Saisie des bons de commande de CmF

Ouvrez Commandes fournisseurs > Transactions de CmF > Saisie des bons de commande.

Cliquez sur Calc. taxe pour voir les montants de taxe d'un détail avant de reporter le bon de commande. (Les montants de taxe ne sont pas calculés automatiquement à moins que vous n'ayez cliqué sur l'onglet Totaux ou reporté le bon de commande.)

Si vous modifiez des montants de taxe à l'onglet Taxes, cliquez sur Calc. taxe, tous les nouveaux montants que vous avez entrés sont remplacés par les montants recalculés à l'aide des tables de taxes des Services de taxes.

Cliquez sur le bouton Consolider pour consolider les lignes de détails du bon de commande.

Cliquez sur le bouton Dériver taux pour dériver le taux de change pour la taxe en monnaie de publication, dans le cas où vous auriez modifié le montant calculé à l'onglet Taxes.

Lorsque Commandes fournisseurs calcule le montant de taxe en monnaie de publication, il utilise le taux de change de taxe en monnaie de publication qui s'affiche (ou que vous saisissez) à l'onglet Taux. Si vous avez changé le montant de taxe en monnaie de publication qui s'affiche à l'onglet Taxes, vous pouvez cliquer sur le bouton Dériver taux pour voir le taux de change réel entre le montant de taxe et le montant de taxe en monnaie de publication.

Cliquez sur le bouton Historique pour ouvrir l'écran Historique des achats de CmF et vérifier les informations sur les articles que vous avez achetés auprès de vos fournisseurs.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Écran Historique des achats de CmF.

Pour voir tous les renseignements d'un seul article de la table de détails dans un écran Détails - Articles/Taxes distinct, sélectionnez la ligne de détail voulue et cliquez sur Article/Taxe.

L'écran Détails - Articles/Taxes de CmF inclut des champs de taxe additionnels qui vous permettent de vérifier les données de taxe ou de changer les classes de taxes et l'état taxable d'un détail. Vous pouvez vérifier ou modifier les données d'un détail existant et entrer de nouveaux détails.

Cliquer sur le bouton Nouveau pour commencer à créer un nouvel enregistrement.

Cliquez sur Reporter pour reporter le document, y compris toute modifications apportées à un document existant.

Cliquez sur ce bouton pour utiliser la date d’arrivée définie pour un bon de commande (dans le champ Date d’arrivée) comme date d’arrivée prévue de tous les détails dans la table.

La date d’arrivée prévue des détails conclus ne changera pas.

Cliquez sur ce bouton pour utiliser l’adresse d’expédition définie pour un bon de commande (dans le champ Adresse d’expédition) comme emplacement pour tous les détails dans la table.

L’emplacement d’un détail ne changera pas dans les situations suivantes :

  • L’article spécifié pour le détail n’est pas admis à l’adresse d’expédition.
  • Le détail est conclu.

Ce champ indique la manière dont la transaction a été saisie ou créée :

  • Si la transaction a été saisie manuellement dans Commandes fournisseurs, le champ affiche le code de l'utilisateur qui a saisi la transaction.
  • Si la transaction a été créée par une solution de commerce électronique, ce champ affiche Internet.

Chaque fois que vous reportez une réception pour un bon de commande, ce champ affiche le numéro de la dernière réception.

Un numéro de bon de commande est un numéro unique, de 22 caractères maximum, qui est habituellement assigné par le programme en utilisant le préfixe, la longueur et le prochain numéro spécifiés dans l'écran Options de CmF.

Pour ajouter un nouveau bon de commande, appuyez sur la touche Tab ou cliquez sur le bouton Nouveau Bouton Nouveau. Si vous ne voulez pas que le module Commandes fournisseurs assigne le numéro de la commande, entrez le nouveau numéro dans ce champ.

Pour sélectionner un bon de commande existant que vous voulez modifier, vous pouvez :

  • Utiliser le Dépisteur Bouton Dépisteur ou les boutons de navigation
  • Inscrire le numéro de bon de commande, puis appuyer sur Tab ou Retour.

Vous pouvez modifier toutes les informations d'un bon de commande existant, hormis le numéro du fournisseur, le code de modèle (le cas échéant) et le groupe de taxe.

Le numéro du fournisseur sert à identifier le fournisseur au compte duquel vous reporterez le document. Ce numéro détermine l'adresse du fournisseur et l'adresse de facturation. Il définit aussi le groupe de taxes et les modalités de paiement par défaut. Dans les systèmes multidevises, le numéro de fournisseur définit également la devise du document.

  • Pour sélectionner un fournisseur existant, utilisez le Dépisteur Bouton Dépisteur ou tapez son numéro et appuyez sur la touche Tab.
  • Pour ajouter un nouveau fournisseur, choisissez l'une des options suivantes :
    • Si vous voulez ajouter l'enregistrement du fournisseur immédiatement, cliquez sur le bouton Nouveau Bouton Nouveau après avoir tapé le numéro du fournisseur, puis saisissez les informations concernant le fournisseur dans Comptes fournisseurs.
    • Si vous ne voulez pas ajouter l'enregistrement du fournisseur, tapez seulement le numéro du fournisseur. (Vous pouvez entrer le nom du fournisseur à l'onglet suivant.)

      • Important! Bien que vous puissiez ajouter un bon de commande avant d'ajouter l'enregistrement de fournisseur dans Comptes fournisseurs, vous ne devriez pas utiliser cette option dans un système multidevise.

      Si la monnaie de publication de taxe relative au groupe de taxes que vous souhaitez utiliser diffère de la devise du fournisseur, vous devez créer l'enregistrement du fournisseur avant d'entrer la facture.

      Dans tous les cas, vous devez créer l'enregistrement du fournisseur dans le module Comptes fournisseurs avant de reporter une facture dans C.F.

  • Pour modifier l'adresse de facturation du fournisseur, cliquez sur le bouton Zoom Bouton Zoom ou cliquez dans le champ N° fournisseur et appuyez sur F9.

Remarque : Si le fournisseur a l'état En attente dans Comptes fournisseurs, le bon de commande sera également mis en attente jusqu'à ce que vous changiez l'état du fournisseur dans Comptes fournisseurs.

Saisissez la date à laquelle vous attendez l'arrivée des marchandises, si vous la connaissez.

