Écran de Comptes de GL

Pour utiliser les mêmes champs optionnels dans les détails de transactions que ceux utilisés dans le compte, cliquez sur le bouton Remplacer champs optionnels.

Si vous avez défini les mêmes champs optionnels pour les comptes et pour les détails de transactions dans Champs optionnels de GL, le programme remplace les champs optionnels à l'onglet Champs optionnels transaction par ceux qui correspondent aux champs optionnels utilisés dans l'onglet Champs optionnels.

Si un champ optionnel du compte n'a aucun champ optionnel de transaction correspondant dans Champs optionnels de GL, alors le champ n'est pas utilisé pour les détails de transactions.

Spécifiez le numéro du compte auquel le détail sera reporté.

Indiquez si vous voulez ventiler le compte en fonction de son solde ou de ses données quantitatives.

• Ventiler par solde de compte répartit le solde du compte dans les comptes cibles en fonction des pourcentages que vous spécifiez à l'onglet Ventilation. (Par exemple, vous pourriez répartir 25% du solde dans chacun des quatre comptes.) Ce choix ventile les soldes seulement, mais ne répartit pas les quantités.
• Ventiler par données quantitatives du compte répartit la quantité nette d'un compte dans les comptes cibles selon les pourcentages que vous spécifiez. Ensuite elle distribue le solde de compte dans les comptes cibles basés sur les données quantitatives qui ont été réparties. Tous les comptes doivent utiliser des quantités et ils doivent avoir la même unité de mesure.

Saisissez le pourcentage des montants ou des quantités qui doivent être ventilés à ce compte. Le pourcentage correspondant à chaque compte doit être supérieur à 0 et le cumul du pourcentage de tous les comptes doit totaliser 100% (le total courant sera affiché dans le champ Pourcentage total).

Si vous reventilez par solde de compte, le programme répartit ce pourcentage du solde au compte cible. (Par exemple, vous pourriez répartir 25% du solde dans ce compte.)

Si vous reventilez par données quantitatives du compte, le programme répartit ce pourcentage de la quantité nette dans le compte cible, puis il répartit une partie du solde du compte dans le compte cible et ce, en fonction de la quantité ventilée.

Vous pouvez saisir une description comportant un maximum de 60 caractères pour chaque ligne de détail. La description est répertoriée avec le détail sur les listes de lots, les journaux de report et les journaux sources (si le détail n'a pas été consolidé).

Saisissez une référence facultative, d'une longueur maximale de 60 caractères. Il peut s'agir de n'importe quel type de référence que vous voulez conserver avec les détails de ventilation. Celle-ci est répertoriée avec les détails de ventilation sur les listes de lots, les journaux de report et les listes de transactions du GL.

Si vous ne consolidez pas les détails, les références sont aussi répertoriées sur les journaux sources. Si vous imprimez des journaux sources par référence, vous pouvez utiliser la même référence pour tous les détails d'une écriture, de sorte que tous les détails d'une écriture soient regroupés.

Utilisez ce champ pour spécifier le code source requis. Un code source est un code en deux parties et constitué de quatre caractères. Il est utilisé par le Grand livre pour indiquer l'origine d'une opération. Chaque écriture de journal est affectée d'un code source. Ainsi, GL-SC peut indiquer une sortie de caisse entrée dans un lot de GL.

Les deux premiers caractères, le préfixe du code source, identifient le livre ou le livre auxiliaire d'où provient l'opération (par exemple, GL pour Grand livre). Les deux derniers caractères, le suffixe du code source, décrivent le type d'opération (par exemple, une sortie de caisse). Les codes sources sont attribués automatiquement par les journaux auxiliaires.

La définition des codes sources à utiliser pour les opérations créées dans Grand livre et pour les lots importés dans Grand livre se fait à l'écran Codes sources de GL.

Le code de devise par défaut est automatiquement affiché lorsque vous saisissez des opérations pour le compte. Vous pouvez toutefois changer ce code au cours de la saisie des opérations.

L'utilisation d'une devise par défaut permet d'accélérer la saisie des données.

Si vous voulez reporter au compte uniquement dans les devises qui lui ont été assignées, sélectionnez Devises spécifiées. Vous devez ensuite saisir chaque devise dans laquelle vous pouvez reporter au compte. Le programme rejettera les opérations libellées dans des devises autres que celles spécifiées et inclura ce type d’opération dans son rapport d'erreurs de report.

Pour reporter des montants dans n'importe quelle devise définie dans les tables de devises, vous devez sélectionner l'option Toute devise.

Indiquez si le solde de ce compte doit être réévalué pour une devise donnée lorsque vous créez un lot de réévaluation de devises. Vous devez ensuite spécifier un code de réévaluation pour la devise.

