À propos des commandes, des expéditions et des factures

Le traitement des commandes dans Commandes clients prend en charge et améliore votre flux de travail de plusieurs manières :

Les écrans Saisie des commandes, Saisie des expéditions et Saisie des factures disposent d'autorisations distinctes, ce qui permet un contrôle rigoureux des fonctions de traitement des commandes, d'expédition et de facturation. Si la sécurité est activée pour votre système, les superviseurs peuvent séparer le traitement des commandes, des expéditions et des factures en fonction d'un superviseur ou d'une unité administrative.
Si la sécurité n'est pas activée, ou si vous disposez des autorisations nécessaires, vous n'êtes pas contraint d'utiliser des écrans distincts pour réaliser ces fonctions.
Vous pouvez saisir des devis, des commandes, des expéditions et des commandes en attente dans l'écran Commandes clients de CmC, puis créer automatiquement des factures pour les quantités expédiées.
Vous pouvez saisir des expédition et imprimer des factures dans l'écran Saisie des commandes de CmC ou Saisie des expéditions de CmC sans avoir à saisir les commandes en premier.
Vous pouvez ajouter des paiements anticipés à un lot de Comptes clients dans l'écran Saisie des commandes de CmC.
Vous pouvez ajouter des paiements anticipés à un lot de Comptes clients dans l'écran Saisie des commandes, Saisie des expéditions et Saisie des factures de CmC.
Puisque les écrans de saisie et les données utilisées dans les commandes, les expéditions et les factures sont similaires (à quelques exceptions près), le flux de travail est efficace. L'information que vous saisissez sur une commande est réutilisée sur l'expédition et l'information de l'expédition est ensuite transmise à la facture. Suite...
- Lorsque vous sélectionnez une commande à expédier dans l'écran Saisie des expéditions, les détails de la commande sont copiés dans le document d'expédition que vous saisissez.
  Lorsque vous sélectionnez une expédition à facturer dans l'écran Saisie des factures, les détails de l'expédition sont copiés dans la facture que vous saisissez.
- Les détails des paiements apparaissent sur les factures, de sorte que si vous spécifiez un calendrier de paiements échelonnés, vous confirmez tous les détails des paiements (tels que les dates d'échéance) lorsque vous facturez le client.
- Si vous utilisez Traitement de paiements, vous pouvez traiter et annuler des paiements anticipés par carte de crédit dans les écrans Saisie des commandes, Saisie des expéditions et Saisie des factures de CmC. Toutefois, vous ne pouvez préautoriser des transactions par carte de crédit (et annuler des transactions par carte de crédit préautorisées) que dans l'écran Saisie des commandes de CmC.
Les expéditions et les factures ne contiennent que les articles expédiés et les frais divers des commandes que vous expédiez ou facturez.

Traiter des commandes et des devis

Vous utilisez l'écran Saisie des commandes pour saisir des commandes et des devis. Pour gagner du temps, vous pouvez aussi utiliser l'écran Copier les commandes de CmC pour copier les détails de commandes existantes d'un client donné dans une nouvelle commande.

Vous pouvez aussi saisir des devis, des commandes, des expéditions et des commandes en attente dans l'écran Commandes clients de CmC, puis créer automatiquement des factures pour les quantités expédiées.

Pour traiter une expédition tout en saisissant une commande, vous saisissez directement les quantités expédiées sur la commande.

Pour créer automatiquement une facture pour les marchandises expédiées lorsque vous reportez la commande, sélectionnez l'option Créer facture dans l'écran Saisie des commandes de CmC.

Pour obtenir des directives détaillées sur la saisie des commandes, consultez Saisir une commande.

Vous pouvez également saisir des paiements anticipés avec les commandes. Pour obtenir des directives détaillées, consultez Saisir un paiement anticipé.

Si vous utilisez Traitement de paiements, vous pouvez préautoriser ou traiter un paiement anticipé par carte de crédit pour une commande. Pour obtenir de plus amples renseignements et des directives détaillées, consultez Préautorisation d'un paiement par carte de crédit et Capturer un paiement par carte de crédit préautorisé.

Traiter des expéditions

Pour traiter une expédition après avoir saisi la commande, utilisez l'écran Saisie des expéditions.

Vous pouvez saisir autant d'expéditions que vous le souhaitez pour une commande unique et ce, jusqu'à ce que la commande soit totalement expédiée.

Vous pouvez aussi traiter une expédition unique pour plusieurs commandes. Toutefois, les détails qui sont totalement expédiés ne sont pas disponibles pour des expéditions futures.

