Écran Options de CC

Entrez le nom de la personne avec qui communiquer.

Saisissez le numéro de fax de la personne avec qui communiquer.

Saisissez le numéro de téléphone de la personne avec qui communiquer.

Cette colonne répertorie les types de documents qui ont des numéros de documents.

Utilisez cette colonne pour spécifier la longueur maximale du numéro de document (y compris le préfixe) pour chaque type de document. La longueur maximale est 22 caractères.

Cette colonne affiche le numéro que Comptes clients assignera au prochain document, lot ou séquence de report de ce type.

Vous pouvez changer ce numéro n’importe quand. Toutefois, vous devez vous assurer de ne pas attribuer un numéro et un préfixe qui ont déjà été utilisés. Vous ne pouvez pas avoir des numéros de document en double dans le module Comptes fournisseurs.

Utilisez cette colonne pour spécifier le préfixe à utiliser dans le numéro de ce type de document. Le nombre maximum de caractères dans le préfixe est six. Chaque type de document doit avoir un préfixe différent.

Vous pouvez modifier un préfixe à tout moment. Toutefois, vous devez vous assurer de ne pas attribuer un numéro et un préfixe qui ont déjà été utilisés. Vous ne pouvez pas avoir des numéros de document en double dans le module Comptes fournisseurs.

Vous pouvez configurer Comptes clients pour qu'il conserve automatiquement les statistiques des transactions que vous reportez dans les comptes clients et les affiche dans les écrans Clients, Comptes nationaux et Groupes de clients. Vous pouvez aussi choisir de conserver les statistiques des articles et des vendeurs, que vous pouvez afficher sur les écrans Articles et Fournisseurs. Vous pouvez également imprimer des rapports de statistiques.

Pour chacun des trois genres de statistiques, choisissez de produire les statistiques par exercice financier ou année civile. Ce choix affecte la date de début des statistiques.

• Année civile. La date de départ est le 1er janvier.
• Exercice. La date de départ est le premier jour de votre exercice financier.

Important! Ne modifiez pas cette option en cours d’exercice : vos chiffres ne seront alors plus représentatifs pour certaines périodes et vous devrez apporter des corrections à tous les enregistrements pour lesquels vous conservez des statistiques. Si vous devez modifier cette option, faites-le seulement en fin d'exercice.

Choisissez cette option si vous voulez permettre l'utilisation d'un type de commentaire en blanc pour les commentaires clients dans l'écran Clients (à l'onglet Commentaires).

Cette option vous permet de réviser les renseignements dans les lots que vous générez pour Comptes clients dans d'autres modules de Sage 300.

Remarque : N’utilisez pas cette option si vous voulez faire en sorte que les lots externes soient reportés sans être modifiés.

Vous pouvez modifier cette option à tout moment, l’utiliser pour renforcer votre vérification et votre contrôle des lots externes et réduire le risque d’erreurs découlant d’une modification accidentelle.

Cette option vous permet de revoir les renseignements contenus dans les lots importés depuis d’autres programmes.

Remarque : N’utilisez pas cette option si vous voulez faire en sorte que les lots importés soient reportés sans être modifiés.

Vous pouvez modifier cette option à tout moment, l’utiliser pour renforcer votre vérification et votre contrôle des lots importés et réduire le risque d’erreurs découlant d’une modification accidentelle.

Vous pouvez configurer Comptes clients pour qu'il conserve automatiquement les statistiques des transactions que vous reportez dans les comptes clients et les affiche dans les écrans Clients, Comptes nationaux et Groupes de clients. Vous pouvez aussi choisir de conserver les statistiques des articles et des vendeurs, que vous pouvez afficher sur les écrans Articles et Fournisseurs. Vous pouvez également imprimer des rapports de statistiques.

Pour chacun des trois genres de statistiques, sélectionnez cette option si vous voulez pouvoir modifier les statistiques.

Vous pouvez activer l’option pendant la configuration de votre module Comptes clients, notamment si vous créez le système en cours d’exercice. Vous pouvez ensuite créer des enregistrements de comptes clients plus complets en ajoutant les statistiques de votre ancien système.

