Saisie des notes de crédit/débit de CmF

Tapez le code correspondant au coût additionnel que vous voulez ajouter ou sélectionnez le code à l'aide du dépisteur. Si vous ajoutez un coût pour lequel aucun code n'est défini, sautez ce champ et tapez le nom du coût dans le champ Description (le champ figurant à côté du champ Coût additionnel dans lécran Détails - Articles/Taxes).

Vous ne pouvez pas changer le code de coût additionnel lorsque vous modifiez un détail à partir d'une facture ou d'un retour.

Utilisez l'écran Coûts additionnels dans le dossier Configuration de CmF pour ajouter ou modifier les codes de coûts additionnels dans le module Commandes fournisseurs.

Saisissez le montant du coût (à l'exclusion des taxes, sauf si vous saisissez un coût taxe incluse).

Sélectionnez le champ Calc. coûts sal. ind. si vous souhaitez que le programme Gestion de projet calcule les montants salariaux pour ce coût et qu'il fournisse ce montant au module Commandes fournisseurs. (Commandes fournisseurs crée les écritures de GL pour les coûts additionnels.)

Ne sélectionnez pas cette option si vous ne voulez pas calculer le coût salarial du coût additionnel en question.

Le programme vous permet aussi de spécifier si les coûts indirects ou le coût salarial sont calculés lorsque vous passez en charge le coût additionnel.

Sélectionnez le champ Calc. coûts ind. si vous souhaitez que le programme Gestion de projet calcule les montants indirects pour ce coût et qu'il fournisse ce montant au module Commandes fournisseurs. (Commandes fournisseurs crée les écritures de GL pour les coûts additionnels.)

Les coûts indirects sont habituellement calculés à partir du montant total réduit.

Par exemple, vous ne sélectionneriez pas cette option si la facture ou la note de débit contenait des coûts additionnels d'expédition pour lesquels vous ne vouliez pas calculer les coûts indirects ou le coût salarial.

Le programme vous permet aussi de spécifier si les coûts indirects ou le coût salarial sont calculés lorsque vous passez en charge le coût additionnel.

Si vous le souhaitez, tapez un commentaire pour le détail (maximum 250 caractères).

À la fin de chaque ligne, le texte continue automatiquement à s’afficher à la ligne suivante, mais si vous souhaitez commencer une nouvelle ligne avant, appuyez simultanément sur les touches Ctrl et Retour.

Pour ouvrir l'écran, cliquez sur le bouton Zoom situé à côté du champ ou placez votre curseur dans le champ et appuyez simultanément sur les touches Majuscule et F9.

Si vous avez sélectionné la ventilation manuelle, cliquez sur l'en-tête de cette colonne pour ouvrir l'écran Écran Affecter montant ventilé de CmF. Vous devez calculer tous les coûts et toutes les taxes ventilées associées afin de ventiler manuellement pour chaque détail, puis vous devez saisir les montants avec les détails.

Tapez le numéro du compte ou choisissez-le dans le dépisteur.

Pour ajouter un nouveau détail, omettez le champ N° ligne. Si un détail existant s'affiche, cliquez sur le bouton Nouveau situé à côté du champ.

Pour sélectionner une ligne à modifier ou à supprimer, mettez la ligne en surbrillance (ou tapez son numéro de ligne dans l'écran agrandi).

Veuillez noter que vous pouvez modifier des détails de coût additionnel seulement jusqu'au report de la note de crédit ou note de débit.

Ce champ affiche le montant hors taxe du coût additionnel que vous avez saisi pour le détail (à l'exclusion des taxes ventilées qui ne sont pas incluses dans le montant du coût).

Sélectionnez Aucune ventilation. Vous ne pouvez pas ventiler des nouveaux détails de coût additionnel sur les notes de crédit ou notes de débit; vous pouvez seulement les imputer à un compte du grand livre.

Le numéro de réception auquel la facture ou le retour original(e) se rapporte s'affiche dans ce champ.

Saisissez des informations de référence facultatives pour le détail.

Vous pouvez seulement sélectionner Passer en charges pour la méthode de reventilation. Vous ne pouvez pas reventiler les coûts additionnels provenant des notes de crédit ou notes de débit aux détails de l'article.