Sélectionnez un code pour l'emplacement de stocks auquel vous voulez que le fournisseur envoie les factures correspondant à la commande. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Zoom Bouton Zoom pour ouvrir l'écran Coordonnée de l'adresse de facturation de CmF dans lequel vous pouvez modifier l'adresse correspondant au code sélectionné.

Si vous préférez, vous pouvez omettre le code et saisir une adresse de facturation dans ce champ.

Saisissez une description facultative de 60 caractères au maximum pour le bon de commande.

Saisissez le nom du point franco à bord ou l'emplacement à partir duquel le fournisseur commence à vous imputer les frais de transport des expéditions.

Pour sélectionner les demandes d'achat à partir desquelles vous voulez créer un nouveau bon de commande, sélectionnez l'option De demande achat, puis cliquez sur le bouton Zoom Bouton Zoom afin d'ouvrir l'écran Créer bon de commande à partir de demande achat et de sélectionner les demandes d'achat.

Remarque : Lorsque vous créez un bon de commande à partir de plusieurs demandes d'achat, les champs optionnels de la première demande d'achat sélectionnée apparaissent dans l'onglet Champs optionnels du bon de commande.

Sélectionnez cette option si le bon de commande est destiné à un projet que vous gérez avec Gestion de projet.

Si le bon de commande est associé à une tâche :

  • Des champs supplémentaires s'affichent dans la table de détails pour que vous puissiez saisir des informations relatives à la tâche connexe.
  • Tous les articles doivent être assignés à des contrats, projets et catégories dans Gestion de projet.
  • Le report du bon de commande met à jour les montants et les quantités traitées correspondant aux tâches.
Remarque :
  • Si vous créez un bon de commande à partir de plusieurs demandes d'achat, la totalité des demandes d'achat doit être soit associée à une tâche connexe ou ne pas être associée à une tâche.
  • Vous ne pouvez pas ajouter des articles en série ni des articles assignés à des lots aux bons de commandes associés à une tâche. Au lieu de cela, vous devez utiliser un bon de commande qui n'est pas associé à une tâche, réceptionner les articles dans le stock, puis utiliser l'écran Utilisation des matériaux de GP dans Gestion de projet pour les déplacer du stock aux tâches.

Sélectionnez cette option si vous devez mettre un bon de commande en attente.

Un bon de commande est automatiquement mis en attente si le compte du fournisseur est en attente ou si l'option En attente est sélectionnée dans le modèle utilisé. Si le modèle est en attente, vous pouvez décocher cette case.

Vous pouvez reporter un bon de commande qui est en attente, ainsi que des augmentations de quantités d'articles sur bon de commande dans Gestion des stocks. Vous ne pouvez pas reporter des réceptions pour des bons de commande tant que l'état En attente n'a pas été enlevé.

Vous pouvez répertorier les bons de commande actuellement en attente dans le rapport État des bons de commande de CmF.

Ce champ affiche le total hors taxes de tous les articles figurant sur le bon de commande.

Saisissez le montant maximum qui peut être commandé sur une commande globale.

Le montant restant est calculé et affiché chaque fois que vous reportez des nouveaux détails au bon de commande global. Vous ne pouvez pas reporter de détails qui dépasseraient le montant disponible.

Spécifiez la date que vous souhaitez utiliser comme date de bon de commande. Ce champ affiche par défaut la date de session de Sage 300.

Le rapport Bons de commande âgés de CmF utilise cette date pour assigner le bon de commande à une période âgée.

Lorsque vous exécutez la clôture journalière à la date indiquée, toutes les commandes à terme dans votre système de Commandes fournisseurs deviennent ouvertes.

Sélectionnez le type de bon de commande: ouvert, permanent, à terme ou global.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Types de bons de commande .

Saisissez une référence facultative de 60 caractères au maximum pour le bon de commande.

Si vous utilisez Gestion des stocks, saisissez le code de l'emplacement de stock auquel vous voulez que le fournisseur expédie la commande.

Si vous n'utilisez pas Gestion des stocks ou si vous voulez utiliser une description et l'adresse d'un emplacement qui ne figurent pas dans votre système de Gestion des stocks, saisissez la description et l'adresse manuellement. Vous pouvez également omettre l'adresse d'expédition.

L'adresse que vous spécifiez devient l'emplacement par défaut pour les lignes de détails que vous ajoutez à la demande d'achat ou au bon de commande.

Vous pouvez cliquer sur le bouton Zoom Bouton Zoom pour ouvrir l'écran Coordonnées de l'adresse d'expédition dans lequel vous saisissez une adresse d'expédition ou modifiez l'adresse correspondant à un code sélectionné.

Spécifiez la méthode d'expédition (facultative) selon laquelle vous prévoyez recevoir les marchandises que vous commandez au fournisseur et saisissez une description de cette méthode.

Ce champ affiche le code du modèle par défaut qui est spécifié dans l'écran Options de CmF. Vous pouvez sélectionner un autre code de modèle, si vous le souhaitez, ou laisser ce champ en blanc.

Le modèle détermine quelles saisies sont affichées pour le point FOB, la description, la référence, le commentaire, l'adresse d'expédition et l'adresse de facturation (si vous utilisez Gestion des stocks), ainsi que le code de méthode d'expédition.

Si l'enregistrement du fournisseur n'a pas encore été ajouté dans Comptes fournisseurs, le modèle affiche aussi les saisies pour le groupe de taxes (lequel spécifie la devise dans un système multidevise) et les modalités.

Dans l'écran Options de CmF, vous pouvez spécifier un modèle par défaut afin d'afficher de manière implicite un ensemble de paramètres standard relatifs au fournisseur et au bon de commande pour chaque nouvelle transaction que vous créez. Le modèle par défaut fournit des paramètres initiaux, mais ceux-ci sont remplacés par des paramètres provenant de l'enregistrement du fournisseur—et d'un autre modèle si vous en sélectionnez un autre.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez À propos des modèles.

Sélectionnez le code de modalités (défini dans Comptes fournisseurs) qui représente les modalités de paiement que vous prévoyez recevoir de la part du fournisseur sur la commande.

Le groupe de comptes défini dans l'enregistrement du fournisseur est affiché par défaut dans ce champ. Il spécifie les comptes de contrôle de comptes fournisseurs, de remises d'achat, de paiement anticipé et de retenue auxquels la transaction sera ventilée.

