À propos des champs optionnels dans Comptes clients

Vous pouvez personnaliser votre système de Comptes clients en utilisant des champs optionnels pour enregistrer des renseignements supplémentaires sur les clients et les détails de transactions.

Les champs optionnels fournissent aussi un moyen supplémentaire d’analyse des données des créances. Vous pouvez inclure des données de champs optionnels lorsque vous imprimez des rapports, tels qu’une liste de clients, comptes nationaux, groupes de clients, adresses d’expédition et frais périodiques.

En outre, vous pouvez utiliser des champs optionnels comme critères de sélection lorsque vous imprimez des relevés, des lettres, des étiquettes, des rapports âgés et des rapports de transactions clients. Comptes clients imprime uniquement les informations pour les clients qui utilisent ces champs optionnels et dont les valeurs correspondent aux plages spécifiées.

Si vous utilisez exactement les mêmes champs optionnels dans Comptes clients et Grand livre, Grand livre conserve les renseignements des champs optionnels envoyés avec les transactions que vous générez dans Comptes clients.

Vous pouvez utiliser un nombre illimité de champs optionnels dans Comptes clients. Toutefois, vous devez d’abord définir des champs optionnels pour votre système Sage 300 à l’aide de l’l'écran Champs optionnels de Services communs.

Une fois les champs optionnels pour votre système Sage 300 configurés, vous utilisez l’écran Champs optionnels de CC pour assigner les champs optionnels à utiliser avec les enregistrements et les transactions de Comptes clients suivants :

• Clients, comptes nationaux et groupes de clients.
• Adresses d’expédition.
• Factures (y compris les factures d’intérêts et de frais périodiques).
• Détails de facture.
• Ajustements (y compris les ajustements de radiations).
• Encaissements.
• Réévaluation.

Vous pouvez affecter des champs optionnels clients à des enregistrements clients dans Comptes client. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez :

• Écran Clients de CC
• Écran Comptes nationaux de CC
• Écran Groupes de clients de CC
• Écran Adresse d'expédition de CC
• Écran Frais périodiques de CC

Vous pouvez affecter des champs optionnels configurés pour être utilisés dans les écrans de saisie de transactions pour des transactions particulières. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez :

• À propos de la saisie de champs optionnels dans les ajustements
• À propos de la saisie de champs optionnels sur les factures
• À propos de la saisie de champs optionnels sur les encaissements

Champs optionnels dans les écrans Clients

Les champs de client optionnels configurés pour l'insertion automatique s'affichent aux onglets Champs optionnels des nouvelles fiches de clients, comptes nationaux et groupes de clients.

Les valeurs par défaut des champs optionnels sont affichées de la manière suivante dans les enregistrements :

• Groupes de clients. La valeur affichée par défaut est celle qui a été saisie dans l'écran Champs optionnels.
• Comptes nationaux. Si aucune valeur n’a été définie dans la fiche de groupe de clients pour un champ optionnel donné, Comptes clients affiche la valeur par défaut assignée au champ optionnel dans le carnet Champs optionnels de CC
• Clients. Si le client appartient à un compte national, Comptes clients affiche les champs optionnels et leurs valeurs par défaut (le cas échéant) de l'enregistrement du compte national.

  Si l'enregistrement du compte national et celui du groupe de clients indiquent une valeur par défaut pour un champ optionnel, la valeur provenant du compte national est utilisée.

  Si le client n'appartient pas à un compte national, le programme affiche les champs optionnels définis pour le groupe de clients auquel le client appartient.

Vous pouvez accepter ou modifier les valeurs par défaut des champs optionnels affichées dans les enregistrements de groupes de clients, de comptes nationaux, de clients et d'adresses d'expédition.

L’écran de configuration Frais périodiques de CC utilise les mêmes champs optionnels configurés pour l’écran Saisie des factures. (Les écrans que vous utilisez pour créer automatiquement des transactions utilisent les champs optionnels définis pour le type de transactions qu'ils génèrent.)

Remarque : Les données que vous saisissez dans les champs optionnels de l'enregistrement d’un client s’affichent dans l’écran Saisie des factures de CC pour le client si vous utilisez exactement les mêmes champs optionnels pour les clients et les factures.

Validation des saisies de champ optionnel

Les champs optionnels peuvent utiliser la validation, ce qui limite les valeurs pouvant être saisies dans les champs.

• Si le champ optionnel est validé, vous devez spécifier une valeur qui est définie pour le champ optionnel dans l'l'écran Champs optionnels de Services communs.

  Remarque : Si le champ optionnel autorise des blancs, vous pouvez laisser le champ de valeur en blanc.

• Si le champ optionnel n’est pas validé, vous pouvez saisir une quelconque valeur qui est cohérente avec le type de champ (par exemple, oui/non, texte, numéro, date ou montant), dans la mesure où la valeur saisie ne dépasse pas la longueur autorisée pour le champ. Vous pouvez également laisser le champ vide.

Lorsque vous spécifiez une valeur qui est définie dans l'l'écran Champs optionnels de Services communs, la description de la valeur est également affichée.