Un numéro de compte se compose d'un maximum de dix parties appelées segments. Chaque segment peut comporter un maximum de 15 caractères. Vous définissez les segments de compte à l'onglet Segments de l'écran Options du GL.
Les codes de segment valides pourraient être les codes de tous les services de votre entreprise, les codes de division d'entreprise, etc.
Lorsque vous définissez des segments de compte, vous devez :
- Utiliser l'écran Structures de comptes de GL pour définir des structures de comptes — les différentes combinaisons de segments utilisés dans vos numéros de compte.
- Utiliser l'écran Codes de segment pour spécifier les segments de compte à utiliser dans des numéros de comptes particuliers, ainsi que l'ordre dans lequel ils doivent apparaître.
Taille des numéros de compte
Vous pouvez définir un maximum de dix segments.
Les numéros de compte ne doivent pas dépasser 45 caractères, y compris les séparateurs. Cependant, la plupart des rapports de Grand livre qui incluent des numéros de compte assumeront que vos numéros seront de 24 caractères ou moins. Si vous utilisez des numéros plus longs, vous devrez modifier vos rapports. Si vous définissez 10 segments, il est peu probable qu'un de vos numéros de compte contiendra les 10.
- Vous pouvez utiliser jusqu'à 15 caractères dans un seul segment.
- Les numéros de compte peuvent contenir entre un et dix segments, et vous pouvez faire varier le nombre et l'ordre des segments utilisés dans les numéros de compte d'un même grand livre.
Le tableau suivant montre une organisation de segments typique :
|
Segment |
Description |
Longueur |
|---|---|---|
|
1 |
Code de compte |
4 |
Format de numéro de compte
Un segment du numéro de compte est appelé le segment de compte. Ce segment identifie le but exact du compte (tel que fonds de caisse).
Vous spécifiez le numéro du segment de compte dans le champ Segment du compte à l'onglet Segments de l'écran Options de GL. Chaque numéro de compte et structure de numéro de compte que vous ajoutez doivent inclure le segment de compte.
D'autres segments de compte peuvent identifier les divisions, les services, les entrepôts et ainsi de suite.
Le séparateur sert à séparer les segments du numéro de compte pendant la saisie et l'affichage, ainsi que sur les rapports, pour en faciliter la lecture.
Vous pouvez utiliser chaque segment de numéro de compte défini pour sélectionner et trier les comptes qui apparaissent sur les rapports et dans les consultations.
Si vos numéros de compte ont deux segments définis, vous pouvez avoir les numéros de compte de fonds de caisse suivants :
|
Service |
Numéro de compte |
Description du compte |
|---|---|---|
|
15 20 25 |
1000 1000 1000 |
Fonds de caisse, Bureau Fonds de caisse, Usine Fonds de caisse, Chantier |
Dans cet exemple, un segment identifie le service et l'autre est le segment de compte. Des segments supplémentaires peuvent identifier d'autres services fonctionnels de l'entreprise.
L'exemple suivant montre une numérotation de compte à trois segments :
A-15-1000
Numéros de compte composés d'un seul segment
Un numéro de compte d'un seul segment n'a que le segment de compte. Vous ne pouvez pas créer des codes de structure de compte ou des codes de segment pour un numéro de compte composé d'un seul segment.
Vous ne pouvez pas fermer des comptes de produits et de charges composés d'un seul segment par segment de numéro de compte (tel que le segment de service). Au lieu de cela, GL ferme les comptes au compte de clôture par défaut spécifié sous l'onglet Compte de l'écran Options de GL.
Modification des segments
À tout moment, vous pouvez ajouter de nouveaux segments, modifier les descriptions des segments, supprimer un segment, tant que celui-ci n'est pas assigné à une structure de numéro de compte, ou modifier la longueur d'un segment, tant que celui-ci n'est pas utilisé dans une structure de numéro de compte.
Structures de comptes
Une structure de compte identifie les segments de compte qui sont utilisés par des comptes particuliers dans votre grand livre et l'ordre de ces segments dans le numéro de compte.
Les structures de compte vous permettent d'utiliser des nombres de segments de compte différents dans vos codes d'un même Grand livre.
Vous pouvez définir un nombre illimité de structures de compte.
Si vous avez défini quatre segments de compte dans l'écran Options de GL :
- Vous pouvez définir une structure de compte qui utilise seulement deux segments dans les numéros de compte (par exemple, le segment de compte et le segment de service).
- Vous pouvez définir une autre structure pour les numéros de compte disposant de quatre segments, tels que le segment de compte et les segments correspondant au service, à la région de ventes et au type de produit.