Vous pouvez saisir autant de paiements anticipés que vous le souhaitez pour des commandes ouvertes, des commandes à terme et des expéditions. Vous pouvez aussi saisir un paiement anticipé pour chaque facture que vous produisez. Les informations concernant les paiements anticipés sont imprimés sur les listes de transaction et sur les journaux de report.
Vous pouvez consulter le montant total des paiements anticipés dans l'onglet Totaux et vous pouvez imprimer les détails des paiements anticipés sur les listes de transactions de commandes, expédition et factures et sur le journal de report de factures.
Une fois que vous avez saisi et reporté un paiement anticipé, vous ne pouvez plus le modifier dans Commandes clients. Si vous devez changer le montant d'un paiement anticipé (ou toute autre information), vous devez ajuster l'encaissement dans Comptes clients.
Lorsque vous saisissez un paiement anticipé, vous pouvez sélectionner un lot d'encaissements de Comptes clients existant ou vous pouvez créer un nouveau lot d'encaissements dans lequel vous inclurez le paiement anticipé. Si vous sélectionnez un lot existant, Commandes clients vérifie l'état du lot. Si le lot n'est pas disponible (si celui-ci a été supprimé ou reporté, par exemple), Commandes clients affiche un message pour vous informer du problème.
Si vous créez un nouveau lot, Comptes clients assigne le numéro de lot. Vous saisissez la description, la date et le code de la banque.
Lorsque vous créez un nouveau lot d'encaissements, vous attribuez un numéro de dépôt au lot de la manière suivante :
Si vous laissez le champ en blanc, le programme attribue le prochain numéro de dépôt lorsque vous ajoutez le premier encaissement au lot.
Remarque : Après avoir ajouté le premier encaissement au lot, vous ne pouvez plus modifier le numéro du dépôt.
Si vous saisissez un paiement anticipé pour une facture, le montant du paiement anticipé est affiché dans l'onglet Totaux avant le report de la facture. Le montant du paiement anticipé est compris dans la vérification de la limite de crédit du client et celui-ci réduit immédiatement le montant dû affiché sur la facture que vous imprimez dans Commandes clients. Prenez note, toutefois, que le montant n'est pas ajouté au montant du paiement anticipé de la commande qui a été enregistré avec la commande.
Si vous utilisez Traitement de paiements, vous pouvez traiter un paiement anticipé par carte de crédit pour une facture. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Traiter un paiement anticipé par carte de crédit.
Si vous ne facturez pas la commande ou l'expédition, le total des paiements anticipés imputés au document est affiché dans l'onglet Totaux. Le total des paiements anticipés est compris dans la vérification de la limite de crédit du client, mais ne réduit pas le montant de la prochaine facture que vous créez. Vous pouvez consulter le total des paiements anticipés à ce jour dans l'onglet Totaux.
Les paiements anticipés imputés à des commandes et des expéditions sont appariés aux factures dans Comptes clients, grâce au numéro de commande.
Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Traiter un paiement anticipé par carte de crédit.
Si vous utilisez la comptabilité multidevise, vous devez aussi spécifier la devise du paiement anticipé. Si vous sélectionnez un lot existant, la devise du lot doit correspondre à la devise du paiement anticipé.
Si vous sélectionnez un autre lot avec une devise différente après avoir enregistré un paiement anticipé, le programme efface le montant de l'encaissement. Vous devez ressaisir l'information.