Remarque : Si vous sélectionnez Non, vous pourrez malgré tout réévaluer les soldes des comptes en forçant la réévaluation lorsque vous exécuterez le programme Créer lot de réévaluation.

Un Grand livre multidevise permet de consigner des montants dans plusieurs devises et les convertit automatiquement dans la devise fonctionnelle de l'entreprise au moment de la saisie et du report des transactions.

Comme les cours de change fluctuent, vous devez réévaluer les soldes avec le cours du jour, tout spécialement en fin de période ou en fin d'exercice avant l'impression des états et des rapports financiers.

Les codes de réévaluation fournissent à Grand livre :

• Le type de cours du change.
• Le code source des transactions.
• Le compte de gain sur change.
• Le compte de perte sur change.

Les codes de réévaluation sont définis dans l'écran Codes de réévaluation du dossier Configuration de GL.

Devise dans laquelle une opération a été traitée.

Spécifiez un groupe de comptes dans ce champ.

Les groupes de comptes servent à organiser les données comptables sur les rapports en fonction de classifications générales (telles que Trésorerie, Autres éléments d'actif à court terme ou Capitaux propres des actionnaires).

Chaque compte de Grand livre est identifié comme compte de bilan (type B), compte de résultats (type I) ou compte de bénéfices non répartis (type R).

Grand livre utilise les types de comptes pour calculer correctement les soldes et transférer automatiquement les soldes des comptes de produits et de charges aux bénéfices non répartis à la clôture de l'exercice.

Vous devez définir au moins un compte du type « bénéfices non répartis », mais vous pouvez en spécifier un différent pour chaque code d'un segment de numéro de compte spécifique. (Autrement dit, vous pouvez avoir un compte de bénéfices non répartis pour chacun de vos services ou chacune de vos régions).

Grand livre peut ventiler automatiquement le solde de tout compte vers d'autres comptes en fonction de critères définis par l'utilisateur.

Un compte de ventilation répartit son solde vers d'autres comptes de l'entreprise.

Pour ce faire, sélectionnez l'option Ventilation automatique à l'onglet Détail de l'écran Comptes du GL.

Lorsque vous définissez le compte comme compte de ventilation, vous devez préciser les comptes auxquels seront transférés les montants ventilés et les pourcentages de ventilation. Ces données sont spécifiées à l'onglet Ventilation de l'écran Comptes du GL.

La création des transactions de ventilation se fait à l'écran Créer lot de ventilation.

Il s'agit du segment du numéro de compte par lequel vous voulez solder les comptes en fin d'exercice. Le Grand livre vous permet de définir un compte de bénéfices non répartis distinct pour chacun des segments que vous avez entré dans la table des Codes de segments.

Ainsi, si le système de numérotation des comptes de GL, prévoit deux segments, un pour le compte et l’autre pour le service, vous pouvez solder les comptes par service selon la méthode décrite ci-dessous :

1. Marquez le segment service comme segment de clôture dans l'écran Options du GL.
2. Dans l'écran Codes de segments, répertoriez chacun des services ainsi que le compte de bénéfices non répartis vers lequel leurs soldes doivent être transférés.
3. Pour chaque compte, choisissez le segment Service dans le champ Clôture au segment de l'écran Comptes.

Les comptes pour lesquels aucun segment n’a été spécifié sont soldés dans le compte de clôture de bénéfices non répartis par défaut. Le GL utilise également le compte de clôture par défaut dans le cas où le numéro du compte ne contiendrait qu'un seul segment.

Vous pouvez désigner un compte comme compte de contrôle pour les livres auxiliaires de Sage 300. Seules les opérations créées par les livres auxiliaires pourront y être reportées.

Pour empêcher les reports accidentels, vous pouvez spécifier les livres auxiliaires pour lesquels le compte de contrôle est établi. Seules les opérations créées par ces livres auxiliaires pourront y être reportées.

Grand livre vérifie les livres auxiliaires en analysant les deux premiers caractères du code source compris dans la transaction de chaque livre auxiliaire. Ces deux premiers caractères doivent correspondre aux codes du livre auxiliaire voulu. Par exemple, toutes les opérations créées par les Comptes clients ont un code source commençant pas CC.

Grand livre permet de consigner dans les comptes des données quantitatives parallèlement aux données financières.

Si vous avez sélectionné l'option Gérer les quantités du Grand livre, vous pouvez spécifier les comptes dans lesquels pourront être reportées des données quantitatives (comme le nombre d'unités achetées ou vendues).

Chaque compte dans lequel sont consignées des quantités affiche un solde financier et un solde quantitatif pour chaque période. Vous pouvez reporter une quantité dans la série financière de quantités à chaque report d'une opération financière dans le compte.

