Écran Options de GL

Il s'agit du compte auquel l'écran Créer un nouvel exercice de GL ferme tous les comptes de produits et de charges qui ne sont pas spécifiquement affectés à un autre compte de bénéfices non répartis.

Si vous utilisez des numéros de compte composés de plusieurs segments, vous pouvez fermer les comptes de produits et de charges par segments et assigner un compte de bénéfices non répartis distinct à chaque code segment dans l'écran Codes de segment de GL.

Par exemple, vous pouvez réaliser la clôture de fin d'exercice en fonction du segment du service et assigner un compte de bénéfices non répartis distincts à chaque service de votre entreprise. Si un des services ne dispose pas d'un compte de bénéfices non répartis, Grand livre utilise le compte par défaut que vous saisissez dans l'onglet Compte de l'écran Options de GL.

Vous pouvez modifier le compte de clôture par défaut avant ou après la clôture de fin d'exercice.

Si vous avez sélectionné l'option Multidevise, vous devez également sélectionner le type de taux de change (par exemple un taux au comptant ou taux hebdomadaire) que vous utilisez le plus souvent lors de la conversion des devises de transaction à la devise fonctionnelle pendant la saisie des transactions.

Vous sélectionnez le type de taux par défaut du Grand livre à l'onglet Compte de l'écran Options du GL. Vous définissez les monnaies, les types de taux, les tables de taux et les taux de change dans les écrans du dossier Devise.

Vous pouvez modifier le type de taux par défaut à tout moment et utiliser un type de taux différent lorsque vous saisissez une transaction.

La devise fonctionnelle est la devise dans laquelle sont tenus les livres de votre entreprise. La devise fonctionnelle est généralement la devise du pays où l'entreprise a son siège social.

• Vous utilisez l'écran Profil de l'entreprise pour spécifier la devise fonctionnelle de l'entreprise.
• Utilisez l'écran Codes des devises pour définir les codes de devise de l'entreprise.

Important! Après avoir sélectionné cette option, vous ne pourrez plus la décocher.

Sélectionnez cette option si vous reporterez des quantités (par exemple, des nombres de livres, kilogrammes, actions ou autres unités de mesure), ainsi que des montants monétaires, à vos comptes.

Lorsque vous sélectionnez cette option, vous devez également saisir le plus grand nombre de décimales (jusqu'à trois) utilisé dans aucune des unités de mesure dans lesquelles vous reportez des quantités. Les données financières ou budgétées sont toujours stockées avec le même nombre de décimales. Ce nombre est déterminé par la devise fonctionnelle définie pour l'entreprise.

Avec chaque compte qui utilise des quantités, Grand livre conserve un solde de la quantité et une variation en quantité pour chaque période, ainsi qu'un solde et une variation monétaires. Vous pouvez reporter provisoirement des quantités, mais aussi des montants monétaires.

Important! Après avoir sélectionné cette option, vous ne pourrez plus la décocher.

Si vous avez choisi le traitement multidevise pour l'entreprise (dans l'écran Profil de l'entreprise), sélectionnez cette option afin d'utiliser la comptabilité multidevise pour vos fichiers de données de Grand livre.

Un grand livre multidevise permet de saisir, d'importer, de reporter et de stocker les opérations et d'établir les rapports les concernant en plus d'une devise.

Remarque : Dans l'écran Comptes de GL, vous devez sélectionner l'option multidevise pour chaque compte pour lequel vous souhaitez conserver également des soldes en devise de transaction.

Ce champ apparaît uniquement si vous avez sélectionné l'euro comme devise fonctionnelle et spécifié une devise de publication.

Vous spécifiez un compte d'arrondi pour garantir que les écritures de journal saisies dans la monnaie de publication soient équilibrées au moment du report.

Sélectionnez cette option pour classer les comptes de Grand livre en utilisant des groupements standards tels que Trésorerie et Valeur en espèces, Immobilisations, Coût des ventes, etc.

Si vous sélectionnez cette option, vous devez assigner un groupe de comptes à chaque compte que vous ajoutez dans votre livre auxiliaire.

Remarque : Vous devez sélectionner cette option pour utiliser les exemples de rapports fournis avec Générateur d'états financiers. Ces modèles de rapports dépendent de l'ensemble standard de groupes de comptes qui est livré avec Grand livre. Cependant, vous pouvez utiliser des groupes de comptes même si vous n'utilisez pas les états financiers standards de Générateur d'états financiers.

Sélectionnez cette option si vous souhaitez autoriser le report des lots à des exercices précédents.

Parce que vous pouvez cocher ou décocher cette option à tout moment, vous pourriez vouloir la laisser décochée pour éviter de reporter accidentellement des transactions à un exercice antérieur (comme par exemple en saisissant une date de transaction erronée).