Tapez le numéro du compte du grand livre auquel vous reporterez le coût ou sélectionnez le numéro de compte dans le dépisteur.

Le programme affiche le montant total des taxes qui étaient incluses dans le montant du coût du détail du coût additionnel.

Pour modifier les paramètres de taxe, appuyez sur F9 pour afficher l'écran agrandi de saisie du coût.

Vous pouvez également modifier le total des montants de taxe à l'onglet Taxes.

Ce champ affiche le montant de la taxe ventilée au détail. (Les taxes ventilées sont comprises dans le coût du détail. Les taxes à récupérer et taxes débitées ne le sont pas.)

Le programme affiche tous les articles sur le bon de commande de sorte à ce que vous puissiez ventiler le coût additionnel dans les champs Montant.

S'il s'agit d'une facture associée à une tâche, le numéro d'article peut être une ressource.

Le programme affiche la description de l'article provenant du module Gestion des stocks ou la description que vous avez entrée sur le bon de commande.

Entrez le montant du coût additionnel que vous ventilez à cette ligne. Si vous additionnez les montants inscrits sur chaque ligne vous devez obtenir un montant égal au montant total du coût additionnel.

Ce champ affiche le montant saisi pour le détail du coût additionnel dans le haut de l'écran Ventilation du coût.

Ce champ affiche le montant du coût additionnel ventilé à chaque réception lorsque vous cliquez sur Reventiler.

Pour ventiler le coût additionnel manuellement, saisissez les montants à côté de chaque numéro de réception. La somme de tous les montants que vous allouez aux réceptions doit être égale au montant total du détail de coût additionnel.

Si la réception est associée à une tâche, Commandes fournisseurs affiche un taux de facturation pour le coût que vous ventilez (ainsi que les montants à ventiler).

Remarque : Le taux de facturation est également ventilé avec les coûts additionnels à plus d'une réception.

Si vous ventilez manuellement le coût aux autres réceptions, vous pouvez entrer un autre taux de facturation avec chaque ventilation.

Vous ne pouvez pas modifier la méthode de ventilation d'un coût existant.

Si vous ajoutez un nouveau coût additionnel, vous pouvez sélectionner une des options suivantes : Ventiler par quantité, Ventiler par coût ou Ventiler par poids.

Remarque : Vous ne pouvez pas ventiler manuellement un coût additionnel sur une facture ou note de débit.

Si la facture, la note de crédit ou note de débit sont associées à une tâche :

• Vous pouvez également ajuster les montants de retenue et le délai si la retenue est imputée au document.

• Vous pouvez ajuster le taux de facturation et la devise si vous ventilez par coût, quantité ou poids.
• Vous pouvez spécifier un seul contrat, un seul projet et une seule catégorie ou utiliser l'option Affecter montant vent. pour ventiler les coûts à plus d'un contrat, projet et/ou catégorie (le cas échéant) si vous ventilez manuellement.

Le programme affiche les numéros de réception utilisés pour cette facture, note de crédit ou note de débit. Vous ne pouvez pas modifier ces numéros de réception.

Si les réceptions étaient associées à une tâche et la note de crédit ou début utilise l'option de retenue, le programme affiche des champs additionnels de retenue pour chaque réception à laquelle vous pouvez ventiler des coûts additionnels.

Le pourcentage de retenue et le délai de retenue par défaut qui s'affichent dans ces champs varient en fonction de la manière dont vous ventilez les coûts.

• Si vous ventilez par coût, quantité ou ventilez manuellement, les paramètres proviennent de l'enregistrement du fournisseur.
• Si vous ne ventilez pas, les paramètres de retenue sont basés sur l'option Retenue par défaut de pour le contrat dans Gestion de projet.

Ce champ affiche le montant total de taxe qui a été ventilé à la ligne de détail sélectionnée pour chaque autorité fiscale.

Pour entrer des commentaires pour une ligne de détail, cliquez sur le bouton Zoom d'un champ, tapez les commentaires et cliquez sur Fermer. (Appuyez sur Maj et F9 pour ouvrir ou fermer l'écran à partir de votre clavier.)

Le programme affiche tous les commentaires saisis pour la ligne de détail sur une facture ou un retour que vous créditez ou débitez. Vous pouvez toutefois les modifier ou les supprimer.