Dès que votre module est opérationnel, vous pouvez désactiver l’option, car le programme met automatiquement à jour les statistiques lorsque vous reportez des factures, des ajustements et des transactions d’encaissement.

Vous pouvez également choisir d’utiliser cette option pour modifier des statistiques relatives aux groupes de client et comptes nationaux lorsque vous changez le groupe d’un client ou un compte national, ou de modifier une statistique donnée parce que des circonstances inhabituelles ont grossi le montant (par exemple si une facture unique est restée due pendant longtemps dans un compte étant satisfaisant de manière générale).

Sélectionner le type de commentaire par défaut à utiliser pour les commentaires relatifs aux clients. Les types de commentaires sont définis à l'écran Types de commentaires.

Ce type de commentaire apparaît initialement dans l'écran Clients (à l'onglet Commentaires) lorsque vous saisissez des commentaires dans l'enregistrement d'un client, mais vous pouvez changer le type de commentaire lorsque vous saisissez un commentaire.

Précisez le nombre de jours par défaut pendant lequel vous souhaitez conserver les commentaires dans les enregistrements des clients.

Ce nombre apparaît dans l'écran Clients lorsque vous saisissez des commentaires dans l'enregistrement d'un client, mais vous pouvez modifier le nombre de jours pour cet enregistrement de client.

Lorsque vous utilisez l'écran Effacer l’historique pour effacer (supprimer) des commentaires clients obsolètes, l'écran n’efface que les commentaires arrivés à leur date d’expiration avant, ou à la date que vous avez indiquée dans l'écran Effacer l’historique.

Précisez le nombre de jours par défaut pour faire le suivi auprès des clients.

Ce nombre apparaît dans l'écran Clients, mais vous pouvez modifier le nombre de jours pour cet enregistrement de client.

Cochez cette option si vous voulez vous assurer que les copies de tous les lots de factures, encaissements et ajustements soient imprimées avant d’être reportées. Lorsque vous utilisez cette option, vous ne pouvez pas reporter de lots avant d’avoir imprimé des listes. Vous devez également imprimer de nouvelles listes pour les lots que vous modifiez.

Vous pouvez imprimer des listes de lots même si vous n’utilisez pas cette option. Vous pouvez également imprimer des journaux de report qui fournissent des renseignements complets sur le contenu de tous les lots reportés.

Affiche la devise utilisée pour le traitement. Elle est sélectionnée pour votre entreprise dans l'écran Profil de l'entreprise de Services communs.

Cochez cette option si vous souhaitez inclure des transactions de Comptes clients en suspens (non reportées) pendant la vérification de solvabilité pour déterminer si les soldes des clients dépassent leurs limites de crédit.

Cochez cette option si vous souhaitez inclure des transactions en suspens de Commandes clients (par exemple, les commandes qui n’ont pas été expédiées ou les expéditions qui n’ont pas été facturées) pendant la vérification de solvabilité pour déterminer si les soldes des clients dépassent leurs limites de crédit.

Sélectionnez cette option pour inclure les transactions en suspens de produits tiers que vous utilisez avec Sage 300 pendant les vérifications de solvabilité afin de déterminer si les soldes des clients dépassent leurs limites de crédit.

Vous pouvez configurer Comptes clients pour qu'il conserve automatiquement les statistiques des transactions que vous reportez dans les comptes clients et les affiche dans les écrans Clients, Comptes nationaux et Groupes de clients. Vous pouvez aussi choisir de conserver les statistiques des articles et des vendeurs, que vous pouvez afficher sur les écrans Articles et Fournisseurs. Vous pouvez également imprimer des rapports de statistiques.

Pour chacun des trois genres de statistiques, sélectionnez cette option si vous voulez inclure les montants de taxes dans les statistiques. Certains éléments fiscaux, comme la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) nécessitent d’inclure les taxes dans les statistiques.

Si vous ne cochez pas cette option, seuls les totaux hors taxes apparaîtront dans les statistiques.

