Vous utilisez l'écran Saisie des encaissements de CC pour :
- Saisir les encaissements au comptant, par chèque, par carte de crédit et autre directement dans le module Comptes clients.
- Si vous utilisez Traitement de paiements, traitez les paiements par carte de crédit pour les encaissements, les paiements anticipés, l'encaisse non imputée et les encaissements divers.
- Imprimer des bordereaux de dépôt.
- Saisir les ajustements avec les documents qu'ils s'ajustent, à la place de transactions distinctes, à l'aide de Saisie des ajustements.
Vous pouvez également utiliser l'écran Saisie d'encaissement rapide de CC pour :
- Saisir les encaissements au comptant, par chèque, par carte de crédit et autre directement dans le module Comptes clients.
- Imprimer des bordereaux de dépôt.
Cette rubrique décrit comment :
- Saisir des encaissements pour vos clients.
- Imputer des encaissements aux factures en attente et autres documents dans vos comptes clients.
- Imputer des paiements anticipés, notes de crédits, notes de débit, et ajustements à d'autres documents et soldes des comptes.
- Traiter des encaissements divers qui ne concernent aucun de vos comptes clients.
- Annuler des montants et saisir d'autres ajustements.
- Modifier des lots d'encaissements importés à partir de programmes indépendants de Sage 300. (Vous pouvez modifier ces lots seulement si vous avez choisi l’option Permettre la modification des lots importés dans l'écran Options de CC.)
Saisir des dépôts et imputer des encaissements
La saisie des encaissements implique deux tâches principales :
- Saisir les encaissements, ce qui implique la saisie de renseignements généraux concernant l'encaissement.
Remarque : Les encaissements saisis à l'aide de l'écran Saisie des encaissements de CC sont également disponibles sur l'écran Saisie d'encaissement rapide, et vice versa.
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Imputer les encaissements, ce qui implique la sélection d'options et la saisie de détails que vous devez imputer. Vous pouvez imputer :
- Un nouvel encaissement ou un paiement anticipé précédemment reporté ou une transaction d'encaisse non imputée à une facture, une note de crédit, ou une note de débit.
- Une note de crédit à une facture ou une note de débit.
Vous créez un lot d'encaissements pour chaque compte bancaire pour lequel vous souhaitez saisir des transactions d'encaissements, assignant un code de banque pour identifier la banque. Vous pouvez ajouter tout l'encaissement au lot avant d'imputer les dépôts à des factures spécifiques ou vous pouvez imputer l'encaissement au fur et à mesure de la saisie.
L'écran Saisie d'encaissement rapide de CC vous permet d'ajouter un encaissement quotidien à un lot et d'imprimer un bordereau de dépôt pour effectuer rapidement un dépôt bancaire. Vous pouvez ensuite imputer l'encaissement aux factures et aux notes de débit, dans l'écran Saisie des encaissements de CC.
Dans l'écran Saisie des encaissements de CC, vous pouvez consulter les détails de l'encaissement sans avoir à changer d'écran. Pour en savoir plus, consultez Écran Détail de Comptes / Taxes de CC (Encaissements).
Dans l'écran Saisie d'encaissement rapide de CC, vous pouvez consulter tous les encaissements d'un lot sans avoir à changer d'écran. Pour en savoir plus, consultez Écran Données du lot de CC (Encaissements).
Imputation d'encaissements pour régler les comptes clients
Vous utilisez l'écran Saisie des encaissements de CC pour imputer les encaissements de vos clients aux factures ou autres documents que le client règle. Vous utilisez également cet écran pour imputer des notes de crédit aux comptes clients et « régler » les notes de débit.
L'écran Saisie des encaissements de CC vous permet d'imputer des encaissements de plusieurs manières afin que vous puissiez choisir la méthode qui correspond le mieux à vos besoins. Vous pouvez :
- Sélectionner les documents reportés à imputer aux autres documents ou aux soldes de compte.