Vous précisez un compte de charges du grand livre pour les détails d'articles hors stock. Vous pouvez sélectionner des numéros de compte du grand livre à l'aide du dépisteur.

Si vous travaillez avec une facture ou retour existant(e), le programme affiche le numéro entré avec le détail sur la facture ou le retour, mais vous pouvez le changer.

Tapez le coût total pour le nombre d'unités de l'article que vous créditez ou débitez.

Si vous modifiez le coût total, le programme recalcule automatiquement le coût unitaire.

Tapez le poids total pour le nombre d'unités de l'article que vous créditez ou débitez.

Si vous modifiez le poids total, le programme recalcule automatiquement le poids unitaire.

Le poids total de tous les articles répertoriés sur le document est affiché à l'onglet Totaux.

Le programme affiche la description de l'article provenant de l'enregistrement Contrat d'achat-Fournisseur de CmF (le cas échéant) ou de Gestion des stocks ou bien de l'enregistrement de l'article de Commandes fournisseurs. Vous pouvez toutefois la changer.

Si vous avez entré un numéro d'article hors stock, vous pouvez taper une description.

Si vous entrez une note de crédit ou note de débit pour une facture ou un retour existant(e), le programme affiche le numéro d'article et vous ne pouvez pas le changer.

Si vous entrez une transaction sans numéro de facture ou de retour, tapez le numéro d'article à utiliser ou sélectionnez-le à l'aide du Dépisteur. Si vous utilisez l'option Permettre articles hors stock, vous pouvez également taper un numéro d'article qui n'est pas défini dans votre système Gestion des stocks.

Pour sélectionner une ligne existante à modifier, mettez-la en surbrillance à l'onglet Crédit/Débit ou tapez son numéro de ligne dans l'écran Détails - Articles/Taxes. Vous ne pouvez pas modifier des détails pour des notes de crédit ou de débit reportées.

Pour ajouter une nouvelle ligne à une note de crédit ou note de débit que vous entrez sans numéro de facture ou de retour lorsqu'un autre détail est affiché dans l'écran Détails - Articles/Taxes, cliquez sur l'icône Nouveau située à côté du champ.

Si vous entrez une note de crédit ou note de débit sans facture ou retour et si vous utilisez le module Gestion des stocks, tapez le code d'emplacement ou sélectionnez-le à l'aide du dépisteur.

Si vous entrez une note de crédit ou note de débit pour un numéro de facture ou de retour existant, le programme affiche le code d'emplacement entré pour le détail associé à la facture ou au retour. Vous ne pouvez pas le changer.

Si vous avez entré un numéro d'article du fabricant dans le champ N° article du retour, de la note de crédit ou de la note de débit, le programme affiche aussi le numéro d'article du fabricant dans la colonne n° article du fabricant.

Les numéros d'article du fabricant sont d'autres numéros d'article—tels que des codes à barres ou des codes de raccourcis—qui identifient vos articles d'inventaire. Vous définissez les numéros d'article du fabricant dans le programme Gestion des stocks.

Vous pouvez saisir des numéros d'article du fabricant partout où vous saisissez des numéros d'article dans le module Commandes fournisseurs.

Ce champ affiche le coût total de l'article, moins tout montant de taxe applicable. Vous ne pouvez pas modifier ce montant.

Utilisez le champ Cpte attente-Hors stock pour modifier le compte d'attente hors stock associé au groupe de comptes de cet article.

Si l'article utilisé dans le détail est un article hors stock, le compte d'attente hors stock associé au groupe de comptes de l'article est affiché.

Si vous retournez un article hors stock, le compte d'attente hors stock associé au groupe de comptes de l'article est affiché. Vous pouvez spécifier un autre compte, au besoin.

Les champs optionnels sont des champs qui ont été ajoutés par votre entreprise aux écrans de saisie des transactions et aux lignes de détail dans les transactions de Commandes fournisseurs.

Remarque : Vous devez avoir Transaction Analysis and Optional Field Creator pour pouvoir ajouter et utiliser des champs optionnels.

Si la colonne Champs optionnels s'affiche, vous pouvez cliquer sur l'en-tête de la colonne pour afficher les champs optionnels qui ont été assignés aux détails de notes de crédit/débit et en modifier le contenu.

