Écran Saisie des encaissements de CC

Le groupe de comptes du client s’affiche par défaut dans ce champ, mais vous pouvez remplacer le groupe de comptes par un autre groupe qui utilise la devise du client.

Remarque : Vous ne pouvez pas spécifier de groupe de comptes pour les transactions imputées, les encaissements divers qui n’ont pas de numéro de client ou les ajustements que vous effectuez dans Saisie des encaissements.

Identifie le compte client auquel vous désirez reporter un encaissement. Vous pouvez taper ou sélectionner le numéro du client.

Après avoir indiqué un numéro de client, Comptes clients affiche la description, le groupe de comptes et (dans les livres auxiliaires multidevises) la devise du client provenant de l'enregistrement du client.

Conseil : Si l'option Consultation est disponible, vous pouvez cliquer dessus pour ouvrir l'outil Consultation et chercher des informations.

Ce champ vous indique si des champs optionnels sont attribués à l’encaissement sélectionné en cours. Si un champ d’encaissement optionnel est configuré pour l’insertion automatique, ce champ est sélectionné lors de l’ajout d’une nouvelle écriture d’encaissement.

Pour afficher ou modifier un champ optionnel pour la transaction en cours sur l’écran Champs optionnels, cliquez sur le dépisteur .

Si vous avez assigné exactement les mêmes champs optionnels à l’enregistrement du client comme à ceux des encaissements, les valeurs des champs optionnels de l’enregistrement du client s’affichent.

Si un champ optionnel est configuré pour les encaissements, mais n’est pas assigné au client, le programme affiche la valeur spécifiée dans l’enregistrement du champ optionnel.

Pour obtenir des renseignements concernant l’assignation de champs optionnels aux encaissements, consultez Modifier les champs optionnels d’un encaissement.

Pour les types de transactions autres que les encaissements divers, vous pouvez utiliser ce champ pour stocker des renseignements additionnels (comme le numéro EFT) que vous souhaitez conserver avec la transaction.

Pour les transactions d'encaissements divers, saisissez une référence optionnelle pour la ventilation de facture. Cette référence s'affiche lors de la ventilation dans le lot du Grand livre, si vous aviez sélectionné Type transaction-Séquence de report-Numéro lot-Numéro saisie pour l'option Référence détail GL des encaissements divers dans l'écran Intégration GL, et que vous ne consolidez pas les transactions du grand livre pendant le report.

Si vous utilisez l'option Filtrer par lorsque vous imputez des transactions, vous pouvez utiliser l'option À imputer pour imputer automatiquement un encaissement ou une transaction d'imputation de document au compte du client.

Lorsque vous sélectionnez À imputer, puis cliquez sur le bouton Actualiser , Comptes clients impute le montant aux factures impayées, notes de débit et frais d'intérêt du client, en commençant par le document portant la date d'échéance la plus rapprochée. S'il reste un montant, celui-ci est imputé au document portant la date d'échéance suivante, et ainsi de suite jusqu'à ce que le montant soit totalement imputé.

Pour imputer des notes de crédit reportées, des paiements anticipés, des encaissements partiellement imputés, et des transactions d'encaisse non imputées additionnels avec l'encaissement courant, configurez leurs états d'imputation sur Oui dans la table avant de cliquer sur le bouton Actualiser .

Vous pouvez apporter toute modification nécessaire à la liste après avoir utilisé l'option À imputer.

Conseil : Cliquer sur le bouton Actualiser ne modifie en rien les montants ou états d'imputation précédemment saisis. Si vous avez fait une erreur concernant les montants à imputer et que vous souhaitez recommencer, reconfigurez les états d'imputation sur Non, décochez la case À imputer, puis cliquez sur le bouton Actualiser pour réinitialiser la table.

Utilisez ce champ pour préciser le type de document auquel vous imputez l'encaissement ou le crédit actuel.

Si vous saisissez une transaction d'encaissement, vous pouvez imputer l'encaissement aux factures, notes de débit et notes de crédit.

Si vous saisissez une transaction Imputer le document, vous ne pouvez imputer un document de crédit sélectionné qu'aux factures et notes de débit.

Lorsque vous imputez des encaissements et des notes de crédit, vous pouvez utiliser un filtre pour limiter les types de documents affichés, et vous pouvez classer la liste des documents impayés d'un client pour pouvoir facilement identifier ceux qui sont à payer.

Vous pouvez également voir toutes les transactions qui sont en suspens en les comparant aux documents ouverts du client dans d'autres lots ou écritures non reportées.

Si vous utilisez l'option Filtrer par lorsque vous imputez des encaissements, spécifiez l'ordre dans lequel vous voulez répertorier les documents du client. Vous pouvez choisir Numéro document, Numéro bon de commande, Date d'échéance, Numéro commande, Date du document, Solde courant, ou Numéro document d'origine.

