Lorsque vous entrez un paiement anticipé, vous pouvez préciser le numéro de document, le numéro du bon d’achat ou de bulletin de ventes pertinent au paiement anticipé. Le module Comptes fournisseurs utilisera ce numéro pour faire correspondre le paiement anticipé reporté à la facture au moment du report.
Remarque : Il n’est pas nécessaire de fournir un numéro de document correspondant lorsque vous saisissez un paiement anticipé.
Vous pouvez aussi ajouter un paiement anticipé en même temps que vous entrez une facture. Pour en savoir plus, consultez Écran Saisie des factures de CF
Si le module Comptes fournisseurs ne peut pas faire correspondre la facture au paiement anticipé lorsque la facture est reportée, vous pouvez utiliser le type de transaction Imputer document pour les faire correspondre.
Les paiements anticipés sont munis d’une date d’entrée en vigueur du paiement; il s’agit de la date à laquelle Comptes fournisseurs considère que le paiement a été crédité sur le compte du fournisseur. Les paiements anticipés n’entrent pas en compte dans le calcul des montants à payer aux fournisseurs, quand vous utilisez l’écran Créer un lot de paiements de CF, et ce, jusqu’à ce qu’ils arrivent à leur date d’entrée en vigueur.
Paiements anticipés multidevises :
- Tous les chèques d’un lot sont émis dans la devise de la banque.
- Saisissez le montant du paiement anticipé dans la devise du fournisseur, même si la devise du fournisseur est différente de celle de la banque.
- Si la banque ou le fournisseur n’utilise pas la devise fonctionnelle, vous pouvez vous servir de l’écran Remplacement du taux de CF pour modifier les données concernant le taux de change du paiement anticipé et pour consulter la conversion de la devise du fournisseur à celle de la banque. Pour en savoir plus, consultez Écran Remplacement du taux de CF.
Ajouter un paiement anticipé à imputer ultérieurement :
- Comptes fournisseurs > Transactions de CF > Saisie des paiements.
- Dans le champ Numéro de lot, saisissez le numéro d’un lot existant ou cliquez sur le bouton Créer nouveau lot pour créer un nouveau lot.
- Cliquez sur le bouton Créer nouvelle écriture et saisissez une description du paiement dans le champ Description saisie, telle que "Paiement anticipé de BC 5664".
- Dans le champ Type transaction de paiement, sélectionnez un Paiement anticipé pour enregistrer une avance associée à un compte fournisseur.
- Remplissez les autres champs de l’écran Saisie des paiements de CF. Pour en savoir plus, consultez Écran Saisie des paiements de CF
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, Comptes fournisseurs attribuera un numéro au paiement anticipé. Le numéro sera composé du préfixe et du numéro de séquence suivant précisé sur l’onglet Numérotation de l’écran Options de CF.
Après avoir ajouté un paiement anticipé
- Imprimez la liste des lots. Corrigez les entrées, au besoin, puis réimprimez la liste de chaque lot corrigé. Lorsque les lots sont corrects, traitez les rapports.
Remarque : Vous devez imprimer les listes de lots avant de les reporter, si vous sélectionnez l’option Forcer la liste de tous les lots, sur l’onglet Traitement de l’écran Options de CF.
- Imprimez les chèques individuels. Pour en savoir plus, consultez Imprimer un seul chèque lors du paiement d’un fournisseur.
- Sélectionnez l’option Prêt à reporter pour chaque lot ou choisissez chaque lot individuellement dans l’écran Liste des lots de paiements de CF, puis cliquez sur Oui lorsque le système vous invite à sélectionner l’option Prêt à reporter.
- Reportez le lot. Vous devez également reporter le paiement anticipé avant de pouvoir l’imputer au compte du fournisseur.
Remarque : Si des transactions de paiement ne peuvent pas être reportées, le module Comptes fournisseurs crée un nouveau lot contenant les transactions erronées. Pour en savoir plus, consultez Impression des chèques pour un lot de paiements.
- Imputez le paiement anticipé sur le compte du fournisseur.