Vous pouvez utiliser des champs optionnels avec saisie des factures si :
- Vous utilisez l’analyse de transaction et le créateur de champ optionnel et vous avez configuré des champs optionnels pour tout le système.
- Vous configurez les champs optionnels pour les factures et les écritures de factures. Pour en savoir plus, consultez Écran Champs optionnels de CC.
Lorsque vous créez une facture, Comptes clients utilise les champs optionnels cochés pour insertion automatique sur les factures et les écritures des factures. Vous pouvez afficher ou modifier les champs optionnels, comme suit :
- Dans l’onglet Champs optionnels de l’écran Saisie des factures de CC, vous pouvez afficher ou affecter des champs optionnels pour des factures spécifiques. Suite...
- Dans l’écran Détail de Comptes/Taxes (que vous ouvrez en cliquant sur le bouton Zoom
Vous pouvez modifier la valeur affichée par défaut pour un champ optionnel comme suit :
- Si le champ optionnel est validé, vous devez spécifier une valeur qui est définie pour le champ optionnel dans Services communs.
Remarque : Si le champ optionnel autorise des blancs, vous pouvez laisser le champ de valeur en blanc.
- Si le champ optionnel n'est pas validé, vous pouvez saisir toute valeur qui est compatible avec le type de champ (telle que oui/non, texte, numéro, date ou montant), pourvu que la valeur saisie ne dépasse pas la longueur permise pour le champ. Vous pouvez également laisser ce champ vide.
Remarque : Lorsque vous spécifiez une valeur qui est définie dans Services communs, la description de la valeur est également affichée.
Champs optionnels pour les détails de tâche connexe
Sur les factures de tâche connexe, si les champs optionnels pour les détails de la facture correspondent aux champs optionnels utilisés dans Gestion de projet, les valeurs venant de Gestion de projet s’affichent comme valeurs par défaut, comme suit :
- Projets temps et matériaux :
- Pour les contrats simples, le programme affiche les valeurs de champs optionnels correspondants qui sont utilisés par la catégorie de projet.
- Pour les contrats standards, le programme affiche les valeurs de champs optionnels correspondants qui sont utilisés par les ressources du projet.
-
Projets à coût fixe :
- Pour les projets qui utilisent une méthode comptable d’achèvement ou d’avancement du projet, le programme affiche les valeurs de champs optionnels correspondants qui sont utilisés par le projet.
- Pour les projets qui utilisent une méthode de comptabilité de facturations et coûts ou de comptabilité d’exercice, le programme affiche les valeurs de champs optionnels correspondants qui sont utilisés par la catégorie de projet.
- Projets à coût majoré :
- Pour les projets qui utilisent une méthode comptable d’achèvement du projet, d’avancement basé sur le coût total ou sur les heures travaillées, le programme affiche les valeurs de champs optionnels correspondants qui sont utilisés par le projet.
- Pour les projets qui utilisent une méthode de comptabilité de facturations et coûts, de comptabilité d’exercice, ou d’avancement basé sur la catégorie, le programme affiche les valeurs de champs optionnels correspondants qui sont utilisés par la catégorie de projet.
Lorsque les champs optionnels du détail de facture ne correspondent pas à ceux utilisés dans Gestion de projet, les valeurs des fiches de configuration du champ optionnel s’affichent.
Les renseignements du champ optionnel sont transmis à Gestion de projet lorsque vous reportez des factures de tâche connexe, si :
- Vous avez sélectionné le paramètre Facturations de Gestion de projet pour le champ optionnel dans l'enregistrement de configuration du champ optionnel.
- Les champs optionnels des détails de la facture correspondent aux champs optionnels définis pour la facture de Gestion de projet.
Champs optionnels pour les détails de document de retenue
Sur les documents de retenue, les champs optionnels et valeurs spécifiés sur les documents originaux sont utilisés par défaut pour les factures de retenue connexes, les notes de crédit de retenue et les notes de débit de retenue, que vous saisissiez les documents de retenue manuellement ou en les créant via l’écran Créer lot de retenue de CC
Mise à jour de Grand livre
Lorsque vous reportez une facture qui inclut des champs optionnels, les renseignements de champs optionnels pour les en-têtes de la facture et les détails de la facture sont inclus dans l’écriture de journal envoyée à Grand Livre si :
- Dans l’enregistrement de configuration des champs optionnels, vous avez indiqué que les données des champs seront transmises au compte du Grand livre.
- Les champs optionnels que vous avez utilisés dans les factures et dans les détails des factures sont les mêmes que ceux que vous avez assignés aux détails de transaction dans l’enregistrement du compte de Grand livre.
Selon les paramètres du champ optionnel, les comptes peuvent inclure :
- Pour les détails de la facture :
- Comptes de produits (factures sommaires et d’articles).
- Comptes des stocks (factures d’articles).
- Comptes de coût des marchandises vendues (factures d’articles).
- Pour les en-têtes de facture :
- Contrôle de Comptes clients.
- Contrôle de la retenue de garantie.
- Taxes de vente.
- Acompte client.
- Remises sur paiements.
- Gain de change ou gain de change réalisé (y compris l’arrondi).
- Perte de change ou perte de change réalisée (y compris l’arrondi).
- Saisie des encaissements.
- Encaissements.