Écran Options de CC

Entrez le nom de la personne avec qui communiquer.

Saisissez le numéro de téléphone de la personne avec qui communiquer.

Saisissez le numéro de fax de la personne avec qui communiquer.

La colonne Type de document répertorie les types de documents auxquels vous pouvez attribuer le numéro de document suivant.

Le module Comptes clients vous permet de configurer des longueurs de numéro de document différentes pour les factures, notes de crédit, notes de débit, factures intérêts et factures de frais périodiques, paiements anticipés, comptant non imputé, ajustement et transactions d’encaissement à attribuer automatiquement aux Comptes clients.

Utilisez cette colonne pour limiter la longueur de ces numéros de document à 22 caractères maximum (y compris les préfixes).

Cette colonne de l’onglet Numérotation affiche le numéro que le module Comptes clients attribuera à la prochaine facture, note de crédit, note de débit, facture intérêts, facture de frais périodiques, paiement anticipé, encaissement, comptant non imputé, ajustement et remboursement.

Vous pouvez saisir le numéro suivant à attribuer à chaque type de document.

Si vous attribuez automatiquement les numéros de document, le module Comptes clients attribue un numéro unique à chaque document que vous ajoutez à un lot. Le numéro se compose d’un préfixe qui vous permet d’identifier le type de transaction et d’un numéro attribué de manière séquentielle et commençant par le numéro que vous avez indiqué.

Vous pouvez modifier le numéro suivant à tout moment. Toutefois, vous devez vous assurer de ne pas attribuer un numéro et un préfixe que vous avez déjà utilisés. Vous ne pouvez pas reporter des numéros de document en double dans le module Comptes fournisseurs.

Si vous envisagez d’utiliser le module Comptes clients pour attribuer automatiquement des numéros de document et que vous voulez compléter la série de numéros de document utilisés dans votre ancien système, utilisez les champs Préfixe de l’onglet Numérotation pour saisir les préfixes que vous utilisez pour attribuer des numéros de document aux factures, notes de crédit et notes de débit, factures intérêts et frais périodiques, encaissements, paiements anticipés, transactions au comptant non imputées, ajustements et remboursements.

Vous pouvez utiliser jusqu’à six caractères dans chaque préfixe et vous devez utiliser un préfixe différent pour chaque type de document. Vous pouvez également utiliser les préfixes par défaut qui apparaissent automatiquement.

Si vous attribuez automatiquement les numéros de document, le module Comptes clients attribue un numéro unique à chaque facture, note de crédit, note de débit, frais d’intérêts et frais périodiques que vous ajoutez à un lot de factures. Le numéro se compose d’un préfixe que vous entrez pour identifier le type de transaction et d’un numéro attribué de manière séquentielle et commençant par le numéro que vous indiquez (dans le champ Numéro suivant).

Vous pouvez modifier les préfixes à tout moment, mais vous ne devez pas attribuer un préfixe identique aux numéros de document attribués à d’autres documents. (Vous ne pouvez pas reporter deux transactions ayant le même numéro de document dans le module Comptes clients.)

Cette option vous permet de choisir de reporter les statistiques des périodes par exercice ou année civile. La date de départ des statistiques dépend de votre choix :

• Année civile. La date de départ est le 1er janvier.
• Exercice. La date de départ est le premier jour de votre exercice financier.

Cette option vous permet également d’indiquer le type de période à utiliser dans le champ Type de période.

Utilisez les écrans Clients, Comptes nationaux, Groupes de clients, Articles et Vendeurs pour consulter les statistiques. Vous pouvez également imprimer des rapports de statistiques.

Cette option vous permet de revoir les renseignements contenus dans les lots que vous générez pour le module Comptes clients dans d’autres programmes de Sage 300, comme les modules Commandes clients ou Gestion de projet.

Remarque : N’utilisez pas cette option si vous voulez faire en sorte que les lots externes soient reportés sans être modifiés.

Vous pouvez modifier cette option à tout moment, l’utiliser pour renforcer votre vérification et votre contrôle des lots externes et réduire le risque d’erreurs découlant d’une modification accidentelle.

Cette option vous permet de revoir les renseignements contenus dans les lots importés depuis d’autres programmes.

Remarque : N’utilisez pas cette option si vous voulez faire en sorte que les lots importés soient reportés sans être modifiés.