Cependant, le report aux exercices précédentes devrait être autorisé dans certaines circonstances. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de reporter des écritures dans un exercice précédent pour :

• Saisir les soldes de l'exercice précédent à la création de la base de donnée du Grand livre de sorte à établir les soldes d'ouverture de l'exercice en cours et à saisir les données historiques.
• Corriger des erreurs éventuelles dans un exercice précédent.
• Saisir des écritures de régularisation après la clôture d'un exercice.

Remarque : Les écritures de Grand livre peuvent être reportées uniquement pour un exercice actif.

Le report provisoire est un report temporaire. Si vous sélectionnez cette option, Grand livre vous permet de reporter des transactions aux comptes et de produire des rapports financiers qui incluent les transactions reportées provisoirement.

Au besoin, vous pouvez par la suite supprimer ou modifier les transactions reportées provisoirement et vous pouvez les reporter de nouveau, soit de manière provisoire ou permanente.

Pour en savoir plus, consultez À propos du report provisoire.

Spécifiez le code source à utiliser par défaut dans l'écran Écriture de journal de GL.

Spécifiez les informations que les utilisateurs de Grand livre peuvent modifier dans les transactions de lots importés (lots créés dans un autre programme et ensuite importés).

Vous pouvez autoriser la modification des informations suivantes :

• Tous les champs
• Uniquement les dates (exercice et période, date du document, date de report et dates des détails de transactions)
• Aucune modification

Sélectionnez cette option si vous souhaitez améliorer votre piste de vérification.

Si vous sélectionnez cette option :

• Vous devez imprimer une liste de chaque lot et chaque lot doit être exempt d'erreurs avant de pouvoir être reporté.
• Si vous modifiez un lot, vous devez en imprimer une autre liste avant de le reporter. Vous pouvez imprimer les listes de lots vers les destinations d'impression à votre disposition.

Si vous ne sélectionnez pas cette option, vous pouvez toujours produire la liste d'un lot avant son traitement. Cependant, la production de la liste sera facultative.

Spécifiez le nombre d'années (antérieures à l'exercice en cours) pour lequel vous souhaitez enregistrer les soldes des périodes et les variations des comptes.

En fonction des besoins de votre entreprise et de votre capacité de stockage de données, vous pouvez conserver jusqu'à 99 années d'historique.

Lorsque vous effectuez la maintenance de fin de période, les séries financières antérieures au nombre d'années spécifié sont supprimées. L'écran Maintenance de fin de période vous donne la possibilité de supprimer les soldes de période et les variations qui sont antérieurs à ce nombre d'années.

Spécifiez le nombre d'années (antérieures à l'exercice en cours) pour lequel vous souhaitez conserver l'historique des transactions reportées.

Le nombre d'années pour lequel vous conservez des détails ne doit pas dépasser le nombre indiqué dans le champ Ans de séries financières.

Vous pouvez conserver jusqu'à 99 années de détails de transaction et de séries financières.

Lorsque vous effectuez la maintenance de fin de période, les détails de transaction antérieurs au nombre d'années spécifié sont supprimés. L'écran Maintenance de fin de période vous donne la possibilité de supprimer les détails de transaction qui sont antérieurs à ce nombre d'années.

Sélectionnez un budget si vous souhaitez empêcher les utilisateurs de saisir, supprimer ou modifier des montants. Vous pouvez verrouiller un budget pour empêcher quiconque de saisir des données budgétaires dans une série financière que vous avez décidé de ne pas utiliser. Une fois que les montants de tous les comptes ont été saisis, vous pouvez aussi verrouiller la série financière contenant votre budget initial.

Vous pouvez créer jusqu'à cinq budgets pour chaque compte de Grand livre.

Une série financière de budget peut être verrouillée ou déverrouillée à tout moment. Le fait de verrouiller une série financière de budget ne la supprime pas ; les données relatives au budget sont normalement conservées pendant le nombre d'années spécifié dans le champ Ans de séries financières à l'onglet Report de l'écran Options de GL.

Sélectionnez le segment de compte pour lequel vous spécifiez des informations supplémentaires.

Pour en savoir plus, consultez À propos des segments de compte.

Sélectionnez la structure de numéro de compte que vous utilisez le plus souvent dans vos numéros de compte de Grand livre. Par exemple, si vous avez deux segments de numéro de compte et la plupart de vos numéros de compte utilisent les deux segments, vous saisiriez le code correspondant à la structure de numéro de compte qui inclut les deux segments.

Lorsque vous ajoutez des nouveaux comptes, le code de structure par défaut que vous spécifiez apparaît sous l'onglet Détail de l'écran Comptes de GL et, à moins que vous assigniez une structure différente, celui-ci spécifie le format du numéro de compte.

Utilisez l'écran Structures de comptes de GL pour définir les structures de numéro de compte à utiliser dans Grand livre.

Sélectionnez le caractère qui séparera les différents segments du numéro de compte.

Lorsque vous saisissez des numéros de compte dans le programme, vous pouvez taper les séparateurs vous-même ou laisser Grand livre les insérer automatiquement à votre place.

Les séparateurs valides sont - / \ . *