Écran Comptes nationaux de CC

La colonne Montant indique le montant total pour chaque type de transaction énuméré dans la colonne Statistiques.

Le module Comptes clients met à jour ces montants chaque fois que vous reportez des transactions pour le compte.

Vous pouvez modifier ce chiffre si l’option Permettre la modification des statistiques est activée dans l’onglet Traitement de l’écran Options de CC.

Ce champ indique le nombre moyen de jours que le client a pris pour payer toutes les factures qui ont été entièrement payées dans l'année en cours.

La moyenne de jours pour payer est obtenue en divisant le Total de jours pour payer par le Total de factures payées. Vous pouvez modifier le champ Moyenne de jours pour payer uniquement si vous modifiez les deux autres champs.

Ce champ affiche la devise assignée à la série de comptes.

Vous entrez toutes les factures, les notes de débit et les notes de crédit pour le client ou le compte national dans la devise de la série de comptes, mais vous pouvez imputer des encaissements du client ou du compte national dans d’autres devises.

La colonne Date contient la date à laquelle chaque type de transaction (indiqué dans la colonne Statistiques) a été reporté sur le compte du client.

Le module Comptes clients met à jour ces dates chaque fois que vous reportez des transactions pour le compte.

Vous pouvez modifier les dates si l’option Permettre la modification des statistiques est activée sous l'onglet Traitement dans l'écran Options de C.C.

Ce champ indique le solde apparaissant sur le dernier relevé que vous avez imprimé pour ce compte.

Vous ne pouvez pas modifier ce montant.

Le champ affiche la date à laquelle vous avez imprimé le dernier relevé pour ce compte.

Vous ne pouvez pas modifier cette date.

Les champs État du compte affichent l’état actuel du compte – le solde existant, le nombre de factures impayées, le solde du dernier relevé et la date du dernier relevé – de même que des données que vous pouvez modifier comme le solde le plus élevé cette année et l’année dernière, la facture la plus élevée cette année et l’année dernière, ainsi que la dernière facture, le dernier encaissement, la dernière note de crédit, la dernière note de débit, le dernier ajustement, la dernière annulation, les derniers frais d’intérêt, le dernier chèque retourné et la dernière remise.

Les statistiques de l’activité incluent également le nombre total de jours pour payer les factures, le nombre de factures payées intégralement et le nombre moyen de jours pour payer les factures.

Ce champ indique le nombre actuel de factures impayées (non réglées) dans le compte.

Vous ne pouvez pas modifier ce montant.

Ce champ affiche le montant net courant dû par un client (ou par un compte national), y compris toutes les factures, les notes de crédit, les notes de débit, les encaissements et les ajustements reportés sur le compte.

Vous ne pouvez pas modifier ce montant.

Ce champ affiche le solde de retenue impayé pour le client (ou compte national).

L’onglet Activité répertorie le montant et la date pour les transactions au solde le plus élevé au cours de cet exercice et de l’exercice précédent; pour les factures les plus importantes au cours de cet exercice et de l’exercice précédent; et pour le dernier encaissement, ajustement, frais d’intérêt, chèque retourné, remboursement et la dernière facture, note de crédit, note de débit, annulation et remise appliquée.

Le module Comptes clients met à jour ces données chaque fois que vous reportez des transactions pour le compte.

Vous pouvez modifier les montants et les dates si l’option Permettre la modification des statistiques est sélectionnée pour les clients à l’onglet Traitement dans l’écran Options de C.C.

Ce champ indique le nombre total de jours que le client a pris pour payer toutes les factures dues payées intégralement au cours de l’année en cours, jusqu’à ce jour.

Le module Comptes clients met à jour cette donnée chaque fois que vous reportez des transactions pour enregistrer le paiement intégral des factures d’un client.

Vous pouvez modifier ce chiffre si l’option Permettre la modification des statistiques est activée dans l’onglet Traitement de l’écran Options de CC.

Exemple : Vous souhaiterez peut-être changer ce nombre s’il a été grossi par des circonstances inhabituelles et vous donne ainsi une impression fausse des habitudes de paiement du client.

Important! Si vous saisissez cette donnée lorsque vous configurez les enregistrements de client, n’entrez pas les montants des factures et des autres transactions que vous reporterez pour ce client lorsque vous entrez les transactions historiques et de cumul annuel dans le module Comptes clients. Sinon, ces statistiques seront altérées.

Il s’agit du nombre total de factures qui ont été payées intégralement jusqu’à ce jour dans l’année courante.

