Facturer un client

Utilisez l'écran Saisie des factures pour ajouter des factures clients.

Pour ajouter une facture :

Ouvrez Comptes clients > Transactions de CC > Saisie des factures.
Utilisez le champ Numéro de lot pour spécifiez un lot existant ou créez un nouveau lot de la manière suivante :
1. Cliquez sur le bouton Créer nouveau lot.
  Comptes clients attribue un nouveau numéro de lot.
2. Dans le champ Description lot, tapez une description du lot.
3. Acceptez la date de la session dans le champ Date du lot ou remplacez-la si vous voulez le modifier.
4. Pour afficher ou modifier le type de détail par défaut du lot :
  1. Cliquez sur le lien Modifier pour ouvrir l'écran Données du lot.
  2. Dans le champ Type de détail par défaut, sélectionnez Article ou Sommaire.
  3. Cliquez sur Fermer.
Entrez les renseignements d'en-tête pour le document dans l'onglet Document. Suite...
Les renseignements d’en-tête comprennent les éléments suivants :
- Le type de détail.
- Une description du document.
- Le numéro du client.
- Si le document est associé à une tâche connexe. Suite...
  Lorsque vous sélectionnez l'option Tâche connexe, des champs additionnels s'affichent sur la table de saisie des détails, dans lesquels vous saisissez des renseignements associés à une tâche connexe.
- Si le document est soumis à une retenue (garantie). Suite...
  L'option Retenue s'affiche dans Saisie des factures uniquement si vous avez sélectionné l'option Comptabiliser retenue de garantie dans votre système Comptes clients. Lorsque vous sélectionnez l’option Retenue, un onglet Retenue apparaît vous permettant d’indiquer les conditions de retenue pour le document.
  Si vous avez un livre auxiliaire multidevise, vous utilisez également l'onglet Retenue pour indiquer si vous utilisez le taux de change d'origine ou le taux de change courant lorsque vous produisez le document de retenue.
  Les champs de retenue apparaissent également dans le tableau de saisie de détail où vous indiquez le pourcentage de retenue ou montant de retenue, le délai de garantie et la date d'échéance de retenue pour chaque détail.
- L'adresse d'expédition et une méthode d'expédition.
- Le type de document.
  Vous pouvez sélectionner la facture, la note de crédit ou la note de débit, et, sur une facture récapitulative, les intérêts, la facture de retenue de garantie, la note de crédit de retenue de garantie et la note de débit de retenue de garantie.
- Le document original.
  Si vous traitez une facture, une note de débit ou une note de crédit de retenue de garantie, indiquez le document original pour lequel vous traitez désormais la retenue.
- Le numéro du document (ignorez ce champ pour que le programme attribue un numéro au document).
- Le numéro de document auquel le présent document s’applique (pour une note de crédit ou une note de débit).
- La date de document (pour fins de classement chronologique et de statistiques).
- La date à laquelle vous souhaitez reporter le document.
- Les numéros de bon de commande et de commande.
- Toute instruction particulière concernant la facture, la note de crédit, la note de débit ou la facture d’intérêt.
Sur l’onglet Document, dans la table des détails, ajoutez des informations sommaires ou d'articles. Suite...
Pour ajouter des détails sommaires :
1. S'il s'agit d'un document associé à une tâche connexe, saisissez le contrat et le projet, puis (si possible) la catégorie et la ressource.
2. Tapez le code de ventilation ou le numéro de compte du grand livre. Lorsque vous basculez sur un autre champ, la description pour le code de ventilation ou le compte que vous saisissez s'affiche dans le champ Description. Vous pouvez modifier la description du code de ventilation.
3. Tapez le montant. Vous pouvez saisir un montant négatif, mais le total de la facture ne peut être négatif.
4. Si la retenue s'applique au document que vous ajoutez, saisissez le pourcentage ou montant de retenue, le délai de garantie et la date d'échéance de la retenue pour ce détail.
5. Saisissez un commentaire optionnel, puis indiquez si vous voulez imprimer ou non le commentaire lorsque vous imprimez la facture.
6. Indiquez si ce détail peut bénéficier d’une remise.
7. Si vous utilisez des champs optionnels, cliquez sur l'icône Modifier Champs optionnels pour vérifier, modifier ou ajouter des champs optionnels pour le détail.
Pour ajouter des détails d'article :
1. S'il s'agit d'un document associé à une tâche connexe, saisissez le contrat et le projet, puis (si possible) la catégorie et la ressource.
2. Saisissez le numéro de l’article, l’unité de mesure, la quantité, le prix et le code de ventilation. Vous pouvez saisir une quantité négative, mais le total de facture ne peut pas être négatif.