Vous pouvez modifier cette option à tout moment. Cependant, la modification affecte uniquement les nouvelles transactions. Le module Comptes clients ne peut pas ajuster les statistiques existantes pour ajouter ou soustraire les montants de taxe et vous ne pouvez pas effectuer de comparaisons significatives sur les statistiques créées avant et après les changements.

Sélectionnez cette option pour que Comptes clients cumule automatiquement les statistiques suivantes :

• Statistiques clients, comptes nationaux et groupes. Cette option conserve les statistiques relatives aux clients, comptes nationaux et groupes de clients, y compris le nombre total de factures, encaissements, ajustements, note de crédit, notes de débit, remises, frais d’intérêts, chèques retournés et annulations reportés pour chaque compte.
• Statistiques des articles. Cette option conserve les statistiques relatives aux articles et aux transactions reportées pour les articles, y compris le montant total et le nombre de ventes et de retours, le coût total des biens vendus, la marge brute et la quantité vendue, ainsi que la date de la dernière vente de l’article.
• Statistiques des vendeurs. Cette option conserve les statistiques de vendeurs individuels, y compris le nombre total de factures, encaissements, notes de crédit, notes de débit, remises et annulations reportés pour chaque numéro de vendeur.

Vous pouvez modifier cette option à tout moment. Cependant, si vous désactivez cette option puis l’activez à nouveau, les statistiques relatives aux transactions reportées au moment où l’option était désactivée ne seront pas incluses dans le total des enregistrements de comptes.

Pour en savoir plus, consultez À propos de la sauvegarde des statistiques.

Vous pouvez sélectionner l’option Multidevise pour les Comptes clients à tout moment. Cependant, une fois l’option sélectionnée (et vos modifications enregistrées), vous ne pouvez plus la désactiver.

L’option Multidevise apparaît sur cet onglet uniquement si elle a été sélectionnée pour votre entreprise dans l'écran Profil de l'entreprise de Services communs.

Vous pouvez configurer Comptes clients pour qu'il conserve automatiquement les statistiques des transactions que vous reportez dans les comptes clients et les affiche dans les écrans Clients, Comptes nationaux et Groupes de clients. Vous pouvez aussi choisir de conserver les statistiques des articles et des vendeurs, que vous pouvez afficher sur les écrans Articles et Fournisseurs. Vous pouvez également imprimer des rapports de statistiques.

Pour chacun de ces trois genres de statistiques, sélectionnez le type de période à utiliser pour produire les statistiques de période :

• Hebdomadaire
• Sept jours
• Deux semaines
• Quatre semaines
• Mensuelle
• Bimensuelle
• Trimestrielle
• Semestrielle
• Période

Important! Ne modifiez pas le type de période en cours d’exercice : vos chiffres ne seront alors plus représentatifs pour certaines périodes et vous devrez apporter des corrections à tous les enregistrements pour lesquels vous conservez des statistiques. Si vous devez modifier le type de période, faites-le seulement en fin d'exercice.

Cochez cette option si vous souhaitez facturer automatiquement les clients pour des montants standards dus régulièrement, par exemple un loyer mensuel.

Utilisez ensuite l'écran de configuration Frais périodiques pour déterminer les frais périodiques que vous utilisez et les attribuer à vos clients. Vous utilisez l'écran Créer lot de frais périodiques pour créer un lot de factures pour chaque frais à sa date de maturité.

Vous pouvez modifier cette option à tout moment. Après avoir configuré des frais périodiques, Comptes clients conserve l'information même si vous désactivez cette option; l'information est ensuite disponible si vous activez de nouveau cette option.

Sélectionnez cette option si vous voulez utiliser la comptabilisation de la retenue. L'onglet Retenue de l'écran Options de CC devient disponible pour vous permettre de spécifier des options de traitement pour les retenues de garantie.

Une fois que vous activez cette option, vous pouvez la désactiver uniquement s'il n'y a aucun lot de retenues de garantie non reporté et aucun montant de retenue impayé.

Déterminez si la retenue de garantie sera calculée avant ou après la taxe soit incluse.