Le module Comptes clients met à jour cette donnée chaque fois que vous reportez des transactions pour enregistrer le paiement intégral dans le compte du client.

Vous pouvez modifier ce chiffre si l’option Permettre la modification des statistiques est activée dans l’onglet Traitement de l’écran Options de CC.

Important! Si vous saisissez cette donnée lorsque vous configurez les enregistrements de client, n’entrez pas les montants des factures et des autres transactions que vous reporterez pour ce client lorsque vous entrez les transactions historiques et de cumul annuel dans le module Comptes clients. Sinon, ces statistiques seront altérées.

L’adresse se trouvant dans un enregistrement de client ou dans un compte national est généralement l’adresse imprimée sur les factures et les relevés du compte.

Lorsqu’un client appartient à un compte national, l’adresse dans l’enregistrement du client est généralement l’adresse de facturation pour le compte national. Vous utilisez des adresses d'expédition pour enregistrer la véritable adresse du client. Vous utilisez aussi des adresses d'expédition si le client a plus d’une adresse.

Saisissez le nom de la ville où le client réside ou vers laquelle vous expédiez des marchandises.

Vous pouvez saisir le nom de la ville dans les autres lignes d’adresse. Toutefois, l’adresse du client figurant sur vos relevés, lettres et étiquettes pourra être incorrecte. En outre, si vous exportez les données pour les utiliser dans d’autres programmes, le champ est plus utile lorsque vous l’utilisez toujours pour y entrer la ville.

Ce champ contient le nom du pays où sont situés les bureaux du client. Vous pouvez y entrer jusqu’à 20 caractères, en incluant les espaces.

Utilisez ce champ pour entrer une adresse courriel pour ce compte national.

Utilisez ce champ pour enregistrer le numéro de fax, le cas échéant, du client, du compte national ou de l’adresse d’expédition.

Ce champ inclut des parenthèses pour l’indicatif régional et des traits d’union pour le numéro si vous choisissez l’option Format n° téléphone pour la société dans l’écran Profil de l’entreprise de Services communs.

Utilisez ce champ pour assigner un groupe de clients à un client ou à un compte national sélectionné. Tapez le code ou utilisez le dépisteur pour le sélectionner.

Vous devez spécifier un groupe de clients pour chaque client et chaque compte national.

Vous pouvez changer le groupe de clients pour un compte national ou pour un client à tout moment, sauf si le client fait partie d’un compte national (auquel cas l’enregistrement du client doit utiliser le groupe de clients assigné au compte national). Le seul moyen de modifier le groupe du client est de le remplacer par le compte national.

Dans un système multidevise, vous pouvez remplacer le groupe de clients par un groupe qui utilise une autre devise. Cependant, vous devez remplacer la série de comptes d'un compte national si le nouveau groupe a une série de comptes qui utilise une devise différente de celle du compte national.

Si vous remplacez le groupe de clients par un client existant, les paramètres de l’enregistrement du client existant demeurent les mêmes, sauf pour le groupe de clients.

Sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas afficher toutes les nouvelles transactions aux clients dans les comptes nationaux, généralement parce que vous avez l’intention de supprimer le compte national.

Vous pouvez sélectionner l’état Inactif uniquement si tous les comptes des clients affectés au compte national ont un solde nul et aucune transaction en suspens.

Vous pouvez réactiver le compte national à tout moment.

Ces renseignements affichent la date de la dernière modification apportée au compte national. Vous ne pouvez entrer aucun renseignement dans ce champ.

Ce champ vous permet d’enregistrer le nom ou une description des comptes nationaux. Tapez le nom que vous souhaitez voir apparaître dans les fenêtres et les rapports du module Comptes clients, en utilisant jusqu’à 30 caractères.

Sélectionnez l’option En attente si vous souhaitez mettre un compte client en attente.

Si un compte est mis en attente, un avertissement s’affichera dès que vous commencerez à saisir une facture pour le client. Vous pourrez ensuite choisir de continuer à saisir le document ou non.

Vous pouvez entrer et reporter des factures, des notes de crédit, des notes de débit, des encaissements et des paiements anticipés que le compte du client soit en attente ou non.

Ce champ contient le nom de l’État ou de la province où les bureaux du client sont situés. Vous pouvez y entrer jusqu’à 20 caractères, en incluant les espaces.

Ce champ contient généralement le numéro de téléphone de l’entreprise du client, du compte national ou de l'adresse d'expédition.

Ce champ inclut des parenthèses pour l’indicatif régional et des traits d’union pour le numéro si vous choisissez l’option Format n° téléphone pour la société dans l’écran Profil de l’entreprise de Services communs.

