Vous pouvez utiliser Comptes clients pour comptabiliser une retenue (ou « retenue de garantie ») lorsqu’un client retient le pourcentage d’un montant facturé, généralement par consentement mutuel ou conformément à une loi (telle qu’une loi sur les privilèges des bâtisseurs).
Avant de pouvoir traiter des retenues de garantie dans Comptes clients, procédez comme suit :
- Mettez en place l’option Comptabiliser la retenue de garantie dans l’onglet Traitement de l’écran Options de CC.
- Indiquez les paramètres de retenue de garantie pour les clients dans l’onglet Retenue de garantie de l’écran Options de CC. Pour en savoir plus, consultez Écran Options de CC.
- Indiquez un compte de retenue de garantie pour chaque groupe de comptes dans votre système Comptes clients. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Écran Groupes de comptes de CC.
Le traitement de la retenue se réalise en deux étapes :
- Commencez par traiter une facture, note de crédit, ou note de débit originale, pour laquelle une retenue de garantie est indiquée.
- Ensuite, vous reportez une facture, note de débit ou note de crédit de retenue distincte afin de facturer le montant de retenue à payer.
Saisir des documents originaux comportant une retenue
Dans Sage 300, un "document original" équivaut à une facture, une note de débit, ou une note de crédit de laquelle la retenue de garantie provient.
Saisissez la facture, note de débit, ou note de crédit originale à l’aide de l’écran Saisie des factures de CC, en procédant normalement. Cependant, vous devez sélectionner l’option Retenue de garantie pour indiquer qu’une retenue est imputée au document. (Cette option s’affiche uniquement si l’option Comptabiliser la retenue de garantie est sélectionnée sur votre système Comptes clients).
Lorsque vous reportez un paiement anticipé, Comptes clients l’impute automatiquement à la facture correspondante si le paiement anticipé et la facture ne sont pas associés à une tâche. Si le paiement anticipé ou la facture sont associés à une tâche, le programme n’impute pas le paiement anticipé.
Puis, le programme affiche le pourcentage de retenue de garantie, le délai de garantie ainsi que le taux et les modalités de la retenue issus de l’enregistrement du client. Vous pourrez modifier ces facteurs de retenue de garantie pour un détail ou un document donné, comme suit :
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Montant de retenue. (indiqué pour un détail du document).
Pour calculer le montant de retenue de garantie, le programme multiplie le montant du document (ou le total du document si la taxe est incluse dans la retenue) par le pourcentage de retenue. Vous pouvez saisir un nouveau montant de retenue, au besoin. Lorsque vous entrez un montant pour remplacer un montant calculé, le programme recalcule le pourcentage de retenue.
Le montant de retenue est soustrait du montant du document (ou le total du document) pour calculer le montant à payer.
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Pourcentage de retenue. (indiqué pour un détail du document).
Le programme utilise le pourcentage de retenue pour calculer le montant de retenue de garantie.
Vous pouvez entrer un autre pourcentage de retenue dans le champ Pourcentage retenue (%). Lorsque vous entrez un nouveau pourcentage, le programme recalcule le montant de retenue.
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Date d’échéance de retenue. (indiqué pour un détail du document).
Le programme calcule la date d’échéance de la retenue (la date à laquelle la retenue impayée doit être facturée), en ajoutant le nombre de jours du délai de garantie à la date du document original. Vous pouvez entrer une date d’échéance différente.
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Délai de garantie. (indiqué pour un détail du document).
Le programme utilise le délai de garantie pour calculer la date d'échéance du document de retenue de garantie. Lorsque vous changez le délai de retenue, le programme recalcule la date d'échéance de retenue ou vice versa.
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Taux de retenue. (indiqué pour le document dans l’onglet Retenue).
Utilisez ce champ pour préciser la méthode que le programme utilise pour déterminer le taux de change du document de retenue à traiter.
Vous pouvez choisir une des méthode suivantes :
- Utiliser taux de change du document original. Sélectionnez cette option pour utiliser le même taux que celui du document que vous traitez.
- Utiliser taux de change courant. Sélectionnez cette option pour utiliser le taux de change en vigueur lorsque vous traitez le document de retenue pour facturer la retenue impayée au client.
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Modalités de retenue. (indiqué pour le document dans l’onglet Retenue).
Vous pouvez utiliser des modalités de retenue de garantie différentes (utilisées pour facturer des retenues impayées) de celles utilisées dans le document original dont est issue la retenue.
Le programme affiche le code indiqué pour les modalités de retenue de garantie dans l’enregistrement du client, mais vous pouvez modifier les modalités de retenue d’un document si nécessaire.
Transactions d'imputation de documents
Lorsque vous imputez des notes de débit ou de crédit originales comprenant la retenue de garantie à l’aide de l’écran Saisie des factures de CC, ou lorsque vous imputez des notes de crédit à l’aide de l’écran Saisie des encaissements de CC, seuls les soldes de documents originaux sont affectés.