Si vous utilisez la comptabilité multidevise, précisez si vous utilisez le taux de change courant ou celui utilisé pour le document original comme taux de change par défaut pour les documents de retenue de garantie.

Saisissez le pourcentage du total du document à retenir sur les factures, les notes de débit et les notes de crédit.

Ce pourcentage de retenue (ou garantie) apparaît initialement pour le champ P.cent. retenue à l'onglet Facturation de l'écran Clients lorsque vous ajoutez de nouveaux clients, mais vous pouvez le modifier pour des clients donnés.

Saisissez le nombre de jours à partir de la date du document original pendant lesquels le client peut retenir le montant.

Le programme détermine la date d’échéance de retenue de garantie en additionnant le délai de garantie à la date du document original.

Ce délai de garantie apparaît initialement pour le champ Délai de garantie à l'onglet Facturation de l'écran Clients lorsque vous ajoutez de nouveaux clients, mais vous pouvez le modifier pour des clients donnés. Vous pouvez également modifier le délai de garantie sur les factures.

Saisissez le nombre de jours avant la date d'échéance de la retenue pour créer des documents de retenue à l'aide de l'écran Créer lot de retenues de garantie.

Exemple : Si vous saisissez 5, vous pouvez créer la facture de retenue cinq jours avant la date d’échéance de la retenue.

Sélectionnez cette option pour déclarer les montants de taxes. Le programme reporte des montants de taxe au compte de taxe à payer et met à jour les rapports de suivi de taxe.

Le moment pour déclarer la taxe à payer sur les retenues varie selon l’autorité fiscale. Certaines autorités fiscales exigent que vous déclariez la taxe sur la retenue lorsque vous reportez un document de retenue, d’autres vous permettent de la déclarer lorsque vous reportez un document original auquel la retenue s’applique.

Les options sont :

• Au moment du document original Suite...

  Si vous sélectionnez cette option, le programme calcule et déclare la taxe sur la retenue lorsque vous reportez un document original qui renferme la retenue.

  Vous pouvez ensuite utiliser le champ Montant de retenue basé sur pour préciser si la retenue doit être calculée avant ou après intégration des taxes.

• Selon l'autorité fiscale Suite...

  Si vous sélectionnez cette option, le programme calcule la taxe lorsque vous reportez un document original, mais déclare la taxe pour chaque autorité fiscale. Les exigences en matière de déclaration de taxe pour chaque autorité fiscale sont spécifiées par l’option Déclarer taxe sur la retenue dans l'écran Autorités fiscales de Services de taxes.

  • Si l’autorité fiscale précise Au moment du document original ou Aucune déclaration pour la taxe sur la retenue, le montant des taxes est calculé et les rapports de suivi de taxe sont immédiatement actualisés lorsque vous reportez les documents originaux.
  • Si l’autorité fiscale précise Au moment du document de retenue, le montant des taxes est calculé lorsque vous reportez le document original, mais n’est pas déclaré tant que vous ne reportez pas le document de retenue.

  Remarque : Lorsque vous précisez Selon l’autorité fiscale, les montants de retenue sont calculés sur la base des montants hors taxe pour toutes les autorités fiscales et clients.

Sélectionnez cette option pour utiliser un système de numérotation distinct pour identifier les documents de retenue.

Lorsque vous sélectionnez cette option, la table de numérotation des documents de retenue apparaît et vous permet de préciser le nombre suivant, la longueur et le préfixe à attribuer aux factures de retenue, notes de crédit et notes de débit.

Si vous ne sélectionnez pas cette option, le programme attribuera à la prochaine facture, note de crédit ou note de débit, un numéro précisé dans la table de numérotation des documents dans l’onglet Numérotation.

Sélectionnez la catégorie d'âge pour les notes de crédit et les notes de débit non imputées :

• Période âgée courante
• Période d’âge correspondant à leurs dates de document

Cette sélection détermine l'endroit où sont imputées les notes de crédit et les notes de débit sur les relevés des clients, les autres rapports et les consultations. Par ailleurs, si vous placez des notes de crédit et notes de débit non imputées dans la période d’âge courante, vous ne pourrez pas les sélectionner lorsque vous annulez des transactions en retard.