Vous pouvez modifier cette option à tout moment, l’utiliser pour renforcer votre vérification et votre contrôle des lots importés et réduire le risque d’erreurs découlant d’une modification accidentelle.

Le module Comptes clients consolide automatiquement des statistiques à partir des transactions que vous reportez dans les comptes clients et les affiche dans les écrans Clients, Comptes nationaux et Groupes de clients. Vous pouvez choisir également de conserver les statistiques relatives aux articles et vendeurs.

Cette option vous permet d’entrer des statistiques lors de la configuration et de revoir les statistiques que le module Comptes clients conserve lorsque vous reportez des transactions.

Vous pouvez activer l’option pendant la configuration de votre module Comptes clients, notamment si vous créez le système en cours d’exercice. Vous pouvez ensuite créer des enregistrements de comptes clients plus complets en ajoutant les statistiques de votre ancien système.

Dès que votre module est opérationnel, vous pouvez désactiver l’option, car le programme met automatiquement à jour les statistiques lorsque vous reportez des factures, des ajustements et des transactions d’encaissement.

Vous pouvez également choisir d’utiliser cette option pour modifier des statistiques relatives aux groupes de client et comptes nationaux lorsque vous changez le groupe d’un client ou un compte national, ou de modifier une statistique donnée parce que des circonstances inhabituelles ont grossi le montant (par exemple si une facture unique est restée due pendant longtemps dans un compte étant satisfaisant de manière générale).

Cette option vous permet d’indiquer un nombre de jours par défaut pendant lesquels conserver les commentaires des clients dans vos enregistrements.

Le nombre de jours que vous entrez détermine la date d’expiration par défaut qui apparaît dans l'écran Clients lorsque vous entrez des commentaires dans un enregistrement client, mais vous pouvez également modifier cette date dans l’enregistrement client.

Lorsque vous utilisez l'écran Effacer l’historique pour effacer (supprimer) des commentaires clients obsolètes, l'écran n’efface que les commentaires arrivés à leur date d’expiration avant, ou à la date que vous avez indiquée dans l'écran Effacer l’historique.

Cochez cette option si vous voulez vous assurer que les copies de tous les lots de factures, encaissements et ajustements soient imprimées avant d’être reportées. Lorsque vous utilisez cette option, vous ne pouvez pas reporter de lots avant d’avoir imprimé des listes. Vous devez également imprimer de nouvelles listes pour les lots que vous modifiez.

Vous pouvez imprimer des listes de lots même si vous n’utilisez pas cette option. Vous pouvez également imprimer des journaux de report qui fournissent des renseignements complets sur le contenu de tous les lots reportés.

Cochez cette option si vous souhaitez inclure des transactions de Comptes clients en suspens (non reportées) pendant la vérification de solvabilité pour déterminer si les soldes des clients dépassent leurs limites de crédit.

Cochez cette option si vous souhaitez inclure des transactions en suspens de Commandes clients (par exemple, les commandes qui n’ont pas été expédiées ou les expéditions qui n’ont pas été facturées) pendant la vérification de solvabilité pour déterminer si les soldes des clients dépassent leurs limites de crédit.

Cochez cette option si vous désirez que les programmes des autres fabricants de logiciels (produits tiers) que vous utilisez avec Sage 300 puissent inclure des transactions non reportées pendant la vérification de solvabilité.

Utilisez cette option si vous souhaitez inclure les montants de taxes dans le total des factures conservées pour chaque client, compte national ou groupe de clients et pour les articles et vendeurs (si vous cochez les options permettant de consolider des statistiques pour les articles et vendeurs). Certains éléments fiscaux, comme la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) nécessitent d’inclure les taxes dans les statistiques.

Si vous ne cochez pas cette option, seuls les totaux hors taxes apparaîtront dans les statistiques.

Vous pouvez changer à tout moment vos sélections et choisir l’option d’inclure les taxes dans les totaux, mais les changements ne s’appliqueront qu’aux nouvelles transactions. Le module Comptes clients ne peut pas ajuster les statistiques existantes pour ajouter ou soustraire les montants de taxe et vous ne pouvez pas effectuer de comparaisons significatives sur les statistiques créées avant et après les changements.

Cette option vous permet de conserver les statistiques relatives aux clients, comptes nationaux et groupes de clients, y compris le nombre total de factures, encaissements, ajustements, note de crédit, notes de débit, remises, frais d’intérêts, chèques retournés et annulations reportés pour chaque compte.

