Écran Clients de CC

Les champs État du compte affichent l’état actuel du compte – le solde existant, le nombre de factures impayées, le solde du dernier relevé et la date du dernier relevé – de même que des données que vous pouvez modifier comme le solde le plus élevé cette année et l’année dernière, la facture la plus élevée cette année et l’année dernière, ainsi que la dernière facture, le dernier encaissement, la dernière note de crédit, la dernière note de débit, le dernier ajustement, la dernière annulation, les derniers frais d’intérêt, le dernier chèque retourné et la dernière remise.

Les statistiques de l’activité incluent également le nombre total de jours pour payer les factures, le nombre de factures payées intégralement et le nombre moyen de jours pour payer les factures.

La colonne Montant indique le montant total pour chaque type de transaction énuméré dans la colonne Statistiques.

Le module Comptes clients met à jour ces montants chaque fois que vous reportez des transactions pour le compte.

Vous pouvez modifier ce chiffre si l’option Permettre la modification des statistiques est activée dans l’onglet Traitement de l’écran Options de CC.

Ce champ indique le nombre moyen de jours que le client a pris pour payer toutes les factures qui ont été entièrement payées dans l'année en cours.

La moyenne de jours pour payer est obtenue en divisant le Total de jours pour payer par le Total de factures payées. Vous pouvez modifier le champ Moyenne de jours pour payer uniquement si vous modifiez les deux autres champs.

Si vous utilisez une comptabilité multidevise, les statistiques de l’activité sont enregistrées dans la devise du client ainsi que dans leurs valeurs équivalentes dans la devise fonctionnelle. Vous pouvez choisir de consulter ou de modifier des statistiques dans la devise du client ou dans la devise fonctionnelle.

Utilisez le champ Devise à l'onglet Statistiques pour choisir la devise dans laquelle vous voulez que les totaux statistiques s’affichent.

La colonne Date contient la date à laquelle chaque type de transaction (indiqué dans la colonne Statistiques) a été reporté sur le compte du client.

Le module Comptes clients met à jour ces dates chaque fois que vous reportez des transactions pour le compte.

Vous pouvez modifier les dates si l’option Permettre la modification des statistiques est activée sous l'onglet Traitement dans l'écran Options de C.C.

Ce champ indique le solde apparaissant sur le dernier relevé que vous avez imprimé pour ce compte.

Vous ne pouvez pas modifier ce montant.

Le champ affiche la date à laquelle vous avez imprimé le dernier relevé pour ce compte.

Vous ne pouvez pas modifier cette date.

Ce champ indique le nombre actuel de factures impayées (non réglées) dans le compte.

Vous ne pouvez pas modifier ce chiffre.

Ce champ affiche le montant net courant dû par un client (ou par un compte national), y compris toutes les factures, les notes de crédit, les notes de débit, les encaissements et les ajustements reportés sur le compte.

Vous ne pouvez pas modifier ce montant.

Ce champ affiche le solde de retenue impayé pour le client (ou compte national).

L’onglet Activité répertorie le montant et la date pour les transactions au solde le plus élevé au cours de cet exercice et de l’exercice précédent; pour les factures les plus importantes au cours de cet exercice et de l’exercice précédent; et pour le dernier encaissement, ajustement, frais d’intérêt, chèque retourné, remboursement et la dernière facture, note de crédit, note de débit, annulation et remise appliquée.

Le module Comptes clients met à jour ces données chaque fois que vous reportez des transactions pour le compte.

Vous pouvez modifier les montants et les dates si l’option Permettre la modification des statistiques est sélectionnée pour les clients à l’onglet Traitement dans l’écran Options de C.C.

Ce champ indique le nombre total de jours que le client a pris pour payer toutes les factures dues payées intégralement au cours de l’année en cours, jusqu’à ce jour.

Le module Comptes clients met à jour cette donnée chaque fois que vous reportez des transactions pour enregistrer le paiement intégral des factures d’un client.

Vous pouvez modifier ce chiffre si l’option Permettre la modification des statistiques est activée dans l’onglet Traitement de l’écran Options de CC.

Exemple : Vous souhaiterez peut-être changer ce nombre s’il a été grossi par des circonstances inhabituelles et vous donne ainsi une impression fausse des habitudes de paiement du client.

Important! Si vous saisissez cette donnée lorsque vous configurez les enregistrements de client, n’entrez pas les montants des factures et des autres transactions que vous reporterez pour ce client lorsque vous entrez les transactions historiques et de cumul annuel dans le module Comptes clients. Sinon, ces statistiques seront altérées.

Ce champ indique le nombre total de jours que le client a pris pour payer toutes les factures dues payées intégralement au cours de l’année en cours, jusqu’à ce jour.

Le module Comptes clients met à jour cette donnée chaque fois que vous reportez des transactions pour enregistrer le paiement intégral des factures d’un client.

Vous pouvez modifier ce chiffre si l’option Permettre la modification des statistiques est activée dans l’onglet Traitement de l’écran Options de CC.

Exemple : Vous souhaiterez peut-être changer ce nombre s’il a été grossi par des circonstances inhabituelles et vous donne ainsi une impression fausse des habitudes de paiement du client.

Important! Si vous saisissez cette donnée lorsque vous configurez les enregistrements de client, n’entrez pas les montants des factures et des autres transactions que vous reporterez pour ce client lorsque vous entrez les transactions historiques et de cumul annuel dans le module Comptes clients. Sinon, ces statistiques seront altérées.

