Le type de bon de commande que vous saisissez détermine la manière dont celui-ci sera traité. Vous pouvez créer des bons de commande ouverts, permanents, à terme et globaux.
Ouvert
Un bon de commande ouvert est un bon de commande que vous prévoyez traiter immédiatement.
Permanent
Les bons de commande permanents contiennent des articles que vous commandez souvent ensemble. Vous pouvez émettre des bons de commande ouverts à partir des bons de commande permanents, aussi souvent que nécessaire.
Vous pouvez créer des bons de commande permanents qui contiennent des articles que vous commandez souvent ensemble, puis créer des bons de commande ouverts à partir de ces bons de commande permanents.
Créer des bons de commande ouverts à partir de bons de commande permanents. Pour créer un bon de commande ouvert à partir d'un bon de commande permanent, vous devez rappeler le bon de commande permanent et remplacer le type par Ouvert (vous pouvez aussi sélectionner À terme ou Global pour créer d'autres types de bons de commande), réaliser les modifications voulues, puis reporter la nouvelle commande avec un nouveau numéro de bon de commande que vous saisissez vous-même ou qui est assigné automatiquement par le programme.
Lorsque vous reportez un bon de commande que vous avez créé à partir d'un bon de commande permanent, le bon de commande permanent original est conservé tel quel avec le numéro de commande original dans le système, peu importe le nombre de bons de commande que vous créez à partir de celui-ci.
Modifier un bon de commande permanent. Pour modifier le contenu d'un bon de commande permanent, vous devez afficher le bon de commande, réaliser les modifications voulues, puis le reporter. Vous pouvez modifier toutes les informations relatives à un bon de commande permanent, à l'exception de son numéro et de son type. Si vous modifiez le numéro ou le type du bon de commande, le programme considèrera que vous créez un nouveau bon de commande.
À terme
Les bons de commande à terme sont des bons de commande que vous saisissez avec une date ultérieure à laquelle vous prévoyez ouvrir et émettre le bon de commande.
Le traitement de clôture journalière ouvre automatiquement les bons de commande à terme à la date du bon de commande (ou la première fois que vous exécutez le traitement de clôture journalière après la date du bon de commande). Vous pouvez aussi changer l'état d'un bon de commande à terme à Ouvert avant la date du bon de commande ou changer la date d'activation.
Le traitement de clôture journalière reporte les bons de commande à terme récemment ouverts afin de mettre à jour les statistiques d'achats et de placer les articles sur bon de commande dans Gestion des stocks.
Conseil : Si vous exécutez normalement le traitement de clôture journalière à la fin de la journée, les bons de commande à terme, qui doivent être activés un jour donné, ne seront activés qu'à la fin de cette journée. Pour être sur qu'un bon de commande à terme soit prêt à être traité à une date précise, assignez une date antérieure à la date souhaitée.
Global
Les bons de commande globaux sont des bons de commande que vous définissez pour un certain montant monétaire et à partir desquels vous émettez des bons de commande ouverts jusqu’à ce que vous ayez utilisé tous les fonds disponibles.
Quand utiliser des bons de commande globaux. Vous pouvez utiliser des bons de commande globaux lorsque vous voulez réaliser un certain nombre d'achats sur une période donnée, mais vous voulez éviter d'avoir à reporter une nouvelle demande d'achat et un nouveau bon de commande pour chacun d'entre eux. Par exemple, vous pouvez utiliser un bon de commande global pour régulièrement réapprovisionner vos articles de bureau.
Les bons de commande globaux servent généralement à commander des articles de stock. Si vous prévoyez acheter une grande quantité de stocks sur une période donnée, vous devriez traiter cet achat dans un bon de commande ouvert exhaustif, comprenant tous les détails (au lieu d'utiliser un bon de commande global).
Configurer et utiliser des bons de commande globaux. Lorsque vous configurez un bon de commande global, vous spécifiez le montant total (coût) des articles qui peuvent être achetés. Pour chaque nouvel achat, vous ajoutez des lignes de détails au bon de commande global.
Conseil : Vous pouvez à tout moment modifier le montant total autorisé pour le bon de commande global. Si vous le souhaitez, vous pouvez assigner des droits d'accès au champ Montant initial dans l'onglet Commande pour que seules les personnes autorisées puissent modifier ce montant.
Lorsque vous reportez des nouveaux détails, le montant qui demeure disponible est calculé et affiché.
Lorsque ce montant passe à zéro, le bon de commande global est conclu et vous ne pouvez plus l'utiliser pour effectuer d'autres achats.
Reporter des coûts additionnels pour des bons de commande globaux. Puisque vous ne saisissez pas des coûts additionnels sur les bons de commande et vous pouvez modifier des coûts sur des réceptions sans mettre à jour le bon de commande, vous pouvez reporter un total de réception qui dépasse le montant disponible sur le bon de commande global. Bien que Commandes fournisseurs vous laisse reporter ce type de réceptions, vos procédures pourraient ne pas vous autoriser à dépasser le montant indiqué sur le bon de commande global.