À propos du traitement des factures, des notes de crédit, des notes de débit et des intérêts
Les lots sont des groupes de transactions qui partagent le même numéro de lot et la même date de lot. Chaque transaction dispose de ses propres numéro de saisie, numéro de fournisseur, date et détails.
Comptes fournisseurs fonctionnent sur un système de traitement par lots. Par conséquent, vous devrez effectuer les opérations suivantes :
Saisir les trois principaux types de transactions, factures, paiements et ajustements sous forme de lots.
Le système de traitement par lots des transactions offre une grande flexibilité lors de l’étape de saisie des lots ainsi qu’un strict contrôle de la vérification une fois le report effectué.
Pour en savoir plus, consultez les rubriques suivantes :
Le module Comptes fournisseurs comprend trois types de lots de transactions :
Lots de paiements. Les lots de paiements contiennent des paiements, des paiements anticipés, des paiements divers et des transactions imputées à des paiements et notes de crédits déjà reportés sur les comptes fournisseurs. Vous pouvez aussi saisir des ajustements sur des documents spécifiques dans des lots de paiements si vous sélectionnez l'option Permettre les ajustements dans lots de paiements à l'onglet Transactions de l'écran Options de CF.
Dans les livres auxiliaires multidevises, chaque lot de paiements contient des paiements devant s’afficher dans la même devise; cette dernière doit également être compatible avec le code banque assigné au lot.
Pour conserver une piste de vérification précise et exacte, le module Comptes fournisseurs attribue automatiquement un numéro à chaque lot et à chaque saisie (transaction) que vous ajoutez à un lot, en commençant par le chiffre 1. Vous devez utiliser les numéros de lot et de saisie attribués.
Une séquence de numérotation distincte est utilisée pour chaque type de lot (facture, paiement et ajustement).
Les numéros de lot et de saisie font toujours partie de chaque enregistrement de transactions et accompagnent les transactions sur les rapports Comptes fournisseurs, tels que les journaux de report et le rapport Transactions fournisseurs.
Vous pouvez utiliser les numéros de lot et de saisie pour suivre la progression des transactions dans le système Comptes fournisseurs et, si vous utilisez les numéros comme description ou référence pour les transactions du GL, dans votre grand livre (sauf si vous consolidez les transactions lors du report dans Comptes fournisseurs).
Vous pouvez utiliser un nombre presque illimité de lots ouverts simultanément, selon l’espace disponible sur le disque. Vous pouvez utiliser plusieurs lots ouverts, afin de regrouper les transactions par personne ayant saisi les données, devise, date, adresse, ou tout autre critère que vous trouverez utile.
Il est possible de n’utiliser qu’un seul lot de paiements ouvert, s’il a été créé à l'aide de l’écran Créer lot de paiements de CF; vous pouvez également utiliser d’autres lots de paiements importés ou créés par vos soins à l’aide de l’écran Saisie de paiements de CF.
Si vous utilisez l’option Forcer listage des lots, vous devez imprimer le listage des lots pour chaque lot à reporter. Vous devez aussi imprimer une nouvelle liste pour chaque lot à modifier.