À propos des champs optionnels dans Grand livre

Dans Grand livre, vous pouvez assigner un nombre illimité de champs optionnels à un compte afin de stocker des informations supplémentaires dont votre entreprise souhaite faire le suivi.

Champs optionnels de compte. Les champs optionnels de compte fournissent un moyen pratique de personnaliser votre système Grand livre en vous permettant de stocker un nombre illimité d'éléments d'informations supplémentaires avec les enregistrements de compte.
Champs optionnels de transaction. Grand livre conserve également les informations de champs optionnels pour les transactions (y compris celles créées dans d'autres programmes Sage 300 et envoyées au Grand livre) si les champs optionnels utilisés dans les détails de transaction correspondent à ceux utilisés dans Grand livre. Suite...

Grand livre inclut les champs optionnels de transaction assignés à un compte, ainsi que leurs valeurs par défaut, lorsque vous utilisez le compte dans un détail d'écriture de journal.

Vous pouvez modifier ou supprimer des champs optionnels dans les détails d'écriture de journal, que les écritures soient ajoutées manuellement dans Écriture de journal ou générés automatiquement dans Grand livre ou dans un grand livre auxiliaire Sage 300.

Remarque : Les champs optionnels de transaction sont gérés au niveau des détails. Si vous consolidez les transactions reportées, les informations de champ optionnel stockées pour les transactions sont supprimées.

Dans Grand livre, la configuration des champs optionnels est un processus en trois étapes. Vous devez réaliser les tâches suivantes :

Configurez les champs optionnels utilisés dans l'ensemble du système. Suite...
Avant de pouvoir utiliser des champs optionnels dans Grand livre, vous devez définir des champs optionnels pour votre système Sage 300 en utilisant l'écran Champs optionnels.
Configurez les champs optionnels que vous voulez utiliser dans les comptes et transactions de Grand livre. Suite...

Vous utilisez l'écran Champs optionnels de GL pour configurer les champs optionnels que vous souhaitez utiliser avec les enregistrements de compte et les détails de transaction.
Assignez les deux types de champs optionnels à des comptes spécifiques dans l'écran Comptes.

Remarque : Après avoir apporté des modifications aux options du programmes (à l'écran Options) ou aux champs optionnels (à l'écran Champs optionnels), vous et tous les autres utilisateurs devez vous déconnecter, puis vous reconnecter pour que les modifications prennent effet.

Configuration des champs optionnels utilisés dans Grand livre

Vous pouvez configurer un nombre illimité de champs optionnels pour Grand livre, dans la mesure où ceux-ci ont été préalablement configurés pour être utilisés dans l'ensemble du système.

Après avoir configuré les champs optionnels pour votre système Sage 300, vous utilisez l'écran Champs optionnels de GL pour définir les champs optionnels que vous utiliserez pour personnaliser votre plan comptable et pour stocker des informations supplémentaires avec les détails de transaction du grand livre. (Consultez Écran Champs optionnels de GL.)

Remarque : Si l'écran Champs optionnels de GL est ouvert, les autres utilisateurs sont dans l'incapacité d'exécuter le moindre processus dans Grand livre. Par ailleurs, vous pouvez modifier les enregistrements de champs optionnels seulement lorsque tous les autres utilisateurs ont quitté Grand livre et lorsque tous les écrans de Grand livre sont fermés.

Assigner des champs optionnels aux comptes

Lorsque vous avez défini des champs optionnels à utiliser dans Grand livre, vous pouvez assigner les champs optionnels à des comptes particuliers.

Vous utilisez l'onglet Champs optionnels de l'écran Comptes de GL pour assigner des champs optionnels de compte. Vous pouvez inclure des champs optionnels de compte sur votre plan comptable imprimé et, lorsque vous imprimez le rapport Plan comptable (Détail - Liste complète), vous pouvez choisir d'inclure les champs optionnels des détails de transaction et de compte (et leurs valeurs) qui sont définis pour chaque compte. Vous pouvez également utiliser des champs optionnels de compte comme critères de sélection lors de l'impression des autres types de rapports.
Vous utilisez l'onglet Champs optionnels détails transaction de l'écran Comptes de GL pour assigner des champs optionnels de transaction. Si un compte auquel vous avez assigné des champs optionnels de transaction est utilisé dans un détail de transaction, vous pouvez modifier les informations de champ optionnel pour le détail.
Création des comptes. L'écran Aperçu des comptes créés vous permet de spécifier des données de champ optionnel pour les comptes que vous créez.
Le programme assigne les champs optionnels de compte et de détails de transactions aux nouveaux comptes définis pour des "modèles" de comptes, en utilisant les segments spécifiés dans le champ Option par défaut de.

Remarque : Si un champ optionnel a été défini comme champ requis, celui-ci doit être saisi pour que le compte puisse être ajouté ou enregistré.