Il s’agit du nombre total de factures qui ont été payées intégralement jusqu’à ce jour dans l’année courante.

Le module Comptes clients met à jour cette donnée chaque fois que vous reportez des transactions pour enregistrer le paiement intégral dans le compte du client.

Vous pouvez modifier ce chiffre si l’option Permettre la modification des statistiques est activée dans l’onglet Traitement de l’écran Options de CC.

Important! Si vous saisissez cette donnée lorsque vous configurez les enregistrements de client, n’entrez pas les montants des factures et des autres transactions que vous reporterez pour ce client lorsque vous entrez les transactions historiques et de cumul annuel dans le module Comptes clients. Sinon, ces statistiques seront altérées.

L’adresse se trouvant dans un enregistrement de client ou dans un compte national est généralement l’adresse imprimée sur les factures et les relevés du compte.

Lorsqu’un client appartient à un compte national, l’adresse dans l’enregistrement du client est généralement l’adresse de facturation pour le compte national. Vous utilisez des adresses d'expédition pour enregistrer la véritable adresse du client. Vous utilisez aussi des adresses d'expédition si le client a plus d’une adresse.

Saisissez le numéro d'inscription de l'entreprise du client. Ces numéros sont requis à des fins fiscales dans certains juridictions (telles que la Malaisie et Singapour).

Saisissez le nom de la ville où le client réside ou vers laquelle vous expédiez des marchandises.

Vous pouvez saisir le nom de la ville dans les autres lignes d’adresse. Toutefois, l’adresse du client figurant sur vos relevés, lettres et étiquettes pourra être incorrecte. En outre, si vous exportez les données pour les utiliser dans d’autres programmes, le champ est plus utile lorsque vous l’utilisez toujours pour y entrer la ville.

Ce champ contient le nom du pays où sont situés les bureaux du client. Vous pouvez y entrer jusqu’à 20 caractères, en incluant les espaces.

Ce champ vous permet d’enregistrer l’adresse électronique de vos clients.

Utilisez ce champ pour enregistrer le numéro de fax, le cas échéant, du client, du compte national ou de l’adresse d’expédition.

Ce champ inclut des parenthèses pour l’indicatif régional et des traits d’union pour le numéro si vous choisissez l’option Format n° téléphone pour la société dans l’écran Profil de l’entreprise de Services communs.

Utilisez ce champ pour assigner un groupe de clients à un client ou à un compte national sélectionné. Tapez le code ou utilisez le dépisteur pour le sélectionner.

Vous devez spécifier un groupe de clients pour chaque client et chaque compte national.

Vous pouvez changer le groupe de clients pour un compte national ou pour un client à tout moment, sauf si le client fait partie d’un compte national (auquel cas l’enregistrement du client doit utiliser le groupe de clients assigné au compte national). Le seul moyen de modifier le groupe du client est de le remplacer par le compte national.

Dans un système multidevise, vous pouvez remplacer le groupe de clients par un groupe qui utilise une autre devise. Cependant, vous devez remplacer la série de comptes d'un compte national si le nouveau groupe a une série de comptes qui utilise une devise différente de celle du compte national.

Si vous remplacez le groupe de clients par un client existant, les paramètres de l’enregistrement du client existant demeurent les mêmes, sauf pour le groupe de clients.

Cliquez sur cette option si vous ne voulez pas reporter de nouvelles transactions au compte du client, généralement parce que vous prévoyez supprimer le compte.

Vous pouvez uniquement sélectionner l’état Inactif si le solde du compte est nul et qu’il n’y a pas de transactions non reportées ou impayées. Vous pouvez toutefois désactiver un enregistrement de client s’il existe des frais périodiques actifs pour le client.

Vous pouvez réactiver le compte en tout temps.

Sélectionnez l’option En attente si vous souhaitez mettre un compte client en attente.

Si un compte est mis en attente, un avertissement s’affichera dès que vous commencerez à saisir une facture pour le client. Vous pourrez ensuite choisir de continuer à saisir le document ou non.

Vous pouvez entrer et reporter des factures, des notes de crédit, des notes de débit, des encaissements et des paiements anticipés que le compte du client soit en attente ou non.

Ce champ de renseignements affiche la date de la dernière modification apportée à l’enregistrement de client. Vous ne pouvez entrer aucun renseignement dans ce champ.

Pour assigner un compte national à un client, entrez le numéro du compte national dans ce champ. (Laissez ce champ vide si vous n’utilisez pas de comptes nationaux ou si le client n’appartient pas à un compte national.)

Ce champ permet de saisir un nom abrégé pour le client. Les noms abrégés servent à répertorier les clients par ordre alphabétique (ou dans un autre ordre) sur les rapports, tout en gardant le nom complet du client dans l’enregistrement du client.

Le module Comptes clients attribue automatiquement les dix premiers caractères (y compris les espaces) du nom saisi dans le champ Nom. Vous pouvez saisir un autre nom abrégé ou effacer le nom par défaut et laisser le champ vide.

Ce champ vous permet d’enregistrer la date à laquelle le client est devenu l’un des comptes de votre entreprise.

Ce champ contient le nom de l’État ou de la province où les bureaux du client sont situés. Vous pouvez y entrer jusqu’à 20 caractères, en incluant les espaces.

Ce champ contient généralement le numéro de téléphone de l’entreprise du client, du compte national ou de l'adresse d'expédition.

