Vous utilisez l'écran Encaissements de CC pour imprimer et envoyer par courriel un document dans lequel vous reconnaissez formellement avoir reçu le paiement d'un client et dans lequel vous incluez des précisions concernant les pièces qui ont été réglées et le mode de paiement.
Conseil : Vous pouvez également imprimer une confirmation d'encaissement pour un encaissement voulu dans l'écran Saisie des encaissements de CC.
Comptes clients comprend un modèle de formulaire pour imprimantes laser que vous pouvez utiliser pour imprimer des encaissements sur papier ordinaire : ARRCPT.RPT. Vous pouvez utiliser ce modèle de formulaire en l’état ou le modifier pour l’adapter aux besoins de votre société.
Avant de commencer
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Si vous utilisez Traitement de paiements, terminez le traitement du paiement par carte de crédit avant d’imprimer l’encaissement.
Avertissement! Si l’option Permettre modification après impression d'encaiss. n’est pas sélectionnée à l’écran Options de CC, les boutons Facturer et Fact. rapide ne sont pas disponibles après avoir imprimé l’encaissement et vous ne pouvez pas traiter le paiement par carte de crédit.
- Assurez-vous que la destination d’impression soit sur Imprimante.
Pour imprimer des encaissements de clients :
- Pour imprimer un encaissement unique après l’avoir ajouté à un lot, choisissez Imprimer encaiss. dans l’écran Saisie des encaissements de CC.
Pour imprimer une plage d’encaissements, utilisez l’écran Encaissements de CC dans le dossier Rapports des transactions.
- Effectuez les sélections voulues dans les champs suivants :
- Utiliser encaiss. Sélectionnez le formulaire du rapport que vous voulez utiliser pour l’encaissement.
- Format du rapport. Précisez si vous souhaitez imprimer l’encaissement au format sommaire ou détaillé.
- Réimprimer les encaissements déjà imprimés. Sélectionnez cette option pour réimprimer les encaissements imprimés auparavant. Ne sélectionnez pas cette option si vous désirez imprimer uniquement les encaissements qui n’ont pas encore été imprimés.
- Méthode d’envoi. Sélectionnez Destination impression pour imprimer les factures vers la destination d’impression actuelle ou Client pour utiliser la méthode de livraison précisée dans l’enregistrement de chaque client.
- Code courriel. Ce champ ne s’affiche que si vous sélectionnez Client dans le champ Méthode d’envoi. Sélectionnez le code du message que vous souhaitez envoyer par courriel avec les encaissements.
- N° lot/saisie. Sélectionnez une plage de numéros de lot d’encaissements pour laquelle vous voulez imprimer des factures. Le numéro du lot actuel s’affiche par défaut lorsque vous imprimez à partir de l’écran Saisie des encaissements de CC.
- N° client/document. Sélectionnez une plage de clients et de numéros de document pour laquelle vous voulez imprimer des confirmations des encaissements.
Nº client/chèque/encaiss. Sélectionnez une plage de clients et de numéros de chèque/d’encaissement pour laquelle vous voulez imprimer des confirmations des encaissements.
Si vous ne sélectionnez pas de plage de documents ou de numéros de chèque/d’encaissement, Comptes clients imprime des confirmations des encaissements de tous les documents ou chèques/encaissements pour les clients et les numéros de lot indiqués. Le numéro de l’encaissement courant s’affiche par défaut lorsque vous imprimez à partir de l’écran Saisie des encaissements.
Si vous imprimez plusieurs types de documents à la fois, Comptes clients trie d’abord les numéros de document par ordre alphabétique, puis numériquement, afin de déterminer quels documents appartiennent à la plage spécifiée.
- Cliquez sur Imprimer.
- Si vous imprimez vers une imprimante physique, la fenêtre Imprimer apparaît. Confirmez le choix de l'imprimante et le nombre de copies à imprimer, puis cliquez sur OK. Autrement, cliquez sur Annuler ou Configuration.
- Si vous imprimez à l’écran (aperçu), le rapport s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Vous pouvez imprimer le rapport ou l'exporter dans un fichier.
Remarque : Pour les clients Web, l'écran d'aperçu s'affiche initialement lorsque vous cliquez sur le bouton Imprimer.
Si vous imprimez dans un fichier, la fenêtre Exporter le rapport apparaît. Spécifiez le format du fichier (par exemple, PDF, DOC ou XLS). Spécifiez également la destination du fichier :
- Application. Consultez le rapport dans une application permettant d'ouvrir des fichiers du format spécifié (par exemple, si vous spécifiez PDF comme format de fichier, le rapport s'ouvre dans Adobe Acrobat). Vous pouvez alors enregistrer le fichier.
- Fichier sur disque. Enregistrez le rapport à l'emplacement voulu.
- Microsoft Mail. Envoyez le rapport en tant que pièce jointe de courriel.
Vous pouvez entrer le nom d’un fichier ou répertoire qui n’existe pas et que le système créera lors de l’impression. Lorsque vous imprimer le rapport dans un fichier, un nom unique est lui assigné (comme par exemple, CS1000.TXT).
- Si vous imprimez dans un courriel, un message électronique apparaît avec le rapport en pièce jointe.