Ajout ou modification de champs optionnels

Les champs optionnels vous permettent de conserver des données personnalisées associées aux enregistrements et transactions.

Pour configurer un champ optionnel destiné à Comptes clients :

1. Ouvrez Comptes clients > Configuration de CC >  Champs optionnels.

2. Dans l'écran Champs optionnels de CC, cliquez sur Ajouter ligne.
3. Dans le champ Champs optionnels pour, sélectionnez le type d’enregistrement ou de transaction pour lequel vous souhaitez définir le champ optionnel. Suite...

   Vous pouvez configurer des champs optionnels pour en faire usage dans les types d'enregistrements ou de transactions suivants :

   • Clients, groupes de clients et comptes nationaux (si vous utilisez des comptes nationaux).
   • Adresse d’expédition.
   • Factures (associées aux en-têtes des documents).
   • Détails de facture.
   • Ajustements.
   • Encaissements.
   • Réévaluation.
   • Remboursements.
4. Sélectionnez le code du champ optionnel que vous voulez utiliser. Le programme affiche la description du champ optionnel. Suite...

   Vous pouvez définir un nombre illimité de champs optionnels pour chaque type d’enregistrement ou de transaction, dans la mesure où les champs optionnels ont été configurés dans Services communs.

   Remarque : Pour conserver les données des champs optionnels figurant dans les transactions de Comptes clients lorsque vous créez des lots pour le Grand livre, vous devez utiliser les mêmes champs optionnels de transaction dans Comptes clients et dans le Grand livre.

5. Si vous souhaitez indiquer une valeur par défaut pour le champ optionnel, procédez comme suit :
   1. Entrez Oui dans le champ Valeur définie.
   2. Dans le champ Valeur par défaut, indiquez la valeur par défaut. Suite...
      • Si le champ optionnel est validé, vous devez spécifier une valeur qui est définie pour le champ optionnel dans l'l'écran Champs optionnels de Services communs.

        Remarque : Si le champ optionnel autorise des blancs, vous pouvez laisser le champ de valeur en blanc.

      • Si le champ optionnel n’est pas validé, vous pouvez saisir une quelconque valeur qui est cohérente avec le type de champ (par exemple, oui/non, texte, numéro, date ou montant), dans la mesure où la valeur saisie ne dépasse pas la longueur autorisée pour le champ. Vous pouvez également laisser le champ vide.

      Lorsque vous spécifiez une valeur qui est définie dans l'l'écran Champs optionnels de Services communs, la description de la valeur est également affichée.

6. Si le champ optionnel doit être utilisé dans les enregistrements et les transactions, sélectionnez le champ Requis. Suite...

   Si un champ optionnel ne disposant pas de valeur par défaut est requis lors de la saisie de données, renseignez le champ avant de procéder. Si le champ optionnel a une valeur par défaut, vous pouvez accepter celle qui s'affiche ou la changer.

   Remarque : Si vous le faites, le champ À insérer passe à Oui.

7. Pour définir le champ optionnel devant figurer sur les nouveaux enregistrements ou transactions, entrez Oui dans le champ À insérer de l’écran de définition de ces champs.
8. Si vous définissez un champ optionnel pour un type de transaction :
   1. Cliquez sur (l'icône Modifier) à droite du champ.
   2. Dans l’écran Paramètres de Champs optionnels de CC, spécifiez :
      • Quels comptes du Grand livre recevront les informations des champs optionnels lorsque vous reporterez des transactions pour le type de transaction sélectionné.
      • Si les renseignements du champ optionnel pour des transactions liées à la tâche sont transmis à Gestion de projet. (Si vous utilisez Gestion de projet et que vous voulez que Comptes clients mettent à jour les contrats dans Gestion de projet, sélectionnez l’option Facturations/Coûts.)

        Si les champs optionnels des transactions reportées correspondent aux champs optionnels définis pour les facturations de Gestion de projet, les données de champ optionnel seront envoyées à ce programme.

   3. Enregistrez vos modifications et fermez l'écran pour retourner à l'écran Champs optionnels de CC.
9. Cliquez sur Enregistrer.

Pour modifier un champ optionnel :

1. Ouvrez Comptes clients > Configuration de CC >  Champs optionnels.

2. Dans la table de l'écran Champs optionnels de CC, cherchez le champ optionnel que vous voulez modifier.
3. Apportez les changements voulus dans la table.

   Remarque : Vous pouvez modifier la valeur par défaut d’un champ optionnel et ses propriétés d’insertion automatique à tout moment. Si le champ optionnel est validé, vous devez cependant sélectionner une valeur définie dans Services communs pour le champ.

4. Si le champ optionnel que vous modifiez est pour une transaction et que vous voulez modifier les comptes du Grand livre qui recevront les informations du champ optionnel :
   1. Cliquez sur (l'icône Modifier) à droite du champ.
   2. Dans l'écran Paramètres des champs optionnels de CC, sélectionnez les comptes du Grand livre qui recevront les informations des champs optionnels lorsque vous reporterez des transactions pour le type de transaction sélectionné.
   3. Enregistrez vos modifications et fermez l'écran pour retourner à l'écran Champs optionnels de CC
5. Cliquez sur Enregistrer.

   Remarque : Les modifications apportées à un champ optionnel affectent uniquement les enregistrements ou les transactions ajoutés après avoir apporté la modification.

Pour supprimer un champ optionnel :

Remarque : Si le champ optionnel que vous souhaitez supprimer est attribué à un enregistrement ou à une transaction non reportée, modifiez l’enregistrement ou la transaction en supprimant le champ optionnel ou reportez le lot qui contient la transaction.

1. Ouvrez Comptes clients > Configuration de CC >  Champs optionnels.

2. Dans la table de l'écran Champs optionnels de CC, sélectionnez le champ optionnel que vous voulez supprimer.
3. Cliquez sur Supprimer.