À propos du traitement des transactions dans Grand livre
À propos de la consultation des informations relatives aux lots
Champs et contrôles
Boutons
Reporter
Cliquez sur ce bouton pour reporter le lot de transactions qui est actuellement affiché.
Ce bouton vous permet de reporter un lot de transactions à la fois. Pour reporter une plage de lots, utilisez l’écran Report des lots. Pour en savoir plus, consultez Écran Reporter les lots de GL.
À extourner
Si vous souhaitez que cette transaction soit extournée dans une période future, sélectionnez l'option À extourner, puis spécifiez une période à laquelle sera reportée l'extourne.
Grand livre créera automatiquement une écriture d'extourne en inversant les signes de tous les détails pour cette écriture de journal et il reportera l'écriture d'extourne dans la période spécifiée.
Les écritures originales et les écritures d'extourne sont reportées lorsque vous reportez le lot.
La date de la transaction d'extourne correspond au premier jour de la période d'extourne spécifiée. La description est "ÉCRITURE D'EXTOURNE".
- Vous pouvez créer et reporter des écritures d'extourne qui s'étendent sur des exercices antérieurs et sur l'exercice courant.
-
Si vous souhaitez créer une écriture d'extourne qui s'étend sur l'exercice courant et sur l'exercice suivant, vous devez d'abord utiliser l'écran Créer nouvel exercice de GL pour créer le nouvel exercice.
Si vous ne créez pas un nouvel exercice auparavant, le report créera un lot d'erreur contenant les écritures originales et les écritures d'extourne, que vous pourrez reporter ultérieurement.
Si le nouvel exercice existe, le report reportera l'écriture originale et ajoutera l'écriture d'extourne dans un lot d'erreur pour un report ultérieur (étant donné que vous ne pouvez pas reporter dans un exercice futur).
- Le report provisoire ne crée pas d'écritures d'extourne sur plusieurs exercices — il les crée uniquement dans un seul exercice.
Description du lot
Saisissez une description du lot de 60 caractères au maximum. La description est imprimée sur les listes de lots et apparaît avec le numéro du lot lorsque vous utilisez le dépisteur pour afficher des listes de lots.
Numéro de lot
Grand livre assigne un numéro de lot lorsque vous créez un nouveau lot. Lors du report, le numéro de lot est attribué à chaque transaction du lot et constitue une part essentielle de la piste d'audit pour la transaction.
Pour rappeler un lot existant que vous voulez modifier ou supprimer, saisissez le numéro de lot ou utilisez le Dépisteur pour le sélectionner.
Si vous supprimez un lot, vous ne pouvez pas réutiliser son numéro et le lot est répertorié comme Supprimé dans le rapport État du lot de GL.
Date du document
Spécifiez la date de document correspondant à l'écriture de journal. L'écriture de journal complète a une seule date de document correspondante.
- Vous ne pouvez pas changer la date de document des documents créés dans des livres auxiliaires.
- La date assignée aux détails consolidés lors du report correspond à la dernière date de la période à laquelle ils ont été reportés.
- Pour les transactions de GL qui ont été créées dans Sage 300 2014 ou antérieur, la date de report est renseignée dans ce champ par défaut.
Saisi par
Ce champ affiche le nom de la personne qui a saisi la transaction.
- Si la transaction a d'abord été saisie manuellement dans un livre auxiliaire, mais n'inclut pas de renseignements quant à son auteur, ce champ affiche le nom de la personne qui a généré l'écriture de journal de GL.
- Pour les transactions de GL qui ont été créées dans Sage 300 2014 ou antérieur, ce champ est vide par défaut.
Description de l'écriture
Saisissez une description de l'écriture de journal de 60 caractères au maximum. La description est imprimée sur les listes de lots et apparaît avec le numéro de l'écriture lorsque vous utilisez le dépisteur pour afficher des listes d'écritures.
Mode de saisie
Sélectionnez le mode Normal ou Rapide pour contrôler comment les lignes de détails sont créées lorsque vous appuyez sur la touche Tab.
