Écran Saisie des factures de CF

Cliquez sur ce bouton pour recalculer le montant de taxe lorsque vous changez la classe de taxe du fournisseur pour la facture.

Cliquez sur ce bouton pour ventiler les détails de lot figurant dans la table de détail de l'onglet Document.

Ce bouton s'affiche si vous entrez manuellement des montants de taxe en monnaie de publication ou les ventilez aux écritures de factures.

Après avoir entré les taxes et les montants de taxe en monnaie de publication pour les autorités fiscales, cliquez sur ce bouton afin de calculer le taux de change implicite pour la conversion des taxes saisies manuellement de la devise du fournisseur à la monnaie de publication.

Cliquez sur ce bouton pour répartir la taxe saisie manuellement aux écritures de la facture.

Remarque : Vous ne pouvez pas ventiler un montant de taxe à une autorité qui utilise une exemption de classe de taxe.

Cliquez sur ce bouton pour reporter le lot de factures qui est actuellement affiché.

Remarque : Ce bouton vous permet de reporter un lot de factures à la fois. Pour en savoir plus sur le report de lots multiples, consultez Reporter une plage de lots.

Lorsque vous modifiez une facture, note de crédit ou note de débit, cliquez sur ce bouton pour sauvegarder vos modifications.

Ce champ affiche le code de devise associé à l'enregistrement de fournisseur indiqué.

La date de document définit la date d'échéance par défaut et la période de remise, le cas échéant, d'une facture. Elle définit aussi la date âgée à partir de laquelle les factures, les notes de crédit et les notes de débit sont âgées sur les rapports. (Vous pouvez aussi indiquer si vous voulez que les notes de crédit et les notes de débits soient âgées par date de document ou les traiter comme des transactions courantes. Les factures sont toujours âgées par date.)

Vous pouvez aussi imprimer les journaux de report par date de document.

Pour sélectionner une date dans le calendrier, cliquez sur l'icône du calendrier situé à côté du champ Date du document.

Vous utilisez l'écran Saisie des factures pour saisir les types de document suivants : factures, notes de crédit, notes de débit et factures d'intérêt.

Si vous utilisez la comptabilité de retenue de garantie et que vous avez sélectionné l'option Retenue pour la facture, vous pouvez aussi saisir les factures, les notes de crédit et les notes de débit de retenue de garantie.

Vous pouvez ajouter tous les types de documents à un seul lot ou utiliser des lots distincts pour chaque type.

Comptes fournisseurs assigne un numéro de saisie à chaque nouvelle écriture que vous créez. Le numéro de saisie identifie la séquence dans laquelle une saisie a été ajoutée au lot et, avec le numéro de lot, ils forment une partie de la piste d'audit de la transaction.

Pour choisir une saisie existante à modifier ou à supprimer, spécifiez son numéro dans le champ Numéro saisie. Pour ajouter une nouvelle saisie, cliquez sur le bouton Créer nouvelle écriture.

Si vous effacez une saisie, vous ne pouvez pas réutiliser son numéro.

Vous pouvez saisir une description pour la saisie dans le champ à droite. Cette description s'affiche avec les renseignements de document dans la Liste des lots de factures et dans le Journal de report de factures.

Sélectionnez ce champ si vous désirez mettre une facture, une note de débit ou une note de crédit en attente. (Vous pouvez également mettre en attente des documents précis au moyen de Contrôler les paiements.)

Lorsque vous reportez le lot de factures, le module Comptes fournisseurs n'impute pas les paiements anticipés correspondants si le paiement anticipé ou la facture est sur le mode En attente. Par ailleurs, vous ne pouvez pas reporter des notes de crédit ou de débit si la note de crédit (ou de débit) ou le document à imputer sont en attente.

Pour imputer un paiement, une note de débit ou une note de crédit à un document en attente au moyen de l'écran Créer un lot de paiements, vous devez auparavant supprimer le mode En attente à partir de l'écran Contrôle des paiements. Si vous le souhaitez, vous pouvez toujours imputer manuellement le document dans Saisie des paiements sans avoir à supprimer le mode En attente.

Sur les factures de retenue, les notes de débit et les notes de crédit, le module Comptes fournisseurs établit comme implicite le mode En attente utilisé sur le document initial.