Vous pouvez changer le groupe de comptes pour un bon de commande, une réception, un retour, une facture, une note de crédit ou note de débit particulier. Si vous utilisez la comptabilité multidevise, le nouveau groupe de comptes doit toutefois utiliser la même devise que celle du groupe de comptes du fournisseur.

Remarque : Si vous modifiez le groupe de comptes sur une réception, assurez-vous d'utiliser le même groupe de comptes pour les retours, les factures et les notes de crédit ou débit.

Ce champ affiche le montant de taxe ventilée aux détails de l'article, y compris les taxes qui sont incluses dans le coût de l'article. Les montants de taxe à récupérer et débités ne sont pas compris.

Les taxes ventilées font partie des coûts des articles qui sont reportés à partir des réceptions, factures, retours, notes de crédit et notes de débit aux enregistrements des articles dans le module Gestion des stocks lors de la clôture journalière.

Ces champs apparaissent lorsque vous sélectionnez l'option Tâche connexe dans l'onglet Commande.

Pour les bons de commande associés à une tâche connexe, vous spécifiez le type de facturation, la devise de facturation, le taux de facturation et le numéro d'article de CC (si nécessaire) qui seront utilisés pour établir la facture du client.

Ce champ affiche le numéro d'article de CC associé à la ressource du projet utilisée pour le contrat dans Gestion de projet. Vous ne pouvez sélectionner un numéro d'article de CC différent que pour les projets de temps et matériaux, tel que suit :

  • Dans le cas d'un projet standard, ce champ affiche le numéro d'article et l'unité de mesure de CC par défaut qui ont été définis pour la catégorie de ressource du projet. Vous pouvez soit accepter le numéro d'article ou sélectionner un autre numéro d'article de CC valide.
  • Dans le cas d'un projet simple, ce champ affiche le numéro d'article et l'unité de mesure de CC spécifiés pour la catégorie du projet. Vous pouvez soit accepter le numéro d'article ou sélectionner un autre numéro d'article de CC valide.
  • Si vous changez le numéro d'article de CC, le numéro d'article doit être un numéro d'article valide dans Comptes clients et l'unité de mesure doit être une unité de mesure valide à la fois pour le nouveau numéro d'article et la devise du fournisseur.

Les projets Coût majoré et Prix fixe n'utilisent pas de numéro d'article de CC.

Ce champ ne s'affiche que dans les systèmes multidevises pour les projets Temps et matériaux et pour les projets Prix fixe qui utilisent Facturations et coûts ou Comptabilité d'exercice comme méthode de comptabilité.

La devise de facturation est la devise du client telle qu'indiquée dans le contrat. Vous ne pouvez pas la modifier.

Le champ Devise-Facturation est en blanc pour les projets Prix fixe qui utilisent les méthodes Projet terminé ou P.cent complété-Projet, ainsi que pour les projets Coût majoré.

Remarque : La devise de facturation n'est pas affichée pour les projets Temps et matériaux internes, simples ou standards, ainsi que pour les projets Prix fixe à devise unique qui utilisent Facturations et coûts ou Comptabilité d'exercice comme méthode de comptabilité.

Ce champ affiche le taux de facturation correspondant à la ressource (pour les projets standards) ou à la catégorie indiquée (pour les projets simples).

Vous pouvez modifier le taux de facturation si le type de facturation est Facturable. Le champ indique 0.000000 si le type de facturation est Non facturable ou Sans frais.

Le taux de facturation est établi par défaut de la manière suivante :

  • Pour les projets simples :
    • Pour une classe de coût associée à une catégorie de sous-traitant, coûts indirects, matériel ou matériaux divers, le taux de facturation est établi par défaut à partir de la ressource de la catégorie.
    • Pour une classe de coût associée au coût salarial indirect, le taux de facturation par défaut dépend de l'option "Taux de facturation implicite de" correspondant à la catégorie de ressource de l'employé.
  • Pour les projets standard :
    • Pour une classe de coût associée à une catégorie de sous-traitant, coûts indirects, matériel ou matériaux divers, le taux de facturation est établi par défaut à partir de la catégorie.
    • Pour une classe de coût associée au coût salarial indirect, le taux de facturation par défaut dépend de l'option "Taux de facturation implicite de" correspondant à la catégorie du coût salarial indirect.

L'option Taux de facturation ne s'applique pas aux contrats internes.

Remarque :
  • Vous pouvez spécifier le taux de facturation pour les projets Temps et matériaux et pour les projets Prix fixe qui utilisent Facturations et coûts ou Comptabilité d'exercice comme méthode de comptabilité.
  • Le taux de facturation est désactivé et mis à 0.000000 sur un contrat interne simple ou standard pour des projets Temps et matériaux ou pour des projets Prix fixe qui utilisent Facturations et coûts ou Comptabilité d'exercice comme méthode de comptabilité.
  • Le taux de facturation ne peut pas être négatif.

Ce champ s'affiche dans la table de détails pour les bons de commandes associés à une tâche connexe.

Le type de facturation indique à Gestion de projet s'il convient de facturer le coût au client. Vous ne pouvez modifier ce champ que pour un projet Temps et matériaux et pour des projets Prix fixe qui utilisent Facturations et coûts ou Comptabilité d'exercice comme méthode de comptabilité (à moins qu'il ne s'agisse de contrats internes, dans quel cas ce champ sera désactivé et défini comme "Non facturable").

Projets simples. Pour un projet facturable, le type de facturation de la catégorie détermine si vous pouvez changer le type de facturation du détail. Si la catégorie spécifiée est :

  • Facturable, le type de facturation par défaut du détail est Facturable. Vous pouvez toutefois le modifier.

    • Si le détail est facturable, vous pouvez spécifier un taux de facturation pour celui-ci.

    Si vous modifiez le type de facturation du détail et sélectionnez Sans charge ou Non facturable, le programme met le taux de facturation à zéro. Vous ne pouvez pas le modifier.

  • Sans charge ou Non facturable, le programme adopte le même type de facturation pour le détail. Vous ne pouvez pas le modifier. Vous ne pouvez pas spécifier de taux de facturation pour le détail. Le programme définit ce taux comme étant zéro.

    • Si le projet est sans charge ou non facturable, le détail utilise le même type de facturation que celui du projet, le taux de facturation est mis à zéro et vous ne pouvez pas les changer.