- Normal. Après avoir saisi une ligne de détail, appuyez sur la touche Tab pour commencer à saisir le détail suivant sans remplir le moindre champ.
- Rapide. Après avoir saisi une ligne de détail, appuyez sur la touche Tab pour commencer à saisir le détail suivant et copier automatiquement les informations des champs Référence, Description, Commentaire et Date du détail de la première ligne à la nouvelle ligne.
Numéro saisie
Sélectionnez une écriture existante ou cliquez sur le bouton Créer nouvelle écriture pour ajouter une nouvelle écriture.
Si vous effacez une saisie, vous ne pouvez pas réutiliser son numéro. Si vous ne réassignez pas le numéro, il est répertorié comme Supprimé sur le journal de report lorsque le lot est reporté et ce, afin de fournir une piste de vérification du numéro manquant.
Date de report
Spécifiez la date de report correspondant à l'écriture de journal. L'écriture de journal dans sa totalité peut être associée à une date unique ou vous pouvez saisir une date différente sur chaque ligne de détail.
La date de report ne détermine pas la période à laquelle les détails seront reportés. Elle est affichée uniquement à titre informatif. (La période est définie par le champ Exercice/Période.)
- Lorsque vous spécifiez une date de report, l'exercice et la période correspondants sont renseignés automatiquement dans le champ Exercice/Période. Le fait de modifier l'exercice et la période ne change toutefois pas la date de report.
- La date assignée aux détails consolidés lors du report correspond à la dernière date de la période à laquelle ils ont été reportés.
Code source
Sélectionnez un code source pour toute l'écriture de journal. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir des codes sources différents sur les lignes de détails individuelles.
L'écran de configuration Codes sources de GL vous permet de définir des codes sources. Les codes sources vous indiquent de quel livre provient une transaction et de quel type de transaction il s'agit. Vous définissez vos propres codes sources de Grand livre pour identifier les transactions.
Par exemple, GL-CD peut identifier une sortie de caisse ajoutée à Grand livre. GL-JE peut identifier une écriture de journal général.
État
Si le lot est Prêt à reporter dans l'écran Liste des lots de GL, Prêt à reporter apparaît dans le champ État.
- Les lots définis comme Prêts à reporter ne peuvent pas être modifiés.
- Vous ne pouvez pas utiliser l'écran Reporter les lots de GL pour reporter des lots qui ne sont pas Prêts à reporter.
- Dans l'écran Liste des lots de GL, vous pouvez sélectionner un lot, puis cliquez sur le bouton Reporter afin de reporter un lot unique, même si le lot n'a pas été défini comme étant Prêt à reporter.
- Vous ne pouvez pas reporter dans un compte si le champ Reporter au compte dans l'écran Comptes de GL est sur Interdit pour ce compte.
Exercice/Période
Spécifiez l’exercice et la période auxquels vous voulez reporter l'écriture de journal.
Si vous avez sélectionné l'option Permettre report aux exercices précédents dans l'onglet Report de l'écran Options de GL, vous pouvez reporter dans n'importe quel exercice existant pour lequel vous conservez des séries financières et des détails de transaction.
À mois de réouvrir la période, vous ne pouvez pas reporter des écritures à une période fermée.
Remarque : Vous devez utiliser la même période pour tous les détails d'une écriture de journal donnée ; autrement dit, vous ne pouvez pas saisir deux « moitiés » d'une écriture dans des périodes différentes (ce qui causerait un écart dans ces périodes).
Table de détails
Numéro compte
Spécifiez le numéro du compte auquel le détail sera reporté.
- Avant de pouvoir saisir ou reporter une transaction, l'état du compte auquel elle sera reportée doit être mis sur Actif à l'onglet Détails de l'écran Comptes de GL.
- Vous ne pouvez pas sélectionner un compte pour lequel le champ Reporter au compte a pour valeur Interdit.
Description compte
Ce champ affiche la description du compte.
