À propos du traitement de clôture journalière

Vous exécutez Traitement de clôture journalière, dans Gestion des stocks, à partir de l'écran Clôture journalière de GS. Pour maintenir votre piste d'audit et vos rapports à jour, vous devez exécuter le traitement de clôture journalière quotidiennement.

Clôture journalière traite toutes les transactions reportées depuis le dernier traitement de clôture journalière et réalise plusieurs tâches, en fonction des options de traitement que vous sélectionnez dans Gestion des stocks, Commandes clients et Comptes clients :

Active et reporte les commandes à terme qui ont atteint leur date de commande, et met à jour les quantités sur les bulletins de vente. Lorsque le traitement de clôture journalière est terminé, vous pouvez imprimer des confirmations de commandes et des bons de collecte, saisir des quantités expédiées et dresser des factures pour ces commandes.

Conseil : Si vous exécutez le traitement de clôture journalière à la fin de la journée, les commandes à terme, qui doivent être activées ce jour, ne sont activées qu'à la fin de la journée. Pour être sur qu'une commande à terme soit prête à être traitée à une date précise, assignez une date antérieure à la date souhaitée pour la commande.
Supprime les devis ayant expiré et ce, jusqu'à la date de la session du traitement de clôture journalière, et supprime les devis expirés du système si vous avez sélectionné l'option Effacer devis expirés et indiqué un nombre de jours dans l'écran Options de CmC.
Évalue le coût des articles et crée des transactions de grand livre auxiliaire dans Gestion des stocks (facultatif). Selon si vous évaluez le coût des articles durant le report ou durant le traitement de clôture journalière, vous pouvez définir des options, à l'écran Options de GS, pour calculer le coût des articles et créer des transactions du grand livre auxiliaire dans Gestion des stocks.

Évaluer le coût des articles durant le report garantit que les coûts sont mis à jour immédiatement. Toutefois, parce que le calcul des coûts utilise davantage de ressources du système, celui-ci peut ralentir le traitement. Pour éviter tout ralentissement, vous pouvez choisir d'évaluer les coûts des articles pendant le traitement de clôture journalière à l'écran Options de GS.
Calcule le coût unitaire de chaque article sur une facture, en fonction de la méthode d'évaluation de l'article. (Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l'aide de Gestion des stocks.) Les coûts unitaires calculés sont les coûts unitaires par défaut des notes de crédit saisies par rapport aux factures.
Met à jour l'information d'évaluation des coûts pour les articles utilisant les coûts LIFO et FIFO dans Gestion des stocks.
Met à jour le coût des articles retournés comme expéditions négatives sur les factures dans Gestion des stocks.
Met à jour les statistiques et l'historique dans Commandes clients et Gestion des stocks.
Met à jour les commissions des ventes si vous avez sélectionné l'option Suivre les commissions dans l'écran Options de CmC et si vous avez saisi des taux de commissions pour les vendeurs dans Comptes clients (ou si vous autorisez les commissions pour des catégories d'articles dans Gestion des stocks).
Crée un lot de factures et de notes de crédit sommaires de Comptes clients à partir de transactions reportées dans Commandes clients et utilise le prochain numéro de lot de Comptes clients disponible. Pour obtenir de amples, consultez À propos des lots créés dans Comptes clients .
Crée les journaux de report des factures et des notes de crédit dans Commandes clients pour le nouveau numéro de séquence de clôture journalière. Ces journaux sont les enregistrements détaillés des écritures de grand livre qui seront créées lors du report des lots de Comptes clients.

Améliorer la performance du traitement de clôture journalière

Important! Le temps nécessaire à l'exécution de la clôture journalière varie en fonction de votre ordinateur et du nombre de transactions que vous avez saisies depuis la dernière clôture journalière. Nous vous conseillons d'exécuter la clôture journalière le soir ou lorsque vous n'avez pas besoin de votre ordinateur pour exécuter d'autres tâches.

Vous pouvez sélectionner les options suivantes pour privilégier la performance :

Dans l'écran Options de GS, sélectionnez l'option Évaluer le coût des articles pendant le traitement de clôture journalière, au lieu de l'évaluer pendant le report.
Dans l'écran Intégration GL de CmC, sélectionnez l'option Créer transactions GL en utilisant l'écran Créer un lot.
Dans l'écran Options de CmC, sélectionnez l'option Reporter lots de CC sur demande en utilisant l'écran Créer un lot.

Options d'évaluation des coûts de Gestion des stocks

Les options d'évaluation des coûts sélectionnées dans Gestion des stocks déterminent si les tâches additionnelles suivantes sont exécutées durant le report ou durant le traitement de clôture journalière :

Mise à jour des coûts des articles dans Gestion des stocks
Création d'enregistrement d'audit ou de transactions du Grand livre
Mise à jour des statistiques des ventes et des comptes des clients dans Compte clients

Cette flexibilité vous permet de choisir entre la vitesse de traitement et la mise à jour de vos données d'inventaire.

Si vous sélectionnez les options Évaluer le coût des articles pendant le traitement de clôture journalière ou Créer transactions de livres auxiliaires et info audit pendant le traitement de clôture journalière dans l'écran Options de GS, vous devez exécuter Traitement de clôture journalière dans Gestion des stocks pour terminer de mettre à jour Commandes clients, Grand livre, Gestion des stocks et Comptes clients.
Si vous évaluez le coût des articles d'inventaire durant le traitement de clôture journalière, le programme créera aussi des transactions du grand livre auxiliaire à ce moment. (Vous ne pourrez pas sélectionner l'option Évaluer coût des articles pendant report.)
Si vous évaluez le coût des articles pendant le report, vous pouvez aussi spécifier à quel moment les transactions du grand livre auxiliaire et les informations d'audit sont créées—pendant le report ou lors du traitement de clôture journalière.
Si vous souhaitez accélérer le traitement des commandes, créez les transactions du grand livre auxiliaire et évaluez le coût des articles pendant le traitement de clôture journalière.

Reporter dans des périodes comptables verrouillées

Si une période comptable est verrouillée pour Grand livre, mais pas pour Commandes clients, vous pouvez créez des lots pour Grand livre des manières suivantes :

Pendant le report.
En utilisant l'écran Créer un lot du GL (en fonction des options que vous avez choisies dans l'écran Intégration GL de CmC).

Remarque :

Si vous essayez de reporter des transactions dans une période verrouillée du Grand livre, la transaction sera ajoutée à un lot d'erreurs. Pour éviter que cela ne se produise, créez et reportez des lots de Grand livre pour les transactions en suspens de Commandes clients avant de verrouiller la période pour Grand livre.

De la même manière, vous pouvez créer des transactions pour Comptes clients à partir de transactions de Commandes clients, mais vous ne pouvez pas les reporter dans une période qui est verrouillée pour Comptes clients.