Vous pouvez changer cette option à tout moment. Cependant, si vous désactivez cette option puis l’activez à nouveau, les statistiques relatives aux transactions reportées au moment où l’option était désactivée ne seront pas incluses dans le total des enregistrements de comptes.

Cette option vous permet de conserver les statistiques relatives aux transactions reportées pour les articles, y compris le montant total et le nombre de ventes et de retours, le coût total des biens vendus, la marge brute et la quantité vendue, ainsi que la date de la dernière vente de l’article.

Vous pouvez changer cette option à tout moment. Cependant, si vous désactivez cette option puis l’activez à nouveau, les statistiques relatives aux transactions reportées au moment où l’option était désactivée ne seront pas incluses dans le total des enregistrements d’articles.

Cette option vous permet de conserver les statistiques de vendeurs individuels, y compris le nombre total de factures, encaissements, notes de crédit, notes de débit, remises et annulations reportés pour chaque numéro de vendeur.

Vous pouvez changer cette option à tout moment. Cependant, si vous désactivez cette option puis l’activez à nouveau, les statistiques relatives aux transactions reportées au moment où l’option était désactivée ne seront pas incluses dans le total des enregistrements de vendeurs.

Vous pouvez activer l’option Multidevise pour les Comptes clients à tout moment. Toutefois, une fois l’option activée (et vos modifications sauvegardées), vous ne pouvez plus la désactiver.

L’option Multidevise apparaît sur cet onglet uniquement si vous sélectionnez l’option Multidevise pour le Profil de l’entreprise dans le module Services communs.

Vous pouvez combiner les applications multidevise et devise unique.

Exemple : Par exemple, vous pouvez reporter des transactions d’un système Comptes clients multidevises dans un Grand livre de Sage 300 en devise unique.

Cette option vous permet de choisir de reporter les statistiques des périodes par exercice ou année civile. La date de départ des statistiques dépend de votre choix :

• Année civile. La date de départ est le 1er janvier.
• Exercice. La date de départ est le premier jour de votre exercice financier.

Vous pouvez également indiquer le type de période à utiliser :

• Hebdomadaire
• Sept jours
• Deux semaines
• Quatre semaines
• Mensuelle
• Bimensuelle
• Trimestrielle
• Semi-annuelle
• Période

Important! Ne modifiez pas le type d’année et de période que vous utilisez pour conserver des statistiques en cours d’année : vos chiffres ne seront alors plus représentatifs pour certaines périodes et vous devrez apporter des corrections à tous les enregistrements pour lesquels vous conservez des statistiques. Vous ne devriez changer le type d’exercice et de période selon lequel vous conservez des statistiques qu’à la fin de l’exercice.

Utilisez les écrans Clients, Comptes nationaux, Groupes de clients, Articles et Vendeurs pour consulter les statistiques. Vous pouvez également imprimer des rapports de statistiques.

Cochez cette option si vous souhaitez facturer automatiquement les clients pour des montants standards dus régulièrement, par exemple un loyer mensuel.

Utilisez ensuite l'écran de configuration Frais périodiques pour déterminer les frais périodiques que vous utilisez et les attribuer à vos clients.

Vous utilisez l'écran Créer lot de frais périodiques pour créer un lot de factures pour chaque frais à sa date de maturité.

Vous pouvez changer cette option à tout moment.

Dès que vous avez déterminé vos frais périodiques, les renseignements sont conservés dans le module Comptes clients, même si vous désactivez l’option Traiter les frais périodiques, et restent disponibles si vous activez à nouveau cette option.

Vous définissez cette option pour utiliser la comptabilisation de la retenue de garantie dans l’onglet Traitement de l'écran Options de CC.

Lorsque vous sélectionnez l’option Comptabiliser la retenue de garantie, l’onglet Retenue apparaît pour vous permettre de préciser les options de traitement de la retenue.

Vous pouvez désactiver l’option Comptabiliser la retenue de garantie ultérieurement seulement s’il n’y a aucun lot de retenues de garantie non reporté et aucun montant de retenue impayé.

Déterminez si la retenue de garantie sera calculée avant ou après intégration des taxes.

Si vous utilisez la comptabilité multidevise, précisez si vous utilisez le taux de change courant ou celui utilisé pour le document original comme taux de change par défaut pour les documents de retenue de garantie.