Utilisez ce champ pour indiquer la date à laquelle un document sélectionné est reporté au Grand livre. La date de report détermine également l'exercice et la période auxquels une transaction est reportée.

Comptes fournisseurs utilise les dates de report, plutôt que les dates de document, pour sélectionner des documents non réglés à réévaluer. Les ajustements de change sont ainsi reportés dans l'exercice et la période voulus.

La date de report par défaut qui s'affiche peut être la date du document, la date du lot ou la date de session, en fonction de la sélection effectuée pour l'option Date report par défaut à l'écran Options de CF.

Remarque : Si vous consolidez des transactions de GL, la date de report des écritures consolidées est la dernière date de la période comptable.

Sélectionnez cette option si la retenue de garantie s'applique au document que vous saisissez.

Comptes fournisseurs affiche l'exercice et la période auxquels le document sera reporté.

Comptes fournisseurs affiche automatiquement l'exercice et la période comprenant la date que vous entrez dans le champ Date du report. À moins de changer la date de report, vous ne pouvez pas modifier ce champ.

Les champs optionnels de facture qui sont configurés pour l’insertion automatique s’affichent par défaut à l’onglet Champs optionnels, ainsi que leurs descriptions.

Vous pouvez ajouter d'autres champs optionnels, à condition qu'ils soient définis pour les factures dans l'écran Champs optionnels de CF. Lorsque vous sélectionnez un code de champ optionnel, le programme affiche la description à partir de l'enregistrement de configuration du champ optionnel.

Vous pouvez supprimer les champs optionnels affichés par défaut. Toutefois, si un champ optionnel est requis ne le supprimez pas. Vous ne pouvez pas ajouter la transaction avant de saisir une valeur pour le champ optionnel.

La description du champ optionnel est affichée dans le champ Description champ optionnel.

Les valeurs par défaut s'affichent de la manière suivante pour les champs de facture optionnels :

• Si vous assignez les mêmes champs optionnels aux enregistrements des fournisseurs et d'adresses de paiement que ceux définis pour les factures, les valeurs de champs optionnels d'adresse de paiement s'affichent à l'onglet Champs optionnels.
• Si les enregistrements d'adresses de paiement et de fournisseurs utilisent des champs optionnels différents, les valeurs de champs optionnels de l'enregistrement du fournisseur sont attribuées par défaut à la facture.
• Si un champ optionnel est défini pour les factures, mais qu'il n'est assigné ni au fournisseur ni à l'adresse de paiement, le programme affiche la valeur du champ optionnel définie dans l'enregistrement Champ optionnel.

La description de la valeur s'affiche automatiquement dans le champ Description valeur. Vous ne pouvez pas la modifier.

Si le champ optionnel est requis, celui-ci doit contenir une valeur avant de pouvoir enregistrer la saisie.

Le champ Valeur définie indique Oui si Comptes fournisseurs a déjà défini une valeur (y compris une valeur en blanc autorisée) pour le champ.

Le code de devise du fournisseur et le taux de change s'affichent lorsque vous entrez le numéro de fournisseur dans un système multidevise.

Si vous devez modifier le groupe de taxes pour un fournisseur multidevise, vous devez choisir un autre groupe de taxes qui utilise aussi la devise du fournisseur.

Il s'agit du taux de change actuellement en vigueur pour la devise précisée et le type de taux et la date du taux affichés. Vous pouvez changer le taux, au besoin.

Comptes fournisseurs utilise les tables de taux de change pour sélectionner un taux qui correspond au type de taux et à la date.

Entrez une date de taux de change. Cette date est celle que vous voulez utiliser pour choisir le taux de change de la devise.

Conseil : Vous gérez les taux de change par date dans les écrans Devise de Sage 300. Si vous mettez à jour le taux de change quotidiennement, la date du taux fournira le taux en vigueur à la date précisée.

Spécifiez le code pour le type de taux que vous souhaitez utiliser lors de la conversion des montants non fonctionnels à la devise fonctionnelle. Exemples de types de taux : “ cours journalier au comptant ”, “ taux contractuel ” et “ taux moyen ”.

Vous devez spécifiez un type de taux valide, tel que défini dans l'écran Types de taux de change de CF.

Le programme utilise le pourcentage de retenue pour calculer le montant de retenue de garantie.