Les données de champ optionnel proviennent de champs optionnels correspondants dans la facture ou le retour que vous débitez ou créditez.

Si les champs optionnels n'étaient ni sur la facture ni sur la réception :

• Pour les factures non associées à une tâche, les données implicites des champs optionnels sont tirées des enregistrements d'articles et si les champs ne correspondent pas, elles proviennent de la valeur par défaut dans l'écran Champs optionnels de CmF.

• Pour les factures associées à une tâche, les données de champs optionnels par défaut varient selon le style de contrat et le type de projet.

  Si vous utilisez les mêmes champs optionnels pour les catégories ou ressources dans Gestion de projet, les données implicites de champ optionnel proviennent de la catégorie pour les projets simples ou de la ressource pour les projets standard.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez À propos des champs optionnels.

Tapez le numéro de la commande à laquelle les détails sont associés. Si vous utilisez le module Commandes clients de Sage 300 avec le module Commandes fournisseurs, vous pouvez également sélectionner un numéro de commande dans le module Commandes clients à partir du dépisteur.

Vous pouvez changer ou supprimer un numéro de commande qui s'affiche avec une saisie que vous avez ajoutée pour une facture ou un retour.

Tapez le nombre d'unités de l'article que vous créditez ou débitez.

Laissez ce champ afficher zéro pour les saisies affichées (à partir d'une facture ou d'un retour) qui ne sont pas comprises dans la note de crédit ou de débit. Vous pouvez également supprimer les saisies affichées si vous travaillez avec une facture.

Si vous travaillez avec des articles en série ou en lot, un écran apparaît après avoir ajouté une quantité et appuyé sur Tab ou Retour. Celui-ci vous invite à assigner des numéros de série et de lot à l'article.

Le numéro de réception auquel la facture ou le retour original(e) se rapporte s'affiche dans ce champ.

Si la facture ou le retour comptabilisaient la retenue, le programme affichera à chaque ligne de détail des champs supplémentaires pour le pourcentage de retenue et le délai de garantie.

Le programme affichera également l'onglet Retenue dans lequel vous pourrez spécifier le cours de change à utiliser pour les retenues multidevises sur les notes de crédit/débit.

Si vous décochez la case Retenue, les champs correspondant au pourcentage de retenue et au délai de garantie disparaissent de la section du détail de l'article. L'onglet Retenue disparaît lui aussi.

Remarque : La comptabilisation de la retenue s'applique seulement aux transactions associées à une tâche et elle est disponible seulement si vous avez sélectionné la comptabilisation de retenue dans le programme Comptes fournisseurs.

Pourcentage de retenue et délai par défaut

Le pourcentage et le délai de retenue par défaut qui s'affichent dans ces champs dépendent de l'option Retenue par défaut de pour le contrat dans Gestion de projet.

Dans la table de détails, ce champ affiche le montant de taxe compris dans le coût total de l'article (lorsque le coût inclut la taxe).

Dans l'écran Détails - Articles/Taxes, ce champ affiche Oui ou Non pour indiquer si des montants de taxe sont compris dans le coût de l'article pour chaque autorité fiscale. Le choix par défaut pour cette option provient de l'enregistrement de fournisseur dans Comptes fournisseurs ou du contrat d'achat auprès du fournisseur.

Remarque : Vous ne pouvez choisir Oui que si l'autorité fiscale est définie dans Services des taxes pour permettre la taxe comprise dans le coût.

Vous pouvez également modifier le total des montants de taxe à l'onglet Taxes.

Le programme utilise le coût unitaire pour calculer le coût total.

Lorsque vous ajoutez de nouvelles lignes d'écritures, vous pouvez modifier le coût affiché pour l'article ou entrer un coût pour un numéro d'article hors stock. Si vous modifiez le coût unitaire, le programme recalcule automatiquement le coût total.

Si vous faites référence à un document existant, le programme affiche le coût déjà spécifié pour l'article et l'unité de mesure.

Remarque : Dans les livres auxiliaires multidevises, le coût est exprimé dans la devise du fournisseur.