Saisissez le pourcentage du total du document à retenir sur les factures, les notes de débit et les notes de crédit.

Ce pourcentage s’affiche par défaut lorsque vous ajoutez de nouveaux clients, mais vous pouvez modifier le pourcentage de retenue (de garantie) pour des clients en particulier dans l’enregistrement client.

Saisissez le nombre de jours à partir de la date du document original pendant lesquels le client peut retenir le montant. Le programme détermine la date d’échéance de retenue de garantie par défaut en additionnant le délai de garantie à la date du document original.

Le délai de garantie par défaut est utilisé pour les nouveaux dossiers clients, mais vous pouvez préciser des délais différents pour des clients individuels. Vous pouvez également modifier le délai de garantie sur les factures.

L’onglet Retenue affiche la date à laquelle vous avez exécuté Créer lot de retenues de garantie à partir de la Liste des rappels.

Saisissez le nombre de jours avant la date d’échéance de la retenue pour créer des documents de retenue à l’aide de l’écran Créer lot de retenues de garantie.

Exemple : Si vous saisissez 5, vous pouvez créer la facture de retenue cinq jours avant la date d’échéance de la retenue.

Pour déclarer la taxe, le programme reporte des montants de taxe au compte de taxe à payer et met à jour les rapports de suivi de taxe. Le choix du moment de la taxe à payer sur les retenues varie selon l’autorité fiscale.

Certaines autorités fiscales exigent que vous déclariez la taxe sur la retenue lorsque vous reportez un document de retenue, d’autres vous permettent de la déclarer lorsque vous reportez un document original auquel la retenue s’applique.

Cette option vous permet de spécifier le moment de déclarer la taxe sur la retenue. Vous pouvez choisir l’une des options suivantes :

• Au moment du document original Plus...

  Si vous sélectionnez cette option, le programme calcule et déclare la taxe sur la retenue lorsque vous reportez un document original qui renferme la retenue.

  Vous pouvez ensuite utiliser le champ Montant de retenue basé sur pour préciser si la retenue doit être calculée avant ou après intégration des taxes.

• Selon l’autorité fiscale Plus...

  Si vous sélectionnez cette option, le programme calcule la taxe lorsque vous reportez un document original, mais déclare la taxe pour chaque autorité fiscale.

  Les exigences de la déclaration de taxe pour chaque autorité fiscale sont spécifiées à l’option Déclarer taxe sur la retenue dans Services de taxes :

  • Si l’autorité fiscale précise Au moment du document original ou Aucune déclaration pour la taxe sur la retenue, le montant des taxes est calculé et les rapports de suivi de taxe sont immédiatement actualisés lorsque vous reportez les documents originaux.

    Remarque : Vous pouvez sélectionner Aucune déclaration pour une autorité fiscale si vous utilisez également Au moment du document original pour l’option Déclararation de taxe dans le module Comptes clients.

  • Si l’autorité fiscale précise Au moment du document de retenue, le montant des taxes est calculé lorsque vous reportez le document original, mais n’est pas déclaré tant que vous ne reportez pas le document de retenue.

  Lorsque vous précisez Selon l’autorité fiscale, les montants de retenue sont calculés sur la base des montants hors taxe pour toutes les autorités fiscales et clients.

Saisissez (ou sélectionnez dans le dépisteur) le code de planification que vous souhaitez utiliser pour traiter les retenues à partir de la Liste des rappels.

Si la planification n’existe pas encore dans Services communs, vous pouvez cliquer sur le bouton Zoom à côté du champ, puis créer la planification à l’aide de l’écran Journal de planification qui s’ouvre. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Zoom après avoir saisi un code de planification pour afficher des renseignements à propos de la planification.

Cochez cette option pour utiliser un système de numérotation distinct pour identifier les documents de retenue que vous créez dans l'écran Créer lot de retenues.

Lorsque vous sélectionnez cette option, la table de numérotation des documents de retenue apparaît et vous permet de préciser le nombre suivant, la longueur et le préfixe à attribuer aux factures de retenue, notes de crédit et notes de débit.

Si vous ne sélectionnez pas cette option, le programme attribuera à la prochaine facture, note de crédit ou note de débit, un numéro précisé dans la table de numérotation des documents dans l’onglet Numérotation.