Vous pouvez entrer un autre pourcentage de retenue dans le champ Pourcentage retenue (P.c.). Lorsque vous entrez un nouveau pourcentage, le programme recalcule le montant de retenue.

Pour calculer le montant de retenue de garantie, le programme multiplie le montant du document (ou le total du document si la taxe est incluse dans la retenue) par le pourcentage de retenue. Vous pouvez saisir un nouveau montant de retenue, au besoin. Lorsque vous entrez un montant pour remplacer un montant calculé, le programme recalcule le pourcentage de retenue.

Le montant de retenue est soustrait du montant du document (ou le total du document) pour calculer le montant à payer.

Précisez la méthode que le programme utilisera pour déterminer le taux de change du document de retenue à traiter :

• Utiliser taux de change du document original. Cette méthode utilise le même taux que celui du document que vous traitez.
• Utiliser taux de change courant. Cette méthode utilise le taux en vigueur lorsque vous traitez le document de retenue pour effacer la retenue impayée.

Vous pouvez utiliser des modalités de retenue de garantie différentes (utilisées pour facturer des retenues impayées) de celles utilisées dans le document original dont est issue la retenue.

Le programme affiche le code spécifié pour les modalités de retenue dans la fiche du client, mais vous pouvez changer les modalités du document si vous voulez.

La description du code de modalités sélectionné s'affiche dans le champ Description code de modalités.

Ce champ s'affiche dans la section Taux de change - Taxe en monnaie de publication à l'onglet Taxes, si le groupe de taxes que vous avez spécifié pour le document diffère de la devise du fournisseur.

Le programme affiche le code de devise pour le groupe de taxes et vous ne pouvez pas le changer.

Comptes fournisseurs utilise ce taux de change pour calculer le montant de taxe en devise de transaction en monnaie de publication.

Le programme affiche le taux de change spécifié pour la monnaie de publication, le type de taux et la date du taux, mais vous pouvez changer le taux.

Si la facture inclut des marchandises pour lesquelles un formulaire d'importation a été créé, entrez le numéro de déclaration d'importation.

Entrez une date de taux de change. Cette date est celle que vous voulez utiliser pour choisir le taux de change de la devise.

Conseil : Vous gérez les taux de change par date dans les écrans Devise de Sage 300. Si vous mettez à jour le taux de change quotidiennement, la date du taux fournira le taux en vigueur à la date précisée.

Spécifiez le code pour le type de taux que vous souhaitez utiliser lors de la conversion des montants non fonctionnels à la devise fonctionnelle. Exemples de types de taux : “ cours journalier au comptant ”, “ taux contractuel ” et “ taux moyen ”.

Vous devez spécifiez un type de taux valide, tel que défini dans l'écran Types de taux de change de CF.

Si vous sélectionnez Saisir comme méthode de saisie de taxe, entrez le montant de chaque taxe qui est listée sur la facture. Si une taxe ne s'affiche pas à l'onglet, vous avez vraisemblablement sélectionné le mauvais groupe de taxes pour le document.

Si vous sélectionnez Calculer comme méthode de saisie pour le montant de taxe et Ventiler ou Saisir pour la base de taxation, le programme utilise la base de taxation que vous entrez pour calculer automatiquement le montant de taxe.

Les autorités fiscales qui s’affichent varient selon le groupe de taxes que vous avez précisé à l’onglet Taxes de l'écran Saisie des factures de CF.

Les autorités fiscales sont des organismes fiscaux, comme les gouvernements fédéral, d’État, de comté, de pays, de province ou de municipalité, qui perçoivent des taxes dans les régions où votre entreprise achète des produits.

Si votre entreprise a un siège social et des agences, les taxes peuvent varier selon les régions.

Il s'agit du montant (avant taxes) utilisé pour calculer la taxe pour l'autorité fiscale.

Remarque : Dans les documents d’origine auxquels la retenue s’applique, si la taxe sur la retenue est déclarée lorsque vous reportez le document de retenue, il s’agit du montant avant taxe (ou le coût selon l’autorité fiscale) moins la retenue.

Si vous sélectionnez Calculer pour la base de taxation, vous ne pouvez pas changer le montant qui s’affiche dans ce champ.

Si vous sélectionnez Saisir ou Ventiler pour la base de taxation, vous pouvez entrer le montant sur lequel la taxe est basée pour le document.