Conseil : Si vous comptabilisez la retenue, répertorier les documents par leur numéro de document d'origine facilite l'imputation des paiements de retenue lorsque vous recevez ces montants des clients.

Vous définissez la saisie par défaut de ce champ à l'aide de l'option Trier les documents impayés par défaut dans l'écran Options de CC.

Le nom de ce champ varie selon votre choix dans le champ Trier par.

Utilisez le champ pour spécifier le numéro, le montant ou la date du premier dossier que vous désirez voir dans la liste des documents ouverts du client.

Remarque : Lorsque vous affichez les documents d'un compte national, ils sont listés d'abord par numéro de client puis selon la méthode que vous indiquez dans le champ Début.

Ce champ s’affiche si vous avez sélectionné Encaissement comme type de transaction. Il affiche le crédit total que vous avancez à votre client (sur l'encaissement courant) pour les marchandises qu'il a retourné, mais qui n'ont pas encore été reçus.

Sur le relevé du client, la facture à laquelle le crédit anticipé est appliqué s’affiche comme payée intégralement. Mais puisque le « crédit » anticipé est en fait un document de débit numéroté séparément, il figure sur le relevé et reflète le vrai solde impayé du client jusqu’à ce que vous émettez une note de crédit lorsque vous recevrez les articles.

Il s'agit ici du montant du chèque ou d'un autre encaissement.

Dans le livre auxiliaire multidevise, le montant est dans la devise dans laquelle il a été payé. Le programme affiche la devise par défaut du lot pour un nouvel encaissement, mais vous pouvez en sélectionner une autre dans le champ.

Ce champ affiche le montant de l'encaissement qui n'a pas été imputé à des factures et des notes de débit dans le compte du client. Dans un livre auxiliaire multidevise, le montant est affiché dans la devise de l'encaissement. Le champ Montant client non imputé affiche le montant équivalent dans la devise du client.

Pour les encaissements divers, le champ Encaissement non ventilé s'affiche à la place de ce champ.

Ce champ s'affiche seulement pour les encaissements divers.

Il affiche le montant de l'encaissement qui n'a pas été ventilé aux comptes du grand livre. Dans un livre auxiliaire multidevise, le montant est affiché dans la devise de l'encaissement. Le champ Client non ventilé affiche le montant équivalent dans la devise du client.

Utilisez ce champ pour vérifier si vous avez ventilé le montant correct avant de reporter le lot. Vous ne pouvez pas reporter l'encaissement à moins que le montant non ventilé soit nul.

Ce champ s'affiche pour les transactions Imputer document.

Il affiche le montant du paiement anticipé, de la transaction au comptant non imputée ou de la note de crédit sélectionné qui n'a pas été imputé à un compte de client. Confirmez que cette somme est appropriée avant de reporter le lot.

Le programme affiche le total de taxe calculé ou entré pour tous les détails et les administrations fiscales utilisés dans le document.

Entrez un numéro de chèque pour chaque paiement par chèque.

Si le paiement n’est pas effectué par chèque, vous pouvez entrer un autre numéro de référence, ou vous pouvez également laisser le champ en blanc pour permettre au module Comptes clients d’attribuer un numéro comprenant le numéro du lot et le numéro de saisie.

Si vous utilisez Traitement des paiements, le champ État carte de crédit affiche l'état d'une transaction par carte de crédit de Paya, comme Non facturée ou Frais en suspens.

Si la transaction a été traitée, ce champ affiche le code d'autorisation pour la transaction. Vous pouvez utiliser ce code pour consulter la transaction dans Sage Virtual Terminal.

Ce champ affiche le montant de l'encaissement dans la devise du client. Vous appliquez ce montant de client au compte du client dans la table d’imputation des encaissements dans l’écran Saisie des encaissements CC.

Dans les livres auxiliaires multidevises, le montant d’encaissement est converti de la devise de la banque à la devise du client en utilisant les renseignements du taux de change dans l’écran Remplacement du taux.

Pour modifier les renseignements de change pour un encaissement sélectionné, ouvrez l’écran Remplacement du taux en cliquant sur le bouton Taux en bas de l'écran Saisie des encaissements ou Saisie d’encaissement rapide.

Ce champ s'affiche dans des livres auxiliaires multidevises pour des clients qui, normalement, n'utilisent pas la devise attribuée à un lot d'encaissement.

Ce champ montre la partie de l'encaissement ou de la note de crédit qui n'a pas encore été imputée au compte du client, dans la devise du client. Le champ Encaissement non imputé affiche le montant non imputé dans la devise de l'encaissement.

Ce champ affiche seulement les encaissements divers dans les livres auxiliaires multidevises.

Il affiche le montant non ventilé dans la devise du client. (Le champ Encaissement non ventilé affiche le montant non ventilé dans la devise de l'encaissement.)

Les codes de paiement sont utilisés pour identifier les types de paiement que vous traitez, en espèces ou en chèques par exemple.