Commentaire
Ajoutez un commentaire facultatif pour identifier ou expliquer le détail.
Les commentaires sont imprimés sur les listes de lots et les journaux de report, mais ils n'apparaissent sur aucun autre rapport.
Crédit devise transaction
Saisissez le montant du crédit.
Pour les comptes multidevises, entrez les montants des détails dans la devise de transaction. Le programme affiche l'équivalent en devise fonctionnelle dans le champ Crédit - Dev. fonct. Vous pouvez modifier le montant en devise fonctionnelle, si nécessaire, mais vous ne pouvez reporter l'écriture que lorsque les montants de crédit et de débit sont équilibrés dans la devise fonctionnelle.
- Pour retourner au champ Débit, vous pouvez appuyer sur Maj+Tab.
- Si vous saisissez des transactions multidevises fréquemment, déplacez les colonnes de la devise fonctionnelle de sorte à les placer à côté de la devise de transaction.
Date
Dans une transaction d'écriture de journal, vous pouvez choisir de reporter une transaction à une période autre que celle saisie comme date de transaction. Par exemple, vous pouvez saisir des dates du mois de juin dans ligne de détail de transaction, mais reporter la transaction en juillet.
Cette date ne détermine pas la période à laquelle un détail sera reporté. Elle est affichée uniquement à titre informatif. (La période est définie par le champ Exercice/Période.)
Débit/Débit devise transaction
Saisissez le montant du débit.
Pour passer au champ Crédit et saisir un crédit, appuyez sur la touche Tab sans réaliser la moindre saisie dans le champ Débit.
Pour les comptes multidevises, entrez les montants des détails dans la devise de transaction. Le programme affiche l'équivalent en devise fonctionnelle dans le champ Débit - Dev. fonct. Vous pouvez modifier le montant en devise fonctionnelle, si nécessaire, mais vous ne pouvez reporter l'écriture que lorsque les montants de crédit et de débit sont équilibrés dans la devise fonctionnelle.
Description
Vous pouvez saisir une description comportant un maximum de 60 caractères pour chaque ligne de détail. La description est répertoriée avec le détail sur les listes de lots, les journaux de report et les journaux sources (si le détail n'a pas été consolidé).
Champs optionnels
La colonne Champs optionnels de la table de détails indique si des champs optionnels sont affectés à un détail sélectionné.
Pour en savoir plus, consultez À propos des champs optionnels dans Grand livre.
Quantité
Si vous utilisez des quantités avec le compte spécifié, vous pouvez saisir une quantité avec le détail (par exemple, pour indiquer le nombre d'articles vendus), si cette fonctionnalité est disponible pour vous.
Avant de pouvoir saisir des quantités pour un compte, vous devez sélectionner l'option Gérer les quantités à deux endroits distincts :
- Sous l'onglet Compte de l'écran Options de GL afin d'activer les quantités pour tout le livre.
- Sous l'onglet Détail de l'écran Comptes de GL afin d'activer les quantités pour le compte.
Référence
Saisissez une référence de détail facultative, d'une longueur maximale de 60 caractères. La référence peut être tout élément que vous souhaitez conserver avec le détail, comme par exemple un numéro de chèque ou un numéro de facture.
La référence est répertoriée avec le détail sur les listes de la lot, les journaux de report et les listes de transactions du GL.
Si vous ne consolidez pas la transaction, les références de détails sont aussi répertoriées sur les journaux sources. Si vous imprimez des journaux sources par référence, vous pouvez utiliser la même référence pour tous les détails d'une écriture, de sorte que tous les détails d'une écriture soient regroupés.
Code source
Spécifiez le code source à utiliser pour l'écriture. Ce code source est utilisé par défaut pour toutes les lignes de détail de l'écriture, mais vous pouvez saisir un code source différent pour une ligne de détail, si nécessaire.
Si vous utilisez des codes sources différents pour des lignes de détails individuelles, les différents détails d'une écriture peuvent apparaître dans des journaux sources distincts.