Si vous sélectionnez Calculer pour le montant de taxe et Ventiler ou Saisir pour la base de taxation, le programme utilise la base de taxation que vous entrez pour calculer automatiquement les montants de taxe.

Entrez un groupe de taxes. Pour en savoir plus, consultez À propos des groupes de taxes.

Cliquez sur Oui si les taxes imputées par l’autorité sont incluses dans les prix sur la facture que vous entrez. Le paramètre par défaut est récupéré de l’enregistrement du fournisseur.

Ce paramètre s'applique à toute la facture. Vous pouvez le changer pour des lignes de ventilation individuelles à l'onglet Document.

Ce champ s'affiche seulement si le groupe de taxes que vous spécifiez pour les factures, n'utilise pas la devise du fournisseur.

Vous pouvez choisir :

• Calculer. Sélectionnez l'option Calculer si vous souhaitez que Comptes fournisseurs calcule automatiquement les montants de taxe en monnaie de publication, en utilisant les renseignements que vous précisez dans la section Taux de change monnaie de publication.
• Saisir. Sélectionnez Saisir si vous voulez entrer les données de taxe en monnaie de publication pour le document.

  La somme des écritures des montants doit égaler les totaux que vous entrez pour chaque autorité fiscale. Cependant, vous n'avez pas à entrer les montants de taxe manuellement pour les détails. Vous pouvez saisir le montant total des taxes pour le document, puis cliquer sur le bouton Ventiler taxes pour le répartir aux détails.

  Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Dériver taux pour calculer le taux de change utilisé pour convertir manuellement les montants de taxe saisis à la monnaie de publication.

• Ventiler. Sélectionnez Ventiler si vous désirez entrer manuellement le total des taxes en monnaie de publication pour le document et laisser le programme ventiler automatiquement les montants de taxe en monnaie de publication aux détails.

  Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Dériver taux pour calculer le taux de change utilisé pour convertir manuellement les montants de taxe saisis à la monnaie de publication.

Ce champ s'affiche seulement si la devise du groupe de taxes spécifiée pour le document diffère de celle du fournisseur.

Ce champ affiche le montant de taxe converti à la monnaie de publication spécifiée pour l'autorité fiscale (dans Services de taxes).

Ce champ s'affiche seulement si le groupe de taxes utilise une autre devise que celle du fournisseur.

Il affiche le montant de taxe en monnaie de publication figurant dans les rapports de suivi de taxe pour toutes les autorités répertoriées sur la facture.

Il s'agit du montant total de taxe pour le document, y compris la taxe ventilée à récupérer ou comptabiliser séparément.

Si vous avez sélectionné Saisir ou Ventiler comme méthode de saisie de taxe, ce champ affiche le montant total des taxes que vous avez saisi à l'onglet Taxes.

Si vous avez sélectionné Calculer et cliqué sur le bouton Calculer taxes, ce champ affiche le montant de taxe calculé par Comptes fournisseurs.

Ce montant est le montant dû d'un paiement précis. Le montant de chaque paiement est calculé en fonction du pourcentage indiqué dans le code de modalités. Vous pouvez modifier les montants de paiement au besoin, mais le total de tous les paiements dans un calendrier doit être égal au total de la facture.

Le champ Au du indique la date à partir de laquelle les conditions sont calculées. Le module Comptes fournisseurs affiche automatiquement la date de document, mais vous pouvez taper une autre date.

Par exemple, si le premier paiement n’est pas dû avant six mois (c.-à-d. vous voulez que la date de la première facture soit dans six mois à compter de la date d’aujourd’hui), vous ajoutez six mois à la date du champ En date du pour recalculer les dates des paiements échelonnés.

Ce montant est la remise que vous prenez si le paiement est effectué avant la date de remise. Lorsque la période de remise est en cours, le montant de remise correspondant au paiement s'affiche lorsque vous imputez des paiements à la facture (dans Saisie des paiements).

Ce champ affiche le montant du document comme implicite, mais vous pouvez le modifier.

Le programme multiplie la base de remise par le pourcentage afin de déterminer le montant de remise.

La date à laquelle un paiement doit être effectué pour bénéficier de la remise pour paiement anticipé. Les dates sont calculées seulement si le code de modalités inclut des renseignements sur la remise, mais vous pouvez entrer des remises individuelles dans un calendrier de paiements échelonnés, si requis.