- Saisir les encaissements et les imputer aux documents ou soldes appropriés.
- Imputer les chèques de tiers et conserver un enregistrement de la personne ayant émis le chèque.
- Imputer automatiquement les encaissements aux documents ou soldes appropriés.
- Imputer les encaissements que vous gérez à l'aide de Gestion de projet. Pour en savoir plus, consultez Imputer un encaissement à une facture associée à une tâche.
- Si vous utilisez Traitement de paiements, traiter un paiement par carte bancaire pour un encaissement dans Paya.
Saisir des paiements anticipés et des transactions de comptant non imputées
Quand vous saisissez un paiement anticipé dans un écran de saisie des encaissements, vous fournissez tous les renseignements dont vous avez besoin pour déposer le montant et reporter la transaction. Vous pouvez imputer ce paiement au compte du client ultérieurement.
Vous pouvez saisir tous les renseignements dont Comptes clients a besoin pour traiter des paiements anticipés et des transactions d'encaisse non imputées dans l'écran Saisie des encaissements de CC ou dans l'écran Saisie des encaissements rapide de CC
Si vous utilisez Traitement de paiements, vous pouvez traiter un paiement par carte bancaire pour l’encaissement dans Paya.
Vous pouvez également entrer les paiements anticipés avec les factures associées dans l'écran Saisie des factures de CC. Faites-le si vous souhaitez imputer un paiement anticipé à une facture non reportée spécifique. Cependant, si vous devez modifier le paiement anticipé ultérieurement, vous devez utiliser l'écran Saisie des encaissements de CC.
Lorsque vous reportez un paiement anticipé, Comptes clients l'impute automatiquement à une facture correspondante uniquement si le paiement anticipé et la facture ne sont pas associés à une tâche connexe.
Si le paiement anticipé ou la facture est associé(e) à une tâche connexe, le programme n'impute pas le paiement anticipé. Cependant, il vous est toujours possible d'imputer manuellement les paiements anticipés associés à une tâche connexe à l'aide d'une transaction d'imputation dans Saisie des encaissements.
Saisir des encaissements divers
Vous pouvez utiliser l'écran Saisie d'encaissement rapide de CC pour saisir un encaissement divers rapidement et l'inclure à un bordereau de dépôt.
Vous pouvez ensuite ventiler l'encaissement aux comptes de grand livre dans l'écran Saisie des encaissements de CC. Lorsque vous sélectionnez ou ajoutez un encaissement divers sur l'écran Saisie des encaissements, Comptes clients affiche une table sur laquelle vous saisissez les renseignements concernant la ventilation du compte.
Les encaissements divers sont parfois appelés « facturation au comptant », car vous n'avez pas à entrer une facture et un encaissement séparément. En outre, puisque la portion de facture est considérée réglée intégralement, vous n'entrez pas les informations de retenue de garantie ou de modalités avec un encaissement divers.
Vous pouvez saisir des encaissements divers pour les clients existants, ainsi que pour les clients occasionnels qui n'ont aucun enregistrement de client dans Comptes clients.
Si vous saisissez un encaissement divers pour un client existant, une facture est automatiquement créée pour le client à l'aide du préfixe et du numéro suivant indiqués pour les factures dans l'écran Options de CC. L'encaissement est immédiatement imputé à cette facture lorsque vous reportez l'encaissement.
Si l'encaissement divers ne concerne pas un client régulier, vous pouvez laisser le numéro de client en blanc et entrer simplement un payeur et une référence pour identifier la source et la raison de l'encaissement. (Prenez note que si vous extournez l'encaissement plus tard dans Services bancaires, l'encaissement et la facture associée sont extournés.)
Si vous utilisez Gestion de projet, vous pouvez entrer des données de tâche connexe pour la facture. Pour entrer un encaissement divers associé à une tâche, vous devez entrer un numéro de client.