Ce champ inclut des parenthèses pour l’indicatif régional et des traits d’union pour le numéro si vous choisissez l’option Format n° téléphone pour la société dans l’écran Profil de l’entreprise de Services communs.

Utilisez ce champ pour indiquer un code optionnel de territoire de deux caractères que votre entreprise utilise pour identifier ou trier les comptes de client selon un critère qui n’est normalement pas offert dans le module Comptes de clients de Sage 300. Vous pouvez également assigner un code de territoire aux adresses d'expédition que vous créez pour le client.

Vous gérez l’information associée à chaque code de territoire en dehors du module Comptes clients, mais vous pouvez utiliser le code pour sélectionner les clients lorsque vous imprimez des rapports et des relevés du module Comptes clients.

Si le client possède un site Internet, saisissez son URL dans ce champ.

Saisissez le code postal correspondant à l’adresse.

Vous pouvez entrer un maximum de 250 caractères pour chaque commentaire.

Utilisez une seule ligne par commentaire dans le tableau. Pour commencer une nouvelle ligne, cliquez sur le tableau, puis appuyez sur la touche Insertion de votre clavier.

Pour saisir ou modifier le texte correspondant à un commentaire ou pour sélectionner le texte d’un commentaire existant, utilisez l’écran Commentaire.

Pour ouvrir l'écran Commentaire, sélectionnez la ligne correspondante dans le tableau, puis cliquez sur l’en-tête de la colonne Commentaire.

Vous pouvez sélectionner un code de type de commentaire si vous souhaitez classer le commentaire. Vous pouvez ensuite filtrer les commentaires par code de type de commentaire, lorsque vous recherchez des renseignements concernant le client sur l’écran Consultation de client.

Vous pouvez sélectionner tout code de type de commentaire configuré à partir de l’écran Types de commentaires dans le dossier Configuration de CC.

Tapez la date à laquelle vous entrez le commentaire; généralement, la date du jour.

Tapez la date à laquelle vous prévoyez supprimer le commentaire.

Comptes clients affiche une date établie en fonction des données saisies pour l’option Nb jrs par défaut pour expiration sur l’écran Options de CC. Vous pouvez modifier cette date.

Utilisez l’option Effacer commentaires clients de l’écran Effacer l’historique, pour supprimer les commentaires qui subsistent après leur date d’expiration.

Tapez la date à laquelle vous prévoyez revoir le commentaire.

Vous pouvez spécifier une plage de dates de suivi pour les commentaires et inclure ces derniers sur la liste des clients.

Saisissez votre identifiant d’utilisateur.

Ce champ contient normalement le nom du contact, son poste ou le Service pour le client, l’emplacement Expédier à ou le compte national.

Vous pouvez le laisser vide ou y entrer d’autres renseignements (30 caractères maximum).

Utilisez ce champ pour saisir l’adresse de courriel de votre contact pour ce client.

Ce champ contient le numéro de fax, le cas échéant, du contact de votre client.

Ce champ contient l’indicatif régional, avec parenthèses et tirets, si l’option Format n° téléphone est sélectionnée sur l’écran Profil de l’entreprise dans Services communs.

Ce champ contient généralement le numéro de téléphone de l’entreprise du client, du compte national ou de l'adresse d'expédition.

Ce champ inclut des parenthèses pour l’indicatif régional et des traits d’union pour le numéro si vous choisissez l’option Format n° téléphone pour la société dans l’écran Profil de l’entreprise de Services communs.

Ce champ affiche la banque qui sera utilisée pour traiter les transactions avec la carte de crédit. La banque à utiliser est déterminée par le code de traitement sélectionné pour la carte. (Les codes de traitement spécifient une banque, une devise et un compte marchand.)

Pour sélectionner une banque différente, double-cliquez sur la carte dans l’onglet Carte de crédit et, sur l’écran Informations de carte de crédit, sélectionnez un code de traitement qui indique la banque que vous souhaitez utiliser.

Le code de carte est un numéro abrégé qui vous permet d’identifier la carte. Par exemple, vous pouvez utiliser « VISA » pour la carte Visa d’un client.

Ce champ affiche le numéro de carte de crédit, dont les 12 premiers chiffres sont remplacés par des X.

Saisissez et modifiez le numéro de carte de crédit dans le formulaire de navigateur Paya et non dans Sage 300.

Pour modifier un numéro de carte de crédit, double-cliquez sur la carte dans l’onglet Carte de crédit, puis cliquez sur le bouton Modifier détails pour ouvrir le formulaire de navigateur Paya.

Ce champ affiche le nom de la personne pour qui la carte a été émise, ou le nom d’une autre personne autorisée à utiliser la carte.

Lorsque vous traitez une transaction par carte de crédit, le Service de vérification d’adresse (SVA) vérifiera les données indiquées dans ce champ en les comparant avec les renseignements indiqués sur l’enregistrement du titulaire de la carte.

Ce champ affiche la devise qui sera utilisée pour traiter les transactions payées par carte de crédit. La devise à utiliser est déterminée par le code de traitement sélectionné pour la carte. (Les codes de traitement spécifient une banque, une devise et un compte marchand.)

Pour sélectionner une devise différente, double-cliquez sur la carte dans l’onglet Carte de crédit; puis, sur l'écran Informations de carte de crédit, sélectionnez un code de traitement qui indique la banque que vous souhaitez utiliser.

Ce champ indique si la carte de crédit est la carte par défaut d’un client.

Ce champ affiche une brève description de la carte de crédit.

