À propos des champs optionnels dans Grand livre
Ajouter des soldes de comptes et quantités à un nouveau Grand livre
Vous devez assigner un code de structure de compte à chaque nouveau compte. Le code de structure de compte vérifie le numéro de compte lorsque vous le saisissez et détermine la façon dont le numéro est affiché dans les fenêtres et imprimé dans les rapports.
Vous établissez les règles de validation de segment à l'écran Codes de segment de GL.
Déterminez :
- Le numéro de compte et la description (nom) du compte.
- Le code structure du compte.
- Le type de compte et le solde de compte normal (débit ou crédit)
- Le groupe de comptes auquel le compte appartient, si l'entreprise utilise les groupes de comptes.
- Si vous reportez les transactions sous forme détaillée ou consolidée ou interdisez le report à certains comptes.
- Si vous fermez un compte de produit ou de charges à un compte spécifié pour un code de segment de compte particulier.
- Si vous utilisez ce compte comme compte de contrôle pour un grand livre auxiliaire, et si tel est le cas, précisez le grand livre auxiliaire.
- Si vous reventilez le solde de compte à d'autres comptes à intervalles réguliers, et si tel est le cas, précisez les comptes et le pourcentage.
- Les devises dans lesquelles vous saisissez les transactions pour le compte (si vous avez un grand livre multidevise).
- Si vous stockez des informations supplémentaires du compte en utilisant les champs de comptes optionnels.
- Si vous conservez les champs optionnels avec les transactions que vous reportez au compte.
- Si vous maintenez des données quantitatives pour un compte, et si tel est le cas, précisez l'unité de mesure à utiliser.
- Si vous consolidez des comptes et précisez les comptes à consolider.
Pour ajouter un nouveau compte au Grand livre :
- Grand livre > Comptes de GL > Comptes.
- Dans le champ Compte, tapez le nouveau numéro de compte, et ensuite appuyez sur la touche Tab.
Vous pouvez taper les numéros de compte avec ou sans le caractère délimiteur utilisé pour séparer les segments de numéros de compte.
- Saisissez une description du compte.
- Fournissez les informations dans les champs à l'onglet Détail, comme suit :
- Si vous avez plus d'un segment dans vos numéros de compte, utilisez le dépisteur pour le champ Code de structure afin de choisir la structure de compte qui correspond aux segments dans le compte que vous ajoutez.
- Dans le champ Solde courant, spécifiez si ce compte a normalement un solde débiteur ou créditeur.
- Dans le champ Type de compte, sélectionnez État des résultats, Bilan ou Bénéfices non répartis pour ce compte.
- Si vous utilisez des groupes de comptes, utilisez le dépisteur pour le champ Groupe de comptes pour le sélectionner.
- Dans le champ Reporter au compte, sélectionnez Détail, Consolidé ou Interdit.
Remarque : Vous ne pouvez pas reporter à un compte interdit.
- Sélectionnez les options supplémentaires suivantes à l'onglet Détail, au besoin :
- Si vous souhaitez ventiler automatiquement les soldes depuis ce compte, cochez l'option Ventilation automatique, et fournissez les informations à l'onglet Ventilation qui s'affiche.
Important! Pour ventiler des soldes par quantité, vous devez également cocher l'option Gérer les quantités pour tous les comptes associés à la ventilation du compte et vous assurer qu'ils utilisent tous la même unité de mesure.
- S'il s'agit d'un compte de contrôle, cochez l'option Compte de contrôle. Ensuite, spécifiez les grands livres auxiliaires qui utilisent le compte à l'onglet Livre auxiliaire.
- S'il s'agit d'un compte multidevise, cochez l'option Multidevise. Puis, à l'onglet Devise, précisez :
- Les devises que vous pouvez reporter au compte.
- Si le compte est soumis à la réévaluation.
- Pour désigner un compte comme compte parent, cochez l'option Parent. Ensuite ajoutez des comptes associés à l'onglet Parent. Pour obtenir plus de renseignements, consultez Ajouter un compte parent.
- Si vous souhaitez ventiler automatiquement les soldes depuis ce compte, cochez l'option Ventilation automatique, et fournissez les informations à l'onglet Ventilation qui s'affiche.
- Si vous utilisez les champs optionnels :
- Utilisez l'onglet Champs optionnels pour spécifier les champs optionnels à utiliser pour obtenir des renseignements supplémentaires que vous souhaitez stocker avec le compte.
- Utilisez l'onglet Champs opt. de transaction pour spécifier les champs optionnels de transaction et leurs valeurs par défaut à utiliser en détail que vous reportez pour ce compte.
- Lorsque vous avez terminé l'ajout des informations dans tous les onglets, cliquez sur Enregistrer.
Si vous configurez le Grand livre, et avez ajouté tous vos comptes, vous devriez maintenant ajouter les soldes de l'exercice précédent.