Les données concernant les quantités sont conservées le même nombre d'années que les données financières.

Exemple : La série financière de quantités sert généralement à consigner les quantités vendues pour chaque opération de vente.

Remarque : Contrairement aux données financières, les données relatives aux quantités n'ont pas besoin de s'équilibrer (c'est-à-dire que, dans une écriture de journal, les débits et les crédits en quantité n'ont pas besoin d'être égaux).

Cette option vous permet d'utiliser plusieurs monnaie de transaction pour gérer les soldes d'un compte.

Pour créer des comptes multidevises, vous devez :

• Avoir acheté et installé Sage 300 Multicurrency.
• Sélectionner l'option Multidevise pour l'entreprise dans l'écran Profil de l'entreprise.
• Sélectionner l'option Multidevise pour Grand livre dans l'écran Options de GL.

• Sélectionner l'option Multidevise pour chaque compte à l'onglet Détail de l'écran Comptes du GL.

  L'assignation des devises à un compte se fait à l'onglet Devise de l'écran Comptes du GL.

Important! Vous pouvez en tout temps transformer un compte de devise unique en multidevise. Cependant, une fois l'option multidevise retenue pour un compte, vous ne pouvez plus la supprimer.

Par contre, vous pouvez désactiver l'option multidevise pour un compte quelconque en restreignant le report des devises à la devise fonctionnelle dans l'onglet Devise de l'écran Comptes du GL.

Ce paramètre vous permet d'indiquer si le solde du compte est normalement débiteur ou créditeur. Par exemple, la plupart des comptes d'actif et des comptes de charges ont un solde débiteur tandis que les comptes de passifs, de produits et de bénéfices non répartis affichent normalement un solde créditeur.

Le type normal de solde peut être utilisé pour les consultations et les rapports comme critère de sélection et peut aider à distinguer un compte d'actif d'un compte de passif (comptes de bilan) et un compte de produits d'un compte de charges (comptes de résultat).

Il est possible d'utiliser ce paramètre pour présenter des états financiers en deux colonnes.

Ce paramètre n’a pas de répercussion sur les reports.

Lorsque vous configurez un compte, vous spécifiez si les détails des mouvements débiteurs et créditeurs sont reportés au compte de manière détaillée ou consolidée ou bien si le report au compte est interdit.

• Détail.  Toutes les écritures de débit et de crédit reportées au compte sont consignées et peuvent être répertoriées individuellement sur les journaux sources et dans le rapport Liste des transactions du GL. Vous pouvez aussi sélectionner l'option Détail afin de sauvegarder les informations des champs optionnels avec les transactions.
• Consolidé. Si vous reportez des transactions consolidées, les champs optionnels des transactions ne sont pas enregistrés.

  Il existe deux moyens de consolider les montants reportés au Grand livre :

  • Au cours du processus de report, si vous sélectionnez l'option de report Consolidé pour le compte.
  • Après le report des transactions, dans l'écran Consolider les transactions reportées.
• Interdit.  Vous ne pouvez pas reporter au compte et vous ne pouvez pas sélectionner ce compte comme compte de change.

Sélectionnez cette option pour indiquer que le compte est un compte parent. Vous ajoutez des membres au compte parent dans l'onglet Parent qui apparaît après avoir coché la case.

Les comptes parents vous permettent de consolider ou de "cumuler" les soldes et les quantités (le cas échéant) des comptes pour obtenir un solde sommaire. Vous pouvez les utiliser à des fins de classification, de budgétisation et de production de rapports.

Pour en savoir plus sur les comptes parents, consultez À propos des comptes parents.

Vous pouvez assigner un état à un compte de la manière suivante :

• Sélectionnez l'état Actif pour tout compte dans lequel vous voulez pouvoir reporter des transactions.

• Sélectionnez l'état Inactif si vous ne voulez pas reporter de transactions à ce compte pour le moment.

  Par exemple, vous pouvez utiliser l'état Inactif pour vous assurer qu'aucune transaction ne sera reportée à un compte que vous envisagez de le supprimer en fin d'exercice.

Si Grand livre utilise plusieurs segments pour les numéros de compte, vous devez spécifier la structure de compte voulue lors de la configuration d'un compte. (Les structures de compte déterminent quels segments apparaissent dans un numéro de compte et l'ordre dans lequel ils apparaissent.)

Le code de structure spécifié pour un compte identifie la structure de compte et par conséquent le format que le numéro de compte doit utiliser.

Une description du code de structure sélectionné s'affichera dans le champ Description code de structure adjacent.

Utilisez la colonne Champ optionnel pour indiquer les codes des champs optionnels que vous voulez ajouter au compte sélectionné. Après avoir sélectionné un code, la description correspondante s'affiche dans le champ adjacent.