Exemple : La carte Visa professionnelle du client pourrait porter la description « Carte Visa professionnelle ».

Ce champ affiche à l’écran la date d’expiration de la carte de crédit, au format MM/AA.

Saisissez et modifiez la date d’expiration d’une carte de crédit dans le formulaire de navigateur Paya et non dans Sage 300.

Pour modifier une date d’expiration, double-cliquez sur la carte dans l’onglet Carte de crédit, puis cliquez sur le bouton Modifier détails pour ouvrir le formulaire de navigateur Paya.

Ce champ affiche le code de traitement indiquant la banque, la devise et le compte marchand qui seront utilisés pour traiter les transactions relatives à la carte de crédit.

Pour sélectionner un code de traitement différent, double-cliquez sur la carte dans l’onglet Carte de crédit, puis sélectionnez un code de traitement sur l’écran Informations de carte de crédit.

Remarque : Lorsque vous traitez une transaction pour cette carte de crédit, si vous sélectionnez une banque ou une devise autre que celle qui a été spécifiée pour le code de ce traitement, un message d’erreur vous informe que la banque ou la devise ne correspond pas à celle spécifiée pour le code de traitement.

Ce champ affiche l’état de la carte de crédit; celui-ci peut indiquer Actif ou Inactif.

Pour modifier l’état d’une carte de crédit, double-cliquez sur la carte dans l’onglet Carte de crédit, puis modifiez son état sur l’écran Informations de carte de crédit.

Ce champ affiche le type de carte de crédit qui est déterminé automatiquement par Paya, après avoir saisi le numéro de carte.

Si le client autorise les quantités en attente (qui se produisent lorsque vous n’avez pas la quantité désirée en stock pour pouvoir expédier l’ensemble d’une commande), sélectionnez Permettre quantités en attente.

Si vous sélectionnez cette option pour un client et vous :

• Utilisez l’option Calculer qtés-Reliquat de commande dans Commandes clients de Sage 300, Commandes clients calculera automatiquement les quantités en attente lorsque vous expédiez une commande à un client.
• N'utilisez pas Calculer qtés-Reliquat de commande; vous pourrez saisir manuellement le montant en attente dans Commandes clients.
• Utilisez l’option de Commandes clients permettant de traiter les quantités en attente; Commandes clients traitera également la partie non livrée de la commande.

Si vous ne sélectionnez pas cette option, aucune quantité en attente n’apparaîtra sur les commandes du client, dans Commandes clients. En outre, Commandes clients ne traitera pas les quantités non livrées correspondant à des livraisons partielles.

Sélectionnez cette option pour permettre des expéditions partielles d'articles au client. (Le paramètre par défaut est Oui).

Commandes clients vous permet d'envoyer et de facturer des commandes partielles seulement pour les clients auxquels vous permettez des envois partiels.

Sélectionnez cette option pour permettre à un client de faire ses achats à votre boutique Web par le biais de eTransact. (Le paramètre par défaut est Non).

Utilisez le champ Code de vendeur à l'onglet Facturation de l'enregistrement d'un client pour :

• Assigner jusqu’à cinq vendeurs par enregistrement de client.

  Pour saisir des renseignements sur un vendeur, tapez le numéro du vendeur ou sélectionnez-le dans le dépisteur et tapez ensuite le pourcentage. Pour passer à la ligne suivante, appuyez sur la touche Tab ou cliquez sur le champ Code de vendeur.

  Pour supprimer l'assignation d'un vendeur, mettez la ligne en surbrillance et appuyez ensuite sur la touche Suppr de votre clavier.

• Indiquez le pourcentage des ventes et les totaux des retours à allouer à chaque vente.

Les renseignements sur le vendeur que vous saisissez dans un enregistrement de client s’affichent pour ledit client sur l’écran Saisie des factures, où vous pouvez modifier au besoin les numéros et les pourcentage attribués aux vendeurs.

Vous n’êtes pas tenu de saisir l’information sur les vendeurs et vous pouvez changer n’importe quand toute information associée à un vendeur que vous saisissez dans l'enregistrement.

Cette option permet de spécifier si Commandes clients de Sage 300 doit afficher un message lorsque vous saisissez une commande ou une expédition pour un numéro de commande étant déjà utilisé dans une commande existante ou une expédition autonome pour le client. (Une expédition autonome ne correspond à aucune commande.)

Sélectionnez Nil si vous ne voulez pas que Commandes clients vérifie les numéros de bons de commande en double.

Si vous souhaitez que Commandes clients vérifie si vous avez déjà traité un bon de commande spécifique, sélectionnez le type de message que vous souhaitez afficher. Vous pouvez sélectionner l’une des méthodes suivantes :

• Avertissement. Si vous sélectionnez cette option, Commandes clients affichera un message d’avertissement si le numéro de bon de commande est utilisé sur toutes les commandes ou expéditions autonomes existantes correspondant au client lorsque vous tentez de traiter une commande ou une expédition associée au numéro de bon de commande. Vous pouvez continuer de traiter l’expédition ou la commande en double lorsque vous recevez un avertissement.
• Erreur. Si vous sélectionnez cette option, Commandes clients affichera un message d’erreur lorsque vous saisissez une commande ou une expédition autonome en double pour le client et vous ne pourrez pas reporter la commande ou l’expédition en double.

Remarque : Ce numéro de bon de commande est le numéro de commande du client et n’est pas créé dans votre programme Commandes fournisseurs de Sage 300.

