À propos de la saisie de données sur les factures

Les factures, les notes de crédit et les notes de débit contiennent deux types de données :

• Les données générales de facturation
• Les données des détails de facturation

Données de facturation

Certaines données, telles que le numéro du client, le numéro du document et le type de document, sont identiques pour tous les détails d’une seule facture, note de crédit, ou note de débit. Saisissez ces données dans l’onglet Document de l’écran Saisie des factures de CC.

Données de facturation communes aux trois types de document :

• Numéro saisie. Il s’agit d’un numéro de séquence que Comptes clients attribue pour indiquer l’ordre dans lequel un document a été ajouté à un lot. Utilisez des numéros de saisie pour sélectionner les documents à modifier et pour identifier les documents dans les rapports Comptes clients.
• Numéro client.Identifie le client et l’adresse de facturation, définit le groupe de taxes ainsi que les modalités de paiement par défaut (pour les factures) et précise la devise du document dans les systèmes multidevises.
• Adresse d’expédition.(Optionnel) Indique l’adresse à laquelle la commande est expédiée.
• Type de document.Facture, note de crédit, note de débit, ou frais d’intérêt.
• Numéro document.Comptes clients l’attribue automatiquement en utilisant le préfixe et le numéro suivant indiqués à l’écran Options de CC et correspondant au type de document; vous pouvez toutefois saisir votre propre numéro de document. Vous ne pouvez utiliser un numéro de document qu'une seule fois.
• Date document.Définit la date à partir de laquelle l’âge du document est calculé sur les relevés et les rapports. (Vous pouvez également indiquer si vous souhaitez que l’âge des notes de crédit et des notes de débits soit calculé à l’aide de leurs dates de document, ou si vous préférez les traiter comme des transactions courantes.) Les factures sont toujours âgées par date d'échéance.
• Exercice et Période.Du calendrier fiscal défini pour l’entreprise dans Services communs. Identifie la période à laquelle le document a été reporté.
• Groupe de taxes.Indique les autorités fiscales et les classes de taxe attribuées au client. Permet également de calculer les montants de taxe pour le document.
• Numéro bon de commande.(Optionnel) Vous pouvez trier les documents par numéro de bon de commande pour leur imputer un encaissement. Vous pouvez aussi les trier dans le Dépisteur. Le numéro peut également servir de référence ou de description dans les lots de transactions de GL.
• Numéro commande. Fourni par Commandes clients de Sage 300, si vous l’utilisez. Vous pouvez également saisir un numéro de commande. Vous pouvez trier les documents par numéro de commande et pour leur imputer un encaissement. Vous pouvez aussi utiliser le numéro comme référence ou description dans les lots de transactions de GL.

Pour les factures, indiquez en outre les modalités de paiement, y compris la date d’échéance et la remise, et s’il est nécessaire de calculer la taxe associée au document dans les documents récapitulatifs.

Saisie des données de champ optionnel sur les factures

Si vous utilisez des champs optionnels, vous pouvez également modifier ou ajouter tous les champs optionnels mis en place pour les factures ou détails de facturation.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez À propos de la saisie de champs optionnels sur les factures.

Modification des données de facturation

Vous pouvez modifier les données suivantes dans l’onglet Document lorsque vous enregistrez une facture :

• Date du document
• Numéro document
• Description
• Modalités de paiement et renseignements sur les remises
• Numéro de bon de commande
• Numéro de la commande
• Adresse d’expédition
• Groupe de taxes

Vous ne pouvez pas modifier les données suivantes :

• Numéro du client
• Type de document