À propos du report des commandes, des factures et des expéditions

Après avoir saisi tous les détails requis, vous pouvez reporter les transactions de Commandes clients (commandes, expéditions et factures).

Reporter des commandes

Après avoir terminé de saisir tous les détails d'une commande, vous pouvez la reporter.

Vous pouvez configurer Commandes clients pour que le programme vérifie automatiquement la solvabilité d'un client chaque fois que vous reportez une transaction. Vous saurez ainsi si la nouvelle transaction entraînera le dépassement de la limite de crédit du client.

Remarque : Vous pouvez sélectionner des options de vérification de solvabilité dans Comptes clients pour chaque client et groupe de clients. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l'aide de Comptes clients.

Si vous avez configuré la vérification de solvabilité pour un client et vous essayez de reporter une transaction qui entraînera le dépassement de sa limite de crédit, l'écran Vérification de solvabilité préalable à transaction de CmC s'ouvre et affiche des informations relatives au crédit du client, y compris :

La limite de crédit
Le solde existant de Comptes clients
Montant de la commande
Le montant et la date de la dernière facture
Le montant et la date du dernier paiement

Dans l'écran Vérification de solvabilité préalable à transaction, vous pouvez procéder de la manière suivante :

Cliquez sur Poursuivre pour remplacer la limite de crédit et reporter la transaction.
Remarque : Si l'option de sécurité est activée pour votre système, vous ne pouvez le faire que si vous bénéficiez de l'autorisation Approbation du crédit.
Sélectionnez l'option En attente pour mettre la commande en attente et la facturer plus tard.
Si la commande est en attente, vous pouvez la reporter, mais vous ne pourrez pas dresser une facture pour celle-ci tant que l'état En attente n'aura pas été enlevé.
Remarques :
- Si l'option de sécurité est activée pour votre système et que vous ne bénéficiez pas de l'autorisation Approbation du crédit, vous devez sélectionner l'option En attente.
- L'option En attente n'apparaît que si vous ouvrez l'écran Vérification de solvabilité préalable à transaction de CmC à partir de l'écran Saisie des commandes de CmC.

Si l'option Permettre les clients répertoriés est sélectionnée dans l'onglet Traitement de l'écran Options de CmC, vous pouvez reporter des commandes et des factures pour des clients non répertoriés.

Création de factures

Si vous avez expédié une partie de la commande, vous avez l'option de créer une facture lors du report de la commande.

Si vous reportez une commande sans créer de facture :

La quantité commandée et la quantité sur le reliquat sont actualisées pour chaque article. (Si vous sélectionnez l'option Calculer quantités reliquat de commande de commande, la quantité commandée qui n'a pas encore été expédiée apparaît comme Quantité sur reliquat.)
La quantité sur bordereau de vente (dans Gestion des stocks) est augmentée pour chaque article figurant sur la commande.
Vous pouvez imprimer une confirmation de commande et des bons de collecte, tel qu'indiqué dans la section suivante. (Vous pouvez imprimer la confirmation de commande immédiatement après le report de la commande.)

Si vous reportez une commande et créez une facture :

La quantité en stock (dans Gestion des stocks) est réduite pour chaque article de la commande qui a été expédié.
L'état de la ligne de l'article passe à Conclu dans l'écran Saisie des commandes si la quantité commandée a été :

Totalement expédiée et facturée, ou
Partiellement expédiée et facturée, et que la quantité sur reliquat est zéro. Le montant en commande devient une vente perdue.

La quantité commandée, la quantité sur reliquat et la quantité expédiée à ce jour sont mises à jour pour la commande (si vous les affichez dans l'écran Saisie des commandes ou si vous les imprimez dans la Liste des commandes). Commandes clients ne calcule la quantité sur le reliquat que si vous avez sélectionné l'option Calculer quantités reliquat de commande dans l'écran Options de CmC.
Vous pouvez imprimer une facture immédiatement après le report de la commande.

En fonction du moment auquel vous évaluez le coût des stocks dans GS, le report d'une commande peut aussi :

Mettre à jour les coûts des articles dans Gestion des stocks.
Mettre à jour les statistiques des ventes.
Créer des enregistrements d'audit ou des transactions du grand livre.

Remarque : Si vous évaluez le coût des stocks lors de la clôture journalière, vous devez exécuter Traitement de clôture journalière dans Gestion des stocks pour réaliser les tâches mentionnées ci-dessus.

Reporter des factures

Après avoir terminé de saisir tous les détails d'une facture, vous pouvez la reporter.

Veuillez noter les informations suivantes concernant les champs mentionnés ci-dessous :

Date de facture. La date de la facture est la date qui apparaîtra sur la facture et qui servira à déterminer l'ancienneté du document. La date de la facture apparaît aussi sur les factures dans Comptes clients.
Date report. Il s'agit de la date de transaction que Traitement de clôture journalière utilise dans Gestion des stocks lors de la création d'écritures de journal pour le grand livre. La date de report détermine l'exercice et la période auxquels les transactions sont reportées dans le grand livre.
Exercice et Période. Il s'agit d'un champ de lecture seule qui apparaît sur les écrans de saisie des données. Il affiche l'exercice et la période auxquels les factures seront reportées dans Comptes clients—peu importe la date qui est affichée dans le champ Date facture (et sur la facture).
La date de la facture et la date de report ne doivent pas nécessairement être les mêmes. Par défaut, la période correspondra à la date de la facture. Toutefois, si vous facturez tardivement une commande, vous préférerez peut-être reporter la transaction dans une période antérieure.

Si vous évaluez le coût des stocks pendant le traitement de clôture journalière, vous devez utiliser l'écran Clôture journalière pour mettre à jour les statistiques des ventes, les commissions et les informations d'audit de Commandes clients, et pour créer des lots de factures et de notes de crédit de Comptes clients. (Vous pouvez reporter des lots de CC lors du traitement de clôture journalière ou, ultérieurement, dans l'écran Créer lot de CmC.)

Reporter des expéditions

Après avoir terminé de saisir tous les détails d'une expédition, vous pouvez la reporter.

Veuillez noter les informations suivantes concernant les champs mentionnés ci-dessous :

Date d'expédition. La date d'expédition est la date laquelle vous expédiez la commande. Vous la saisissez dans le champ Date expédition à l'onglet Expédition. La date d'expédition sert à calculer le nombre de jours moyen entre les expéditions dans le rapport État des articles dans Gestion des stocks.
Date du report. La date de report est la date de transaction que Traitement de clôture journalière utilise dans Gestion des stocks lors de la création d'écritures de journal pour le grand livre. La date de report détermine l'exercice et la période auxquels les transactions sont reportées dans le GL.

Lorsque vous reportez une expédition dans Commandes clients, les articles expédiés sont immédiatement déduits des quantités sur bordereau de vente et des quantités en stock dans Gestion des stocks.

En fonction des options d'évaluation des coûts que vous avez sélectionnées dans le programme Gestion des stocks, le report peut également mettre à jour les données d'évaluation des coûts des stocks.

Remarque : Le report ne met pas immédiatement à jour les données comptables et statistiques.