Livre auxiliaire source et type source
Spécifiez un type de source pour le détail. Vous pouvez entrer un type et un livre auxiliaire différents pour chaque ligne de détail si nécessaire. Si vous utilisez des types sources différents pour des lignes de détails individuelles, les différents détails d'une écriture peuvent apparaître dans des journaux sources distincts.
Par défaut, le type et le livre auxiliaire source de la ligne de détail sont les mêmes que ceux que vous avez sélectionnés pour l'écriture.
Table de détails - Champs multidevises
Devise de transaction
Spécifiez la devise de transaction du montant de débit ou de crédit que vous saisissez.
Si vous saisissez le code de la devise fonctionnelle, Grand livre inscrit un taux de 1,000 pour le détail.
Remarque : Vous utilisez l'écran Comptes de GL pour spécifier les devises qui peuvent être reportées dans le compte.
Débit/Crédit devise fonctionnelle
Ce champ affiche l'équivalent en devise fonctionnelle de l'écriture saisie dans le champ Débit/Crédit - Dev. trans. ou le montant du détail si celui-ci est saisi dans la devise fonctionnelle.
Inscrivez le montant avec le nombre de décimales utilisé par la devise.
Si vous saisissez un détail dans une autre devise que la devise fonctionnelle, le programme convertit le montant à la devise fonctionnelle, puis affiche le résultat dans le champ de la devise fonctionnelle.
Si vous modifiez le montant en devise fonctionnelle calculé par le programme, ce dernier ajustera le taux pour prendre en compte la modification.
Taux
Il s'agit du taux utilisé pour convertir le montant dans la devise de transaction à la devise fonctionnelle.
Vous pouvez modifier le taux pour tous les détails, mais l'écriture de journal doit être équilibrée dans la devise fonctionnelle avant de pouvoir être reportée
Une liste de taux s'affiche lorsque le programme ne parvient pas à trouver le taux correspondant à la méthode définie pour la sélection des taux de la devise. Vous pouvez choisir un taux ou en saisir un directement.
Date du taux
Le taux de change sera calculé à compter de la date saisie dans ce champ.
Type taux
Indiquez le type de taux qui spécifie la table de taux utilisée pour convertir la devise de transaction à la devise fonctionnelle (par exemple, taux au comptant, taux contractuel ou taux moyen).
Le type de taux par défaut s'affiche, mais vous pouvez saisir un type de taux et un taux de change différents.
Aperçu
Utilisez l'écran Écriture de journal de GL pour :
- Créer des nouveaux lots.
- Ajouter des écritures de journal à lots existants.
- Modifier et supprimer des écritures de journal.
- Reporter des lots.
- Consulter ou contrepasser des écritures ou des lots reportés.
- Réaliser un zoom avant à partir d'écritures, reportées ou non, qui ont été générées dans d'autres livres auxiliaires Sage 300 et ce, pour consulter les transactions d'origine.
Pour en savoir plus sur les écritures de journal et les lots de Grand livre, consultez À propos du traitement des transactions dans Grand livre.
Modifier des écritures de journal et des lots
Les conditions suivantes s'appliquent lors de l'édition des lots et des écritures de journal :
- Vous ne pouvez pas modifier des écritures dans des lots Prêts à reporter (voir le champ État en haut à droite de l'écran).
Remarque : Vous utilisez l'écran Liste des lots pour passer l'état des lots à Prêt à reporter.
- Vous ne pouvez pas modifier des écritures dans des lots qui ont été supprimés ou reportés. Toutefois, vous pouvez automatiquement créer une écriture de contrepassation dans un nouveau lot.
- Vous pouvez modifier des lots qui ont été provisoirement reportés, puis reporter les lots révisés.
- Vous ne pouvez modifier les lots importés que selon les paramètres spécifiés pour l'option Modifier saisies importées à l'onglet Report de l'écran Options de GL.
Vous pouvez autoriser la modification de tous les champs, seulement la période, ou empêcher toute modification.