Commandes fournisseurs prend en charge Transaction Analysis and Optional Field Creator, un progiciel sous licence distincte que vous pouvez utiliser avec n'importe quelle édition de Sage 300.
Les champs optionnels vous permettent de personnaliser votre système de Commandes fournisseurs avec une grande flexibilité. Vous pouvez utiliser un nombre illimité de champs optionnels afin de stocker des renseignements supplémentaires avec vos transactions de commandes fournisseurs (telles que les demandes d'achat, les bons de commande, les réceptions et les factures).
Remarque : Comme tout autre module de Sage 300, Commandes fournisseurs vous permet d'ajouter des champs optionnels aux documents de transaction et à chaque ligne de détail d'une transaction. Il vous permet aussi d'utiliser les données de champs optionnels tout au long du cycle des transactions — des demandes d'achat, aux bons de commande, réceptions, factures et même au niveau de livres en aval, tels que Comptes fournisseurs et Grand livre.
Les données de champs optionnels peuvent provenir des enregistrements des fournisseurs et des articles et être reportées sur les demandes d'achat, les bons de commande, les réceptions et les factures.
Flux des données de champs optionnels
Lorsque vous créez des factures ou des transactions du grand livre dans Commandes fournisseurs, le programme transmet à Comptes fournisseurs et Grand livre les valeurs des champs optionnels utilisés dans les transactions, dans la mesure où les champs optionnels dans Commandes fournisseurs et ceux assignés à ces programmes soient les mêmes.
Les données de champs optionnels apparaissent également dans les écritures de journal du Grand livre correspondant aux comptes de Commandes fournisseurs, ainsi que dans le rapport Champs optionnels des détails de transaction.
Par ailleurs, si les champs optionnels que vous assignez aux documents de Commandes fournisseurs correspondent aux champs optionnels utilisés pour les fournisseurs de Comptes clients et les articles de Gestion des stocks, les informations saisies dans ces programmes apparaissent comme saisie par défaut sur les transactions que vous ajoutez dans Commandes fournisseurs.
Si vous utilisez Gestion de projet de Sage 300, vous pouvez aussi spécifier si les données de champs optionnels correspondant aux transactions associées à une tâche passeront à Gestion de projets (comme transaction de coût externe).
- Champs optionnels qui passent à CC.
Champs optionnels d'en-tête et de détail des factures/notes de crédit/notes de débit si les champs optionnels assignés aux factures de Comptes fournisseurs correspondent aux champs optionnels assignés aux factures et aux notes de crédit/débit de Commandes fournisseurs.
- Champs optionnels qui passent directement à GL. Les données de champs optionnels suivantes peuvent passer directement de Commandes fournisseurs à Grand livre :
- Champs optionnels de détail des factures/notes de crédit/notes de débit si les champs optionnels de la transaction assignés aux comptes de GL correspondent aux champs optionnels assignés aux détails des factures et notes de crédit/débit de CmF.
- Champs optionnels de détail des réceptions et des retours si les champs optionnels de la transaction assignés aux comptes de GL correspondent aux champs optionnels assignés aux détails des réceptions et des retours de CmF.
Les transactions générées utilisent des champs optionnels
Les bons de commande générés à partir de demandes d'achat, de niveaux de stocks faibles dans Gestion des stocks et de commandes en attente dans Commandes clients comprennent aussi des champs optionnels.
Si vous voulez que des données de champs optionnels des articles de GS soient affichées avec les transactions de Commandes fournisseurs, assignez les mêmes champs optionnels aux détails de transactions de CmF que ceux que vous avez assignés aux enregistrements des articles de Gestion des stocks.
Si vous voulez que les données de champs optionnels passent des demandes d'achat aux bons de commande, puis aux réceptions et ainsi de suite, assignez les mêmes champs optionnels à chaque transaction et détail de transaction de CmF.
Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez À propos de la configuration des champs optionnels.