Les montants de retenue impayés restent associés aux documents originaux jusqu’à ce que vous reportiez les documents ou les ajustements de retenue pour effacer la retenue impayée.
Reporter des factures, notes de débit et notes de crédit initiales
Lorsque vous reportez le document de retenue original, le programme déduira la retenue de garantie du total du document et reportera le montant dans le compte de contrôle de retenue.
Exemple : Admettons que vous saisissiez une facture de 10 000 $, avec une retenue de garantie de 10 %. La facture sera reportée pour un montant de 9 000 $ avec un montant de retenue impayé de 1 000 $.
Le montant de retenue reste dans le compte de contrôle jusqu'à ce que vous le facturiez conformément :
- À la période de retenue ou la date d'échéance de la retenue spécifiées pour la facture.
- Le nombre de jours à l’avance indiqué dans l’écran Options de CC pour la création de documents de retenue.
Ajuster des documents originaux
Vous pouvez ajuster la retenue de garantie pour les factures, notes de débit et notes de crédit existantes, à partir de l’écran Saisie des ajustements de CC, comme suit :
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Pour modifier le montant de la retenue de garantie pour un document original, utilisez le tableau de saisie des détails pour ajuster chaque détail ou ajouter un nouveau détail qui inclut la retenue de garantie. Saisissez le montant d’ajustement de la retenue de garantie dans les champs de débit ou de crédit de retenue de garantie du tableau.
Vous pouvez également ajouter la retenue de garantie à un document qui n’incluait pas de retenue de garantie. Saisissez la date d’échéance de la retenue de garantie ainsi que son montant, pour chaque détail figurant sur le tableau de saisie des détails. Saisissez également les modalités de retenue et le taux de change de retenue pour le document, si vous ajoutez une retenue de garantie à un document pour la première fois.
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Indiquez les modalités de retenue et l’option de taux de change de retenue pour l’ensemble du document, dans l’onglet Retenue.
Remarque : Si la retenue de garantie était déjà incluse dans le document original, le programme utilisera le paramètre de taux de change de retenue du document original.
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Si vous ajoutez un nouveau détail auquel une retenue s’applique, le détail du document de retenue hérite de l’état Remise autorisée à partir du code de ventilation utilisé dans le détail d’ajustement.
Si vous n’utilisez pas de code de ventilation dans le détail de l’ajustement, le statut du détail de la retenue de garantie sera défini sur Autoriser remise par défaut.
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Vous pouvez changer le montant de retenue et ajouter ou modifier les détails du document. Puis, le programme créera deux saisies : une saisie correspondant au détail de l’ajustement et une autre correspondant à l’ajustement de retenue de garantie. Il ne créera pas de saisie composée.
Lorsque vous reportez l'ajustement, le programme ajuste le compte de retenue impayée.
Aucun calcul de retenue de garantie pour les ajustements
Comptes clients ne calcule pas de retenue de garantie pour les transactions d’ajustement. Saisissez la retenue de garantie manuellement, que vous l’ajoutiez pour la première fois ou que vous ajustiez des notes de crédit ou débit de retenue existantes sur des documents originaux.
Lorsque vous ajustez les factures, les notes de débit et les notes de crédit de retenue que vous souhaitez traiter pour effacer les montants de retenue impayés, les champs Débit de retenue et Crédit de retenue n’apparaîtront pas. Vous pouvez modifier le code de ventilation, le compte de Grand livre et le montant de débit ou de crédit à l’aide du tableau de saisie des détails, comme vous le faites pour tous les ajustements qui ne comprennent pas de retenue de garantie.
Remarque : Étant donné que les montants de retenue impayés ont déjà été effacés, aucun ajustement ne sera apporté à la retenue impayée. L’ajustement concerne le compte de contrôle des comptes clients et un autre compte indiqué par vos soins, tel un compte de charges.
Facturer la retenue impayée
Facturez les montants de retenue impayés (ou garanties) soit manuellement, en utilisant l’écran Saisie des factures de CC, soit automatiquement, à l’aide de l’écran Créer lot de retenues de CC. Pour en savoir plus, consultez Écran Créer lot de retenues de CC.
Si vous avez reporté des notes de débit et des notes de crédit auxquelles une retenue de garantie est imputée, vous créerez également des notes de débit et des notes de crédit de retenue à l’aide des écrans Saisie des factures de CC et Créer lot de retenues de CC.
Remarque : Comptes clients utilise le type de détail Sommaire pour traiter la retenue impayée.
Facturer manuellement la retenue de garantie
Normalement, vous utilisez l’écran Créer lot de retenues de CC pour facturer périodiquement la retenue de garantie. Cependant, Comptes clients vous permet également de traiter manuellement la retenue impayée, selon vos besoins.