Remarque : Cette option n'a aucune incidence sur les notes de crédit et les notes de débit qui sont imputées à des numéros de document spécifiques. Les montants imputés pour ces transactions sont toujours inclus dans les mêmes périodes d’âge que les documents auxquels ils s’appliquent.

Sélectionnez la catégorie d'âge pour les encaissements, le comptant non imputé (paiements) et les paiements anticipés non imputés :

• Période âgée courante
• Période d’âge correspondant à leurs dates de document

Dans cette table, configurez jusqu'à quatre périodes âgées pour Comptes clients. Le programme utilise ces périodes âgées afin de regrouper les transactions ou soldes impayés pour facturer des intérêts, mais aussi pour générer des consultations et des rapports (tels que le rapport Balance âgée et les relevés de compte des clients).

Si vous modifiez le nombre de jours dans la colonne À, le programme actualise le nombre affiché dans la colonne De à la ligne suivante.

Dans la colonne Messages de rappel, spécifiez les messages par défaut à imprimer sur les relevés des clients ou dans les lettres de rappel pour chaque période âgée. Sur chaque relevé, le solde impayé le plus ancien dans le compte du client détermine la période âgée et le message de rappel correspondant.

Remarque : Vous pouvez entrer d’autres messages (depuis l'écran Messages de rappel) et sélectionner ces messages lorsque vous utilisez l'écran Relevés/lettres/étiquettes.

Sélectionnez cette option pour permettre l'impression de relevés pour les clients sans solde impayé. Dans l'écran Relevés/Lettres/Étiquettes, vous pouvez choisir d'inclure les comptes avec un solde nul lorsque vous exécutez l'impression. Vous pouvez fournir des relevés à vos clients avec l'état courant de leur compte, même si le montant à payer est nul.

Ne cochez pas cette option si vous imprimez des relevés uniquement pour les clients qui ont un solde négatif ou positif. Ce choix exclura systématiquement les comptes dont le solde est nul des relevés.

Cochez cette option pour permettre l'ajustement ou l'annulation de faibles montants dans le report de lots (plutôt que d’avoir à entrer les ajustements séparément dans l'écran Saisie des ajustements de CC).

Les ajustements seront inclus dans les lots d’encaissements auxquels vous les avez ajoutés. Si vous souhaitez modifier un ajustement que vous avez ajouté à un lot d’encaissement, vous devez le modifier dans l'écran Saisie des encaissements de CC plutôt que dans l'écran Saisie des ajustements de CC.

Exemple : Vous pouvez utiliser cette option lorsque le montant d’un chèque que vous recevez pour payer une facture diffère légèrement du total de la facture. Vous pouvez rapidement annuler la différence lorsque vous saisissez l’encaissement.

Vous pouvez modifier cette option à tout moment.

Cochez cette option si vous voulez pouvoir modifier ou supprimer des lots d’encaissements après l’impression des bordereaux de dépôt. Si vous n’utilisez pas cette option, vous ne pouvez enregistrer aucun(e) changement ou correction aux lots d’encaissements après avoir imprimé leurs bordereaux de dépôt.

Conseil : Pour sélectionner l’option Prêt à reporter pour un lot après avoir imprimé son bordereau de dépôt, reportez le lot via l'écran Liste des lots d’encaissement.

Cette option vous permet de continuer à surveiller la gestion des bordereaux de dépôt existants, en l’activant pour autoriser l’apport de modifications aux lots puis en la désactivant de nouveau pour empêcher l’apport de modifications non approuvées.

Remarque : Si vous utilisez le module Traitement de paiements pour traiter les transactions par cartes de crédit et que vous n’avez pas coché cette option, vous devez traiter les transactions par cartes de crédit avant d’imprimer un bordereau de dépôt. (Si vous imprimez un bordereau de dépôt avant d’avoir traité le paiement, les boutons Facturer et Facturation rapide de l'écran Saisie des encaissements de CC ne seront pas disponibles et vous ne pourrez pas traiter le paiement.)