Utilisez ce champ pour identifier la liste de prix du module Gestion des stocks de Sage 300 que vous voulez assigner à ce client ou à cet emplacement. Vous pouvez également entrer d’autres renseignements dans ces champs ou les laisser vides.

Ce champ n’est pas associé à la liste de prix que vous avez peut-être créée dans le module Comptes clients.

Utilisez le champ Type client lorsque vous vous servez de Commandes clients de Sage 300 pour spécifier le type de client à utiliser quand vous saisissez des commandes pour le client dans Commandes clients.

Le type de client n’est pas utilisé par le module Comptes clients.

Entrez une description du point FAB (maximum 30 caractères).

À moins de spécifier un modèle pour la transaction, l'emplacement des stocks que vous spécifiez dans ce champ est utilisé par défaut pour les transactions que vous saisissez dans Commandes clients et ce, aussi bien pour le client que pour l'adresse d'expédition.

Saisissez le pourcentage des totaux des transactions du client à attribuer à chaque vendeur.

Les pourcentages que vous allouez doivent totaliser 100 %.

Les vendeurs et les pourcentages que vous assignez à un enregistrement de groupe de clients s'affichent comme implicites lorsque vous ajoutez un nouvel enregistrement de client pour le groupe de clients.

Les vendeurs et les pourcentages que vous attribuez à un enregistrement de client ou à une adresse d’expédition s’afficheront par défaut dans l’onglet Partage de l’écran Saisie des factures, lorsque vous saisissez des transactions pour le client (ou pour l’adresse d’expédition); vous pourrez toutefois modifier toutes les données figurant sur la facture, la note de crédit ou la note de débit en question.

Ce champ affiche l'adresse d'expédition par défaut, s'il y a en une désignée pour un client.

Par défaut, Comptes clients utilise les coordonnées d'expédition provenant de l'enregistrement d'adresse d'expédition par défaut lorsque vous configurez un enregistrement de frais périodiques ou créez une facture pour le client. Commandes clients utilise également ces coordonnées lorsque vous traitez une commande pour le client.

Si votre client possède un numéro d’inscription à l’autorité fiscale ou à la classe de taxe spécifique, saisissez le numéro dans le champ N° inscription.

Vous pouvez préciser dans l'enregistrement du client le pourcentage par défaut à utiliser pour calculer la retenue de garantie dans les documents d'origine. Vous pouvez toujours modifier le pourcentage de retenue lorsque vous entrez une facture, note de débit ou de crédit pour le client.

Lorsque vous ajoutez un nouvel enregistrement de client, le pourcentage de retenue que vous avez spécifié sur l’écran Options de CC s’affichera par défaut, mais vous pourrez le modifier pour un client particulier.

Vous pouvez préciser dans l'enregistrement du client le code de modalités par défaut à utiliser pour les documents originaux. Vous pouvez toujours modifier les modalités de retenue lorsque vous entrez une facture, note de débit ou de crédit pour le client.

Lorsque vous ajoutez un nouvel enregistrement de client, le code des modalités de retenue que vous avez spécifié sur l’écran Options de CC s’affichera par défaut, mais vous pourrez le modifier pour un client particulier.

Vous pouvez préciser dans l'enregistrement du client le délai de garantie par défaut à utiliser pour les documents originaux. Vous pouvez toujours modifier le délai de garantie lorsque vous entrez une facture, note de débit ou de crédit pour le client.

Lorsque vous ajoutez un nouvel enregistrement de client, le délai de garantie que vous avez spécifié sur l’écran Options de CC s’affichera par défaut, mais vous pourrez le modifier pour un client particulier.

La colonne Code de vendeur permet d'indiquer quels sont les vendeurs responsables du compte d'un client. Vous pouvez saisir le code ou le sélectionner à l'aide du Dépisteur.

Vous devez choisir les codes de vendeur définis dans le module Comptes clients. Tapez le code du vendeur ou choisissez-le dans le Dépisteur.

Les vendeurs spécifiés pour le groupe de clients s'affichent comme saisies par défaut pour les nouveaux enregistrements de client que vous ajoutez au groupe.

Les vendeurs spécifiés pour un client s'affichent comme saisies par défaut pour les nouvelles fiches d'adresses d'expédition que vous ajoutez au client.

Le champ Nom du vendeur affiche le nom entré pour chaque numéro de vendeur sélectionné dans l’enregistrement Vendeurs.

Vous ne pouvez pas changer les noms affichés à cette page. (Utilisez l’écran Vendeurs pour changer les noms des vendeurs.)

Dans le premier champ Exp. par :

• Si vous utilisez le module Commandes clients, tapez un code que vous avez défini dans ce module ou sélectionnez-le à l’aide du Dépisteur.
• Si vous n’utilisez pas le module Commandes clients, vous pouvez entrer un code que vous utilisez autre part (maximum six caractères alphanumériques).
• Vous pouvez également laisser ce champ vide si vous ne souhaitez pas utiliser de code de méthode d'expédition.

Si vous entrez un code de méthode d'expédition dans le premier champ, la description de ce code s’affiche par défaut dans le champ de description à la droite du code. Entrez une description de la méthode d’expédition (maximum 30 caractères) ou acceptez la description affichée.

Les autorités fiscales correspondent aux types de taxes auxquelles le client peut être assujetti. Par exemple, les taxes de vente des états et provinces sont des autorités fiscales, tout comme le sont la TPS et la TVA.

