À propos du report de lots

Lorsque vous reportez des lots dans Comptes clients, vous mettez à jour en permanence les renseignements stockés pour les comptes de clients précisés dans les entrées. Vous pouvez reporter la facture, des espèces ou des lots d’ajustement à tout moment, et il n’y a pas de limite sur le nombre de lots que vous pouvez reporter à la fois.

• Préparation au report de lots
• Conséquences du report
• Assigner des numéros de séquences de report
• Créer des transactions de GL pour des transactions reportées de Comptes clients
• Créer des journaux de report et le rapport Transactions du GL
• Effacer des fichiers de source de lot importés après le report
• Réaliser un zoom avant vers des transactions reportées

Préparation au report de lots

Pour reporter des lots :

1. Imprimez la liste des lots à reporter.
2. Imprimez des bordereaux de dépôt pour les lots d’encaissements.
3. Dans l'écran Liste des lots de CC, sélectionnez l'option Prêt à reporter pour chaque lot que vous voulez reporter.
4. Reportez les lots à l’aide de l’écran Reporter des lots de CC, ou utilisez l’écran Liste des lots de CC pour reporter les lots individuellement.

Conséquences du report

Le report met à jour les renseignements de transaction de client. Il met également à jour les statistiques dans les enregistrements de client, de groupe et de compte national de même que les enregistrements de vendeurs si vous conservez ces statistiques. Si vous utilisez l’option pour créer des lots lors du report, le report crée également des transactions pour les comptes de grand livre touchés par les transactions et crée les lots de Grand Livre pour eux.

Plus précisément, le report :

• Crée un journal de report avec un numéro de séquence de report unique.
• Crée des entrées de grand livre à partir des transactions reportées, si vous sélectionnez l’option permettant de créer des lots de grand livre lors du report.
• Met à jour les numéros de séquence de report affichés pour chaque type de lot sur l’écran Options de CC. Si vous créez des transactions du Grand Livre lors du report, le processus met également à jour les numéros de séquence pour les lots du Grand Livre sur l’onglet Numérotation de l’écran Options de CC.
• Crée un lot d’erreurs si des erreurs sont trouvées dans les entrées.
• Transfère le contenu des lots aux comptes clients. Vous ne pouvez plus modifier le lot.
• Met à jour les statistiques de période et d’exercice jusqu’à la date courante dans les enregistrements des clients et dans les enregistrements des articles et des vendeurs si vous utilisez les options permettant de conserver des statistiques sur les articles et les vendeurs.

Pour toutes les transactions marquées Tâches connexes, le module Comptes clients met également à jour les contrats, projets, catégories et ressources spécifiés dans le module Gestion de projet. Cependant, si le montant facturé pour un projet dépasse le prix fixe, la facture n’est pas reportée et elle est mise dans un lot d’erreurs.

Le report conserve toutes les entrées dans un lot (et pas uniquement celles ont été reportées avec succès), et le total du lot reflète toutes les entrées du lot.

Important! Vous ne pouvez pas modifier les transactions reportées. Lorsque vous reportez un lot, son contenu est transféré aux comptes du client et vous ne pouvez plus modifier les transactions. Vous devez saisir les ajustements ou imputer des notes de débit ou de crédit pour modifier les transactions qui ont déjà été reportées.

Assigner des numéros de séquences de report

Le module Comptes clients affecte un numéro de séquence de report à chaque transaction durant le report. Le même numéro de séquence est attribué à toutes les transactions reportées ensemble. Les numéros de séquence de report offrent un autre moyen de remonter aux documents d’origine à partir des transactions reportées.

Chaque fois que vous reportez des lots, Comptes clients augmente d’une unité le numéro de séquence de report et met à jour les numéros de séquence de report qui sont affichés sur l’écran Options de CC.

Vous pouvez rechercher les numéros de séquence de report courants dans l’écran Options de CC.

Créer des transactions de GL pour des transactions reportées de Comptes clients

Vous pouvez créer des transactions du Grand livre automatiquement pendant le report (si Comptes clients utilise l’option Créer transactions du GL durant le report), ou plus tard, dans l’écran Créer lot de GL de CC.

Créer des journaux de report et le rapport Transactions du GL

Vous pouvez imprimer des listes de lots reportés, de la même manière que pour les lots ouverts ou prêts-à-reporter.

Chaque fois que vous reportez, le module Comptes clients crée un journal d’entrées des lots que vous avez reportés ensemble. Ces journaux de report représentent une partie essentielle de votre piste d’audit car ils fournissent un enregistrement de tous les détails reportés et des ventilations de grand livre connexes.

Vous pouvez aussi imprimer un rapport de transactions du GL de CC chaque fois que vous reportez des lots. Le rapport répertorie toutes les ventilations créées pour les comptes de GL lorsque vous avez reporté les lots.

Dans l’écran Options de CC, vous indiquez si vous voulez créer les transactions du grand livre automatiquement chaque fois que vous reportez des lots, ou ultérieurement, en utilisant l’écran Créer lot de GL.

Vous devriez tenir à jour votre piste d'audit des transactions reportées en imprimant et en classant chaque journal de report au moment où il est créé ainsi qu’en créant régulièrement des transactions de GL et en imprimant et classant le rapport Transactions du GL de CC.

Remarque : Vous devez imprimer le rapport des transactions du GL avant d’utiliser l’écran Créer des lots du GL de CC pour produire les transactions du grand livre. Lorsque vous créez le lot du Grand livre, les renseignements pour le rapport des transactions du GL sont supprimés du module Comptes clients.

Effacer des fichiers de source de lot importés après le report

Lorsque vous importez et reportez un lot, le fichier d’origine importé se trouve encore dans le programme où vous l’avez créé.

Vous devriez effacer les lots après les avoir importés et reportés pour éviter d’importer accidentellement le lot une deuxième fois.

Réaliser un zoom avant vers des transactions reportées

Vous pouvez réaliser un zoom avant de Grand Livre de Sage 300 vers les documents source dans Comptes clients, du moment que vous n’effacez pas les lots qui les contenaient. Vous pouvez également réimprimer les factures reportées et les bordereaux de dépôt.

Si vous utilisez également le module Commandes clients, vous pouvez réaliser un zoom avant de Grand Livre de Sage 300 et de Comptes clients pour visualiser la transaction d’origine dans le module Commandes clients.