Votre choix pour cette option détermine la catégorie d’âge dans laquelle seront placées les notes de crédit et notes de débit non imputées sur vos relevés clients ou dans les écrans de rapport et consultation.

Vous pouvez inclure toutes les notes de crédit et notes de débit dans la période d’âge actuelle ou les placer dans la période d’âge correspondant à la date de leurs documents.

Cette option n’a aucune incidence sur les notes de crédit et les notes de débit qui sont imputées à des numéros de document spécifiques. Les montants imputés pour ces transactions sont toujours inclus dans les mêmes périodes d’âge que les documents auxquels ils s’appliquent.

Votre choix a également une incidence sur les types de transaction que vous pouvez sélectionner pour annuler l’utilisation du module Créer un lot d’annulations. Si vous placez les notes de crédit et notes de débit dans la période d’âge actuelle (non due), vous ne pourrez pas les sélectionner lorsque vous annulez les transactions en retard.

Précisez comment attribuer les encaissements, comptant non imputé (paiements) et paiements anticipés aux périodes d’âge :

• Courant. Les encaissements, comptant non imputé et paiements anticipés sont inclus dans la période d’âge courante. Les notes ne seront pas utilisées dans le calcul des frais d’intérêts.
• Par Date. Les encaissements, comptant non imputé et paiements anticipés sont inclus dans la période d’âge qui contient la date du document.

Utilisez les champs Âge pour déterminer les périodes par défaut dans lesquelles le module Comptes clients regroupe les transactions et soldes restant dus dans les rapports Créances impayées et Balance âgée, les relevés des clients et dans l'écran Consultation de client.

Vous pouvez modifier la durée des périodes pour un rapport ou relevé individuel lorsque vous êtes sur le point d’imprimer des rapports ou de consulter l’activité d’un client. Vous pouvez également modifier les périodes par défaut à tout moment.

Rédigez les messages par défaut à imprimer sur les relevés des clients ou dans les lettres de rappel.

Sur chaque relevé, le module Comptes clients indique le message attribué à la période d’âge contenant le solde le plus ancien restant dû sur le compte du client.

Vous pouvez entrer d’autres messages (depuis l'écran Messages de rappel) et sélectionner ces messages lorsque vous utilisez l'écran Relevés/lettres/étiquettes.

Cochez cette option pour pouvoir imprimer les relevés des clients n’ayant aucun solde dû (par exemple pour permettre aux clients de consulter la situation actuelle de leur compte).

Lorsque vous sélectionnez cette option, puis sélectionnez l’option Sélectionner clients basés sur type de solde dans l'écran Relevés/Lettres/Étiquettes, vous pouvez choisir d’inclure les comptes ayant un solde de zéro pour une impression individuelle.

Ne cochez pas cette option si vous imprimez des relevés uniquement pour les clients qui ont un solde négatif ou positif. Ce choix n’inclura pas les comptes ayant un solde de zéro dans les critères d’impression des relevés que vous avez précisés dans l'écran Relevés/lettres/étiquettes.

Cochez cette option si vous souhaitez permettre les ajustements, annulations ou faibles montants dans le report de lots (plutôt que d’avoir à entrer les ajustements séparément dans l'écran Saisie des ajustements de CC).

Les ajustements seront inclus dans les lots d’encaissements auxquels vous les avez ajoutés. Si vous souhaitez modifier un ajustement que vous avez ajouté à un lot d’encaissement, vous devez le modifier dans l'écran Saisie des encaissements de CC plutôt que dans l'écran Saisie des ajustements de CC.

Exemple : Vous pouvez utiliser cette option lorsque le montant d’un chèque que vous recevez pour payer une facture diffère légèrement du total de la facture. Vous pouvez rapidement annuler la différence lorsque vous saisissez l’encaissement.

Vous pouvez changer cette option à tout moment.

Cochez cette option si vous voulez pouvoir modifier ou supprimer des lots d’encaissements après l’impression des bordereaux de dépôt. Si vous n’utilisez pas cette option, vous ne pouvez enregistrer aucun(e) changement ou correction aux lots d’encaissements après avoir imprimé leurs bordereaux de dépôt.

Conseil : Pour sélectionner l’option Prêt à reporter pour un lot après avoir imprimé son bordereau de dépôt, reportez le lot via l'écran Liste des lots d’encaissement.

Cette option vous permet de continuer à surveiller la gestion des bordereaux de dépôt existants, en l’activant pour autoriser l’apport de modifications aux lots puis en la désactivant de nouveau pour empêcher l’apport de modifications non approuvées.