Utilisez les codes de paiement dans l’écran Saisie des encaissements de CC et l’écran Paiements anticipés (dans Saisie des factures) pour classer les encaissements pour le bordereau de dépôt. Par exemple, votre entreprise peut définir trois codes de paiement différents pour des paiements effectués par carte de crédit : un type pour chacune des trois cartes de crédit que vous acceptez.

Conseil : Cliquez sur le dépisteur du champ Code de paiement pour afficher une liste des codes de paiement et des types de paiement correspondants.

Si vous utilisez Traitement de paiements et vous voulez traiter un paiement par carte de crédit, vous devez sélectionner un code de paiement qui utilise le type de paiement Carte de crédit SPS avant d’ajouter le document ou le paiement anticipé. Après avoir sélectionné le code de paiement, le champ Code de traitement apparaît, avec un champ d’état qui affiche des informations sur l’état de la transaction par carte de crédit. Après avoir ajouté le document ou le paiement anticipé, les boutons Facturer et Facturation rapide deviennent disponibles.

Le champ Code de traitement devient disponible après avoir sélectionné un code de paiement qui utilise le type de paiement Carte de crédit SPS.

Un code de traitement indique la banque, la devise et le compte marchand qui seront utilisés pour traiter une transaction par carte de crédit.

Vérifiez que le champ Code de traitement affiche le code de traitement approprié.

Remarque : La banque et la devise du lot et de la transaction doivent correspondre à la banque et la devise indiquées pour le code de traitement sélectionné.

Ce champ s'affiche pour les paiements anticipés. Il vous permet d'indiquer le type de référence à utiliser lorsque vous sélectionnez le document auquel vous allez imputer le paiement anticipé.

Vous pouvez choisir :

• Numéro document (facture ou note de débit)
• Numéro bon de commande
• Numéro commande
• Numéro d'expédition

Ensuite, dans le champ Imputer à, vous indiquez le numéro de document, le numéro de bon de commande, le numéro de commande, ou le numéro d'expédition.

Vous entrez un numéro dans ce champ uniquement pour les types de transaction Paiement anticipé.

Entrez le numéro de la facture, de la note de débit, du bon de commande ou du bordereau de vente auquel un paiement anticipé est imputé.

Le numéro du document que vous spécifiez ne doit pas figurer obligatoirement dans le module Comptes clients. Lorsque plus tard vous entrez et reportez le document spécifié (ou le document qui contient le numéro de bon de commande ou le numéro de commande spécifié), le module Comptes clients impute le paiement anticipé au document durant le report.

Vous n’avez pas à entrer un numéro dans ce champ.

Conseil : Si l'option Consultation est disponible, vous pouvez cliquer dessus pour ouvrir l'outil Consultation et chercher des informations.

Lorsque vous ajoutez une transaction (à l’exception des transactions Imputer document) dans Saisie des encaissements ou Saisie d’encaissement rapide, Comptes clients assigne un numéro de document à la transaction. Le numéro choisi est déterminé par le préfixe et par le numéro suivant qui est entré pour le type de transaction d’encaissement à l’onglet Numérotation de l’écran Options de CC.

Lors de la saisie d’une transaction Imputer document, vous utilisez le champ Numéro document pour sélectionner un paiement anticipé, un paiement comptant non imputé ou une transaction par note de crédit que vous imputez à un compte.

Vous devez utiliser un numéro de document valide du compte du client.

Conseil : Si l'option Consultation est disponible, vous pouvez cliquer dessus pour ouvrir l'outil Consultation et chercher des informations.

Lorsque vous ajoutez un encaissement divers, Comptes clients assigne le numéro en utilisant le préfixe et le numéro suivant indiqués dans l'écran Options de CC pour les factures, ou il vous est possible d'en taper un.

Remarque : Vous ne pouvez utiliser un numéro de facture qu'une seule fois.

Les groupes de taxes spécifient les autorités qui taxent le client et assignent les classes de taxes des clients dans chaque catégorie. (Les classes de taxes déterminent la classification précise d’une taxe -- comme le taux utilisé ou si le client est exempté de la taxe.)

Le groupe de taxes du client s'affiche dans le champ lorsque vous entrez le numéro du client. Vous pouvez assigner un autre groupe de taxes ou modifier les renseignements de taxe du document dans l'écran Taxes du document. Vous pouvez aussi changer la classe de taxe du détail ou l'état de la taxe comprise pour les lignes de détails que vous saisissez avec le document.

Cependant, pour modifier les taux de taxes d'une autorité fiscale, vous devez utiliser les écrans de Services de taxes.

Dans les livres auxiliaires multidevises, si vous changez le groupe de taxes pour celui qui utilise une autre devise que celle du client, vous pouvez laisser le programme calculer le montant de taxe en monnaie de publication et vous pouvez changer le type de taux, la date du taux et le taux de change pour la monnaie de publication de la taxe.