À propos de la saisie de transactions courantes et historiques

Vous pouvez afficher les données statistiques des comptes de clients, les articles et les vendeurs pour l’année en cours et pour toutes les années précédentes pour lesquelles vous conservez ces données. Vous ajoutez les renseignements historiques lors de la configuration. Chaque fois que vous reportez des transactions, les statistiques sont automatiquement mises à jour.

Pour que Comptes clients fasse le suivi des statistiques, sélectionnez l'option Conserver les statistiques à l'onglet Traitement de l'écran Options de CC. Pour pouvoir modifier les statistiques, sélectionnez aussi l'option Permettre modification des statistiques

Pour configurer correctement votre système Comptes clients, vous devez entrer et reporter les soldes d’ouverture de l’exercice courant dans les comptes de votre client. Si vous procédez à une configuration pendant l'exercice fiscal, vous devez également saisir et reporter les chiffres pour l'exercice courant, jusqu'à la date présente, ainsi que toutes les transactions impayées. Si vous souhaitez afficher et imprimer des rapports de données de l'exercice précédent, vous devez également saisir ces chiffres pendant la configuration.

Entrer les soldes d’ouverture dans les comptes de clients

Une fois que vous créez les enregistrements de clients, vous devez établir vos soldes d’ouverture pour l’exercice fiscal, soit en :

• Saisissant toutes les factures non réglées de l’exercice précédent ainsi que tous les encaissements.
• Créant des soldes d’ouverture dans les comptes de vos clients en saisissant les soldes existants nets comme des factures à l’écran Saisie des factures de CC, puis en les reportant à la première date de l’exercice fiscal en cours.

Saisir les transactions de l’exercice courant

Lorsque vous configurez le module Comptes clients en cours d’exercice, vous devez entrer les données de transactions de l’année en cours jusqu’à ce jour. Vous pouvez saisir les données directement dans le module Comptes clients.

Vous pouvez également utiliser une des méthodes suivantes pour ajouter des transactions de l'année en cours :

• Entrez les données directement dans le module Comptes clients.

• Importez les données, puis reportez-les suivant l’une des méthodes ci-dessous :

  • Reportez toutes les transactions de l'exercice courant d'un seul coup, période par période.

    Cette méthode fournit les détails complets des transactions de l’exercice courant.

  • Reporter toutes les transactions de la période comptable en cours, ainsi que les variations des totaux de facture et d’encaissement de chaque client pour chacune des périodes les plus anciennes de l’exercice courant.

    Cette méthode fournit les détails complets des transactions de la période comptable courante et crée des soldes précis pour les périodes précédentes de l’exercice courant.

  • Reporter les variations des totaux de facture et d’encaissement de chaque client pour chacune des périodes les plus anciennes de l’exercice courant.

    Cette méthode produit des soldes exacts de chaque compte pour chaque période de l’exercice courant, mais elle ne fournit pas les détails de transaction des rapports de piste d’audit.

  • Reporter la variation entre le solde d’ouverture et le solde de clôture du compte de chaque client.

    Cette méthode est la plus rapide pour saisir les données, mais elle ne permet pas d'obtenir des détails de transaction pour les rapports de piste d'audit.

Saisie des données historiques (exercice précédent)

Lorsque vous configurez un nouveau module Comptes clients, vous pouvez entrer l’historique des ventes des exercices précédents, notamment les chiffres pour les groupes de clients, les comptes nationaux, les clients, articles et vendeurs.

Remarque : Pour modifier les statistiques des périodes et de l'exercice spécifiés à l'onglet Traitement de l'écran Écran Options de CC, vous devez sélectionner l'option Permettre modification des statistiques.

Vous pouvez utiliser l’une des méthodes suivantes pour ajouter des données historiques :

• Entrez les données directement dans le module Comptes clients.
• Importez les données

Vous pouvez entrer les chiffres par période comptable et par exercice spécifiés sur l’onglet Traitement de l’écran Options de CC. Pour en savoir plus, consultez Écran Options de CC.

Vous pouvez consulter et modifier les statistiques sur les écrans de client, article et vendeur. Vous pouvez aussi imprimer des rapports à propos de transactions des clients qui avaient été reportées pendant une période particulière.

Si vous n’avez pas besoin de données historiques tout de suite, ne les ajoutez pas lorsque vous configurez un module Comptes clients. Chaque fois que vous reportez des transactions, les statistiques sont automatiquement mises à jour.

Saisir des statistiques de client pour les exercices antérieurs

Pour chaque client, groupe de clients et compte national, vous pouvez consulter et modifier le montant et le nombre de :

• Factures
• Encaissements
• Remises
• Notes de crédit
• Notes de débit
• Ajustements
• Annulations
• Intérêts
• Chèques retournés
• Total de factures payées
• Remboursements

Pour les comptes de clients et les comptes nationaux, vous pouvez également consulter et modifier les éléments suivants :

• Le montant et la date du solde le plus élevé
• La facture la plus importante pour l'exercice en cours et l'exercice précédent
• Le montant et la date du/de la dernier/ère :
  • Facture
  • Encaissement
  • Note de crédit
  • Note de débit
  • Ajustement
  • Annulation
  • Frais d’intérêt
  • Chèque retourné
  • Remise
  • Remboursement
• Total de jours pour payer
• Moyenne jours pour payer
• Nombre total de factures impayées

Saisir les statistiques des vendeurs pour les exercices antérieurs

Vous consultez et modifiez les transactions suivantes qui ont été reportées pour le vendeur à l'onglet Statistiques de l'écran Vendeurs :

• Factures
• Encaissements
• Notes de crédit
• Notes de débit
• Remises
• Annulations