À propos de la création de rapports à partir de spécifications

Si vous imprimez un état financier dans l'écran Impression des états financiers de GL, vous ne voyez pas la spécification de rapport. Au lieu de cela, Générateur d'états financiers ouvre la spécification dans Microsoft Excel, traite les commandes de spécification dans la plage Spec de la feuille de calcul, et imprime le rapport.

Au contraire, si la feuille de calcul ne contient pas de plage Spec, Générateur d'états financiers recalcule la feuille de calcul pour les plages de comptes, les groupes de compte ou les segments spécifiés sur l'écran Impression des états financiers de GL, et imprime alors toute la feuille de calcul ou la zone d'impression définie dans la feuille de calcul.

Production d'états financiers dans l'Éditeur d'états financiers

Quand vous éditez une spécification de rapport (dans Éditeur d'états financiers), vous pouvez aussi essayer de tester la spécification d'état en question.

Pour produire le rapport final, utilisez Vue RF. Pour en savoir plus sur l'utilisation de Vue RF, consultez Commande du menu RF.

Vue RF produit le rapport en utilisant les mêmes options d'impression que celles utilisées pour imprimer un rapport dans l'écran Impression des états financiers. Toutefois, elle fournit deux options supplémentaires dans la rubrique Inclure :

Information-Audit. Si vous choisissez cette option, Générateur d'états financiers énumère les résultats des références de numéro de compte dans la colonne A de la plage de rapport de la feuille de calcul. Ces informations vous permettent de vérifier les numéros de tous les comptes inclus dans votre état (dans la mesure où vous saisissez D dans la colonne D du rapport).
Formules. Si vous sélectionnez cette option, Générateur d'états financiers insère une formule dans chaque cellule du rapport final où vous avez besoin d'insérer des informations de Grand livre. Vous pouvez alors actualiser le rapport à tout moment en recalculant la feuille de calcul.

Important! Les feuilles de calcul avec des formules sont beaucoup plus grand que les spécifications de rapport standards. Produire des états qui incluent des formules prend plus de temps, car Excel calcule la valeur de chaque formule à mesure qu'il les produit.

Après avoir produit un rapport, vous pouvez en afficher un aperçu en cliquant sur Fichier > Imprimer dans Excel.

À propos de l'utilisation de critères de sélection

Vous pouvez spécifier des critères de sélection sur une ligne de spécification par défaut, sur des lignes de spécification individuelles et dans des formules. Avec toutes ces options de sélection des comptes, vous devez déterminer avec certitude les critères qui sont présentement appliqués.

Important! Les comptes doivent répondre à certaines restrictions et à certains critères spécifiés dans l'écran Vue RF.

La première restriction que vous appliquez à la sélection des comptes s'effectue dans l'écran Vue RF (ou dans l'écran Impression des états financiers de GL). Le filtrage de la plage de comptes au niveau du rapport est en vigueur pour n'importe quelle référence de compte qui spécifie une plage de comptes.

Pour en savoir plus, consultez À propos des critères de sélection pour le filtrage des comptes.

Remplacer des plages de comptes

Vous pouvez remplacer les plages de l'écran Vue RF de deux façons :

En spécifiant des codes de segment qui ne sont pas compris dans les plages définies sur l'écran Vue RF.
En utilisant le préfixe $ dans des références de numéro de compte particulières.

À moins d'annuler l'écran Vue RF, les comptes doivent aussi bien être compris dans la plage spécifiée et répondre aux autres critères spécifiés sur l'écran Vue RF.

Si vous spécifiez le moindre critère de sélection dans la colonne B d'une ligne de spécification par défaut, ce critère est en vigueur à moins que vous ne l'annuliez.

Vous pouvez annuler les critères sur une ligne donnée en plaçant une nouvelle expression de critères dans la colonne B. L'expression de critères est uniquement en vigueur pour la ligne sur laquelle vous l'avez définie. Si vous spécifiez un critère pour une seule formule sur la ligne, les critères de la ligne sont ignorés.