Les champs optionnels sont disponibles si vous avez acheté et activé Transaction Analysis and Optional Field Creator de Sage 300, un progiciel sous licence distincte.
Les champs optionnels de Comptes clients vous permettent de personnaliser votre module de Comptes clients en vous permettant de stocker un nombre illimité d’informations supplémentaires avec les enregistrements de client et les détails de transaction.
Les champs optionnels fournissent un moyen supplémentaire d’analyse des données des créances. Vous pouvez inclure des renseignements de champs optionnels lorsque vous imprimez des listes de clients, des comptes nationaux, des groupes de clients, des adresses d’expédition et des frais périodiques.
En outre, vous pouvez sélectionner des déclarations, des lettres, des étiquettes, des rapports d’âge,et des rapports de transactions de clients grâce aux champs optionnels. Lorsque vous utilisez les champs optionnels comme critères de sélection, Comptes clients imprime les renseignements uniquement pour les clients qui utilisent les champs optionnels définis dans les plages précisées.
Si vous utilisez exactement les mêmes champs optionnels dans Comptes clients et Grand livre, Grand livre peut conserver les renseignements des champs optionnels envoyés avec les transactions que vous générez dans Comptes clients. (Les paramètres des champs optionnels vous permettent de filtrer les renseignements des champs optionnels envoyés au Grand livre.)
Vous pouvez utiliser un nombre illimité de champs optionnels dans Comptes clients. Cependant, vous devez d’abord définir les champs optionnels pour votre système Sage 300 à l’aide de l’écran Champs optionnels dans Services communs. Pour en savoir plus sur la configuration des champs optionnels dans Services communs, consultez l’aide du gestionnaire du système.
Après avoir configuré des champs optionnels pour votre système Sage 300, vous utilisez l’écran Options de CC dans le dossier Configuration de CC pour définir les champs optionnels à utiliser avec les enregistrements et les transactions de Comptes clients suivants :
- Clients, comptes nationaux et groupes de clients.
- Adresses d’expédition.
- Factures (y compris les factures d’intérêts, de retenue et de frais périodiques).
- Détails de facture.
- Ajustements (y compris les ajustements de radiations).
- Encaissements.
- Réévaluation.
Vous pouvez affecter des champs optionnels clients à des enregistrements clients dans Comptes client. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez :
- Écran Clients de CC
- Écran Comptes nationaux de CC
- Écran Groupes de clients de CC
- Écran Adresse d'expédition de CC
- Écran Frais périodiques de CC
Vous pouvez affecter des champs optionnels configurés pour être utilisés dans les écrans de saisie de transactions pour des transactions particulières. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez :
- À propos de la saisie de champs optionnels dans les ajustements
- À propos de la saisie de champs optionnels sur les factures
- À propos de la saisie de champs optionnels sur les encaissements
Champs optionnels dans les écrans Clients
Les champs de client optionnels configurés pour l’insertion automatique s’affichent aux onglets Champs optionnels des nouvelles fiches de clients, comptes nationaux et groupes de clients.
Les valeurs par défaut des champs optionnels sont affichées de la manière suivante dans les fiches de :
- Groupes de clients. La valeur affichée est celle qui a été saisie dans la fiche Champs optionnels.
- Comptes nationaux. Si aucune valeur n’a été définie dans la fiche de groupe de clients pour un champ optionnel donné, le programme affiche la valeur par défaut assignée au champ optionnel dans le carnet Champs optionnels de CC
- Clients. Les champs optionnels et les valeurs que vous affectez à un compte national s’affichent par défaut dans l’onglet Champs optionnels de tous les nouveaux enregistrements de client que vous ajoutez au compte national.
Si le client appartient à un compte national, Comptes clients affiche les champs optionnels et leurs valeurs par défaut (le cas échéant) de l'enregistrement du compte national.
Si l'enregistrement du compte national et celui du groupe de clients indiquent une valeur par défaut pour un champ optionnel, la valeur provenant du compte national est utilisée.
Si le client n'appartient pas à un compte national, le programme affiche les champs optionnels définis pour le groupe de clients auquel le client appartient.
Vous pouvez accepter ou modifier les valeurs par défaut des champs optionnels affichées dans les enregistrements de groupes de clients, de comptes nationaux, de clients et d'adresses d'expédition.
Remarque : Le champ Valeur définie vous avertit si un champ optionnel a une valeur par défaut en « blanc » insérée automatiquement. S’il a une valeur en blanc, le champ Valeur définie affiche Oui. (Vous ne pouvez pas affirmer si un champ optionnel a une valeur par défaut en blanc ou aucune valeur, simplement en regardant le champ Valeur.)
Les champs optionnels d’adresse d’expédition configurés pour l’insertion automatique s’affichent dans l’onglet Champ optionnel des nouveaux enregistrements d’adresse d’expédition.
L’écran Configuration des frais périodiques utilise les mêmes champs optionnels configurés pour l’écran Saisie des factures. (Les écrans que vous utilisez pour créer automatiquement des transactions utilisent les champs optionnels configurés pour le type de transactions qu’ils génèrent.)
Validation des saisies de champs optionnels
Les champs optionnels peuvent utiliser la validation, ce qui limite les valeurs qui peuvent être saisies dans les champs.
- Si le champ optionnel est validé, vous devez spécifier une valeur qui est définie pour le champ optionnel dans Services communs.
Remarque : Si le champ optionnel autorise des blancs, vous pouvez laisser le champ de valeur en blanc.
- Si le champ optionnel n'est pas validé, vous pouvez saisir toute valeur qui est compatible avec le type de champ (telle que oui/non, texte, numéro, date ou montant), pourvu que la valeur saisie ne dépasse pas la longueur permise pour le champ. Vous pouvez également laisser ce champ vide.
Remarque : Lorsque vous spécifiez une valeur qui est définie dans Services communs, la description de la valeur est également affichée.
Remarque : Les données que vous saisissez dans les champs optionnels de l'enregistrement d’un client s’affichent dans l’écran Saisie des factures de CC pour le client si vous utilisez exactement les mêmes champs optionnels pour les clients et les factures.