Vous pouvez modifier cette option à tout moment.

Cochez cette option pour autoriser les modifications ou suppressions dans les lots de factures après avoir imprimé les factures, notes de crédit et notes de débit.

Ne cochez pas cette option si vous souhaitez toujours reporter des factures correspondant aux factures imprimées. Vous pouvez apporter des modifications aux documents que vous n’avez pas imprimés et pouvez ajouter de nouveaux documents au lot.

Cette option ne s’applique pas aux renseignements contenus dans l’en-tête des factures. Vous pouvez modifier la date ou la description du lot à tout moment jusqu’à ce que vous reportiez la facture.

Cochez cette option si vous voulez pouvoir modifier ou supprimer des lots d’encaissements après l’impression des confirmations de reçus.

Si vous n’utilisez pas cette option, vous ne pouvez enregistrer aucun(e) changement ou correction apporté(e) aux lots d’encaissements après avoir imprimé les confirmations pour les encaissements contenus dans le lot.

Remarque : Si vous utilisez le module Traitement de paiements pour traiter les transactions par cartes de crédit et que vous n’avez pas coché cette option, vous devez traiter les transactions par cartes de crédit avant d’imprimer une confirmation de reçu. (Si vous imprimez une confirmation de reçu avant d’avoir traité le paiement, le bouton Facturer de l'écran Saisie des encaissements de CC ne sera pas disponible et vous ne pourrez pas traiter le paiement.)

Vous pouvez modifier cette option à tout moment.

Cochez cette option si vous imprimez les bordereaux de dépôt lorsque vous reportez les lots d’encaissements et souhaitez utiliser le module Comptes clients pour imprimer les bordereaux.

Vous pouvez ensuite utiliser les bordereaux de dépôt pour vérifier le contenu des lots par rapport aux reçus ou documents à partir desquels vous les avez reportés et en tant que documents source pour remplir les bordereaux de dépôt que vous emmenez à la banque.

Si vous avez des bordereaux de dépôt vierges acceptés par votre banque et que vous pouvez utiliser dans votre imprimante, vous pouvez également utiliser le module Comptes clients pour imprimer les bordereaux de dépôt que vous emmenez à la banque.

Cochez cette option ne vous force pas à imprimer de bordereaux de dépôt.

Conseil : Pour être sûr que vous imprimez les bordereaux de dépôt avant de reporter les lots, cochez l’option Forcer l’impression des bordereaux de dépôt. Lorsque vous choisissez cette option, vous ne pouvez reporter les lots d’encaissement avant d’avoir imprimé leurs bordereaux de dépôt.

Vous pouvez modifier cette option à tout moment.

Utilisez cette option si vous souhaitez utiliser le module Comptes clients pour imprimer les factures, notes de crédit et notes de débit avec des imprimantes laser ou des formulaires préimprimés.

Cochez cette option ne vous force pas à imprimer les documents. Vous choisissez de les imprimer lorsque vous les saisissez dans l'écran Saisie des factures.

Si vous ne cochez pas cette option, vous ne pouvez pas imprimer les factures à partir du module Comptes clients.

Affiche la description du code de banque sélectionné comme Code de banque par défaut.

Cochez cette option pour utiliser le calcul automatique des taxes en tant que méthode de calcul des taxes par défaut pour les factures.

Vous pouvez changer la méthode de calcul des taxes pour des factures spécifiques dans Saisie des factures.

Si vous déclarez des taxes en une devise différente de celles de vos clients ou de votre devise fonctionnelle (du pays), les factures doivent afficher le montant de taxe en monnaie de publication, ainsi que le taux de change utilisé pour la conversion.

Sélectionnez cette option si vous souhaitez utiliser le calcul automatique de la taxe comme méthode par défaut pour calculer les montants de taxe en monnaie de publication sur les factures. Vous pouvez changer la méthode de calcul pour des factures spécifiques dans Saisie des factures.

Déterminez si vous voulez afficher une erreur, un avertissement ou aucun message lorsque vous tentez d’émettre un chèque de remboursement qui utilise le même numéro qu’un chèque existant pour la même banque.