Si le compte national possède un site Internet, saisissez son URL dans le champ Site Web.

Tapez le code postal de l’adresse.

Ce champ contient normalement le nom du contact, son poste ou le Service pour le client, l’emplacement Expédier à ou le compte national.

Vous pouvez le laisser vide ou y entrer d’autres renseignements (30 caractères maximum).

Utilisez ce champ pour l’adresse courriel de votre contact pour ce compte national.

Ce champ contient le numéro de fax, le cas échéant, du contact de votre client.

Ce champ inclut des parenthèses pour l’indicatif régional et des traits d’union pour le numéro si vous choisissez l’option Format n° téléphone pour la société dans l’écran Profil de l’entreprise de Services communs.

Ce champ contient généralement le numéro de téléphone de l’entreprise du client ou du compte national.

Ce champ inclut des parenthèses pour l’indicatif régional et des traits d’union pour le numéro si vous choisissez l’option Format n° téléphone pour la société dans l’écran Profil de l’entreprise de Services communs.

Le groupe de comptes précise les comptes de contrôle du grand livre, les comptes de remises sur paiement, d'acompte client, de retenue et d’annulation entre lesquels les transactions d’un client sont ventilées.

Pour sélectionner le groupe de comptes, tapez son code dans le champ Groupe de comptes ou choisissez-le dans le dépisteur.

Pour en savoir plus sur les groupes de comptes, consultez À propos des groupes de comptes.

Le type de compte détermine la façon dont vous imputez des encaissements au compte d'un client :

• Pour les comptes de type solde reporté, vous imputez les encaissements au solde existant du client.
• Pour les comptes de type relevé détaillé, vous imputez les encaissements aux documents particuliers par numéro de document.

Pour spécifier le type de compte, sélectionnez-le dans la liste. (Vous pouvez également taper O, utiliser la flèche pointant vers le haut de votre clavier pour sélectionner Relevé détaillé, taper B ou la flèche pointant vers le bas pour sélectionner Solde reporté.)

Les groupes de clients et les comptes nationaux déterminent le type de compte par défaut des nouveaux enregistrements de clients. Vous pouvez sélectionner un autre type de compte dans un enregistrement de client, sauf si le client est assigné à un compte national. (Vous ne pouvez pas modifier le type de compte des membres de comptes nationaux.)

Pour en savoir plus à propos des types de comptes, consultez À propos des types de comptes des clients.

Dans le champ Cycle facturation, tapez le code de cycle de facturation à utiliser pour le client, compte national ou groupe de clients, ou utilisez le dépisteur pour le sélectionner.

Pour en savoir plus, consultez À propos des cycles de facturation.

Utilisez les champs de la section Information de l’Agence de crédit pour entrer un numéro et une cote pour le client ou le compte national.

Ce champ affiche la devise assignée à la série de comptes.

Vous entrez toutes les factures, les notes de débit et les notes de crédit pour le client ou le compte national dans la devise de la série de comptes, mais vous pouvez imputer des encaissements du client ou du compte national dans d’autres devises.

Si vous enregistrez l’information de l’agence d’évaluation du crédit pour un client ou un compte national, vous pouvez également entrer la date à laquelle l’information de crédit a été assignée.

Modifiez la date dans ce champ lorsque vous modifiez les informations de crédit.

Indiquez comment envoyer les factures, les reçus, les états et les lettres au compte national :

• Courrier. Imprimez à votre destination d’impression normale.
• Courriel (compte national). Imprimez dans un fichier et envoyez le fichier par courriel à l’adresse indiquée pour le compte national à l’onglet Adresse.
• Courriel (contact). Imprimez dans un fichier et envoyez le fichier par courriel à l’adresse de contact indiquée pour le compte national à l’onglet Contact.
• Courriel (contacts multiples). Si vous utilisez le programme Contacts multiples (M/T), vous pouvez utiliser cette méthode d’envoi pour imprimer dans un fichier et envoyer le fichier par courriel à toutes les adresses de contact indiquées pour le compte national dans la section Contacts multiples de l’onglet Contact.

Remarque : Si vous sélectionnez Client comme méthode d’envoi lors de l’impression de factures, reçus, relevés et lettres, le programme utilise la méthode d’envoi spécifiée dans l’enregistrement du client ou compte national.