Remarque : Si vous utilisez le module Traitement de paiements pour traiter les transactions par cartes de crédit et que vous n’avez pas coché cette option, vous devez traiter les transactions par cartes de crédit avant d’imprimer un bordereau de dépôt. (Si vous imprimez un bordereau de dépôt avant d’avoir traité le paiement, les boutons Facturer et Fact. rapide de l'écran Saisie des encaissements de CC ne sont pas disponibles et vous ne pouvez pas traiter le paiement.)

Vous pouvez changer cette option à tout moment.

Cochez cette option pour autoriser les modifications ou suppressions dans les lots de factures après avoir imprimé les factures, notes de crédit et notes de débit.

Ne cochez pas cette option si vous souhaitez toujours reporter des factures correspondant aux factures imprimées. Vous pouvez apporter des modifications aux documents que vous n’avez pas imprimés et pouvez ajouter de nouveaux documents au lot.

Votre choix pour cette option ne s’applique pas aux renseignements contenus dans l’en-tête des factures. Vous pouvez modifier la date ou la description du lot à tout moment jusqu’à ce que vous reportiez la facture.

Cochez cette option si vous voulez pouvoir modifier ou supprimer des lots d’encaissements après l’impression des confirmations de reçus.

Si vous n’utilisez pas cette option, vous ne pouvez enregistrer aucun(e) changement ou correction apporté(e) aux lots d’encaissements après avoir imprimé les confirmations pour les encaissements contenus dans le lot.

Remarque : Si vous utilisez le module Traitement de paiements pour traiter les transactions par cartes de crédit et que vous n’avez pas coché cette option, vous devez traiter les transactions par cartes de crédit avant d’imprimer une confirmation de reçu. (Si vous imprimez une confirmation de reçu avant d’avoir traité le paiement, les boutons Facturer et Fact. rapide de l'écran Saisie des encaissements de CC ne sont pas disponibles et vous ne pouvez pas traiter le paiement.)

Vous pouvez changer cette option à tout moment.

Cochez cette option si vous imprimez les bordereaux de dépôt lorsque vous reportez les lots d’encaissements et souhaitez utiliser le module Comptes clients pour imprimer les bordereaux.

Vous pouvez ensuite utiliser les bordereaux de dépôt pour vérifier le contenu des lots par rapport aux reçus ou documents à partir desquels vous les avez reportés et en tant que documents source pour remplir les bordereaux de dépôt que vous emmenez à la banque.

Si vous avez des bordereaux de dépôt vierges acceptés par votre banque et que vous pouvez utiliser dans votre imprimante, vous pouvez également utiliser le module Comptes clients pour imprimer les bordereaux de dépôt que vous emmenez à la banque.

Cochez cette option ne vous force pas à imprimer de bordereaux de dépôt.

Conseil : Pour être sûr que vous imprimez les bordereaux de dépôt avant de reporter les lots, cochez l’option Forcer l’impression des bordereaux de dépôt. Lorsque vous choisissez cette option, vous ne pouvez reporter les lots d’encaissement avant d’avoir imprimé leurs bordereaux de dépôt.

Vous pouvez changer cette option à tout moment.

Utilisez cette option si vous souhaitez utiliser le module Comptes clients pour imprimer les factures, notes de crédit et notes de débit avec des imprimantes laser ou des écrans préimprimés.

Cochez cette option ne vous force pas à imprimer les documents. Vous choisissez de les imprimer lorsque vous les saisissez dans l'écran Saisie des factures ou à partir de l'écran d'impression des factures. En utilisant l'écran d'impression des factures, vous pouvez imprimer les documents même après avoir reporté les lots qui les contiennent.

Si vous ne cochez pas cette option, vous ne pouvez pas imprimer les factures à partir du module Comptes clients.

Cochez cette option pour utiliser le calcul automatique des taxes en tant que méthode de calcul des taxes par défaut pour les factures.

Vous pouvez changer la méthode de calcul des taxes pour des factures spécifiques dans Saisie des factures.

Si vous déclarez des taxes en une devise différente de celles de vos clients ou de votre devise fonctionnelle (du pays), les factures doivent afficher le montant de taxe en monnaie de publication, ainsi que le taux de change utilisé pour la conversion.