Cochez cette option si vous souhaitez créer un nouveau bordereau de dépôt lorsque vous ajoutez un nouveau lot d’encaissements.

Décochez l’option si vous planifiez de consolider des lots d’encaissements pour un bordereau de dépôt (par exemple, si plusieurs préposés entrent des lots d’encaissements auxquels vous assignerez un seul bordereau de dépôt quotidiennement).

Sélectionnez le code du compte bancaire que vous utilisez généralement pour vos dépôts. Lorsque vous saisissez des encaissements, vous devez seulement saisir un code de banque si vous utilisez une banque différente de la banque par défaut.

Vous pouvez modifier cette option à tout moment. Vous devez sélectionner un code banque par défaut avant de créer des lots d’encaissement dans l'écran Saisie des encaissements de CC.

Sélectionnez cette option si vous voulez utiliser 1 comme classe de taxe par défaut pour les détails des factures résumées

Si vous ne sélectionnez pas cette option, le module Comptes clients utilise la classe de taxe du client (dans l’onglet Taxes de l'écran Saisie des factures) comme valeur par défaut pour les nouveaux détails de facture.

Peu importe ce que vous choisissez pour cette option, le module Comptes clients utilise, pour les factures d’articles, la catégorie de taxe déterminée pour l’article.

Ce champ affiche le type de lot de factures sélectionné pour être affiché par défaut dans Saisie des factures : Sommaire ou Article.

Spécifiez l’ordre dans lequel répertorier les documents lorsque vous imputez des encaissements et notes de crédit dans l’écran Saisie des encaissements de CC. (Vous pouvez changer l’ordre lorsque vous utilisez l'écran Saisie des encaissements de CC, si nécessaire.)

Choisissez l’ordre dans lequel vous souhaitez que les documents (transactions) apparaissent lorsque vous utilisez la méthode Filtrer par pour appliquer des transactions au comptant, chèque, autre encaissement ou note de crédit aux comptes clients dans l'écran Saisie des encaissements de CC. (Vous pouvez changer l’ordre lorsque vous utilisez l'écran Saisie des encaissements de CC, si nécessaire.)

Vous pouvez choisir de répertorier les documents impayés par Numéro document, Numéro bon de commande, Date d'échéance, Numéro commande, Date du document, Solde courant ou Numéro document d'origine. Pour en savoir plus, consultez À propos de la spécification de l’ordre des documents dans Saisie des encaissements.

Conseil : Si vous comptabilisez la retenue dans Comptes clients, répertorier les documents par leur numéro de document d'origine facilitera l'imputation des paiements de retenue lorsque vous recevrez ces montants des clients.

Vous pouvez modifier cette option à tout moment.

Sélectionner la méthode de paiement que vous utilisez le plus souvent lorsque vous saisissez des transactions d'encaissement ou de remboursement. Vous pouvez seulement modifier la méthode de paiement lorsqu'elle diffère du type le plus courant.

Les méthodes de paiement, telles que Comptant, Chèque ou Carte de crédit, sont définies dans l'écran Codes de paiement de Comptes clients.

Vous pouvez modifier cette option à tout moment.

Sélectionnez le type de date (Date du document, Date du lot ou Date de session) que vous utilisez le plus souvent comme date de report dans l'écran Saisie des factures de CC. Vous pouvez modifier la date de report de transactions voulues lorsque vous les saisissez ou les modifiez.

La date de report est la date à laquelle un document est reporté au Grand livre; elle peut être différente de la date du document. Cette distinction est particulièrement utile si vous reportez un document dans un exercice ou une période qui diffère de la date du document.

Exemple : Le module Comptes clients utilise les dates de report, plutôt que les dates de document, pour sélectionner les documents ouverts à réévaluer. Les ajustements de change sont ainsi reportés dans l’exercice et la période voulus.

Remarque : Si vous consolidez des transactions de GL, la date de report des écritures consolidées est la dernière date de la période comptable.

