Écran Comptes nationaux de CC

La colonne Montant indique le montant total pour chaque type de transaction énuméré dans la colonne Statistiques.

Le module Comptes clients met à jour ces montants chaque fois que vous reportez des transactions pour le compte.

Vous pouvez modifier ce chiffre si l’option Permettre la modification des statistiques est activée dans l’onglet Traitement de l’écran Options de CC.

Ce champ indique le nombre moyen de jours que le client a pris pour payer toutes les factures qui ont été entièrement payées dans l'année en cours.

La moyenne de jours pour payer est obtenue en divisant le Total de jours pour payer par le Total de factures payées. Vous pouvez modifier le champ Moyenne de jours pour payer uniquement si vous modifiez les deux autres champs.

Affiche la devise assignée au groupe de comptes.

Vous entrez toutes les factures, les notes de débit et les notes de crédit pour le client ou le compte national dans la devise de la série de comptes, mais vous pouvez imputer des encaissements du client ou du compte national dans d’autres devises.

La colonne Date contient la date à laquelle chaque type de transaction (indiqué dans la colonne Statistiques) a été reporté sur le compte du client.

Le module Comptes clients met à jour ces dates chaque fois que vous reportez des transactions pour le compte.

Vous pouvez modifier les dates si l’option Permettre la modification des statistiques est activée sous l'onglet Traitement dans l'écran Options de CC.

Ce champ indique le solde apparaissant sur le dernier relevé que vous avez imprimé pour ce compte.

Vous ne pouvez pas modifier ce montant.

Le champ affiche la date à laquelle vous avez imprimé le dernier relevé pour ce compte.

Vous ne pouvez pas modifier cette date.

Ce champ indique le nombre actuel de factures impayées (non réglées) dans le compte.

Vous ne pouvez pas modifier ce montant.

Ce champ affiche le montant net courant dû par un client (ou par un compte national), y compris toutes les factures, les notes de crédit, les notes de débit, les encaissements et les ajustements reportés sur le compte.

Vous ne pouvez pas modifier ce montant.

Ce champ affiche le solde de retenue impayé pour le client (ou compte national).

L’onglet Activité répertorie le montant et la date pour les transactions au solde le plus élevé au cours de cet exercice et de l’exercice précédent; pour les factures les plus importantes au cours de cet exercice et de l’exercice précédent; et pour le dernier encaissement, ajustement, frais d’intérêt, chèque retourné, remboursement et la dernière facture, note de crédit, note de débit, annulation et remise appliquée.

Le module Comptes clients met à jour ces données chaque fois que vous reportez des transactions pour le compte.

Vous pouvez modifier les montants et les dates si l’option Permettre la modification des statistiques est sélectionnée pour les clients à l’onglet Traitement dans l’écran Options de CC.

Ce champ indique le nombre total de jours que le client a pris pour payer toutes les factures dues payées intégralement au cours de l’année en cours, jusqu’à ce jour.

Le module Comptes clients met à jour cette donnée chaque fois que vous reportez des transactions pour enregistrer le paiement intégral des factures d’un client.

Vous pouvez modifier ce chiffre si l’option Permettre la modification des statistiques est activée dans l’onglet Traitement de l’écran Options de CC.

Exemple : Vous souhaiterez peut-être changer ce nombre s’il a été grossi par des circonstances inhabituelles et vous donne ainsi une impression fausse des habitudes de paiement du client.

Important! Si vous saisissez cette donnée lorsque vous configurez les enregistrements de client, n’entrez pas les montants des factures et des autres transactions que vous reporterez pour ce client lorsque vous entrez les transactions historiques et de cumul annuel dans le module Comptes clients. Sinon, ces statistiques seront altérées.

Il s’agit du nombre total de factures qui ont été payées intégralement jusqu’à ce jour dans l’année courante.

Le module Comptes clients met à jour cette donnée chaque fois que vous reportez des transactions pour enregistrer le paiement intégral dans le compte du client.

