Si vous payez régulièrement des coûts tels que le loyer, les commandes permanentes ou des services qui varient peu d'une période à l'autre, vous pouvez créer automatiquement en une seule fois des factures pour tout ou une partie des sommes à payer et des fournisseurs.
La capacité à créer des lots de factures récurrentes séparés vous évite d'avoir à saisir une facture pour chaque somme à payer récurrente et fournisseur manuellement. Cette méthode fournit également une piste d'audit spécifique pour les factures récurrentes en les assignant à un type de lot séparé (récurrent).
Vous utilisez l'écran Factures récurrentes pour créer les enregistrements de factures récurrentes que vous utilisez et pour les assigner à des fournisseurs.
Vous pouvez créer des factures à imputer de manière indéfinie, ou les paramétrer pour qu'elles s'arrêtent une fois que vous avez payé un montant maximum ou atteint une certaine date, ou dès que vous avez traité un nombre donné de factures.
Vous ajoutez des ventilations aux enregistrements de factures récurrentes, de même que pour la saisie de facture.
Vous pouvez laisser Comptes fournisseurs calculer les taxes lorsque vous créez un lot de factures récurrentes, ou vous pouvez saisir les taxes manuellement.
Si vous devez envoyer votre paiement à une adresse différente de celle de l'enregistrement de fournisseur, vous pouvez inclure une adresse de paiement avec chaque facture. L'adresse de paiement est utilisée sur la facture lorsque vous créez un lot de factures récurrentes.
Lorsque les factures récurrentes sont dues, vous utilisez l'écran Créer un lot de factures récurrentes pour créer un lot de factures.
Vous pouvez créer un lot de factures récurrentes par numéro de fournisseur, groupe de fournisseurs ou code de facture récurrente.
Comptes fournisseurs crée des factures pour les montants spécifiés dans les enregistrements de factures récurrentes sélectionnés.
Lorsque vous traitez un lot de factures récurrentes, Comptes fournisseurs vérifie que le total de la facture (incluant les taxes) n'entraînera pas un montant facturé ce jour dépassant le montant maximum spécifié dans l'enregistrement des factures récurrentes. Si le montant maximum est dépassé, Comptes fournisseurs ne crée pas la facture et ne met pas à jour le champ Dernière facturation pour les factures récurrentes.
Vous pouvez modifier les lots de factures récurrentes, en imprimer les listes et les reporter de la même manière que vous traitez d'autres types de lots.
Remarque : S’il y a déjà un lot de factures récurrentes comportant la même date de lot lorsque vous traitez un lot de factures récurrentes, les nouvelles transactions sont ajoutées à ce lot.
Si vous supprimez accidentellement une facture récurrente, ou si vous devez créer une facture récurrente supplémentaire pour une autre raison, Comptes fournisseurs vous permet de créer une facture manuellement. Pour en savoir plus, consultez Dresser une facture récurrente manuellement.
Lorsque vous créez un lot de factures récurrentes, Comptes fournisseurs attribue automatiquement un numéro de document à chaque facture. Les numéros de document utilisent le préfixe et commencent avec le numéro suivant pour les factures récurrentes dans l'onglet Numérotation de l'écran Options de CF.
Si vous supprimez un lot de factures récurrentes avant de les reporter, Comptes fournisseurs ne redéfinit pas automatiquement le prochain numéro de facture récurrente dans l'écran Options de CF. Pour éviter les écarts dans votre piste d'audit des numéros de factures récurrentes, vous devez revenir au numéro attribué sur la première facture dans le lot supprimé.
Les factures récurrentes sont présentées comme type de transaction IN sur toutes les listes et rapports dans Comptes fournisseurs, et le type de lot est Récurrent. Le rapport Transactions du GL attribue AP-IN comme code source pour les factures récurrentes.
Lorsque vous reportez un lot de factures récurrentes, le programme ajoute les montants des factures récurrentes aux totaux de l'exercice et période à ce jour des factures fournisseurs. Il met également à jour les champs Dernière facturation et Montant de la dernière facture dans l'enregistrement des factures récurrentes.
Lorsque vous reportez un lot de factures récurrentes, Comptes fournisseurs crée un journal de report pour les transactions et met à jour les enregistrements suivants :
Lorsque vous reportez des lots de factures récurrentes, Comptes fournisseurs crée des transactions pour les comptes des sommes à payer spécifiés pour chaque ligne de détail sur une facture récurrente, et pour les comptes affectés dans le groupe de comptes de fournisseurs. Le report crée également des documents d'équilibrage pour les comptes de contrôle des sommes à payer correspondantes. Imprimez le journal de report pour le lot de factures récurrentes ou le rapport Transactions du GL afin de consulter ces renseignements.