Indiquez si vous voulez afficher les champs optionnels de comptes ou de détails de transaction.
Double-cliquez sur le champ À insérer pour en modifier la valeur.
- Sélectionnez la valeur Oui dans ce champ si vous voulez que le champ optionnel et sa valeur s'affichent par défaut dans le type de détail de transaction sélectionné.
- Sélectionnez Non si vous ne voulez pas que le champ optionnel apparaisse automatiquement.
Saisissez une valeur par défaut pour le champ optionnel.
- Si le champ optionnel peut être vide, vous pouvez laisser le champ Valeur par défaut vide.
- Si la validation du champ optionnel est requise, vous devez sélectionner une valeur qui a été définie pour le champ optionnel.
Si le champ optionnel n'utilise pas la validation, vous pouvez soit :
- Laisser le champ vide.
- Sélectionner une valeur qui a été définie pour le champ optionnel.
- Saisir une combinaison de caractères alphanumériques ou spéciaux et d'espaces.
La saisie doit être compatible avec le type de champ (texte, nombre, date, montant, etc.) et ne doit pas dépasser le nombre de caractères spécifiés pour le champ optionnel. Vous ne pouvez entrer que Oui ou Non dans un champ Oui/Non.
Lorsqu'elle a été déterminée, le programme affiche la description de la valeur par défaut dans le champ adjacent.
Sélectionnez ou saisissez un code de champ optionnel que vous avez déjà défini.
Lorsque vous saisissez le code de champ optionnel, le programme affiche la description du champ optionnel.
Sélectionnez Oui dans ce champ pour rendre ce champ optionnel obligatoire dans tous les enregistrements ou dans toutes les transactions où il est utilisé.
Remarque : Lorsque vous sélectionnez Requis, l'option À insérer est aussi sélectionnée automatiquement. (Les champs requis doivent être insérés automatiquement dans les nouveaux enregistrements et les nouvelles transactions.)
Le champ Valeur définie apparaît sur les écrans où les champs optionnels sont utilisés et indique si une valeur par défaut est spécifiée pour un champ optionnel donné.
Sélectionnez cette option si le champ optionnel a une valeur par défaut. Si le champ optionnel est validé, vous pouvez uniquement spécifier des valeurs prédéfinies.
Pour plus d'informations, consultez Valeurs définies et valeurs d'insertion automatique.
Aperçu
Utilisez l'écran Champs optionnels de GL pour définir les champs optionnels à utiliser dans Grand livre.
Vous pouvez créer deux types de champs optionnels :
- Compte. Ces champs optionnels vous permettent d'étendre le type et la quantité d'informations que vous pouvez stocker avec les comptes. Pour plusieurs rapports de Grand livre, vous pouvez choisir des champs optionnels comme critères de sélection des comptes à inclure dans le rapport.
- Détails des transactions. Ces champs optionnels vous permettent de stocker des informations supplémentaires avec les détails de transaction.
Remarque : Si l'écran Champs optionnels de GL est ouvert, les autres utilisateurs sont dans l'incapacité d'exécuter le moindre processus dans Grand livre. Par ailleurs, vous pouvez modifier les enregistrements de champs optionnels seulement lorsque tous les autres utilisateurs ont quitté Grand livre et lorsque tous les écrans de Grand livre sont fermés.
Après avoir défini les champs optionnels de compte et de transaction pour Grand livre, vous pouvez utiliser l'écran Comptes GL pour les assigner à des comptes spécifiques.
Vous pouvez imprimer le rapport Champs optionnels de GL pour créer une liste des champs optionnels définis pour Grand livre.
Remarque : Après avoir apporté des modifications aux options du programmes (à l'écran Options) ou aux champs optionnels (à l'écran Champs optionnels), vous et tous les autres utilisateurs devez vous déconnecter, puis vous reconnecter pour que les modifications prennent effet.