Projets standard. Si le projet est facturable, le type de facturation de la ressource détermine si vous pouvez changer le type de facturation du détail. Si la ressource spécifiée est :

  • Facturable, le programme affiche Facturable comme type de facturation par défaut. Vous pouvez toutefois le modifier pour le détail. Si le détail est facturable, vous pouvez spécifier un taux de facturation pour celui-ci.

    • Si vous modifiez le type de facturation du détail et sélectionnez Sans charge ou Non facturable, le programme met le taux de facturation à zéro. Vous ne pouvez pas le modifier.

  • Sans charge ou Non facturable, le programme adopte le même type de facturation pour le détail. Vous ne pouvez pas le modifier. Vous ne pouvez pas spécifier de taux de facturation pour le détail. Le programme définit ce taux comme étant zéro.

    • Si le projet est sans charge ou non facturable, le détail utilise le même type de facturation que celui du projet. Vous ne pouvez pas le changer. Le programme met aussi le taux de facturation à zéro et vous ne pouvez pas le changer.

Pour les projets à prix fixe et à coût majoré, le champ Type facturation est en blanc. Ces types de projets ne requièrent aucun type de facturation.

Ce champ s'affiche pour les projets Temps et matériaux si vous avez sélectionné l'option Tâche connexe pour cette transaction.

Vous devez entrer une unité de mesure qui soit valide pour le numéro d'article/ressource que vous avez spécifié et pour la devise du client mentionnée sur le contrat.

Remarque : Pour les projets Temps et matériaux internes (contrats simples ou standards), l'unité de mesure de l'article de CC sera estompée ou en blanc.

Pour saisir des commentaires ou des instructions pour une ligne de détail, cliquez sur le bouton Zoom Bouton Zoom situé à côté du champ ou appuyez sur Maj+F9.

Si vous créez un bon de commande à partir d’une demande d'achat, tous les commentaires ou directives que vous entrez pour la ligne de détail sur la demande d'achat sont compris dans le bon de commande, mais vous pouvez les changer ou les supprimer.

Vous ne pouvez conclure une ligne que si la quantité en attente est zéro. Au besoin, indiquez qu'une ligne existante est conclue en suivant l'une des méthodes suivantes :

  • Dans la table de détails, appuyez sur n'importe quelle touche pour saisir la valeur "Oui" dans la colonne Conclu.
  • Dans l'écran Détails - Articles/Taxes de CmF, sélectionnez l'option Conclu.

Quand vous reportez des réceptions pour conclure une ligne de bon de commande, l'option Conclu est sélectionnée automatiquement.

Si le bon de commande est associé à une tâche connexe, spécifiez pour chaque détail du bon de commande où seront utilisés les articles ou les ressources. Si vous utilisez des termes autres que "Contrat," "Projet," et "Catégorie" dans Gestion de projet, le programme affiche les termes que vous utilisez.

Pour les bons de commande associés à une tâche, vous pouvez également spécifier le type de facturation, le taux de facturation et le numéro d'article de C.C. pour la facture du client. Les champs correspondants se trouvent vers la fin de la ligne de détail.

Commandes fournisseurs met à jour les quantités traitées et les coûts pour les tâches dont les montants figurent sur des bons de commande.

Remarque :
  • Vous devez sélectionner la case Tâche connexe dans l'onglet Commande pour que ces champs apparaissent.
  • Si le bon de commande est établi à partir de plusieurs demandes d'achat, toutes les demandes d'achat doivent être associées à une tâche connexe ou aucune d'entre elles ne doit l'être.
  • Vous utilisez le champ N° article pour spécifier la ressource.
  • Les projets Coût majoré et Prix fixe n'utilisent pas de numéro d'article de CC.
  • Vous ne pouvez pas modifier ces champs après avoir ajouté la ligne de détail.

Sélectionnez ou saisissez une catégorie assignée au projet dans Gestion de projet.

Spécifiez un numéro de contrat pour chaque détail. Vous pouvez seulement entrer ou sélectionner les contrats qui sont ouverts ou qui sont en attente. (Vous ne pouvez pas traiter des transactions à un contrat qui est en attente si celui-ci n'a jamais été ouvert.)

Le programme affiche la classe de coût de la catégorie utilisée dans chaque détail. Vous ne pouvez pas modifier ce champ.

Utilisez le champ N° article pour identifier la ressource de ce détail.

Vous devez spécifier une ressource qui est assignée au projet et à la catégorie dans Gestion de projet. Vous pouvez spécifier un numéro d'article de stock ou le code d'un autre type de ressource (telle qu'un code de matériel, de sous-traitant ou d'employé).

Remarque : Vous ne pouvez pas laisser ce champ en blanc.

Vous pouvez seulement saisir ou sélectionner des projets qui sont :

  • Assignés au contrat que vous avez sélectionné.
  • Ouverts ou en attente. (Si un projet en attente n'a jamais été ouvert, vous ne pouvez pas le sélectionner.)
  • Pas fermés aux coûts.

Vous pouvez saisir une remise sous forme de pourcentage ou de montant. Le programme utilise le montant que vous saisissez dans ce champ pour calculer le coût réduit correspondant au détail de l'article.

Si vous saisissez un pourcentage dans ce champ, Commandes fournisseurs calcule le montant de la remise pour de détail de l'article.

Conseil : Si vous préférez ne pas saisir de remises pour chaque détail, vous pouvez saisir un pourcentage de remise pour tout le document à l'onglet Totaux. Commandes fournisseurs ventile alors le montant de la remise aux détails de la transaction et remplace toute remise que vous avez saisie manuellement pour ceux-ci.

Vous pouvez saisir une remise sous forme de pourcentage ou de montant. Le programme utilise le montant que vous saisissez dans ce champ pour calculer le coût réduit correspondant au détail de l'article.

Si vous saisissez un montant de remise, le programme calcule et affiche le pourcentage de remise en fonction du coût. (Vous pouvez également saisir un pourcentage dans le champ P.c. remise et laisser le programme calculer la remise).

Conseil : Si vous préférez ne pas saisir de remises pour chaque détail, vous pouvez saisir un montant de remise pour tout le document à l'onglet Totaux. Commandes fournisseurs ventile alors le montant de la remise aux détails de la transaction et remplace toute remise que vous avez saisie manuellement pour ceux-ci.