Vous pouvez modifier ce chiffre si l’option Permettre la modification des statistiques est activée dans l’onglet Traitement de l’écran Options de CC.

Important! Si vous saisissez cette donnée lorsque vous configurez les enregistrements de client, n’entrez pas les montants des factures et des autres transactions que vous reporterez pour ce client lorsque vous entrez les transactions historiques et de cumul annuel dans le module Comptes clients. Sinon, ces statistiques seront altérées.

L’adresse se trouvant dans un enregistrement de client ou dans un compte national est généralement l’adresse imprimée sur les factures et les relevés du compte.

Lorsqu’un client appartient à un compte national, l’adresse dans l’enregistrement du client est généralement l’adresse de facturation pour le compte national. Vous utilisez des adresses d'expédition pour enregistrer la véritable adresse du client. Vous utilisez aussi des adresses d'expédition si le client a plus d’une adresse.

Spécifiez le nom de la ville où le client réside ou vers laquelle vous expédiez des marchandises.

Vous pouvez saisir le nom de la ville dans les autres lignes d’adresse. Toutefois, l’adresse du client figurant sur vos relevés, lettres et étiquettes pourra être incorrecte. En outre, si vous exportez les données pour les utiliser dans d’autres programmes, le champ est plus utile lorsque vous l’utilisez toujours pour y entrer la ville.

Spécifiez le nom du pays où se trouve l'entreprise.

Utilisez ce champ pour entrer une adresse courriel pour ce compte national.

Spécifiez un numéro de fax.

Ce champ contient l'indicatif régional entre parenthèses et des tirets si vous aviez sélectionné l'option Formater numéros téléphone pour l'entreprise dans l'écran Profil de l'entreprise de Services communs.

Spécifiez un groupe de clients à assigner à un client ou compte national donné.

Vous devez spécifier un groupe de clients pour chaque client et chaque compte national.

Vous pouvez changer le groupe de clients pour un compte national ou pour un client à tout moment, sauf si le client fait partie d’un compte national (auquel cas l’enregistrement du client doit utiliser le groupe de clients assigné au compte national). Le seul moyen de modifier le groupe du client est de le remplacer par le compte national.

Dans un système multidevise, vous pouvez remplacer le groupe de clients par un groupe qui utilise une autre devise. Cependant, vous devez remplacer la série de comptes d'un compte national si le nouveau groupe a une série de comptes qui utilise une devise différente de celle du compte national.

Si vous remplacez le groupe de clients par un client existant, les paramètres de l’enregistrement du client existant demeurent les mêmes, sauf pour le groupe de clients.

Sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas afficher toutes les nouvelles transactions aux clients dans les comptes nationaux, généralement parce que vous avez l’intention de supprimer le compte national.

Vous pouvez sélectionner l’état Inactif uniquement si tous les comptes des clients affectés au compte national ont un solde nul et aucune transaction en suspens.

Vous pouvez réactiver le compte national à tout moment.

Affiche la date de la dernière modification apportée au compte national.

Sélectionnez cette option si vous souhaitez mettre un compte client en attente.

Si un compte est mis en attente, un avertissement s’affichera dès que vous commencerez à saisir une facture pour le client. Vous pourrez ensuite choisir de continuer à saisir le document ou non.

Vous pouvez entrer et reporter des factures, des notes de crédit, des notes de débit, des encaissements et des paiements anticipés que le compte du client soit en attente ou non.

Spécifiez un numéro de téléphone.

Ce champ contient l'indicatif régional entre parenthèses et des tirets si vous aviez sélectionné l'option Formater numéros téléphone pour l'entreprise dans l'écran Profil de l'entreprise de Services communs.

Saisissez un nom ou une description du compte national (maximum 30 caractères). Saisissez le nom que vous souhaitez voir apparaître dans les formulaires et les rapports du module Comptes clients.

Spécifiez l'état ou la province où se trouve l'entreprise.

Si le compte national possède un site Internet, saisissez son URL dans ce champ.

Spécifiez le code postal de l’adresse.