Si vous utilisez Traitement de paiements, vous pouvez traiter un paiement par carte bancaire pour l’encaissement dans Paya.
Vous utilisez le bouton Taxes pour vérifier ou modifier le groupe de taxes ou d'autres informations de taxe pour le document.
Utilisez le bouton Compte/Taxe pour vérifier ou modifier les informations de taxe pour un détail sélectionné.
Lorsque vous reportez un encaissement divers :
- Les taxes sont automatiquement calculées pour les encaissements divers, et le rapport Suivi des taxes est mis à jour.
- Gestion de projet est mis à jour avec les nouveaux renseignements que vous avez saisis dans les champs associés à une tâche connexe.
Livres auxiliaires multidevises
S'il s'agit d'un lot multidevise, vous spécifiez une devise par défaut pour le lot. Celui-ci est utilisé par défaut pour les encaissements que vous ajoutez au lot. Cependant, vous pouvez changer la devise d'un encaissement spécifique et vous pouvez utiliser une variété de devises dans le même lot d'encaissements. Suite...
Pour entrer un autre taux de change pour un encaissement particulier, sélectionnez l'encaissement, puis cliquez sur le bouton Taux et entrez l'information dans l'écran Remplacement du taux.
Assigner des numéros de bordereau de dépôt
Comptes clients attribue un numéro unique à chaque nouveau bordereau de dépôt que vous saisissez. Le numéro du bordereau de dépôt fait partie de votre piste d'audit et vous pouvez le consulter dans l'écran Liste des lots d'encaissements, pour savoir si vous avez imprimé le bordereau de dépôt.
Le numéro du bordereau de dépôt apparaît également avec la transaction d'encaissement dans l'écran Consultation de document et dans l'écran Consultation de client, pour vous aider à savoir à quel moment vous avez déposé l'encaissement.
Un lot d'encaissements ne peut contenir qu'un seul bordereau de dépôt, mais vous pouvez attribuer le numéro de lots d'encaissements au même bordereau de dépôt. Si vous reportez des lots d'encaissements qui contiennent des erreurs, Comptes clients crée un lot d'erreurs distinct pour chaque bordereau de dépôt qui contenait des transactions erronées, et il attribue le numéro du bordereau de dépôt d'origine à chaque lot d'erreurs.
Imprimer des bordereaux de dépôt
Si vous utilisez Comptes clients pour imprimer des bordereaux de dépôt, vous pouvez les imprimer avant ou après avoir reporté les lots d'encaissements associés. Selon les options d'encaissement sélectionnées pour Comptes clients, vous devrez peut-être imprimer les bordereaux de dépôt avant de pouvoir reporter les lots d'encaissements auxquels ils sont assignés. (Pour en savoir plus sur les options ayant un impact sur l'impression des bordereaux de dépôt, consultez Écran Options de CC.)
Vous pouvez utiliser le bouton Dépôt dans l'écran Saisie des encaissements de CC pour imprimer un bordereau de dépôt pour le lot sur lequel vous travaillez. Vous pouvez également utiliser l'écran Bordereaux de dépôt, disponible à partir du dossier Rapports des transactions, pour imprimer les bordereaux.
Vous transférez les renseignements du bordereau de dépôt imprimé vers le formulaire préimprimé que vous utilisez pour la banque. Vous serez également en mesure d'adapter le formulaire de bordereau de dépôt de Comptes clients afin de pouvoir imprimer directement sur les bordereaux de dépôt de votre banque.
Remarque : Si vous saisissez un encaissement pour une transaction par carte de crédit de Paya, vous devriez traiter le paiement par carte de crédit avant d'imprimer l'encaissement. Si l’option Permettre modification après impression d'encaissements n’est pas sélectionnée dans l’écran Options de CC, les boutons Facturer et Fact. rapide ne sont pas disponibles après avoir imprimé l’encaissement, et vous ne pouvez pas traiter le paiement par carte de crédit.