Si vous entrez une note de crédit ou note de débit pour une facture ou un retour existant(e), vous pouvez changer le coût si vous y êtes autorisé. Assurez-vous que le coût que vous saisissez soit bien le coût de l'article pour l'unité de mesure.

Cliquez sur le Dépisteur pour afficher des contrats d'achat auprès des fournisseurs, coûts courants du fournisseur et d'autres coûts utilisés dans Gestion des stocks.

Si vous ajoutez de nouvelles lignes de détails, le programme assigne des coûts comme suit :

• Si vous avez configuré des contrats d'achat auprès des fournisseurs, le programme affiche le coût du contrat d'achat pour l'article et l'unité de mesure.
• Si Commandes fournisseurs ne trouve pas de contrat d'achat valide, il utilise l'évaluation des stocks spécifiée dans l'écran Options de CmF.

Dans les documents associés à une tâche, le coût unitaire par défaut est déterminé de la manière suivante :

• Si le projet est un projet standard :
  • Pour une classe de coût associée à une catégorie de sous-traitant, coûts directs, matériel divers, le coût unitaire provient par défaut de la ressource de catégorie.
  • Pour une classe de coût associée à une catégorie de coût salarial indirect, le coût unitaire par défaut est basé sur l'option «Coût unitaire par défaut de» pour la catégorie de ressource Employé.
  • Pour une classe de coût associée à Matériaux (si vous utilisez Gestion des stocks), le coût unitaire par défaut est basé sur le coût de l'article par défaut de Commandes fournisseurs (défini dans Options de CmF).
  • Pour une classe de coût associée à Matériel (si vous n' utilisez pas Gestion des stocks), le coût unitaire est basé sur les coûts du fournisseur de Commandes fournisseurs.
• Si le projet est un projet simple :
  • Pour une classe de coût associée à une catégorie de sous-traitant, coûts directs, matériel divers, le coût unitaire provient par défaut de la catégorie.
  • Pour une classe de coût associée à une catégorie de coût salarial indirect, le coût unitaire par défaut est basé sur l'option «Coût unitaire par défaut de» pour la catégorie de coût salarial indirect.
  • Pour une classe de coût associée à Matériaux (si vous utilisez Gestion des stocks), le coût unitaire par défaut est basé sur le coût de l'article par défaut de Commandes fournisseurs (défini dans Options de CmF).
  • Pour une classe de coût associée à Matériel (si vous n' utilisez pas Gestion des stocks), le coût unitaire est basé sur les coûts du fournisseur de Commandes fournisseurs.

Si vous entrez une note de crédit ou note de débit pour une facture ou retour existant(e), le programme affiche l'unité de mesure entrée pour le détail sur la facture ou le retour. Vous ne pouvez pas la changer.

Si vous ajoutez de nouvelles lignes de détails, le programme affiche l'unité de mesure de stockage par défaut, à moins d'avoir défini des contrats d'achat auprès du fournisseur en utilisant une autre unité de mesure, mais vous pouvez en sélectionner une autre dans le dépisteur.

Vous devez utiliser l’une des unités de mesure assignées à l’article dans le module Gestion des stocks. Si vous effectuez une saisie pour un article hors stock, entrez l'unité de mesure.

Tapez le poids pour une seule unité de l'article que vous créditez ou débitez. Le programme affiche le poids spécifié pour l'article sur la facture ou le retour ou dans l'enregistrement d'article (pour les nouveaux détails de l'article), mais vous pouvez le changer.

Le programme utilise le poids unitaire pour calculer le poids total. Si vous changez le poids unitaire, le poids total est recalculé.

Le poids est exprimé dans l'unité sélectionnée pour l'option Unité de mesure du poids dans l'écran Options de GS.

Vous pouvez voir le poids total pour les articles crédités ou débités en cliquant sur l'onglet Totaux.

Tapez le code que le fournisseur utilise pour identifier l'article ou modifiez le code affiché au besoin.

Si le numéro d'article du fournisseur est spécifié dans la facture ou le retour pour laquelle ou lequel vous entrez une note de crédit ou de débit, le code s'affiche dans ce champ. (Vous pouvez entrer les numéros d'article du fournisseur lorsque vous assignez les types de fournisseurs dans les enregistrements de l'article, dans le module Contrôle des stocks.)