Les autorités fiscales sont déterminées par le groupe de taxes du client et vous ne pouvez pas les modifier ni ajouter d’autres autorités fiscales à l’enregistrement du client. Vous pouvez seulement modifier les classes de taxes ou saisir des numéros d’inscription pour les autorités fiscales dans les enregistrements de client.

Vous définissez et mettez à jour les enregistrements pour les autorités fiscales et saisissez les autres informations de taxation dans les écrans de Services de taxes dans Services communs.

Dans le champ Classe taxe du client, tapez le numéro de la classe de taxe à utiliser pour le client ou le groupe de clients, ou utilisez le Dépisteur pour le sélectionner.

Les classes de taxes définissent les taux de taxe qui servent au calcul des taxes lorsque vous entrez les factures, les notes de débit et les notes de crédit d’un client. Chaque classe de taxe identifie un taux de taxe.

Exemple : Le fait d’assigner la classe 1 signifie par exemple que le client sera facturé au taux de taxe maximum, la classe 2 signifie qu’il sera facturé à un taux moindre et la classe 3 peut signifier que le client est exempté de la taxe.

Les classes de taxes sont déterminées par les autorités fiscales dans le groupe de taxes du client. Vous pouvez uniquement remplacer une classe de taxe par une autre classe de taxe assignée à l’autorité fiscale correspondante dans le module Services de taxes.

Vous définissez et mettez à jour les classes de taxe et saisissez les autres renseignements fiscaux dans les écrans de Services de taxes dans Services communs.

Dans le champ Groupe de taxes, tapez le code du groupe de taxes que vous voulez affecter, ou utilisez le dépisteur pour le sélectionner.

Vous pouvez assigner un groupe de taxes à chaque enregistrement de client pour spécifier les autorités de taxes et les classes qui s’appliquent aux factures, notes débit et notes de crédit des clients.

Remarque : Vous devez assigner un groupe de taxe à chaque enregistrement de client, que des taxes soient perçues ou non dans la région du client.

Vous définissez et mettez à jour les groupes de taxe et saisissez les autres renseignements fiscaux dans les écrans Services de taxes dans Services communs.

Le groupe de comptes précise les comptes de contrôle du grand livre, les comptes de remises sur paiement, d'acompte client, de retenue et d’annulation entre lesquels les transactions d’un client sont ventilées.

Pour sélectionner le groupe de comptes, tapez son code dans le champ Groupe de comptes ou choisissez-le dans le dépisteur.

Pour en savoir plus sur les groupes de comptes, consultez À propos des groupes de comptes.

Le type de compte détermine la façon dont vous imputez des encaissements au compte d'un client :

• Pour les comptes de type solde reporté, vous imputez les encaissements au solde existant du client.
• Pour les comptes de type relevé détaillé, vous imputez les encaissements aux documents particuliers par numéro de document.

Pour spécifier le type de compte, sélectionnez-le dans la liste. (Vous pouvez également taper O, utiliser la flèche pointant vers le haut de votre clavier pour sélectionner Relevé détaillé, taper B ou la flèche pointant vers le bas pour sélectionner Solde reporté.)

Les groupes de clients et les comptes nationaux déterminent le type de compte par défaut des nouveaux enregistrements de clients. Vous pouvez sélectionner un autre type de compte dans un enregistrement de client, sauf si le client est assigné à un compte national. (Vous ne pouvez pas modifier le type de compte des membres de comptes nationaux.)

Pour en savoir plus à propos des types de comptes, consultez À propos des types de comptes des clients.

Dans le champ Cycle facturation, tapez le code de cycle de facturation à utiliser pour le client, compte national ou groupe de clients, ou utilisez le dépisteur pour le sélectionner.

Pour en savoir plus, consultez À propos des cycles de facturation.

Sélectionnez la langue dans laquelle vous imprimez des chèques de remboursement pour le client.

La langue que vous indiquez est utilisée seulement pour le montant du chèque lorsqu’il est imprimé.

Utilisez les champs de la section Information de l’Agence de crédit pour entrer un numéro et une cote pour le client ou le compte national.

Ce champ affiche la devise assignée à la série de comptes.

Vous entrez toutes les factures, les notes de débit et les notes de crédit pour le client ou le compte national dans la devise de la série de comptes, mais vous pouvez imputer des encaissements du client ou du compte national dans d’autres devises.

Si vous enregistrez l’information de l’agence d’évaluation du crédit pour un client ou un compte national, vous pouvez également entrer la date à laquelle l’information de crédit a été assignée.

Modifiez la date dans ce champ lorsque vous modifiez les informations de crédit.

Indiquez comment envoyer les factures, les reçus, les états et les lettres au client :

• Courrier. Imprimez à votre destination d’impression normale.
• Courriel (client). Imprimez dans un fichier et envoyez le fichier par courriel à l’adresse indiquée pour le client à l’onglet Adresse.
• Courriel (contact). Imprimez dans un fichier et envoyez le fichier par courriel à l’adresse de contact indiquée pour le client à l’onglet Contact.
• Courriel (contacts multiples). Si vous utilisez le programme Contacts multiples (M/T), vous pouvez utiliser cette méthode d’envoi pour imprimer dans un fichier et envoyer le fichier par courriel à toutes les adresses de contact indiquées pour le client dans la section Contacts multiples de l’onglet Contact.