Spécifiez un contact (généralement, le nom d'un correspondant, d'un poste ou d'un service).

Remarque : Vous pouvez laisser le champ vide ou saisir toute autre information, en utilisant jusqu'à 30 caractères.

Saisissez le courriel de votre contact pour ce compte national.

Saisissez le numéro de fax, le cas échéant, du contact de votre client.

Ce champ contient l'indicatif régional entre parenthèses et des tirets si vous aviez sélectionné l'option Formater numéros téléphone pour l'entreprise dans l'écran Profil de l'entreprise de Services communs.

Ce champ contient généralement le numéro de téléphone de l’entreprise du client ou du compte national.

Ce champ contient l'indicatif régional entre parenthèses et des tirets si vous aviez sélectionné l'option Formater numéros téléphone pour l'entreprise dans l'écran Profil de l'entreprise de Services communs.

Le groupe de comptes précise les comptes de contrôle du Grand livre, les comptes de remises sur paiement, d'acompte client, de retenue et d’annulation entre lesquels les transactions d’un client sont ventilées.

Pour en savoir plus sur les groupes de comptes, consultez À propos des groupes de comptes.

Le type de compte détermine la façon dont vous imputez des encaissements au compte d'un client :

• Solde reporté. Les encaissements sont imputés au solde existant du client.
• Relevé détaillé. Les encaissements sont imputés à des documents spécifiques par numéro de document.

Les groupes de clients et les comptes nationaux déterminent le type de compte par défaut des nouveaux enregistrements de clients. Vous pouvez sélectionner un type de compte différent dans un enregistrement de client sauf si le client est assigné à un compte national. (Vous ne pouvez pas changer le type de compte pour les membres des comptes nationaux.)

Pour en savoir plus à propos des types de comptes, consultez À propos des types de comptes des clients.

Spécifiez le code du cycle de facturation à utiliser pour le client, compte national ou groupe de client.

Pour en savoir plus, consultez À propos des cycles de facturation.

Utilisez les champs de la section Information de l’Agence de crédit pour entrer un numéro et une cote pour le client ou le compte national.

Affiche la devise assignée au groupe de comptes.

Vous entrez toutes les factures, les notes de débit et les notes de crédit pour le client ou le compte national dans la devise de la série de comptes, mais vous pouvez imputer des encaissements du client ou du compte national dans d’autres devises.

Si vous enregistrez l’information de l’agence d’évaluation du crédit pour un client ou un compte national, vous pouvez également entrer la date à laquelle l’information de crédit a été assignée.

Modifiez la date dans ce champ lorsque vous modifiez les informations de crédit.

Indiquez comment envoyer les factures, les reçus, les états et les lettres au compte national :

• Courrier. Imprimez à votre destination d’impression normale.
• Courriel (compte national). Imprimez dans un fichier et envoyez le fichier par courriel à l’adresse indiquée pour le compte national à l’onglet Adresse.
• Courriel (contact). Imprimez dans un fichier et envoyez le fichier par courriel à l’adresse de contact indiquée pour le compte national à l’onglet Contact.
• Courriel (contacts multiples). Si vous utilisez le programme Contacts multiples (M/T), vous pouvez utiliser cette méthode d’envoi pour imprimer dans un fichier et envoyer le fichier par courriel à toutes les adresses de contact indiquées pour le compte national dans la section Contacts multiples de l’onglet Contact.

Remarque : Si vous sélectionnez Client comme méthode d’envoi lors de l’impression de factures, reçus, relevés et lettres, le programme utilise la méthode d’envoi spécifiée dans l’enregistrement du client ou compte national.

Vous assignez un profil d’intérêt à chaque client, groupe de clients et compte national pour spécifier la méthode et les taux à utiliser lorsque vous facturez des intérêts sur les montants impayés ainsi que pour spécifier le compte de grand livre auquel vous reportez les gains d’intérêt.

Remarque : Vous devez assigner un profil d’intérêt à chaque client, groupe de clients et compte national. Si vous ne facturez pas d’intérêts, assignez un profil d’intérêt avec un taux de zéro.