Vous assignez un profil d’intérêt à chaque client, groupe de clients et compte national pour spécifier la méthode et les taux à utiliser lorsque vous facturez des intérêts sur les montants impayés ainsi que pour spécifier le compte de Grand livre auquel vous reportez les gains d’intérêt.

Saisissez le code à utiliser dans le champ Profil d’intérêt ou choisissez-le dans le dépisteur

Remarque : Vous devez assigner un profil d’intérêt à chaque client, groupe de clients et compte national. Si vous ne facturez pas d’intérêts, assignez un profil d’intérêt avec un taux de zéro.

Les profils d’intérêts sont assignés au départ à un enregistrement de client ou de compte national par le groupe de clients, mais vous pouvez choisir un autre profil dans l’enregistrement de client. Si vous changez un groupe de clients, le profil d’intérêts du nouveau groupe remplace le profil qui était assigné à l’enregistrement du client, mais vous pouvez le modifiez.

Les clients de comptes nationaux utilisent le profil d’intérêt du compte national et vous ne pouvez changer le profil d’un client qu’en changeant le profil d’intérêt pour le compte national correspondant.

Pour en savoir plus sur les profils d’intérêts, consultez À propos des profils d'intérêt

Cette option indique si vous recevrez un avertissement lorsque vous entrerez une transaction pour un membre lorsque le solde total impayé d’un compte national est supérieur à une limite de crédit spécifiée.

La sélection de l’option et la limite de crédit pour le groupe de clients sont utilisées comme valeurs par défaut lorsque vous affectez un groupe de clients à un nouveau compte national. (Dans les livres auxiliaires multidevises, le montant de la limite de crédit spécifié pour la devise du compte national est utilisé comme valeur par défaut.)

Vous pouvez modifier l’option et la limite de crédit d’un compte national si vous avez sélectionné l’option Permettre la modification de la vérification de la solvabilité pour un groupe de clients.

Remarque : L’option pour inclure des transactions en suspens dans la vérification de la solvabilité ne s’applique pas à la vérification de la solvabilité pour les comptes nationaux.

Cette option permet de spécifier aux membres d’un compte national le montant maximum autorisé pour l’échéance des transactions, en précisant un nombre de jours avant d’émettre un avertissement de crédit lors de la saisie d’une transaction pour un membre.

Exemple : Si l’option stipule que les transactions échues depuis au moins 90 jours ne peuvent pas dépasser 250 $ (USD), un avertissement de vérification de solvabilité s’affichera lorsque vous saisirez une nouvelle transaction pour un client dont le compte contient des transactions de 300 $ (USD) échues depuis au moins 90 jours.

La sélection de l’option, la période âgée et le montant dépassé spécifiés pour le groupe de clients auquel le compte national est assigné s’affiche par défaut pour un nouveau compte national. (Dans un livre auxiliaire multidevises, le montant dépassé pour la devise du compte national est le montant par défaut du compte national.)

Si vous sélectionnez l’option, saisissez le nombre de jours en retard et le montant que les transactions en retard du compte national doivent dépasser avant d’émettre un avertissement.

Les renseignements de vérification de la solvabilité que vous spécifiez pour le compte national sont utilisées par défaut lorsque vous ajoutez de nouveaux clients au compte national.

Vous pouvez changer la sélection de l’option, la période âgée et le montant dépassé si vous avez sélectionné Permettre la modification de vérification de la solvabilité pour le groupe de clients.

Dans chaque enregistrement de client ou de compte national, vous pouvez enregistrer un numéro assigné pour l’entreprise par une agence d’évaluation du crédit. Vous pouvez changer ce numéro n’importe quand.

Sélectionnez cette option si vous désirez imprimer les relevés de ce compte national au lieu des clients membres individuels.

Remarque : Vous pouvez indiquer dans les enregistrements de client si vous souhaitez imprimer les relevés pour les clients membres des comptes nationaux. Cependant, lorsque vous imprimez un relevé pour le compte national, vous ne pouvez pas imprimer des relevés séparés pour les clients membres.

Pour les clients ou les comptes nationaux utilisant plusieurs devises qui n’utilisent pas la devise fonctionnelle, précisez le type de taux par défaut à utiliser pour convertir des transactions dans la devise fonctionnelle. Lorsque vous entrez des transactions pour le client ou le compte national, vous pouvez changer le type de taux, au besoin.

Pour spécifier le type de taux, saisissez son code ou utilisez le dépisteur pour le sélectionner. Vous devez spécifier un type de taux défini pour la société dans les écrans Devises de Services communs.

