Saisir un bon de commande

Vous utilisez l'écran Saisie des bons de commande de CmF pour saisir, modifier et reporter des bons de commande, y compris des bons de commande ouverts, globaux, à terme et permanents.

  • Si vous avez besoin de demandes d'achat pour les bons de commande, ajoutez d'abord les demandes d'achat dans l'écran Saisie des demandes d'achat.
  • Assurez-vous d'avoir toute l'information nécessaire pour chaque bon de commande, y compris le numéro de fournisseur, le numéro de bon de commande (si vous saisissez vos propres numéros de document), le numéro de demande d'achat (si celui-ci est requis), vos emplacements ou adresses d'expédition et facturation pour le bon de commande, la date d'arrivée et le type de bon de commande, ainsi que l'adresse, le contact, les numéros de téléphone, le groupe de taxes et le code de modalités du fournisseur.
  • Pour chaque article compris sur la commande, cherchez le numéro d'article, l'unité de mesure, la quantité à commander et l'emplacement (si vous utilisez Gestion des stocks). Dans le cas d'articles pour lesquels aucun enregistrement n'existe dans votre système, vous devez aussi activer l'option Permettre articles hors stock et connaitre le compte de charges du grand livre pour chaque détail.
  • Dans le cas de livraisons directes, cherchez l'adresse, le numéro du client ou l'emplacement des stocks (le cas échéant et si vous utilisez Gestion des stocks) correspondant à l'expédition.
  • Si vous utilisez la comptabilité multidevise, cherchez le type de taux, la date du taux et le taux de change à utiliser pour chaque bon de commande.
  • Si le bon de commande est associé à une tâche, obtenez (pour chaque détail d'article) le contrat, le projet, la catégorie, la ressource (le cas échéant), le type et le taux de facturation et le numéro d'article de CC.

Pour créer un nouveau bon de commande :

  1. Ouvrez Commandes fournisseurs > Transactions de CmF > Saisie des bons de commande.

  2. Appuyez sur la touche de tabulation pour accepter la valeur ***NOUVEAU*** qui est affichée dans le champ N° bon comm. et laissez Commandes fournisseurs assigner un numéro de bon de commande lors du report.

    Si vous ne voulez pas que Commandes fournisseurs assigne le numéro, tapez le nouveau numéro dans le champ N° bon comm., puis appuyez sur la touche de tabulation.

  3. Dans le champ N° fournisseur, tapez le numéro du fournisseur ou sélectionnez-le dans le dépisteur .
  4. Si votre entreprise utilise des modèles pour remplir certains champs par défaut, sélectionnez le code voulu dans le champ Modèle.
  5. Pour sélectionner une ou plusieurs demandes d'achat à partir desquelles vous voulez émettre le bon de commande, cliquez sur le bouton Zoom Bouton Zoom situé à côté du champ De demande d'achat. Suite...

    Dans l'écran Créer bon de commande à partir de demande d'achat, cliquez sur le dépisteur pour afficher les numéros de demandes d'achat correspondant au fournisseur sélectionné. Si vous ajoutez une demande d'achat à un bon de commande existant, il vous faudra éventuellement d'abord appuyer sur la touche Insérer.

    Vous pouvez sélectionner un seul numéro de demande d'achat. Vous pouvez aussi en sélectionner plusieurs pour créer un bon de commande qui comprenne des détails saisis sur les demandes d'achat sélectionnées pour le fournisseur et, si vous le souhaitez, toute ligne de détail qui ne comporte pas de numéro de fournisseur.

    Conseil : Omettez ces champs si vous créez un bon de commande sans vous reporter à une demande d'achat.

  6. Si vous utilisez le module Gestion de projet et s'il s'agit d'un bon de commande associé à une tâche connexe, sélectionnez l'option Tâche connexe. Suite...

    Si le bon de commande est associé à une tâche connexe, tous les articles doivent correspondre à des contrats, projets et catégories particuliers dans Gestion de projet. Le report du bon de commande met à jour les montants et les quantités traitées correspondant aux tâches.

    Par ailleurs, vous ne pouvez pas ajouter des articles en série ni des articles assignés à des lots aux bons de commandes associés à une tâche. Au lieu de cela, vous devez les commander sur un bon de commande qui n'est pas associé à une tâche, réceptionner les articles dans le stock, puis utiliser l'écran Utilisation des matériaux dans Gestion de projet pour les déplacer du stock aux tâches.

  7. Utilisez les champs restants, dans la partie supérieure de l'onglet Commande, pour saisir des informations générales concernant le bon de commande.

    Remarque : Si vous voulez modifier le groupe de comptes du fournisseur, vous ne pouvez choisir que des groupes de comptes qui utilisent la devise du fournisseur.

  8. Déplacez-vous jusqu'à la table de saisie des détails à l'aide de la touche Tab (ou cliquez sur la table), puis saisissez les détails du bon de commande. (Il vous faudra éventuellement appuyer sur la touche Insérer pour commencer une nouvelle ligne.)

    Conseil : Vous pouvez cliquer sur le bouton Article/Taxe ou appuyer sur F9 afin d'afficher un écran distinct qui vous permet d'afficher et modifier toute l'information concernant un détail voulu, y compris les informations sur la taxe.

    1. S'il s'agit d'un bon de commande associé à une tâche, double-cliquez sur le champ Contrat, puis tapez le numéro de contrat ou sélectionnez-le à l'aide du dépisteur.

      Vous devez aussi saisir ou sélectionner le projet et la catégorie auxquels vous assignez des articles.

    2. Double-cliquez sur le champ N° article, puis saisissez un numéro d'article.
    3. Entrez une quantité dans le champ Quantité commandée.

    Pour obtenir des renseignements sur d'autres champs de détail, consultez Saisie des bons de commande de CmF .

  9. Utilisez les autres onglets pour saisir toute information nécessaire concernant le bon de commande.
    • Pour vérifier ou modifier le groupe de taxes ou les classes de taxes du fournisseur, cliquez sur l'onglet Taxes.
    • Pour ajouter des données de champs optionnels à la commande, cliquez sur l'onglet Champs optionnels.
    • Pour modifier le taux de change dans un système multidevise, cliquez sur l'onglet Taux.
    • Pour vérifier les totaux de la commande, cliquez sur l'onglet Totaux.
  10. Cliquez sur Reporter.

Vous pouvez imprimer le bon de commande immédiatement après le report.

Vous pouvez aussi imprimer le bon de commande plus tard, en utilisant l'écran Bons de commande qui se trouve dans le dossier Formulaires de CmF.