Sélectionnez le type de date (Date du document, Date du lot ou Date de session) que vous utilisez le plus souvent comme date de report dans les écrans de saisie des encaissements de CC. Vous pouvez modifier la date de report de transactions voulues lorsque vous les saisissez ou les modifiez.

La date de report est la date à laquelle un document est reporté au Grand livre; elle peut être différente de la date du document. Cette distinction est particulièrement utile si vous reportez un document dans un exercice ou une période qui diffère de la date du document.

Exemple : Le module Comptes clients utilise les dates de report, plutôt que les dates de document, pour sélectionner les documents ouverts à réévaluer. Les ajustements de change sont ainsi reportés dans l’exercice et la période voulus.

Remarque : Si vous consolidez des transactions de GL, la date de report des écritures consolidées est la dernière date de la période comptable.

Choisissez le type de transaction (Encaissement, Paiement anticipé, Comptant non imputé, Imputer document ou Encaissement divers) que vous utilisez le plus souvent comme type de transaction dans les écrans Saisie des encaissements de CC. Lorsque vous saisissez des transactions, vous devez seulement modifier le type de transaction lorsque celui-ci diffère de ce type de transaction par défaut.

Cochez cette option pour vous assurer que vous imprimez les bordereaux de dépôt pour les lots d’encaissement avant de les reporter.

Cette option ne s’applique qu’aux lots d’encaissement qui incluent des bordereaux de dépôt et n’a aucune incidence sur les lots d’encaissement utilisés uniquement pour appliquer des documents reportés précédemment à d’autres documents.

Vous pouvez modifier cette option à tout moment.

Sélectionnez les types de transactions de lots ouverts (non reportés) à inclure lorsque Comptes clients calcule des montants en suspens pour Saisie des encaissements. Vous pouvez inclure des encaissements non reportés, des encaissements et ajustements non reportés ou toutes les transactions, ou alors vous pouvez choisir d'en inclure aucun.

Affiche la description de la méthode de paiement sélectionnée dans le champ Code de paiement par défaut. Les codes de paiement et leurs descriptions sont définis dans l'écran Codes de paiement de Comptes clients.

Indiquez le code du compte bancaire dans lequel vous reportez les paiements que vous recevez en ligne par l’intermédiaire du service Acceptations de paiements. (Ce champ fonctionne de la même manière que le champ Code banque par défaut, mais s’applique aux paiements en ligne.)

Nous vous conseillons d’utiliser le compte bancaire d’Acceptation de paiements comme un compte d’attente. Une fois qu’un prestataire de services de paiements en ligne a déposé des fonds dans votre compte, virez les encaissements correspondants (dans Virements bancaires) dans votre compte en banque, puis effectuez le rapprochement bancaire. Pour voir en détail les étapes de ce processus, consultez l’article 106222 de la base de connaissances.

Vous devez spécifier le code d’une banque dans ce champ avant de pouvoir télécharger les encaissements de paiements reçus en ligne. Vous pouvez modifier ce code à tout moment.

Si vous utilisez une liste de prix pour saisir les factures, sélectionnez cette option pour afficher le coût total de l’article (nombre d’unités x le prix par unité) lorsque vous ajoutez les détails de l’article dans l'écran Saisie des factures.

Vous ne pouvez changer les coûts depuis l'écran Saisie des factures et vous ne pouvez imprimer les coûts sur les factures.

Sélectionnez l'ordre voulu pour imprimer les lots de chèques de remboursements :

• Numéro saisie de transaction
• Numéro client
• Nom du bénéficiaire
• Pays du bénéficiaire
• Code postal du bénéficiaire

Sélectionnez cette option pour afficher automatiquement tout commentaire associé à un article lorsque vous saisissez des détails d’article sur une facture, note de crédit ou note de débit.

Si vous ne sélectionnez pas cette option, les commentaires relatifs aux articles ne sont pas affichés lors de la saisie des transactions. Cependant, vous pouvez taper un commentaire de 250 caractères maximum pour chaque ligne de détail que vous ajoutez à un document. Vous pouvez aussi choisir d’inclure les commentaires sur les documents imprimés.