À propos de la création de transactions de Grand livre
Champs et contrôles
De/À
Indiquez la plage d’enregistrements dans laquelle effectuer la sélection :
- Pour préciser une plage d’enregistrements, tapez le numéro ou le code moins élevé dans le champ De et le numéro ou le code le plus élevé dans le champ À.
- Pour préciser un seul enregistrement, tapez son numéro ou son code dans les deux champs.
- Pour sélectionner tous les enregistrements, n'entrez rien dans le champ De et spécifiez le dernier enregistrement existant dans le champ À.
Méthode
Précisez si vous voulez créer un nouveau lot ou ajouter les factures à un lot existant :
- Par défaut. En utilisant cette méthode, les factures sont ajoutées à un lot de factures ouvert qui a la même date d'exécution. Si aucun lot n'a la même date d'exécution, un nouveau lot est créé.
- Créer un nouveau lot. En utilisant cette méthode, un nouveau lot de transactions payables récurrentes est créé.
- Ajouter à un lot existant. Si vous sélectionnez cette méthode, un champ additionnel apparaît avec un Dépisteur qui vous permet de sélectionner le lot qui contiendra les nouvelles transactions.
Date d’exécution
Saisissez une date d'exécution. (La date de session est la date par défaut.)
Le programme traite toutes les factures récurrentes qui sont dues jusqu’à la date d’exécution spécifiée inclusivement.
Le module Comptes fournisseurs utilise la date d'exécution pour mettre à jour la date de la dernière facture dans l'enregistrement de factures récurrentes lorsque vous créez une facture pour une facture récurrente.
Sélect. par
Choisissez le type d'enregistrement selon lequel les comptes servant à créer les factures récurrentes seront sélectionnés.
- Code factures récurrentes. Sélectionnez cette option pour créer des factures pour les fournisseurs compris dans la plage de codes de sommes payables récurrentes précisée. Le système ne tient pas compte des autres frais imputés aux fournisseurs si vous n’incluez pas les codes de sommes payables récurrentes dans la plage de codes.
- Numéro fournisseur. Sélectionnez cette option pour créer des factures pour les fournisseurs à qui des sommes payables récurrentes sont imputées dans la plage de numéros de fournisseurs précisée.
- Groupe de fournisseurs. Sélectionnez cette option pour créer des factures pour tous les fournisseurs à qui des sommes payables récurrentes sont imputées et qui utilisent les groupes de fournisseurs ou les comptes nationaux précisés.
Remarque : Si vous choisissez un numéro de fournisseur ou un groupe de fournisseurs et que plusieurs sommes payables récurrentes sont dues pour un fournisseur, le module Comptes fournisseurs traite toutes les sommes payables récurrentes pour le fournisseur.
Aperçu
Utilisez l’écran Créer lot de factures récurrentes de CF pour créer un lot de factures récurrentes pour les fournisseurs et les sommes à payer sélectionnés.
Le lot s’affiche dans l’écran Liste du lot comme lot récurrent comprenant le prochain numéro de lot de factures disponibles.
Remarque : Si vous souhaitez modifier un lot de factures récurrentes, utilisez l’écran Saisie des factures de CF.
Vous reportez les factures créées, puis traitez les paiements et imprimez les chèques comme vous le feriez pour tout autre type de facture.
Si les modalités indiquées pour une facture récurrente comprennent un calendrier de paiements échelonnés, Comptes fournisseurs calcule le calendrier durant le traitement.
Comptes fournisseurs vous avertit lorsqu’il crée la dernière facture avant qu’une facture récurrente vienne à expiration. Vous pouvez la mettre à jour si vous continuez à l’utiliser.
Comptes fournisseurs ne crée pas de facture récurrente si :
- Il y a une erreur durant le traitement d’un lot de sommes payables récurrentes (par exemple, si le code de conditions utilisé dans un enregistrement de sommes payables récurrentes est invalide). Le programme affiche un message d’erreur lorsqu’il finit le traitement du lot.
- Si durant le report d’une facture, le montant facturé à ce jour dépasse le montant maximal défini pour la facture récurrente.
- Si la facture dépasse le nombre maximum de factures autorisé pour la facture récurrente.
- La date de facture est postérieure à la date d’échéance indiquée pour la facture récurrente.
- Le fournisseur est inactif ou en suspens.
- La somme payable récurrente est inactive.
Si le programme ne crée pas de facture récurrente, il ne met pas à jour les champs Dernière facture reportée dans l’enregistrement de facture récurrente.
Remarque : Lorsque vous effacez un enregistrement de fournisseurs, le module Comptes fournisseurs efface automatiquement toutes les sommes payables récurrentes du fournisseur.