Ce champ affiche le coût total moins la remise.

Pour saisir une adresse d'expédition directe pour un détail, cliquez sur le bouton Zoom Bouton Zoom situé à côté du champ Expéd. dir. ou sélectionnez le champ et appuyez sur Maj+F9.

Sélectionnez le type d'adresse à saisir et, au besoin, sélectionnez le code d'emplacement, le numéro du client ou le code d'adresse d'expédition directe correspondant à l'adresse.

Au besoin, saisissez ou modifiez la date à laquelle vous pensez recevoir les marchandises commandées sur la ligne de détail.

Si vous avez entré une date dans le champ Date d'arrivée à l'onglet Commande (ou sur une demande d'achat à partir de laquelle vous créez le bon de commande), cette date est affichée comme date d'arrivée prévue par défaut pour les nouveaux détails que vous ajoutez au bon de commande.

Si vous avez entré un numéro d'article hors stock pour la ligne de détail, entrez le numéro de compte pour le compte de charges du grand livre auquel vous voulez reporter le détail.

Ce champ affiche le numéro saisi avec le détail sur la réception, mais vous pouvez le modifier.

Pour les nouvelles lignes de détails, ce champ affiche le numéro de compte spécifié dans l'écran Options de CmF pour l'option Cpte charges GS par défaut.

Ce champ affiche le montant de taxe qui est reporté séparément (débité) à un compte de Grand livre, plutôt que d'être ventilé aux détails sur le bon de commande.

La taxe sur tous les articles hors stock est débitée du compte de Grand livre que vous spécifiez avec la transaction (ou du compte de charges - stocks par défaut que vous spécifiez dans l'écran Options de CmF).

Entrez le coût total pour le nombre d'unités de l'article que vous avez commandées.

Si vous modifiez le coût total, le programme recalcule automatiquement le coût unitaire.

Entrez le poids total pour le nombre d'unités de l'article que vous avez commandées.

Si vous modifiez le poids total, Commandes fournisseurs recalcule automatiquement le poids unitaire.

Le poids total entré pour tous les articles sur le bon de commande est affiché à l'onglet Totaux.

Ce champ affiche la description de l'article provenant de l'enregistrement Contrat d'achat-Fournisseur de CmF (le cas échéant) ou de Gestion des stocks ou bien de l'enregistrement de l'article de Commandes fournisseurs. Vous pouvez le changer, au besoin.

Si vous avez saisi un numéro d'article qui n'existe pas dans le module Gestion des stocks, saisissez aussi la description de l'article. Vous pouvez entrer des numéros d'articles inexistants seulement si vous avez sélectionné l'option Permettre articles hors stock dans l'écran Options de CmF.

Commandes fournisseurs affiche la description de l'article qui a été saisie avec le détail sur la réception. Vous pouvez toutefois la modifier.

Saisissez le numéro de l'article ou sélectionnez-le à l'aide du Dépisteur Bouton Dépisteur.

Si vous avez sélectionné l'option Permet. réception articles hors stock dans Gestion des stocks et l'option Permettre articles hors stock dans Commandes fournisseurs, vous pouvez saisir des numéros d'articles hors stock dans ce champ.

Si vous créez un bon de commande à partir d'une demande d'achat, le numéro de l'article saisi avec la demande d'achat s'affiche et vous ne pouvez pas la changer. Vous pouvez toutefois supprimer la ligne, au besoin.

Si vous avez ajouté des numéros d'articles du fabricant ou des codes à barres dans Gestion des stocks, vous pouvez saisir ces numéros dans ce champ. Ces numéros peuvent inclure des codes à barres utilisés à l'interne, des numéros UPC ou ISBN - vous permettant ainsi d'utiliser un scanneur (ou de taper un code abrégé) pour entrer des numéros d'article de stock.

Si vous entrez un numéro d'article du fabricant, Commandes fournisseurs le remplace par votre numéro d'article de stock, puis affiche le numéro d'article du fabricant que vous aviez saisi dans le champ N° article du fabricant vers la fin de la ligne de détail.

Pour sélectionner une ligne existante à modifier ou à supprimer, cliquez sur la ligne en question ou saisissez le numéro de ligne correspondant dans ce champ de l'écran Détails - Articles/Taxes de CmF.

Remarque : Vous ne pouvez pas supprimer des lignes conclues.

Ce champ s'affiche seulement si vous utilisez le module Gestion des stocks.

Saisissez le code pour l'emplacement auquel vous prévoyez recevoir l'expédition (ou auquel vous voulez reporter des articles expédiés directement).

Le cas échéant, le programme affiche le code de l'adresse d'expédition saisi sur le premier onglet, mais vous pouvez sélectionner un autre emplacement. Vous pouvez omettre l'emplacement lorsque vous ajoutez des détails pour des articles hors stock.

Remarque : Si vous modifiez des emplacements après avoir assigné des numéros de série ou de lot, vous devrez réassigner les numéros de série ou de lot.

Si vous avez entré un numéro d'article du fabricant dans le champ N° article de la demande d'achat ou du bon de commande, le numéro apparaît dans le champ N° article du fabricant.

Les numéros d'article du fabricant sont d'autres numéros d'article — tels que des codes à barres ou des codes de raccourcis — qui identifient vos articles d'inventaire. Vous définissez les numéros d'article du fabricant dans Gestion des stocks.

Dans Commandes fournisseurs, vous pouvez saisir des numéros d'article du fabricant dans tout champ de saisie de numéros d'article.

Ce champ affiche le coût total de l'article, moins tout montant de taxe applicable. Vous ne pouvez pas modifier ce montant.

S'il s'agit d'un article hors stock, le compte d'attente hors stock associé au groupe de comptes de l'article est affiché. Vous pouvez changer de compte, au besoin.

Les champs optionnels sont des champs qui ont été ajoutés par votre entreprise aux écrans de saisie des transactions et aux lignes de détail dans les transactions de bons de commande.

Si vous utilisez des champs optionnels, une colonne Champs opt. apparaît dans la table. Vous pouvez cliquer sur l'en-tête de la colonne pour afficher les champs optionnels assignés au détail sélectionné et modifier leur contenu.

Remarque : Vous devez utiliser Transaction Analysis and Optional Field Creator pour pouvoir ajouter et utiliser des champs optionnels.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la manière d'utiliser les champs optionnels dans les transactions, consultez À propos des champs optionnels dans les transactions.