Dans chaque enregistrement de client ou de compte national, vous pouvez enregistrer un code qui indique la cote de crédit du compte, par exemple la cote assignée par une agence d’évaluation du crédit.

Vous pouvez entrer une nouvelle cote n’importe quand.

Utilisez la colonne Montant dans l’onglet Statistiques pour consulter, modifier ou ajouter le montant total des factures, des encaissements, des notes de crédit et d’autres documents qui ont été traités pour les clients et les comptes nationaux affectés au groupe durant la période affichée.

Si vous entrez des statistiques durant la configuration du livre auxiliaire de Comptes clients, n’incluez pas les montants que vous reporterez aux groupes de clients lorsque vous entrez des transactions de Comptes clients historiques et de cumul annuel.

Les statistiques sont mises à jour automatiquement lorsque vous reportez des transactions aux clients et aux comptes nationaux affectés au groupe.

Vous pouvez modifier ces montants si l’option Permettre la modification des statistiques est activée pour les clients dans l’onglet Traitement de l’écran Options de CC.

Le module Comptes clients fait le suivi du nombre moyen de jours que chaque client (ou tous les clients affectés à un groupe de clients ou à un compte national) a pris pour payer intégralement chaque facture; il affiche ensuite le total dans le champ Moyenne de jours pour payer. Vous ne pouvez pas modifier ce nombre.

Le nombre correspondant à chaque période est calculé en divisant le nombre total de jours nécessaire pour payer les factures réglées intégralement durant la période par le nombre de factures qui ont été émises pour le compte, durant la période affichée et durant les périodes précédentes.

Utilisez la colonne Nombre dans l’onglet Statistiques pour consulter, modifier ou ajouter le nombre total des factures, des encaissements, des notes de crédit et d’autres transactions qui ont été traités pour le compte durant la période affichée.

Important! Si vous saisissez des statistiques durant la configuration du livre auxiliaire de Comptes clients, n’incluez pas les montants que vous reporterez pour les clients lorsque vous entrez des transactions de Comptes clients historiques et de cumul annuel. Si vous le faites, ils seront ajoutés deux fois dans les statistiques.

Si vous utilisez une comptabilité multidevise, les statistiques de période sont enregistrées dans la devise utilisée par le client ou le compte national ainsi que dans leurs valeurs équivalentes dans la devise fonctionnelle. Vous pouvez choisir de consulter ou de modifier des statistiques dans la devise du client ou dans la devise fonctionnelle.

Le champ Devise permet de sélectionner la devise dans laquelle afficher les totaux statistiques.

Choisissez la période comptable pour laquelle vous entrez ou consultez des statistiques.

Le type de période selon lequel vous conservez les statistiques est déterminé par la sélection de l’option Type de période pour les clients, groupes de clients et comptes nationaux dans l’onglet Traitement dans l’écran Options de C.C. (Les types de période sont les suivants : hebdomadaire, de sept jours, de deux semaines, mensuelle, bimensuelle, trimestrielle, semi-annuelle et exercice.)

Comptes clients enregistre le temps qu’il faut pour un client (ou tous les clients attribués à un groupe de clients ou à un compte national) pour payer intégralement chaque facture. Il affiche ce total dans le champ Total de jours pour payer sur l'onglet Statistiques de l'écran Clients, de l'écran Comptes nationaux, et de l'écran Groupes de clients.

Le total qui s’affiche pour une période donnée correspond au nombre de jours nécessaires pour payer toutes les factures qui ont été réglées intégralement durant la période choisie.

Vous pouvez modifier ce total au besoin pour définir et mettre à jour les statistiques.

La colonne Types transactions dans l’onglet Statistiques répertorie tous les types de transactions dont le total et le nombre sont sauvegardés.

Vous pouvez modifier, consulter et ajouter le total des montants et le nombre de factures, des encaissements, des remises, des notes de crédit, des notes de débit, des ajustements, des annulations, des frais d’intérêts, des chèques retournés et des remboursements.

Important! Si vous entrez des statistiques durant la configuration du livre auxiliaire de Comptes clients, n’incluez pas les montants que vous reporterez pour les clients lorsque vous entrez des transactions de Comptes clients historiques et de cumul annuel. Si vous le faites, ils seront ajoutés deux fois dans les statistiques.

Tapez ou choisissez l’exercice pour lequel vous voulez entrer ou consulter des statistiques.

Le type d’exercice selon lequel vous conservez les statistiques est déterminé par les choix Exercice ou Année civile pour l’option Cumuler par des clients, groupes de clients et comptes nationaux à l'onglet Traitement de l'écran Options de CC.