Remarque : Si vous sélectionnez Client comme méthode d’envoi lors de l’impression de factures, reçus, relevés et lettres, le programme utilise la méthode d’envoi spécifiée dans l’enregistrement du client ou compte national.

Vous assignez un profil d’intérêt à chaque client, groupe de clients et compte national pour spécifier la méthode et les taux à utiliser lorsque vous facturez des intérêts sur les montants impayés ainsi que pour spécifier le compte de Grand livre auquel vous reportez les gains d’intérêt.

Saisissez le code à utiliser dans le champ Profil d’intérêt ou choisissez-le dans le dépisteur

Remarque : Vous devez assigner un profil d’intérêt à chaque client, groupe de clients et compte national. Si vous ne facturez pas d’intérêts, assignez un profil d’intérêt avec un taux de zéro.

Les profils d’intérêts sont assignés au départ à un enregistrement de client ou de compte national par le groupe de clients, mais vous pouvez choisir un autre profil dans l’enregistrement de client. Si vous changez un groupe de clients, le profil d’intérêts du nouveau groupe remplace le profil qui était assigné à l’enregistrement du client, mais vous pouvez le modifiez.

Les clients de comptes nationaux utilisent le profil d’intérêt du compte national et vous ne pouvez changer le profil d’un client qu’en changeant le profil d’intérêt pour le compte national correspondant.

Pour en savoir plus sur les profils d’intérêts, consultez À propos des profils d'intérêt

Cette option indique si vous recevrez un avertissement lorsque vous entrerez une transaction pour un client dont le solde total impayé est supérieur à une limite de crédit spécifiée.

Si vous avez sélectionné cet avertissement pour un client, Commandes clients affichera un écran de vérification de solvabilité lorsque vous saisirez une commande dans Commandes clients dont le montant est supérieur à la limite de crédit; de plus, un utilisateur possédant l’autorisation nécessaire devra annuler la limite avant de pouvoir valider la transaction.

Si le client appartient à un compte national, l’option sélectionnée et la limite de crédit de l’enregistrement du compte national s’afficheront par défaut. Sinon, les renseignements de l'enregistrement du groupe de clients s'affichent. (Dans les livres auxiliaires multidevises, la limite échue spécifiée pour la devise du client est utilisée.)

Si vous avez sélectionné l’option Permettre la modification de la vérification de solvabilité pour le groupe de clients, vous pourrez modifier l’option et le montant de la limite de crédit pour le client.

Si vous avez sélectionné les options (sur l’écran Options de CC) pour inclure les transactions en suspens dans la vérification de la solvabilité, celles-ci seront incluses dans le solde impayé du client lors de la procédure de vérification de solvabilité.

Cette option affiche le nombre de jours en retard et le montant que des transactions en retard doivent dépasser avant d'émettre un avertissement de crédit lorsque vous entrez des transactions.

Exemple : Si l’option stipule que les transactions échues depuis au moins 90 jours ne peuvent pas dépasser 250 $ (USD), un avertissement de vérification de solvabilité s’affichera lorsque vous saisirez une nouvelle transaction pour un client dont le compte contient des transactions de 300 $ (USD) échues depuis au moins 90 jours.

Si vous avez sélectionné cet avertissement pour un client, Commandes clients affichera un écran de vérification de solvabilité lorsque vous saisirez une commande dans Commandes clients dont le retard est supérieur à la limite échue; de plus, un utilisateur possédant l’autorisation nécessaire devra annuler la limite avant de pouvoir valider la transaction.

Si le client appartient à un compte national, les renseignements spécifiés dans l'enregistrement du compte national s'affichent comme implicites. Si le client n'appartient pas à un compte national, les renseignements de l'enregistrement du groupe de clients sont utilisés. (Dans les livres auxiliaires multidevises, la limite échue spécifiée pour la devise du client est utilisée.)

Si vous avez sélectionné l’option Permettre la modification de la vérification de solvabilité pour le groupe de clients, vous pourrez modifier la sélection, la période âgée et la limite échue d’un client.

Dans chaque enregistrement de client ou de compte national, vous pouvez enregistrer un numéro assigné pour l’entreprise par une agence d’évaluation du crédit. Vous pouvez changer ce numéro n’importe quand.

Sélectionnez un code de paiement par défaut à utiliser pour les encaissements que vous entrez pour le client. Si vous ne définissez pas de code de paiement par défaut pour un client, Saisie des encaissements utilisera celui de l’écran Options de CC.

Remarque : Pour traiter des paiements par carte de crédit pour un client en utilisant les boutons de traitement rapide ou l'écran Traitement paiements par carte crédit de CC, vous devez spécifier un code de paiement qui utilise le type de paiement Carte de crédit SPS.

Sélectionnez cette option si vous souhaitez imprimer les relevés pour ce client.

Si vous avez sélectionné Imprimer les relevés pour un compte national, vous serez incapable de sélectionner l’option ou d’imprimer des relevés distincts pour un client du compte national.

Pour les clients ou les comptes nationaux utilisant plusieurs devises qui n’utilisent pas la devise fonctionnelle, précisez le type de taux par défaut à utiliser pour convertir des transactions dans la devise fonctionnelle. Lorsque vous entrez des transactions pour le client ou le compte national, vous pouvez changer le type de taux, au besoin.

Pour spécifier le type de taux, saisissez son code ou utilisez le dépisteur pour le sélectionner. Vous devez spécifier un type de taux défini pour la société dans les écrans Devises de Services communs.