Entrez le numéro du bordereau de vente pour lequel vous créez le détail. Si vous utilisez Commandes clients de Sage 300 avec Commandes fournisseurs, vous pouvez aussi utiliser le Dépisteur Bouton Dépisteur pour sélectionner un numéro de commande de Commandes clients.

Vous pouvez changer ou supprimer un numéro de commande affiché avec un détail que vous avez ajouté à partir d'un bon de commande ou que vous avez déjà reporté dans l'écran.

Si vous modifiez un numéro de commande qui est affiché avec une ligne de détail, le nouveau numéro de commande ne remplace pas le numéro antérieur sur la réception correspondante et n'apparaitra pas sur le rapport Commandes en attente livrables de CmF.

Vous pouvez aussi saisir le poids unitaire, le poids total, le numéro d'article du fournisseur, des commentaires et le compte de charges du GL spécifié pour les articles hors stock.

Pour de nouvelles lignes de détails, entrez la quantité de l'article à commander (dans l'unité que vous sélectionnez dans le champ Unité de mesure).

Si vous créez un bon de commande à partir d'une demande d'achat, la quantité entrée pour le détail de la demande d'achat s'affiche dans ce champ, mais vous pouvez la changer.

Sur les nouvelles lignes de détails des bons de commande, ce champ affiche la quantité commandée. Chaque fois que vous reportez une réception pour un détail, sa quantité en attente est réduite sur le bon de commande. Lorsque la quantité en attente indique zéro, la ligne de détail du bon de commande est conclue et vous ne pouvez plus y apporter de modifications.

Pour réduire la quantité en attente sur une ligne de détail existante que vous modifiez, entrez le montant voulu (saisissez zéro pour conclure une ligne et annulez le reste des unités en attente).

Ce champ affiche le nombre total reçu pour le détail à ce jour. Il est mis à jour chaque fois que vous reportez une réception pour le détail.

Ce champ affiche le montant de taxe que vous pouvez recouvrer (par exemple, les montants à récupérer de la taxe sur les produits et services [TPS] canadienne).

Dans la table de détails, ce champ affiche le montant de taxe compris dans le coût total de l'article (lorsque le coût inclut la taxe).

Dans l'écran Détails - Articles/Taxes, ce champ affiche Oui ou Non pour indiquer si des montants de taxe sont compris dans le coût de l'article pour chaque autorité fiscale. Le choix par défaut pour cette option provient de l'enregistrement de fournisseur dans Comptes fournisseurs ou du contrat d'achat auprès du fournisseur.

Remarque : Vous ne pouvez choisir Oui que si l'autorité fiscale est définie dans Services des taxes pour permettre la taxe comprise dans le coût.

Vous pouvez également modifier le total des montants de taxe à l'onglet Taxes.

Entrez le coût correspondant à une seule unité de l'article que vous commandez dans le détail.

Commandes fournisseurs affiche un coût par défaut de la manière suivante :

  • Si vous avez configuré des contrats d'achat auprès des fournisseurs, Commandes fournisseurs affiche le coût spécifié comme contrat d'achat pour l'article et l'unité de mesure.
  • Si Commandes fournisseurs ne trouve pas de contrat d'achat valide, il utilise l'évaluation des stocks spécifiée dans l'écran Options de CmF.

Utilisez le Dépisteur Bouton Dépisteur pour afficher des contrats d'achat auprès des fournisseurs, coûts courants du fournisseur et d'autres coûts utilisés par Gestion des stocks.

Commandes fournisseurs utilise le coût unitaire pour calculer le coût total. Si vous le changez, le coût total est recalculé.

Dans les livres auxiliaires multidevises, le coût est exprimé dans la devise du fournisseur.

Remarque : Vous pouvez assigner la sécurité aux champs Coût unitaire et Coût total pour prévenir toute modification non autorisée de ces champs.

Si vous utilisez Gestion de projet, le coût unitaire est défini par défaut de la manière suivante :

  • Si le projet est un projet standard :
    • Pour une classe de coût associée à une catégorie de sous-traitant, coûts directs, matériel divers, le coût unitaire provient par défaut de la ressource de catégorie.
    • Pour une classe de coût associée à une catégorie de coût salarial indirect, le coût unitaire par défaut est basé sur l'option «Coût unitaire par défaut de» pour la catégorie de ressource Employé.
    • Pour une classe de coût associée à Matériaux (si vous utilisez Gestion des stocks), le coût unitaire par défaut est basé sur le coût de l'article par défaut de Commandes fournisseurs (défini dans Options de CmF).
    • Pour une classe de coût associée à Matériel (si vous n' utilisez pas Gestion des stocks), le coût unitaire est basé sur les coûts du fournisseur de Commandes fournisseurs.
  • Si le projet est un projet simple :
    • Pour une classe de coût associée à une catégorie de sous-traitant, coûts directs, matériel divers, le coût unitaire provient par défaut de la catégorie.
    • Pour une classe de coût associée à une catégorie de coût salarial indirect, le coût unitaire par défaut est basé sur l'option «Coût unitaire par défaut de» pour la catégorie de coût salarial indirect.
    • Pour une classe de coût associée à Matériaux (si vous utilisez Gestion des stocks), le coût unitaire par défaut est basé sur le coût de l'article par défaut de Commandes fournisseurs (défini dans Options de CmF).
    • Pour une classe de coût associée à Matériel (si vous n' utilisez pas Gestion des stocks), le coût unitaire est basé sur les coûts du fournisseur de Commandes fournisseurs.

Saisissez l'unité de mesure dans laquelle vous commandez l'article. Si vous créez un bon de commande à partir d'une demande d'achat, l'unité de mesure entrée pour le détail sur la demande d'achat s'affiche, mais vous pouvez la changer.

Si vous entrez de nouvelles lignes de détails, le programme affiche l'unité de mesure de stockage par défaut, à moins d'avoir défini des contrats d'achat auprès des fournisseurs en utilisant une autre unité de mesure.

Vous devez utiliser une des unités de mesure qui est assignée à l'article dans Gestion des stocks.

Remarque : L'unité de mesure du poids peut être différente de l'unité de mesure de la commande.

