À propos de la saisie de champs optionnels sur les encaissements

Si vous avez configuré des champs optionnels pour l'ensemble du système dans l'l'écran Champs optionnels de Services communs, vous pouvez définir des champs optionnels pour l'écran Saisie des encaissements de CF.

Vous pouvez assigner ces champs optionnels à tous les types d'encaissements (encaissements, paiements anticipés, comptant non imputé, imputer document et encaissements divers). Pour en savoir plus, consultez Écran Champs optionnels de CC.

Lorsque vous saisissez un nouvel encaissement, Comptes clients affiche tous les champs d'encaissement optionnels que vous avez sélectionnés pour l'insertion automatique, ainsi que leurs valeurs par défaut. L'option Champs optionnels de l'écran Saisie des encaissements de CC indique si l'encaissement sélectionné utilise des champs optionnels.

Remarque : L'option Champs optionnels est positionnée automatiquement—vous ne pouvez pas la changer. Si vous supprimez tous les champs optionnels associés à l'encaissement, le programme repositionne l'option Champs optionnels.

Assigner des champs optionnels à des encaissements particuliers

Pour consulter les champs optionnels utilisés sur un encaissement donné, cliquez sur le lien Modifier situé à côté de l'option Champs optionnels. L'écran Champs optionnels de CC s'affiche, dans lequel vous pouvez modifier les valeurs des champs optionnels affichées par défaut ou bien les supprimer. Vous pouvez aussi ajouter tout autre champ optionnel défini pour les encaissements.

Remarque : Si vous définissez les mêmes champs optionnels pour les clients que pour les encaissements, les valeurs des champs optionnels figurant dans l'enregistrement du client sont utilisées par défaut lorsque vous saisissez un nouvel encaissement.

Vous pouvez modifier la valeur affichée par défaut pour un champ optionnel.

• Si le champ optionnel est validé, vous devez spécifier une valeur qui est définie pour le champ optionnel dans l'l'écran Champs optionnels de Services communs.

  Remarque : Si le champ optionnel autorise des blancs, vous pouvez laisser le champ de valeur en blanc.

• Si le champ optionnel n’est pas validé, vous pouvez saisir une quelconque valeur qui est cohérente avec le type de champ (par exemple, oui/non, texte, numéro, date ou montant), dans la mesure où la valeur saisie ne dépasse pas la longueur autorisée pour le champ. Vous pouvez également laisser le champ vide.

Lorsque vous spécifiez une valeur qui est définie dans l'l'écran Champs optionnels de Services communs, la description de la valeur est également affichée.

Mise à jour du Grand livre

Lorsque vous reportez un encaissement comprenant des données de champs optionnels, les données des champs optionnels spécifiés dans l'encaissement sont transmises au Grand livre et sont incluses dans l'écriture de journal si :

• Dans l'enregistrement de configuration des champs optionnels, vous avez indiqué que les données des champs seront transmises au compte de Grand livre concerné.
• Les champs optionnels que vous avez utilisés dans les encaissements sont les mêmes que ceux que vous avez assignés aux détails de transaction dans l'enregistrement du compte de Grand livre.

En fonction des paramètres du champ optionnel, les comptes de Grand livre concernés sont :

• Contrôle CC
• Paiement anticipé
• Banque
• Remise sur réception
• Ajustement
• Compte d'encaissements divers
• Gain de change (ou Gain de change réalisé)
• Perte de change (ou Perte de change réalisé)
• Arrondi