Il s'agit du montant en pourcentage de la remise permise par le code de conditions attribué à une facture. Si la facture inclut des paiements échelonnés, un pourcentage de remise distinct est attribué à chaque paiement. Vous pouvez modifier ce pourcentage de remise en tout temps jusqu'à ce que vous reportiez la facture.

Cette date est la date d'échéance d'un paiement précis. Elle est utilisée pour que les paiements en suspens soient âgés dans les rapports Comptes fournisseurs âgés et Besoins de financement âgés. Vous pouvez modifier les dates d'échéance en tout temps jusqu'à ce que vous reportiez la facture.

Chaque paiement d'un ensemble de paiements échelonnés est numéroté. Vous précisez le numéro du paiement lorsque vous imputez des paiements ou entrez des ajustements à une facture comportant des paiements échelonnés.

Le code de modalités est utilisé pour calculer la date d’échéance, la période de remise et le montant de remise pour le document.

Si vous avez sélectionné Saisir ou Ventiler comme méthode de saisie de taxe, cliquez sur le bouton Ventiler taxes pour ventiler les taxes que vous avez saisies à l'onglet Taxes sur les lignes de ventilation. Si vous avez sélectionné Saisir ou Ventiler comme méthode de saisie de taxe, vous pouvez également modifier la colonne Taxe ventilée pour ventiler une nouvelle fois la taxe, au besoin.

Si vous choisissez l'option Calculer taxe, vous ne pouvez pas directement modifier les montants de taxe pour les lignes de ventilation, mais vous pouvez changer les classes de taxe. Pour changer la classe de taxe d'une ligne de ventilation, mettez la ligne en surbrillance, cliquez sur l'icône Modifier , puis apportez les changements dans l'écran qui s'affiche.

Si vous sélectionnez Calculer ou Ventiler comme méthode de saisie de taxe, vous devez ventiler tous les montants de facture avant de pouvoir utiliser le bouton Ventiler taxes pour calculer et ventiler les montants de taxe.

Ce champ affiche la remise sur paiement anticipé calculée pour cette facture, en fonction des renseignements saisis à l'onglet Modalités. Ce montant est soustrait du total du document en calculant le montant net à payer.

Si le code des modalités de la facture comprend des paiements échelonnés, le module Comptes fournisseurs affiche la somme des remises offertes pour paiement avant échéance.

Ce champ affiche le montant total du document, y compris les montants de paiements anticipés et de remises.

Ce champ affiche le montant de la facture qui a fait l'objet d'un paiement anticipé. Ce montant est soustrait du total du document en calculant le montant net à payer.

Le programme affiche le montant de la facture à payer moins la remise offerte. Ce montant ne change pas lorsque vous ajoutez un paiement anticipé.

Ce champ affiche le montant de taxe que vous pouvez récupérer de l'autorité fiscale. Il n'est pas comptabilisé et il est attribué au compte de taxe à récupérer, spécifié pour l'autorité fiscale dans Services de taxes.

Ce champ affiche le montant de taxe que vous comptabilisez séparément. Le module Comptes fournisseurs l'attribue au compte charge de taxe que vous spécifiez pour l'autorité fiscale dans Services de taxes.

Ce champ affiche le montant total de taxe pour la facture. Ce montant est soustrait du total de ventilation moins taxe pour calculer le total du document.

Ce champ affiche la somme des détails de la facture, avant taxes.

Ce champ affiche le montant total de taxe pour le document, y compris la taxe ventilée à récupérer ou comptabilisée séparément.

Si vous avez sélectionné Saisir ou Ventiler comme méthode de saisie pour le montant de taxe, ce champ affiche le montant total des taxes que vous avez saisi à l'onglet Taxes.

Si vous avez sélectionné Calculer et cliqué sur le bouton Calculer taxes, ce champ affiche le montant de taxe calculé par Comptes fournisseurs.

Après avoir ventilé les taxes, vous devriez avoir ventilé tous les montants de document, et le champ Montant non ventilé devrait être nul.

Si le champ Montant non ventilé n'est pas nul, cela veut dire que vous avez ventilé plus ou moins que le montant total de la facture, note de crédit ou note de débit.