Entrez le poids correspondant à une seule unité de l'article que vous commandez dans le détail. Sur les nouvelles lignes de détails, le poids spécifié dans l'enregistrement de l'article dans Gestion des stocks s'affiche, mais vous pouvez le changer.

Commandes fournisseurs utilise le poids unitaire pour calculer le poids total. Si vous changez le poids unitaire, le poids total est recalculé.

Vous pouvez choisir parmi les unités de mesure du poids définies dans Commandes fournisseurs. Le poids est exprimé dans l'unité sélectionnée pour l'option Unité de mesure du poids dans l'écran Options de GS.

Sur les factures, saisissez le poids correspondant à une seule unité de l'article pour lequel vous avez été facturé. Le programme affiche le poids spécifié pour l'article sur la réception mais vous pouvez le modifier.

Commandes fournisseurs utilise le poids unitaire pour calculer le poids total. Si vous changez le poids unitaire, le poids total est recalculé.

Vous pouvez afficher le poids total estimé à partir des saisies des articles facturés à l'onglet Totaux.

Entrez le code que le fournisseur utilise pour identifier l'article.

Si le numéro d'article du fournisseur est spécifié dans l'enregistrement de l'article dans Gestion des stocks, le code s'affiche dans ce champ. (Entrez les numéros d'articles des fournisseurs lorsque vous assignez les types de fournisseurs dans les enregistrements des articles dans Gestion des stocks.)

Si le numéro de l'article du fournisseur est spécifié sur la réception pour laquelle vous entrez une facture, le code s'affiche dans ce champ. (Vous pouvez entrer les numéros d'article du fournisseur lorsque vous assignez les types de fournisseurs dans les enregistrements de l'article, dans le module Contrôle des stocks.)

Il s'agit de l'unité de mesure correspondant au poids de cet article sur le bon de commande—par exemple, livres, kilogrammes, tonnes.

Le programme affiche par défaut l'unité de mesure du poids provenant de l'enregistrement de l'article, mais vous pouvez la changer pour une autre unité de mesure définie (le programme recalculera alors le poids).

L'unité de mesure du poids de la commande complète est déterminée par l'unité de mesure du poids par défaut définie dans l'écran Options de GS (ou dans l'écran Options de CmF si vous n'utilisez pas Gestion des stocks).

De tous les détails dans le document, le total des montants de taxe autoliquidée dûs à une autorité fiscale, si la base d’autoliquidation de l’autorité fiscale est supérieure au seuil d’autoliquidation de l’autorité fiscale. Si la base d’autoliquidation n’est pas supérieure au seuil d’autoliquidation, ce champ affiche 0.

Remarque : Le montant dans ce champ est calculé automatiquement, mais vous pouvez le modifier.

De tous les détails dans le document, le total des montants de base de taxe utilisé pour calculer les montants d’autoliquidation dûs à une autorité fiscale.

Ce champ affiche le montant de taxe à payer pour chaque autorité.

Pour chaque autorité, le module Commandes fournisseurs calcule le montant de la taxe si :

  • Le fournisseur est assujetti à la taxe.
  • La transaction contient des articles ou des coûts additionnels taxables.
  • Des taux de taxes sont spécifiés pour les autorités fiscales et les classes de taxes dans Services de taxes.

Si aucun montants de taxes n'est affiché, cliquez sur le bouton Calc. taxe.

Les montants de taxe ne sont pas calculés automatiquement sur un bon de commande tant que vous ne l’avez pas reporté ou que vous n'avez pas cliqué sur l'onglet Totaux.

Ces colonnes répertorient les codes et les descriptions correspondantes de toutes les autorités fiscales dans le groupe de taxes spécifié pour le document.

Vous saisissez les informations fiscales dans le module Services de taxes dans Services communs.

Ce champ affiche le coût net des articles avant l'ajout de la taxe pour l'autorité fiscale.

Conseil : Le champ Base taxation est particulièrement utile lorsque le prix des articles comprend la taxe.

Ces colonnes répertorient les classes de taxes, et les descriptions correspondantes, qui sont assignées à l'autorité fiscale à laquelle le fournisseur est soumis.

Vous pouvez changer une classe de taxe (en la remplaçant par une autre classe de taxe qui est assignée à l'autorité), mais pas la description.

Pour changer la description de la classe de taxe ou apporter d'autres changements au groupe de taxes spécifié, utilisez les écrans de Services de taxes dans le module Services communs.

Le programme affiche le montant total de la taxe qui n'est pas comprise dans les coûts de l'article pour l'autorité.

Pour les nouveaux fournisseurs (n'ayant pas encore été ajoutés au module Comptes fournisseurs), saisissez le code du groupe de taxes qui identifie les autorités de taxes auxquelles le fournisseur est assujetti. Vous devez utiliser un groupe de taxes qui est défini pour votre entreprise dans le module Services communs.

Lorsque vous saisissez une document pour un fournisseur existant (défini dans Comptes fournisseurs), vous pouvez modifier le groupe de taxes affiché par défaut.

Vous devez entrer un code de groupe de taxe valide avec chaque bon de commande.

Le programme affiche le montant total de la taxe qui est incluse dans les coûts de l'article pour l'autorité.

Vous pouvez inclure les montants de taxe dans les coûts de l'article si l'autorité fiscale vous y autorise.

Des champs de taxe en monnaie de publication apparaissent à l'onglet Taxes si la monnaie de publication de la taxe du groupe de taxes diffère de votre devise fonctionnelle ainsi que de la devise du fournisseur.

La programme affiche la monnaie de publication de la taxe, ainsi que le montant de taxe incluse et exclue à déclarer dans cette devise sur les rapports de suivi de taxe pour toutes les autorités fiscales listées sur le document.

Vous définissez la taxe en monnaie de publication pour les groupes de taxes dans le module Services de taxes de Services communs.

Ce champ affiche la somme des montants de taxe en monnaie de publication pour toutes les autorités fiscales.

Il s'affiche seulement si la taxe en monnaie de publication associée au groupe de taxes diffère de votre devise fonctionnelle et de celle du fournisseur.

Vous définissez la taxe en monnaie de publication pour les groupes de taxes dans le module Services de taxes de Services communs.

Le programme affiche les classes de taxes assignées aux autorités fiscales du fournisseur. Vous pouvez remplacer toute classe de taxes par une autre autorisée par l'autorité fiscale.