Inclure des champs optionnels dans des transactions de GL

Si des champs optionnels sont assignés au compte utilisé dans le détail, vous pouvez utiliser des champs optionnels dans les détails de transaction. Prenez note du comportement particulier des champs optionnels dans chaque écran de transaction :

Écriture de journal. La case à cocher Champs opt. dans la table de détail de l'écran Écriture de journal de GL et dans l'écran de détail correspondant indique si le compte d'un détail utilise des champs optionnels de transaction.
Remarque :
Cet indicateur de champs optionnels est sélectionné par le programme. Vous ne pouvez pas en modifier la sélection. Si la case est cochée, vous pouvez toutefois cliquer sur le bouton zoom situé à côté, puis modifier ou supprimer les champs optionnels utilisés pour le détail. Vous ne pouvez pas ajouter des champs optionnels de transaction qui ne sont pas assignés au compte.
Écriture de journal accepte les données de champs optionnels provenant de transactions que vous créez dans les livres auxiliaires de Sage 300, dans la mesure où ceux-ci correspondent aux champs optionnels de transaction spécifiés pour le compte. (Les informations sont transférées dans Grand livre lorsque vous créez un lot de transactions du grand livre dans un livre auxiliaire.)
Lorsque vous reportez l'écriture de journal, le programme enregistre les informations de champs optionnels. (Notez que l'option Reporter au compte du compte en question doit indiquer Détail que les données de champs optionnels soient enregistrées.)
Créer lot de ventilation. La case à cocher Champs opt. de cet écran indique si vos comptes utilisent un ou plusieurs champs optionnels de transaction et s'ils sont définis pour l'insertion automatique dans les transactions.
Remarque :
Vous ne pouvez pas cocher ou décocher cette case, mais si celle-ci est sélectionnée, vous pouvez modifier ou supprimer les champs optionnels utilisés avec la transaction. Vous pouvez également ajouter tous les champs optionnels qui sont définis pour les détails de transaction dans l'écran Champs optionnels de GL.
Les champs que vous spécifiez sont utilisés pour tous les comptes inclus dans la ventilation.
Lorsque vous traitez la ventilation, si les champs optionnels spécifiés correspondent aux champs optionnels de transaction définis pour les comptes utilisés dans la ventilation, les informations de champs optionnels sont incluses dans l'écriture de journal correspondant aux comptes.
Créer lot de réévaluation. La colonne Champs opt. de cet écran indique si des champs optionnels de détails de transaction ont été définis pour le compte de gain ou de perte sur change pour un code de réévaluation voulu. Si au moins un champ optionnel de transaction est défini, vous pouvez ajouter ou supprimer des champs optionnels pour un lot de réévaluation.
Remarque : Vous pouvez uniquement ajouter des champs optionnels qui sont définis pour les comptes de gain et de perte sur change assignés au code de réévaluation.
Les informations de champs optionnels spécifiées pour la réévaluation sont incluses dans les détails d'écriture de journal générés pour un compte uniquement si les champs optionnels de la réévaluation correspondent aux champs optionnels de transaction définis pour les comptes de gain ou de perte sur change.
Écritures récurrentes. La case à cocher Champ optionnels de cet écran indique si des champs optionnels de transaction sont définis pour le compte utilisé dans un détail d'écriture récurrente. Vous pouvez ajouter ou supprimer des champs optionnels pour l'écriture récurrente.
Remarque : Vous pouvez uniquement ajouter des champs optionnels de transaction définis pour le compte.
Créer lot d'écritures récurrentes. Les écritures récurrentes utilisent les champs optionnels de détails de transaction et les valeurs spécifiées pour le code d'écriture récurrente. Vous pouvez modifier les champs et les valeurs par défaut dans Écriture de journal, comme pour toute autre écriture de journal.

Validation des valeurs de champs optionnels

Le programme affiche la valeur par défaut associée à chaque champ optionnel utilisé. Si nécessaire, vous pouvez accepter ou modifier la valeur.

Si un champ optionnel est validé, vous devez spécifier une valeur de champ optionnel qui a déjà été définie. Si le champ optionnel est validé et autorise des blancs, vous pouvez aussi laisser la valeur du champ optionnel en blanc.

Si le champ optionnel n'est pas validé, vous pouvez sélectionner une valeur de champ optionnel qui a déjà été définie ou vous pouvez saisir toute valeur ne dépassant pas la longueur indiquée pour le champ optionnel.

Supprimer des champs optionnels

Vous pouvez supprimer les champs optionnels de Grand livre uniquement si aucun compte ou aucune transaction non reportée ne les utilisent.

Vous devez supprimer les champs optionnels des comptes et des transactions où ils sont utilisés avant de pouvoir les supprimer dans l'écran Champs optionnels de GL.