À propos des options de Comptes clients
Lorsque vous ajoutez une transaction dans les écrans de saisie des transactions, Comptes clients assigne un numéro de document. Le numéro est composé par’ :
- Un préfixe qui identifie le type de transaction.
- Un numéro qui assigné de manière séquentielle.
Lorsque vous ajoutez une transaction, vous pouvez ignorer les numéros que Comptes clients assigne et saisir vos propre numéro de document. Le numéro de document doit contenir moins de 15 caractères et être unique; il s’agit des seules restrictions.
Numérotation automatique
Utilisez l’onglet Numérotation de l'écran Options de CC pour configurer la numérotation automatique que Comptes clients utilise pour chaque type de document. Si votre logiciel précédent utilisait des numéros de document, vous pourrez éventuellement continuer d'utiliser le même schéma de numérotation. À tout moment, vous pouvez spécifier des préfixes et numéros suivants différents, mais vous ne pouvez faire de modifications qui occasionneraient des numéros de document en double.
Préfixes
Le préfixe utilisé pour chaque type de document (factures, notes de débit, notes de crédit, factures d'intérêts, encaissements, paiements anticipés, comptant non imputé, ajustements et remboursements) doit être unique, pour empêcher les numéros de documents en double.
Le nombre maximum de caractères dans le préfixe est six.
Si vous ne modifiez pas les préfixes, Comptes clients utilise les préfixes suivants pour les documents :
| Type de document | Préfixe |
|---|---|
| Facture | FA |
| Note de crédit | CN |
| Note de débit | DN |
| Facture d’intérêts | INT |
| Facture de frais périodiques | RC |
| Encaissement | PY |
| Paiement anticipé | PP |
| Comptant non imputé | CNI |
| Ajustement | AJ |
| Remboursement | RF |
Vous pouvez modifier un préfixe à tout moment. Toutefois, vous devez vous assurer de ne pas attribuer un numéro et un préfixe qui ont déjà été utilisés.
Si vous utilisez une numérotation distincte pour la retenue de garantie, vous pouvez également spécifier les préfixes et numéros suivants pour les documents de retenue sur l'onglet Retenue à l'écran Options de CC. Si vous ne modifiez pas les préfixes, Comptes clients utilise les préfixes suivants pour les documents de retenue :
| Type de document | Préfixe |
|---|---|
| Facture de retenue de garantie | RIN |
| Note de crédit de retenue de garantie | RCN |
| Note de débit | RDN |
Longueur
Vous pouvez changer la longueur des numéros pour chaque type de document. La longueur maximale d'un numéro de document est de 22 caractères (préfixe compris).
Numéro suivant
L'onglet Numérotation affiche le numéro que Comptes clients assignera au prochain document de ce type. Lorsque vous configurez votre système pour la première fois, Comptes clients assigne automatiquement 1 au premier numéro de document.
Si Comptes clients utilise le numéro assigné à la création d'un document, le programme actualise le Numéro suivant correspondant au type de document sur l'onglet Numérotation. Le numéro suivant peut aller jusqu'à 999999999 (si la longueur le permet), puis repasse automatiquement à 1.
Lorsque vous ajoutez des transactions, vous pouvez saisir vos propres numéros de document. Dans ce cas, les renseignements de l’onglet Numérotation ne sont pas mis à jour, même si vous utilisez le numéro que le programme aurait attribué.
Vous pouvez modifier le numéro à l'onglet Numérotation à tout moment. Toutefois, vous devez vous assurer de ne pas attribuer un numéro et un préfixe qui ont déjà été utilisés.
Important! Vous ne pouvez pas reporter deux documents comportant des préfixes et des numéros strictement identiques.