Sélectionnez cette option si vous souhaitez utiliser le calcul automatique de la taxe comme méthode par défaut pour calculer les montants de taxe en monnaie de publication sur les factures. Vous pouvez changer la méthode de calcul pour des factures spécifiques dans Saisie des factures.

Déterminez si vous voulez afficher une erreur, un avertissement ou aucun message lorsque vous tentez d’émettre un chèque de remboursement qui utilise le même numéro qu’un chèque existant pour la même banque.

Cochez cette option si vous souhaitez créer un nouveau bordereau de dépôt lorsque vous ajoutez un nouveau lot d’encaissements.

Décochez l’option si vous planifiez de consolider des lots d’encaissements pour un bordereau de dépôt (par exemple, si plusieurs préposés entrent des lots d’encaissements auxquels vous assignerez un seul bordereau de dépôt quotidiennement).

Utilisez cette option pour sélectionner le code du compte bancaire sur lequel vous faites généralement vos dépôts. Il vous faut ensuite entrer un code banque pour les encaissements que vous faites dans une banque différente de votre banque par défaut.

Utilisez le dépisteur (appuyez sur F5) pour afficher la liste des codes banques parmi lesquels choisir. Vous devez utiliser l’un des codes banques affichés dans l'écran Services bancaires dans le module Services communs. Vous pouvez changer cette option à tout moment.

Vous devez sélectionner un code banque par défaut dans ce champ avant de créer des lots d’encaissement dans l'écran Saisie des encaissements de CC.

Sélectionnez cette option si vous voulez utiliser 1 comme classe de taxe par défaut pour les détails des factures résumées

Si vous ne sélectionnez pas cette option, le module Comptes clients utilise la classe de taxe du client (dans l’onglet Taxes de l'écran Saisie des factures) comme valeur par défaut pour les nouveaux détails de facture.

Peu importe ce que vous choisissez pour cette option, le module Comptes clients utilise, pour les factures d’articles, la catégorie de taxe déterminée pour l’article.

Sélectionnez le type de lot de factures que vous utilisez principalement comme valeur par défaut de l'écran Saisie des factures. Vous pouvez choisir Sommaire ou Article.

Choisissez l’ordre dans lequel vous souhaitez que les documents (transactions) apparaissent lorsque vous utilisez le mode Sélectionner pour appliquer des transactions au comptant, chèque, autre encaissement ou note de crédit aux comptes clients dans l'écran Saisie des encaissements de CC (Vous pouvez changer l’ordre lorsque vous utilisez l'écran Saisie des encaissements de CC, si nécessaire.)

Vous pouvez choisir de classer les documents ouverts par N° document, N° bon de commande, Date d’échéance, N° commande, Date du document, Solde courant ou N° document original (Si vous comptabilisez la retenue de garantie dans le module Comptes clients, afficher les documents par document original vous permettra plus facilement d’appliquer les paiements de retenue lorsque vous recevez ces montants de la part de clients.)

Vous pouvez changer cette option à tout moment.

Sélectionnez la méthode de paiement, comptant ou chèque, que vous souhaitez voir apparaître comme valeur par défaut lorsque vous saisissez un encaissement ou un remboursement.

Normalement, vous précisez le type d’encaissement ou de paiement que vous traitez le plus souvent, de manière à n’avoir à entrer le type de paiement que lorsqu’il diffère du type le plus courant.

Lorsque vous configurez votre système Comptes clients, vous pouvez choisir Comptant, Chèque ou Carte de crédit comme type de paiement par défaut. Si vous souhaitez sélectionner un type par défaut différent, vous devez d’abord utiliser l'écran Codes de paiement pour ajouter ce type.

Vous pouvez changer cette option à tout moment.

Votre choix pour cette option détermine la date qui apparaît comme date de report par défaut dans l'écran Saisie des factures de CC.

La date de report est la date à laquelle un document est reporté au Grand livre; elle peut être différente de la date du document. Cette distinction est particulièrement utile si vous reportez un document dans un exercice ou une période qui diffère de la date du document.

Exemple : Le module Comptes clients utilise les dates de report, plutôt que les dates de document, pour sélectionner les documents ouverts à réévaluer. Les ajustements de change sont ainsi reportés dans l’exercice et la période voulus.

Vous pouvez sélectionner la Date du document, la Date du lot ou la Date de la session comme date de report par défaut.