Les profils d’intérêts sont assignés au départ à un enregistrement de client ou de compte national par le groupe de clients, mais vous pouvez choisir un autre profil dans l’enregistrement de client. Si vous changez un groupe de clients, le profil d’intérêts du nouveau groupe remplace le profil qui était assigné à l’enregistrement du client, mais vous pouvez le modifiez.

Les clients de comptes nationaux utilisent le profil d’intérêt du compte national et vous ne pouvez changer le profil d’un client qu’en changeant le profil d’intérêt pour le compte national correspondant.

Pour en savoir plus sur les profils d’intérêts, consultez À propos des profils d'intérêt

Utilisez ces options pour spécifier le moment auquel des avertissements de crédit s'affichent.

Spécifiez un numéro assigné à l'entreprise par une agence de crédit. Vous pouvez changer ce numéro n’importe quand.

Sélectionnez cette option si vous désirez imprimer les relevés de ce compte national au lieu des clients membres individuels.

Remarque : Vous pouvez indiquer dans les enregistrements de client si vous souhaitez imprimer les relevés pour les clients membres des comptes nationaux. Cependant, lorsque vous imprimez un relevé pour le compte national, vous ne pouvez pas imprimer des relevés séparés pour les clients membres.

Pour les clients ou les comptes nationaux utilisant plusieurs devises qui n’utilisent pas la devise fonctionnelle, précisez le type de taux par défaut à utiliser pour convertir des transactions dans la devise fonctionnelle. Lorsque vous entrez des transactions pour le client ou le compte national, vous pouvez changer le type de taux, au besoin.

Vous devez spécifier un type de taux défini pour la société dans les écrans Devises.

Dans chaque enregistrement de client ou de compte national, vous pouvez enregistrer un code qui indique la cote de crédit du compte, par exemple la cote assignée par une agence d’évaluation du crédit.

Vous pouvez entrer une nouvelle cote n’importe quand.

Si vous sélectionnez cette option, un avertissement de crédit s'affiche lorsque vous ajoutez une transaction pour un client qui est membre du compte national, si le solde total existant pour le compte national est supérieur à la limite de crédit indiquée.

La sélection de l’option et la limite de crédit pour le groupe de clients sont utilisées comme valeurs par défaut lorsque vous affectez un groupe de clients à un nouveau compte national. (Dans les livres auxiliaires multidevises, le montant de la limite de crédit spécifié pour la devise du compte national est utilisé comme valeur par défaut.)

Vous pouvez modifier l’option et la limite de crédit d’un compte national si vous avez sélectionné l’option Permettre la modification de la vérification de la solvabilité pour un groupe de clients.

Remarque : L’option pour inclure des transactions en suspens dans la vérification de la solvabilité ne s’applique pas à la vérification de la solvabilité pour les comptes nationaux.

Si vous sélectionnez cette option, un avertissement de crédit s'affiche lorsque vous ajoutez une transaction pour un client qui est membre du compte national, si les transactions du compte national qui sont échues depuis le nombre de jours spécifié dépassent le montant maximum indiqué.

Exemple : Si vous spécifiez que les transactions échues de 90 jours ou plus ne peuvent pas dépasser 250 $ , un avertissement de vérification de solvabilité s’affiche si vous saisissez une nouvelle transaction pour un client dont le compte contient des transactions de 300 $ échues depuis au moins 90 jours.

La sélection de l’option, la période âgée et le montant dépassé spécifiés pour le groupe de clients auquel le compte national est assigné s’affiche par défaut pour un nouveau compte national. (Dans un livre auxiliaire multidevises, le montant dépassé pour la devise du compte national est le montant par défaut du compte national.)

Les renseignements de vérification de la solvabilité que vous spécifiez pour le compte national sont utilisées par défaut lorsque vous ajoutez de nouveaux clients au compte national.

Vous pouvez changer la sélection de l’option, la période âgée et le montant dépassé si vous avez sélectionné l'option Permettre la modification de vérification de la solvabilité pour le groupe de clients.