Le programme affiche la description de chaque classe de taxe. Vous ne pouvez changer cette description que dans Services de taxes.

L'onglet Champs optionnels contient les champs optionnels ajoutés par votre entreprise qui s'appliquent à la transaction dans sa totalité. Les champs optionnels figurant sur des lignes de détail s'appliquent au détail de transaction en question.

Cet onglet n'apparaît que si vous utilisez Transaction Analysis and Optional Field Creator et si vous avez ajouté des champs optionnels à l'écran Saisie des bons de commande de CmF.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez À propos des champs optionnels.

Dans les livres auxiliaires multidevises, le code de devise du fournisseur s'affiche une fois que vous avez saisi le numéro du fournisseur. Tous les montants que vous saisissez pour le bon de commande sont dans la devise du fournisseur.

La devise est assignée pour le fournisseur dans le module Comptes fournisseurs et vous ne pouvez pas la modifier dans le module Commandes fournisseurs.

Le programme affiche le taux de change actuellement en vigueur pour la devise précisée et le type de taux et la date du taux affichés. Vous pouvez toutefois modifier le taux.

Un avertissement s'affiche si vous remplacez un taux de change par un montant qui dépasse le paramètre Écart défini pour la devise dans la table Taux de change de Services communs.

Tapez ou sélectionnez la date à utiliser pour sélectionner le cours du change du document que vous saisissez.

Le programme affiche la date du taux qui se rapproche le plus de la date de document que vous avez saisie; vous pouvez toutefois spécifier une autre date pour laquelle un cours du change existe dans les fenêtres Devise de Services communs.

Si vous modifiez la date de taux, le module Commandes fournisseurs vérifie les tables de taux pour trouver une date correspondante et met le taux à jour, au besoin.

Si le type de taux que vous voulez utiliser ne s'affiche pas, saisissez le nouveau code.

Commandes fournisseurs utilise les types de taux lorsqu'il convertit les montants multidevises de la commande en devise fonctionnelle. Exemples de types de taux : “ cours journalier au comptant ”, “ taux contractuel ” et “ taux moyen ”.

Vous définissez des types de taux en utilisant l'écran Types de taux de change dans le module Services communs et vous assignez le type de taux par défaut à Commandes fournisseurs à l'onglet Traitement de l'écran Options de CmF.

Saisissez un commentaire facultatif pour le document.

Tout commentaire que vous avez ajouté pour le détail sur la réception est inclus sur la facture mais vous pouvez le modifier ou le supprimer.

Le texte passe automatiquement à la ligne suivante lorsque vous arrivez en fin de ligne. Si vous voulez commencer une nouvelle ligne avant le retour automatique de la ligne, appuyez sur Retour.

Vous pouvez saisir un pourcentage ou un montant de remise facultatif pour tout le document ou ou saisir des remises pour chaque ligne de détail.

Si vous saisissez une remise pour le document complet, Commandes fournisseurs ventile le montant de la remise aux détails du document. Il remplace ainsi toute remise que vous auriez saisie manuellement pour ces détails.

Entrez le nombre d'étiquettes que vous souhaitez imprimer pour le bon de commande, par exemple les étiquettes à coller sur les enveloppes que vous envoyez au fournisseur.

Le nombre d'étiquettes que vous spécifiez est imprimé à partir de l'écran Étiquettes d'adresse de CmF quand vous imprimez des étiquettes pour le bon de commande.

Ce champ affiche le nombre de lignes de détail que vous avez saisies sur le bon de commande.

Vérifiez ce nombre par rapport aux documents source pour vous assurer d'avoir saisi tous les détails du bon de commande.

Ce champ affiche le total de tous les détails de coûts saisis pour le bon de commande, y compris les montants de taxe inclus. Ce sous-total ne comporte pas les montants de taxe qui sont inclus dans les coûts de l'article.

Ce champ affiche le montant total de taxe exclue de tous les détails figurant sur le bon de commande. Ce montant ne comprend pas les taxes qui sont comprises dans les coûts de l’article.

Ce champ affiche le montant total de la taxe qui est incluse dans les coûts de l'article pour l'autorité.

Utilisez les écrans de Services de taxes pour préciser si une autorité fiscale permet des coûts avec taxes comprises dans les prix des articles.

Ce champ affiche le total de tous les coûts des articles et taxes pour le bon de commande.

Le total des montant d’autoliquidation du document.

Ce champ affiche le poids total approximatif correspondant au bon de commande, calculé à partir du poids que vous saisissez pour chaque détail d'article.

Utilisez ce montant pour évaluer les frais d'expédition pour la commande.

Aperçu

Utilisez l'écran Saisie des bons de commande de CmF pour réaliser les tâches suivantes :

Onglet Commande

Utilisez l'onglet Commande pour saisir des informations générales concernant un bon de commande :

Onglet Taxes

Utilisez l'onglet Taxes pour afficher et modifier les renseignements sur la taxe. Vous pouvez :

Vous pouvez remplacer la classe de taxes pour une autre assignée à cette autorité fiscale et vous pouvez changer le choix pour l'option Taxe incluse (si l'autorité fiscale vous permet d'inclure la taxe dans les coûts).

Cliquez sur le bouton Calc. taxes pour recalculer les taxes basées sur la nouvelle classe de taxe ou l'état taxe comprise et les tables de taxes dans Services de taxes.

Onglet Champs optionnels

Si vous utilisez Transaction Analysis and Optional Field Creator et vous avez assigné des champs optionnels à l'écran Saisie des bons de commande de CmF, vous pouvez utiliser l'onglet Champs optionnels pour ajouter ou modifier les données dans les champs optionnels assignés à l'écran.

Remarque : Vous devez utiliser l'écran de configuration Champs optionnels de CmF pour ajouter des champs avant que ceux-ci apparaissent sur cet écran.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez À propos des champs optionnels.

Onglet Taux

Cet onglet ne s'affiche que dans les livres auxiliaires multidevises lorsque vous saisissez un bon de commande pour un fournisseur qui n'utilise pas la devise fonctionnelle de votre entreprise.

Utilisez l'onglet Taux pour changer le type de taux, la date du taux et le cours du change pour convertir le montant du document de la devise du fournisseur à votre devise fonctionnelle.

Onglet Totaux

Utilisez l'onglet Totaux pour réaliser les tâches suivantes :