Vous pouvez modifier la date de report de transactions voulues lorsque vous les saisissez ou les modifiez.

Remarque : Si vous consolidez des transactions de GL, la date de report des écritures consolidées est la dernière date de la période comptable.

Votre choix pour cette option détermine la date qui apparaît comme date de report par défaut dans l'écran Saisie des encaissements de CC.

La date de report est la date à laquelle un document est reporté au Grand livre; elle peut être différente de la date du document. Cette distinction est particulièrement utile si vous reportez un document dans un exercice ou une période qui diffère de la date du document.

Exemple : Le module Comptes clients utilise les dates de report, plutôt que les dates de document, pour sélectionner les documents ouverts à réévaluer. Les ajustements de change sont ainsi reportés dans l’exercice et la période voulus.

Vous pouvez sélectionner la Date du document, la Date du lot ou la Date de la session comme date de report par défaut.

Vous pouvez modifier la date de report de transactions voulues lorsque vous les saisissez ou les modifiez.

Remarque : Si vous consolidez des transactions de GL, la date de report des écritures consolidées est la dernière date de la période comptable.

Il s’agit du type de transaction (encaissement, paiement anticipé, comptant non imputé, document imputé ou encaissement divers) que vous souhaitez voir apparaître comme valeur par défaut dans l'écran Saisie des encaissements de CC lorsque vous saisissez des transactions.

Normalement, vous précisez le type de transaction que vous traitez le plus souvent, de manière à n’avoir à entrer le type de transaction que lorsqu’il diffère du type le plus courant.

Cochez cette option pour vous assurer que vous imprimez les bordereaux de dépôt pour les lots d’encaissement avant de les reporter.

Cette option ne s’applique qu’aux lots d’encaissement qui incluent des bordereaux de dépôt et n’a aucune incidence sur les lots d’encaissement utilisés uniquement pour appliquer des documents reportés précédemment à d’autres documents.

Vous pouvez changer cette option à tout moment.

Votre sélection détermine si les transactions des lots ouverts (non reportés) sont incluses lorsque Comptes clients calcule des montants en suspens pour Saisie des encaissements.

Vous pouvez inclure des encaissements non reportés, des encaissements et ajustements non reportés ou toutes les transactions ou alors n’inclure aucun d’entre eux.

Indiquez le code du compte bancaire dans lequel vous déposez les paiements que vous recevez en ligne par l’intermédiaire du service Acceptations de paiements. (Ce champ fonctionne de la même manière que le champ Code banque par défaut, mais s’applique aux paiements en ligne.)

Nous vous conseillons d’utiliser le compte bancaire d’Acceptation de paiements comme un compte d’attente. Une fois qu’un prestataire de services de paiements en ligne a déposé des fonds dans votre compte, virez les encaissements correspondants (dans Virements bancaires) dans votre compte en banque, puis effectuez le rapprochement bancaire. Pour voir en détail les étapes de ce processus, consultez l’article 106222 de la base de connaissances.

Vous devez spécifier le code d’une banque dans ce champ avant de pouvoir télécharger les encaissements de paiements reçus en ligne. Vous pouvez modifier ce code à tout moment.

Si vous utilisez une liste de prix pour saisir les factures, vous pouvez utiliser cette option pour afficher le coût total de l’article (nombre d’unités x le prix par unité) lorsque vous ajoutez les détails de l’article dans l'écran Saisie des factures.

Vous ne pouvez changer les coûts depuis l'écran Saisie des factures et vous ne pouvez imprimer les coûts sur les factures.

Cette option vous permet de déterminer l’ordre d’impression des lots ou des chèques de remboursement.

Vous pouvez imprimer les chèques de remboursement selon l’un des éléments suivants :

• Nº saisie de transaction
• Nº client
• Nom du bénéficiaire
• Pays du bénéficiaire
• Code postal du bénéficiaire

Utilisez cette option pour afficher automatiquement les commentaires que vous avez entrés dans les enregistrements de l’article lorsque vous ajoutez les détails de l’article sur une facture, note de crédit ou note de débit.

Si vous n’utilisez pas cette option, aucun commentaire ne sera affiché lors de la saisie de la transaction, mais vous pouvez entrer un commentaire allant jusqu’à 250 caractères pour chaque ligne de détail que vous ajoutez à un document. Vous pouvez aussi choisir d’inclure les commentaires sur les documents imprimés.