Utilisez la colonne Montant dans l’onglet Statistiques pour consulter, modifier ou ajouter le montant total des factures, des encaissements, des notes de crédit et d’autres documents qui ont été traités pour les clients et les comptes nationaux affectés au groupe durant la période affichée.

Si vous entrez des statistiques durant la configuration du livre auxiliaire de Comptes clients, n’incluez pas les montants que vous reporterez aux groupes de clients lorsque vous entrez des transactions de Comptes clients historiques et de cumul annuel.

Les statistiques sont mises à jour automatiquement lorsque vous reportez des transactions aux clients et aux comptes nationaux assignés au groupe.

Vous pouvez modifier ces montants si l’option Permettre la modification des statistiques est activée pour les clients dans l’onglet Traitement de l’écran Options de CC.

Affiche le nombre de jours moyen nécessaire à un client (ou à tous les clients assignés à un groupe de clients ou compte national) pour payer chaque facture. Vous ne pouvez pas modifier ce nombre.

Le nombre correspondant à chaque période est calculé en divisant le nombre total de jours nécessaire pour payer les factures réglées intégralement durant la période par le nombre de factures qui ont été émises pour le compte, durant la période affichée et durant les périodes précédentes.

Utilisez la colonne Nombre dans l’onglet Statistiques pour consulter, modifier ou ajouter le nombre total des factures, des encaissements, des notes de crédit et d’autres transactions qui ont été traités pour le compte durant la période affichée.

Important! Si vous saisissez des statistiques durant la configuration du livre auxiliaire de Comptes clients, n’incluez pas les montants que vous reporterez pour les clients lorsque vous entrez des transactions de Comptes clients historiques et de cumul annuel. Si vous le faites, ils seront ajoutés deux fois dans les statistiques.

Si vous utilisez la comptabilité multidevise, précisez si vous souhaitez afficher les statistiques dans la devise du client ou dans la devise fonctionnelle. Les statistiques de période sont enregistrées dans la devise utilisée par le client ou le compte national ainsi que dans leurs valeurs équivalentes dans la devise fonctionnelle.

Choisissez la période comptable pour laquelle vous entrez ou consultez des statistiques.

Le type de période selon lequel vous conservez les statistiques est déterminé par la sélection de l’option Type de période pour les clients, groupes de clients et comptes nationaux dans l’onglet Traitement dans l’écran Options de CC. (Les types de période sont les suivants : hebdomadaire, de sept jours, de deux semaines, mensuelle, bimensuelle, trimestrielle, semi-annuelle et exercice.)

Sélectionnez l'exercice pour lequel vous souhaitez saisir ou consulter des statistiques.

Le type d’exercice selon lequel vous conservez les statistiques est déterminé par les choixExercice ou Année civile pour l’option Cumuler par des clients, groupes de clients et comptes nationaux à l'onglet Traitement de l'écran Options de CC.

Affiche le temps nécessaire à un client (ou à tous les clients assignés à un groupe de clients ou compte national) pour payer intégralement chaque facture.

Le total qui s’affiche pour une période donnée correspond au nombre de jours nécessaires pour payer toutes les factures qui ont été réglées intégralement durant la période choisie.

Vous pouvez modifier ce total au besoin pour définir et mettre à jour les statistiques.

La colonne Types transactions dans l’onglet Statistiques répertorie tous les types de transactions dont le total et le nombre sont sauvegardés.

Vous pouvez modifier, consulter et ajouter le total des montants et le nombre de factures, des encaissements, des remises, des notes de crédit, des notes de débit, des ajustements, des annulations, des frais d’intérêts, des chèques retournés et des remboursements.

Important! Si vous entrez des statistiques durant la configuration du livre auxiliaire de Comptes clients, n’incluez pas les montants que vous reporterez pour les clients lorsque vous entrez des transactions de Comptes clients historiques et de cumul annuel. Si vous le faites, ils seront ajoutés deux fois dans les statistiques.