Saisir une note de crédit ou une note de débit

Lorsque vous saisissez des notes de crédit et notes de débit à l'aide de l'écran Saisie des factures de CC, vous pouvez les imputer à un document existant.

Si la note de débit ou note de crédit se rapporte à plusieurs factures ou est émise sur le compte (par exemple, comme rabais de volume d'achat), vous imputez la note de crédit ou « payez » la note de débit ultérieurement, à l'aide de l'écran Saisie des encaissements de CC.

Pour ajouter une note de débit ou note de crédit :

1. Ouvrez Comptes clients > Transactions de CC > Saisie des factures.

2. Utilisez le champ Numéro de lot pour sélectionner un lot existant ou créez un nouveau lot. Suite...

   Pour créer un nouveau lot :

   1. Cliquez sur le bouton Créer nouveau lot. Comptes clients attribue un nouveau numéro de lot.
   2. Dans le champ Description lot, tapez une description du lot.
   3. Acceptez la date de la session dans le champ Date du lot ou remplacez-la si vous voulez le modifier.
3. Entrez les renseignements d'en-tête pour le document dans l'onglet Document. Suite...

   Les renseignements d’en-tête comprennent les éléments suivants :

   • Le type de détail.
   • Une description du document.
   • Le numéro du client.

   • Si le document est associé à une tâche connexe. Suite...

     Lorsque vous sélectionnez l'option Tâche connexe, des champs additionnels s'affichent sur la table de saisie des détails, dans lesquels vous saisissez des renseignements associés à une tâche connexe.

   • Si le document est soumis à une retenue (garantie). Suite...

     L'option Retenue s'affiche dans Saisie des factures uniquement si vous avez sélectionné l'option Comptabiliser retenue de garantie dans votre système Comptes clients. Lorsque vous sélectionnez l'option Retenue, l'onglet Retenue devient disponible et vous permet d'indiquer les conditions de retenue pour le document.

     Si vous avez un livre auxiliaire multidevise, vous utilisez également l'onglet Retenue pour indiquer si vous utilisez le taux de change d'origine ou le taux de change courant lorsque vous produisez le document de retenue.

     Les champs de retenue apparaissent également dans le tableau de saisie de détail où vous indiquez le pourcentage de retenue ou montant de retenue, le délai de garantie et la date d'échéance de retenue pour chaque détail.

   • L'adresse d'expédition et une méthode d'expédition.
   • Le numéro du document d'origine. Si vous traitez une note de crédit ou note de débit de retenue, indiquez le document original pour lequel vous traitez désormais la retenue.
   • Numéro document. Acceptez la saisie pour que le programme attribue un numéro au document.
   • Le document à imputer (le numéro de la facture à laquelle vous accordez un crédit).
   • La date du document (aux fins de classement chronologique et de statistiques).
   • La date du report. La date du report détermine l'exercice et la période auxquels le document est reporté dans le grand livre.
   • Les numéros du bon de commande et du bulletin de vente (le cas échéant).
   • Toutes les instructions spéciales concernant la note de crédit ou la note de débit.

   Remarque : Dans le champ Type de document, sélectionnez Note de crédit, Note de débit, Note de crédit de retenue ou Note de débit de retenue.

4. Dans la table de saisie des détails dans l'onglet Document, ajoutez des détails sommaires pour la facture. Suite...

   Pour ajouter des détails sommaires :

   1. S'il s'agit d'un document associé à une tâche connexe, saisissez le contrat et le projet, puis (si possible) la catégorie et la ressource.
   2. Tapez le code de ventilation ou le numéro de compte du grand livre. Lorsque vous basculez sur un autre champ, la description pour le code de ventilation ou le compte que vous saisissez s'affiche dans le champ Description. Vous pouvez modifier la description du code de ventilation.
   3. Tapez le montant. Vous pouvez saisir un montant négatif, mais le total de la facture ne peut être négatif.
   4. Si la retenue s'applique au document que vous ajoutez, saisissez le pourcentage ou montant de retenue, le délai de garantie et la date d'échéance de la retenue pour ce détail.
   5. Saisissez un commentaire optionnel et indiquez si vous voulez imprimer ou non le commentaire lorsque vous imprimez la note de débit ou note de crédit.
   6. Si vous utilisez des champs optionnels, cliquez sur le champ Champs optionnels et vérifiez, modifiez ou ajoutez des champs optionnels pour le détail.
5. Pour vérifier ou modifier les renseignements de taxe pour un détail, sélectionnez le détail, puis cliquez sur le bouton Taxe détail.
6. Pour vérifier ou modifier les montants des taxes de la facture, cliquez sur l'onglet Taxes.

   Pour en savoir plus, consultez Modifier les taxes sur une facture, note de débit ou note de crédit.

7. Dans un document duquel la retenue sera déduite, utilisez l'onglet Retenue pour indiquer les conditions du document de retenue.

   Dans un livre auxiliaire multidevise, vous indiquez également le type de taux à utiliser lorsque vous traitez la retenue.

8. Si vous utilisez des champs optionnels de facture, cliquez sur Champs optionnels pour visualiser ou modifier les champs optionnels assignés à cette facture.
9. Pour ventiler les montants aux vendeurs, ou pour réviser les renseignements existants, utilisez l'onglet Partage.

   Pour en savoir plus, consultez Assigner une vente à un vendeur.

10. Si le document n’utilise pas la devise fonctionnelle et que vous devez ajuster les renseignements concernant le taux de change, utilisez l’onglet Taux pour les ajuster.

    Pour en savoir plus, consultez Modifier les informations de taux de change sur une facture.

11. Cliquez sur Enregistrer pour ajouter ce document au lot.

    Remarque : Si vous utilisez des vérifications de solvabilité pour le client, Comptes clients vous avertit si le client a dépassé sa limite de crédit ou s'il a des transactions qui sont en attente depuis trop longtemps. Fermez l'écran Vérifications de solvabilité de CC si vous recevez un avertissement. Vous pouvez modifier la transaction, ou ignorer l'avertissement et sauvegarder la saisie.