Dans chaque enregistrement de client ou de compte national, vous pouvez enregistrer un code qui indique la cote de crédit du compte, par exemple la cote assignée par une agence d’évaluation du crédit.

Vous pouvez entrer une nouvelle cote n’importe quand.

Vous attribuez un code de modalité à chaque client et groupe de clients pour spécifier les modalités de paiement à utiliser sur les factures pour le client.

Remarque : Vous devez attribuer un code de modalité à chaque client et un groupe de clients dans Comptes clients.

Pour en savoir plus sur les modalités de paiement des clients, consultez À propos des modalités de paiement des clients

Utilisez la colonne Montant pour consulter, modifier ou ajouter le montant total des factures, des encaissements, des notes de crédit et d’autres documents qui ont été traités pour le compte durant la période affichée.

Dans les livres auxiliaires multidevises, vous pouvez saisir et afficher les totaux dans la devise du client ou la devise fonctionnelle pour le livre auxiliaire. Utilisez le champ Devise pour spécifier la devise que vous utilisez.

Si vous entrez des statistiques durant la configuration du livre auxiliaire de Comptes clients, n’incluez pas les montants que vous reporterez au compte lorsque vous entrez des transactions de Comptes clients historiques et cumul annuel. Si vous le faites, ils seront ajoutés deux fois dans les statistiques.

Le module Comptes clients fait le suivi du nombre moyen de jours que chaque client (ou tous les clients affectés à un groupe de clients ou à un compte national) a pris pour payer intégralement chaque facture; il affiche ensuite le total dans le champ Moyenne de jours pour payer. Vous ne pouvez pas modifier ce nombre.

Le nombre correspondant à chaque période est calculé en divisant le nombre total de jours nécessaire pour payer les factures réglées intégralement durant la période par le nombre de factures qui ont été émises pour le compte, durant la période affichée et durant les périodes précédentes.

Si vous utilisez une comptabilité multidevise, les statistiques de période sont enregistrées dans la devise utilisée par le client ou le compte national ainsi que dans leurs valeurs équivalentes dans la devise fonctionnelle. Vous pouvez choisir de consulter ou de modifier des statistiques dans la devise du client ou dans la devise fonctionnelle.

Le champ Devise permet de sélectionner la devise dans laquelle afficher les totaux statistiques.

Utilisez la colonne Nombre dans l’onglet Statistiques pour consulter, modifier ou ajouter le nombre total des factures, des encaissements, des notes de crédit et d’autres transactions qui ont été traités pour le compte durant la période affichée.

Important! Si vous saisissez des statistiques durant la configuration du livre auxiliaire de Comptes clients, n’incluez pas les montants que vous reporterez pour les clients lorsque vous entrez des transactions de Comptes clients historiques et de cumul annuel. Si vous le faites, ils seront ajoutés deux fois dans les statistiques.

Choisissez la période comptable pour laquelle vous entrez ou consultez des statistiques.

Le type de période selon lequel vous conservez les statistiques est déterminé par la sélection de l’option Type de période pour les clients, groupes de clients et comptes nationaux dans l’onglet Traitement dans l’écran Options de C.C. (Les types de période sont les suivants : hebdomadaire, de sept jours, de deux semaines, mensuelle, bimensuelle, trimestrielle, semi-annuelle et exercice.)

Comptes clients enregistre le temps qu’il faut pour un client (ou tous les clients attribués à un groupe de clients ou à un compte national) pour payer intégralement chaque facture. Il affiche ce total dans le champ Total de jours pour payer sur l'onglet Statistiques de l'écran Clients, de l'écran Comptes nationaux, et de l'écran Groupes de clients.

Le total qui s’affiche pour une période donnée correspond au nombre de jours nécessaires pour payer toutes les factures qui ont été réglées intégralement durant la période choisie.

Vous pouvez modifier ce total au besoin pour définir et mettre à jour les statistiques.

La colonne Types transactions dans l’onglet Statistiques répertorie tous les types de transactions dont le total et le nombre sont sauvegardés.

Vous pouvez modifier, consulter et ajouter le total des montants et le nombre de factures, des encaissements, des remises, des notes de crédit, des notes de débit, des ajustements, des annulations, des frais d’intérêts, des chèques retournés et des remboursements.

Important! Si vous entrez des statistiques durant la configuration du livre auxiliaire de Comptes clients, n’incluez pas les montants que vous reporterez pour les clients lorsque vous entrez des transactions de Comptes clients historiques et de cumul annuel. Si vous le faites, ils seront ajoutés deux fois dans les statistiques.

Tapez ou choisissez l’exercice pour lequel vous voulez entrer ou consulter des statistiques.

Le type d’exercice selon lequel vous conservez les statistiques est déterminé par les choix Exercice ou Année civile pour l’option Cumuler par des clients, groupes de clients et comptes nationaux à l'onglet Traitement de l'écran Options de CC.

Comptes clients fait le suivi de la moyenne de jours qu'un client prend pour payer chaque facture.

Le programme affiche la moyenne de l’exercice dans le champ Moyenne jours pour payer-CAJ à l’onglet Statistiques. Vous ne pouvez pas modifier ce nombre.

Il s’agit du nombre total de jours que le client a pris pour payer toutes les factures qui ont été payées intégralement au cours de l’année courante, jusqu’à ce jour.

Le module Comptes clients met à jour cette donnée chaque fois que vous reportez des transactions pour enregistrer le paiement intégral des factures d’un client. Vous ne pouvez pas changer ce nombre.