banque et la devise indiquées pour le code de traitement sélectionné.

Il s'agit ici du montant du chèque ou d'un autre encaissement.

Dans le livre auxiliaire multidevise, le montant est dans la devise dans laquelle il a été payé. Le programme affiche la devise par défaut du lot pour un nouvel encaissement, mais vous pouvez en sélectionner une autre en utilisant le Dépisteur.

Comptes clients utilise la date de réception pour :

• Assigner l’encaissement aux périodes âgées sur les relevés et rapports, et mettre à jour les statistiques dans les enregistrements des clients, ainsi que dans les enregistrements du vendeur, si vous conservez les statistiques du vendeur.
• Calculer une quelconque remise sur paiement anticipée.
• Indiquer le nombre de jours pour régler.

Le programme utilise la date de dépôt (saisie dans l’écran Saisie des encaissements de C.C. ou dans l’écran Données du lot) comme la date par défaut pour la saisie des encaissements, mais libre à vous de le modifier. Pour de plus amples renseignements, consultez Écran Saisie des encaissements de CC ou Écran Données du lot de CC (Encaissements).

Cette date s’affiche comme Date du document sur les rapports qui comprennent des transactions de type encaissement et imputer document.

Ce champ s'affiche seulement pour les encaissements divers.

Il affiche le montant de l'encaissement qui n'a pas été ventilé aux comptes du grand livre. Dans un livre auxiliaire multidevise, le montant est affiché dans la devise de l'encaissement. Le champ Client non ventilé affiche le montant équivalent dans la devise du client.

Utilisez ce champ pour vérifier si vous avez ventilé le montant correct avant de reporter le lot. Vous ne pouvez pas reporter l'encaissement à moins que le montant non ventilé soit nul.

Pour les types de transactions autres que les encaissements divers, vous pouvez utiliser ce champ pour stocker des renseignements additionnels (comme le numéro EFT) que vous souhaitez conserver avec la transaction.

Pour les transactions d'encaissements divers, saisissez une référence optionnelle pour la ventilation.

Cette référence s'affiche lors de la ventilation dans le lot du Grand livre, si vous sélectionnez l'option Type-Séquence de report-N° lot-Saisie (Numéro) pour l'option Champ référence du GL dans l'écran Intégration du GL, et si vous ne consolidez pas les transactions du Grand livre pendant le report.

Le mode que vous choisissez quand vous imputez des encaissements ou des notes de crédit détermine la manière dont vous sélectionnez les documents à régler.

Le mode sélection vous permet de trier la liste de documents en attente pour le client, vous pouvez ainsi indiquer ceux à payer. Vous pouvez préciser le type de document à afficher, ainsi que l'ordre selon lequel vous listez les documents de type sélectionné. Vous pouvez également voir toutes les transactions qui sont en suspens en les comparant aux documents ouverts du client dans d'autres lots ou écritures non reportées.

Vous devez activer le mode sélection afin d'utiliser l'option À imputer lorsque vous imputez des encaissements aux comptes des clients dont le solde est reporté.

Si vous n'utilisez pas le mode sélection, vous imputez directement les encaissements aux numéros de document en tapant chaque numéro de document auquel vous imputez un montant ou en le sélectionnant dans le dépisteur. Vous ne pouvez pas consulter les transactions en suspens ou utiliser l'option À imputer.

Le nom de ce champ varie selon votre choix dans le champ Trier par.

Utilisez le champ pour taper le numéro, le montant ou la date du premier dossier que vous désirez voir dans la liste des documents ouverts du client.

Remarque : Lorsque vous affichez les documents d'un compte national, ils sont listés d'abord par numéro de client puis selon la méthode que vous indiquez dans le champ Début.

Si vous utilisez Traitement des paiements, le champ État affiche l'état d'une transaction par carte de crédit de Paya, comme Non facturée ou Frais en suspens.

Si la transaction a été traitée, ce champ affiche le code d'autorisation pour la transaction. Vous pouvez utiliser ce code pour consulter la transaction dans le Terminal virtuel de Sage.