Il n’y a aucune limite quant au nombre de champs optionnels que vous pouvez utiliser dans un compte. Cependant, vous pouvez seulement ajouter des champs optionnels que vous avez précédemment définis comme champs optionnels de compte dans l'écran de configuration Champs optionnels de GL.

Utilisez cette colonne pour saisir la valeur voulue pour chaque champ optionnel que vous assignez à un compte.

Si le champ optionnel est validé, vous devez spécifier une valeur qui a déjà été définie pour le champ optionnel. Si le champ optionnel autorise des blancs, vous pouvez aussi laisser la valeur du champ optionnel en blanc.

Si le champ optionnel n'est pas validé, vous pouvez saisir toute combinaison de caractères alphanumériques, caractères spéciaux et espaces, pourvu qu'elle ne dépasse pas la longueur maximum spécifiée pour le champ optionnel.

Si le champ Valeur définie indique Oui, vous devez également saisir une valeur sauf dans les cas suivants :

• Dans un champ optionnel de type texte ou date, lorsque ces champs ont déjà été définis comme devant être validés et autorisant des blancs.
• Lorsque les champs optionnels de type texte ou date ne sont pas validés.

Sélectionnez Visualiser compte pour consulter les comptes membres d'un compte parent sélectionné dans la colonne latérale.

Pour ajouter ou supprimer des comptes membres du compte parent sélectionné, cliquez sur Ajouter ligne ou Supprimer ligne.

• Si vous cliquez sur Ajouter ligne, l'écran Ajouter comptes membres s'ouvre.
• Si vous cliquez sur Ajouter lignes, l'écran Ajouter comptes membres s'ouvre avec plusieurs options de saisie et de plages.

Pour en savoir plus, consultez Ajouter un compte parent.

Les comptes de contrôle peuvent accepter des transactions provenant de tous les livres auxiliaires répertoriés à l'onglet d'informations Livre auxiliaire du compte de contrôle.

Pour ajouter d'autres livres auxiliaires, créez une nouvelle ligne en cliquant sur le bouton Ajouter ligne et spécifiez les codes des livres auxiliaires.

Appuyez sur la barre d'espacement ou double-cliquez sur le champ À insérer pour en modifier la valeur.

• Sélectionnez la valeur Oui dans ce champ si vous voulez que Sage 300 affiche le champ optionnel et sa valeur par défaut dans les détails de transaction.
• Sélectionnez Non si vous ne voulez pas que le champ optionnel apparaisse automatiquement.

Utilisez cette colonne pour saisir la valeur par défaut voulue pour chaque champ optionnel de transaction que vous assignez à un compte.

Lorsque vous utilisez le compte dans un détail de transaction, les champs optionnels de transactions et leurs valeurs par défaut sont utilisés dans le détail (à moins que vous ne les modifiez).

Si le champ optionnel est validé, vous devez spécifier une valeur qui est prédéfinie pour le champ optionnel. Si le champ optionnel autorise des blancs, vous pouvez aussi laisser la valeur du champ optionnel en blanc.

Si le champ optionnel n'est pas validé, vous pouvez sélectionner une valeur de champ optionnel qui a été prédéfinie ou vous pouvez saisir toute combinaison de caractères alphanumériques, caractères spéciaux et espaces ne dépassant pas la longueur indiquée pour le champ optionnel.

Utilisez cette colonne pour spécifier les codes des champs optionnels que vous voulez utiliser dans les détails de transaction dans lesquels ce compte est compris. Ensuite, lorsque vous utilisez le compte dans un détail de transaction, le programme utilise les champs optionnels de transaction et leurs valeurs par défaut pour le détail (à moins que vous ne les modifiez dans l'écran Champs optionnels du détail).

Vous pouvez assigner les codes manuellement ou vous pouvez cliquer sur le bouton Remplacer champs optionnels pour utiliser dans les transactions les mêmes champs optionnels que ceux utilisés dans le compte.

Il n’y a aucune limite quant au nombre de champs optionnels de transactions que vous pouvez assigner à un compte, mais vous pouvez seulement ajouter des champs optionnels que vous avez préalablement spécifiés comme champs optionnels de détails de transaction dans l'écran Champs optionnels de Grand livre.

Sélectionnez cette option pour que le champ optionnel soit requis dans les transactions qui utilisent ce compte.

Remarque : Lorsque vous sélectionnez Requis, l'option À insérer est automatiquement sélectionnée. (Les champs requis sont insérés automatiquement dans les nouvelles transactions.)

Si le champ optionnel est requis, celui-ci doit contenir une valeur avant de pouvoir sauvegarder la saisie.

Le champ Valeur définie indique Oui si Grand livre a déjà défini une valeur (y compris une valeur en blanc autorisée) pour le champ.