  Si le détail est associé à une tâche connexe, Comptes clients affiche par défaut le numéro d’article de CC et l’unité de mesure de la ressource spécifiée (pour les contrats standard) ou la catégorie (pour les contrats de base).
3. Saisissez la retenue de garantie séparément pour chaque détail. Si la retenue s'applique au document que vous ajoutez, saisissez le pourcentage ou montant de retenue, le délai de garantie et la date d'échéance de garantie pour ce détail.
4. Saisissez un commentaire optionnel, puis indiquez si vous voulez imprimer ou non le commentaire lorsque vous imprimez la facture.
5. Si la remise du document s’applique à ce détail, double-cliquez dans la colonne Autoriser remise, si nécessaire, pour passer la valeur à Oui.
6. Si vous utilisez des champs optionnels, cliquez sur l'icône Modifier Champs optionnels pour vérifier, modifier ou ajouter des champs optionnels pour le détail.
Pour vérifier ou modifier les taxes d'un détail, cliquez sur le bouton Taxe détail. Pour en savoir plus, consultez Modifier les taxes sur une facture, note de débit ou note de crédit.
Pour vérifier ou modifier les taxes de la facture, cliquez sur l’onglet Taxes. Pour en savoir plus, consultez Modifier les taxes sur une facture, note de débit ou note de crédit.
Pour une facture sur laquelle la retenue de garantie sera déduite, utilisez l’onglet Retenue pour préciser les modalités du document de retenue de garantie.
Remarque : Dans un livre auxiliaire multidevise, vous précisez également le taux à utiliser lorsque vous traitez la retenue de garantie.
Pour utiliser des conditions de paiement différentes de celles figurant dans l’enregistrement du client, ou éditer le calendrier des paiements, cliquez sur l’onglet Modalités. Suite...
- Dans le champ Code de modalités, pour des factures régulières, entrez le code pour les conditions de paiement.
  Sur les factures de retenue de garantie, le code de modalités de retenue de garantie spécifié sur le document original s’affiche par défaut. Si aucun code de modalités de retenue de garantie n’a été utilisé sur le document original, le code de modalités de l’enregistrement du client s’affiche par défaut.
- Si vous devez modifier les renseignements de remise de la facture, vous pouvez ajuster la base de la remise, le pourcentage de remise ou la remise calculée.
- Si vous avez sélectionné un code de modalités qui utilise un calendrier de paiements multiples, un calendrier s’affiche sous l’onglet Modalités.
  Comptes clients calcule un échéancier pour vous, en commençant par la date du document que vous entrez, mais vous pouvez modifier les dates sur le calendrier des paiements.
  - Vérifiez le champ Au pour vous assurer que la date à partir de laquelle le calcul de la date d’échéance du premier paiement est réalisé est correcte.
    La date affichée dans le champ Au correspond à la date du document sur l’onglet Document. Si vous modifiez la date Au, Comptes clients recalcule le calendrier des paiements.
  - Modifiez les dates de paiement et les montants, au besoin.
  Remarque : Vous pouvez modifier les montants, les dates d’échéance et les dates de remise, mais vous ne pouvez pas augmenter le nombre de paiements. Le nombre de paiements est déterminé par le code de modalités.
  N’oubliez pas de vérifier que le total des paiements de l’annexe est égale à la facture totale.
Si vous utilisez des champs de facture optionnels, cliquez sur Champs optionnels pour visualiser ou modifier les champs optionnels assignés à cette facture.
Pour allouer les ventes aux vendeurs ou contrôler les renseignements existants, cliquez sur l’onglet Partage.
Pour en savoir plus sur l’affectation des ventes, consultez Assigner une vente à un vendeur.
Si le document n’utilise pas la devise fonctionnelle, et si vous devez modifier le taux de change, utilisez l’onglet Taux pour les ajuster.
Pour en savoir plus, consultez Modifier les informations de taux de change sur une facture.
Cliquez sur Enregistrer pour ajouter ce document au lot.
Si vous utilisez des vérifications de solvabilité pour le client, Comptes clients vous avertit si le client a dépassé sa limite de crédit ou s'il a des transactions qui sont en attente depuis trop longtemps. (Fermez l'écran Vérifications de solvabilité de CC si vous recevez un avertissement.) Vous pouvez modifier la transaction, ou ignorer l'avertissement et sauvegarder la saisie.
Si vous devez saisir un paiement anticipé pour la facture, cliquez sur Paiement anticipé pour l’ajouter maintenant.
Remarque : Si vous utilisez Traitement de paiements, vous pouvez également utiliser l’écran Paiements anticipés pour traiter un paiement anticipé par carte de crédit.
Pour en savoir plus sur les paiements anticipés, consultez Saisir un paiement anticipé sur une facture.
Cliquez sur Enregistrer.