Les groupes de taxes spécifient les autorités qui taxent le client et assignent les classes de taxes des clients dans chaque catégorie. (Les classes de taxes déterminent la classification précise d’une taxe -- comme le taux utilisé ou si le client est exempté de la taxe.)

Le groupe de taxes du client s'affiche dans le champ lorsque vous entrez le numéro du client. Vous pouvez assigner un autre groupe de taxes ou modifier les renseignements de taxe du document dans l'écran Taxes du document. Vous pouvez aussi changer la classe de taxe du détail ou l'état de la taxe comprise pour les lignes de détails que vous saisissez avec le document.

Pour changer les taux de taxation d'une autorité fiscale, vous devez utiliser les écrans de Services de taxes dans Services communs.

Dans les livres auxiliaires multidevises, si vous changez le groupe de taxes pour celui qui utilise une autre devise que celle du client, vous pouvez laisser le programme calculer le montant de taxe en monnaie de publication et vous pouvez changer le type de taux, la date du taux et le taux de change pour la monnaie de publication de la taxe.

Ce champ affiche le total du lot.

Le programme affiche le total de taxe calculé ou entré pour tous les détails et les administrations fiscales utilisés dans le document.

Vous pouvez préciser les types de transaction suivants pour un encaissement :

• Encaissement. Suite...

  L’encaissement représente des paiements à imputer à des factures spécifiques. Vous les imputez aux comptes des clients avant de reporter le lot d’encaissement. Les encaissements qui ne sont pas imputés intégralement sont reportés comme ayant un solde non imputé. Vous pouvez imputer un encaissement sous-imputé plus tard, à l’aide d’une transaction Imputer document.

• Paiement anticipé. Suite...

  Les paiements anticipés sont des encaisses sur compte qui peuvent être reportées maintenant et imputées plus tard au règlement de factures.

• Comptant non imputé. Suite...

  Vous enregistrez une transaction comptant non imputée lorsque vous recevez un paiement de client et ne pouvez pas identifier une facture à laquelle il doit être imputé.

• Encaissement divers. Suite...

  Les encaissements divers sont :

  • Des encaissements qui n’ont pas d’effet sur les comptes de clients, comme un paiement pour un appel interurbain ou un chèque provenant de la vente d’immobilisations.
  • Une «caisse-recettes» de la part d’un client. Si vous recevez immédiatement un paiement pour une vente, vous pouvez utiliser un encaissement divers pour enregistrer l’encaissement et la vente. Lorsque vous reportez un encaissement divers pour un client actuel, Comptes clients crée une facture en utilisant les ventilations de comptes que vous entrez avec l’encaissement. Il attribue également un numéro de facture en utilisant le préfixe et le numéro suivant spécifiés pour les factures dans l’écran Options de CC.
• Imputer document. Suite...

  Utilisez les transactions Imputer document pour imputer un paiement anticipé reporté, une transaction comptant non imputée, ou une note de crédit à des documents en attente sur le compte du client. (Vous indiquez le document en attente dans le champ N° document.)

  Remarque : Lorsque vous imputez des notes de crédit qui comportent des retenues de garantie, seuls les soldes du document d’origine sont affectés. Les montants de retenue impayés restent avec les documents d’origine jusqu’à ce que vous reportiez les documents ou les ajustements pour effacer la retenue impayée.

Ce champ affiche le montant de l'encaissement ou de la note de crédit sélectionnée qui n'a pas été imputé à un compte de client. Confirmez que cette somme est appropriée avant de reporter le lot.

Dans l'écran Saisie des encaissements, l'exercice et la période sont combinées en un champ.

Dans l’écran Saisie d'encaissement rapide, l’exercice et la période se situent dans des champs distincts que vous pouvez atteindre en appuyant sur la touche Tab ou en cliquant sur le champ.

Comptes clients affiche automatiquement l’exercice et la période comptable pour la date de report que vous saisissez pour un encaissement. Vous ne pouvez pas modifier l’exercice ou la période sans avoir changé la date de report au préalable.