Pour facturer
Vous saisissez des renseignements pour la facture, note de crédit ou note de débit de retenue, comme d’habitude. Cependant, pour facturer une retenue, vous devez sélectionner Facture de retenue de garantie, Note de crédit de retenue de garantie, ou Note de débit de retenue de garantie en tant que type de document, en vous alignant sur le document de retenue original dont vous traitez maintenant la retenue impayée.
Puisque la retenue impayée reste associée au document de retenue original, vous devez utiliser une facture de retenue si le document original était une facture, une note de débit de retenue si le document original était une note de crédit, et une note de débit de retenue si le document original était une note de débit.
Utilisez le champ Document original pour indiquer le document de retenue original dont vous traitez actuellement la retenue impayée.
Lorsque vous validez les factures, les notes de crédit, ou les notes de débit de retenue de garantie, le programme transfèrera les montants de retenue impayés du compte de contrôle de retenue au compte de contrôle des comptes clients.
Taxes sur la retenue
La taxe sur la retenue de garantie est traitée en fonction de l’option Déclarer taxe, sélectionnée dans l’écran Options de CC. L’option permet les alternatives suivantes :
- Au moment du document original.
Si vous sélectionnez cette option, le programme calculera et déclarera la taxe sur la retenue lorsque vous reporterez un document original qui inclut la retenue.
- Selon l’autorité fiscale.
Si vous sélectionnez cette option, Comptes clients calculera la taxe lorsque vous reporterez un document original, mais déclarera la taxe pour chaque autorité fiscale. Les exigences en matière de déclaration de taxe pour chaque autorité fiscale sont indiquées par l’option Déclarer taxe sur la retenue dans Services de taxes. L’autorité fiscale pourra indiquer Aucune déclaration, Au moment du document retenue, ou Au moment du document original.
Certaines autorités fiscales vous obligeront à déclarer la taxe lorsque vous reporterez un document de retenue. D’autres vous permettront de déclarer la taxe lorsque vous reporterez un document original auquel la retenue de garantie est imputée.
- Si l’autorité fiscale déclare la taxe Au moment du document original, le montant de taxe sera calculé et les rapports de suivi de taxe seront immédiatement mis à jour lorsque vous reporterez les documents originaux.
- Si l’autorité fiscale déclare la taxe Au moment du document de retenue, le montant de taxe sera calculé lorsque vous reporterez le document original, mais il ne sera pas déclaré tant que vous ne reporterez pas le document de retenue.
Remarque : Pour déclarer la taxe, le programme reporte des montants de taxe au compte de taxe à payer et met à jour les rapports de suivi de taxe. Le choix du moment de la taxe à payer sur les retenues varie selon l'autorité fiscale.
Consulter les renseignements de retenue
Vous pouvez afficher des données concernant la retenue de garantie sur le rapport et écran
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Sélectionnez une transaction de retenue dans un onglet de document, puis cliquez sur le bouton Modifier
dans la colonne Numéro document pour afficher les informations du document de retenue. -
Cet écran affiche les éléments suivants :
- Le montant de retenue original, le montant de retenue impayé, le cas échéant, et la date d’échéance de la retenue de garantie (sur l’onglet En-tête).
- Les documents de retenue utilisés pour compenser le montant de retenue impayé pour le document original, si vous en avez traité (dans l’onglet Transactions).
- Clients de CC.
Le champ Retenue impayée, dans l’onglet Activité de l’écran Clients, affiche le montant de retenue impayée pour un client sélectionné.
- Rapport Retenue de garantie âgée
Pour en savoir plus, consultez Imprimer le rapport Retenue de garantie âgée de CC.
Annuler les montants de retenue impayés
Utilisez l’écran Créer lot d’annulations de CC pour annuler les montants de retenue impayés peu importants ou non recouvrables des factures, notes de débit, ou notes de crédit de retenue originales. Pour en savoir plus, consultez Écran Créer lot d'annulations de CC.
Lorsque vous annulez une retenue impayée, le programme créera des ajustements visant à supprimer les soldes du compte de contrôle de retenue de garantie. Un débit (ou crédit) correspondant permettant d’équilibrer l’écriture sera saisi dans le compte d’annulation indiqué pour le groupe de comptes du client.
Réévaluer les montants de retenue impayés
Si vous utilisez la comptabilité multidevise, le programme réévaluera également les montants de retenue impayés lorsque vous exécuterez la réévaluation.
En ce qui concerne la retenue impayée réévaluée, le programme créera des saisies de Grand livre pour ajuster le compte de contrôle de retenue de garantie, au lieu du compte de contrôle de comptes clients.
Le journal de report de la réévaluation comportera une section distincte pour la retenue de garantie, après avoir exécuté la réévaluation courante pour chaque client.
Si vous incluez des détails associés à une tâche connexe dans le journal de report, une nouvelle section de retenue de garantie s’affichera sur la page Sommaire, à la suite des détails concernant la tâche courante.