Vous pouvez modifier un document d'expédition tant que la commande n'a pas été totalement expédiée. Vous pouvez supprimer des détails et vous pouvez modifier pratiquement toutes les informations des détails d'une expédition, à l'exception des numéros d'articles et des quantités traitées pour la commande. Vous pouvez aussi traiter une quantité négative dans une transaction d'expédition. Toutefois, vous ne pouvez pas saisir des nouvelles lignes de détails pour une expédition reportée.

Pour créer automatiquement une facture lorsque vous reportez une expédition, sélectionnez l'option Créer facture dans l'écran Saisie des expéditions.

Pour obtenir des directives détaillées sur la manière de créer des expéditions, consultez Expédier des commandes et des articles.

Permettre des niveaux de stocks négatifs

À moins que l'option Permettre niveaux de stock négatifs ne soit sélectionnée dans Gestion des stocks, le programme n'expédie que les quantités qui sont en stock dans Gestion des stocks.

Si les niveaux de stocks négatifs sont autorisés, le programme vous avertit lorsque vous saisissez des quantités expédiées qui occasionneront des niveaux de stocks négatifs.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur cette option, consultez l'aide de Gestion des stocks.

Traiter des paiements par carte de crédit pour des expéditions

Si vous utilisez Traitement de paiements, vous pouvez traiter un paiement anticipé par carte de crédit pour une expédition et vous pouvez capturer un paiement préautorisé par carte de crédit pour une commande.

Remarque : Si vous utilisez Traitement de paiements, vous devez capturer ou annuler toutes les préautorisations de carte de crédit en attente, pour toutes les commandes comprises dans l'expédition, avant de pouvoir reporter l'expédition.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Capturer un paiement par carte de crédit préautorisé et Annuler une préautorisation de carte de crédit.

Traiter des factures

Vous pouvez créer automatiquement des factures lorsque vous expédiez des marchandises dans l'écran Saisie des commandes ou dans l'écran Saisie des expéditions.

Si vous ne créez pas de facture lors de l'expédition des marchandises, vous utilisez l'écran Saisie des factures pour traiter des factures pour les articles expédiés et pour les frais divers.

Vous pouvez traiter une facture unique pour une ou plusieurs expéditions, mais uniquement jusqu'à ce que l'expédition soit totalement facturée. (Les détails qui sont totalement facturés ne sont pas disponibles pour des factures futures.)

Si vous utilisez Traitement de paiements, vous pouvez traiter un paiement anticipé par carte de crédit pour une facture.

Vous pouvez imprimer la facture lorsque vous reportez l'expédition.

Pour obtenir des directives détaillées sur la manière de créer des factures, consultez Facturer des expéditions.

Créer des factures partielles

Vous créez une facture partielle lorsque vous expédiez et facturez seulement une partie de la commande. Vous pouvez reporter autant de factures que nécessaires pour une même commande, jusqu'à ce que toutes les quantités aient été expédiées.

Lorsque vous reportez une facture partielle :

Tous les frais divers actuellement saisis pour la commande (qui ne portent pas la mention Complet) sont facturés.
Le programme déduit les quantités expédiées des quantités sur commande. La prochaine fois que vous ouvrez la commande, les quantités sur commande seront réduites et afficheront les quantités restantes.

Pour vérifier la quantité de l'article initialement commandée, sélectionnez la ligne de l'article et vérifiez le montant affiché dans le champ Commande initiale.

Imputer des crédits aux factures

Tant que la commande est incomplète, vous pouvez saisir des montants de crédit sur les lignes de détails des factures pour des articles retournés ou pour extourner des frais divers.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez À propos de l'imputation de crédits aux factures.

Modifier les limites de crédit des clients

Important!

Lorsque vous essayez de reporter une facture suite à laquelle le compte du client dépassera sa limite de crédit, Commandes clients affiche un message d'avertissement, ainsi que les données de compte suivantes :

La limite de crédit
Le solde existant de Comptes clients
Le montant de la commande
Le montant et la date de la dernière facture
Le montant et la date du dernier paiement

Si vous utilisez l'option de sécurité, vous pouvez uniquement reporter la facture si vous bénéficiez de l'autorisation Approbation du crédit qui vous permet de remplacer la limite de crédit.

Si vous n'êtes pas autorisé(e) à modifier la limite de crédit, ou si vous voulez mettre la commande en attente et la facturer plus tard, sélectionnez En attente. Si la commande est en attente, vous pouvez la reporter, mais vous ne pourrez pas expédier les marchandises, ni dresser une facture tant que l'état En attente n'aura pas été enlevé.