Écran Saisie des encaissements de CC

Le groupe de comptes du client s’affiche par défaut dans ce champ, mais vous pouvez remplacer le groupe de comptes par un autre groupe qui utilise la devise du client.

Remarque : Vous ne pouvez pas spécifier de groupe de comptes pour les transactions imputées, les encaissements divers qui n’ont pas de numéro de client ou les ajustements que vous effectuez dans Saisie des encaissements.

Ce champ s’affiche si vous avez sélectionné Encaissement comme type de transaction. Il affiche le crédit total que vous avancez à votre client (sur l'encaissement courant) pour les marchandises qu'il a retourné, mais qui n'ont pas encore été reçus.

Sur le relevé du client, la facture à laquelle le crédit anticipé est appliqué s’affiche comme payée intégralement. Mais puisque le « crédit » anticipé est en fait un document de débit numéroté séparément, il figure sur le relevé et reflète le vrai solde impayé du client jusqu’à ce que vous émettez une note de crédit lorsque vous recevrez les articles.

Ce champ s'affiche pour les paiements anticipés. Il vous permet d'indiquer le type de référence à utiliser lorsque vous sélectionnez le document auquel vous allez imputer le paiement anticipé.

Vous pouvez choisir :

• Numéro document (facture ou note de débit)
• Numéro bon de commande
• Numéro commande
• Numéro d'expédition

Ensuite, dans le champ Imputer à, vous indiquez le numéro de document, le numéro de bon de commande, le numéro de commande, ou le numéro d'expédition.

Utilisez les transactions Imputer document pour imputer un paiement anticipé reporté, une transaction comptant non imputée, ou une note de crédit à des documents en attente sur le compte du client. (Vous indiquez le document en attente dans le champ Numéro document.)

Remarque : Lorsque vous imputez des notes de crédit qui comportent des retenues de garantie, seuls les soldes du document d’origine sont affectés. Les montants de retenue impayés restent avec les documents d’origine jusqu’à ce que vous reportiez les documents ou les ajustements pour effacer la retenue impayée.

Choisissez une des méthodes suivantes pour imputer des paiements partiels à un nombre de factures :

• Imputer intégralement. Les encaissements sont imputés automatiquement aux factures, en commençant par la première facture et jusqu'à ce que l'encaissement soit imputé intégralement.
  Remarque :

  • Si vous utilisez cette méthode pour imputer un encaissement à une facture qui utilise un calendrier de paiements multiples, vous devrez peut-être ajuster les montants manuellement. Pour les factures avec un calendrier aux paiements échelonnés, vous devriez ventiler l'encaissement par montant.
  • Les remises, le cas échéant, sont imputées uniquement à la dernière ligne ventilée. Si vous désirez ventiler les remises proportionnellement, imputez l'encaissement par montant.
• Ventiler par montant. Les paiements sont imputés de manière proportionnelle à toutes les factures, selon leurs montants relatifs.

Vous entrez un numéro dans ce champ uniquement pour les types de transaction Paiement anticipé.

Entrez le numéro de la facture, de la note de débit, du bon de commande ou du bordereau de vente auquel un paiement anticipé est imputé.

Le numéro du document que vous spécifiez ne doit pas figurer obligatoirement dans le module Comptes clients. Lorsque plus tard vous entrez et reportez le document spécifié (ou le document qui contient le numéro de bon de commande ou le numéro de commande spécifié), le module Comptes clients impute le paiement anticipé au document durant le report.

Vous n’avez pas à entrer un numéro dans ce champ.

Si vous utilisez l'option Filtrer par lorsque vous imputez des transactions, vous pouvez utiliser l'option À imputer pour imputer automatiquement un encaissement ou une transaction d'imputation de document au compte du client.

Lorsque vous sélectionnez À imputer, puis cliquez sur le bouton Actualiser , Comptes clients impute le montant aux factures impayées, notes de débit et frais d'intérêt du client, en commençant par le document portant la date d'échéance la plus rapprochée. S'il reste un montant, celui-ci est imputé au document portant la date d'échéance suivante, et ainsi de suite jusqu'à ce que le montant soit totalement imputé.

Pour imputer des notes de crédit reportées, des paiements anticipés, des encaissements partiellement imputés, et des transactions d'encaisse non imputées additionnels avec l'encaissement courant, configurez leurs états d'imputation sur Oui dans la table avant de cliquer sur le bouton Actualiser .

Vous pouvez apporter toute modification nécessaire à la liste après avoir utilisé l'option À imputer.

Conseil : Cliquer sur le bouton Actualiser ne modifie en rien les montants ou états d'imputation précédemment saisis. Si vous avez fait une erreur concernant les montants à imputer et que vous souhaitez recommencer, reconfigurez les états d'imputation sur Non, décochez la case À imputer, puis cliquez sur le bouton Actualiser pour réinitialiser la table.

Lorsque vous ajoutez un nouveau lot d’encaissements, ce champ affiche initialement le code et la description de la banque par défaut spécifiée dans l’écran Options de CC.

Vous pouvez entrer ou sélectionner un autre code de banque, au besoin.

Il s'agit normalement de la date à laquelle le lot a été créé.

Le programme utilise la date du lot comme date du document par défaut pour de nouveaux documents que vous ajoutez au lot.

Comptes clients affiche la date de session comme date de lot par défaut lorsque vous créez un nouveau lot. Vous pouvez saisir une autre date dans le champ ou en sélectionner une à l'aide du calendrier. (Cliquez sur l'icône en regard du champ Date de lot pour afficher le calendrier.)

Vous pouvez changer la date du lot en tout temps avant de reporter le lot, pourvu que le lot ne soit pas sur Prêt à reporter dans la Liste des lots d'encaissements de CC.

Lorsque vous reportez le lot, la date du lot devient partie intégrante de votre piste d'audit. Utilisez-la pour sélectionner des lots à imprimer dans les rapport de liste de lots et état des lots.

Comptes clients affecte automatiquement un numéro à chaque nouveau lot commençant par 1. Utilisez ce champ pour sélectionner le numéro d'un lot existant que vous voulez consulter ou modifier

Vous pouvez aussi cliquer sur le lien Détails situé au dessus du champ Numéro de lot pour ouvrir l'écran Données du lot afin de consulter ou saisir des renseignements supplémentaires à propos du lot.

Le numéro de lot fait partie des informations permanentes stockées pour un encaissement.Si vos options d'intégration GL de CC définissent les numéros de lot comme description ou référence pour les transactions du Grand livre, le numéro de lot apparaît pour la transaction sur les rapports de Comptes clients, comme les journaux de report et le rapport de transactions du GL.

Vous pouvez utiliser les numéros de lot et de saisie pour effectuer le suivi des transactions dans le système Comptes clients et, si vous utilisez les numéros comme description ou référence pour les transactions du GL, dans votre Grand livre (sauf si vous consolidez les transactions durant le report dans Comptes clients).

Pour en savoir plus, consultez Ajouter, modifier ou supprimer un lot d’encaissements.

Entrez un numéro de chèque pour chaque paiement par chèque.

Si le paiement n’est pas effectué par chèque, vous pouvez entrer un autre numéro de référence, ou vous pouvez également laisser le champ en blanc pour permettre au module Comptes clients d’attribuer un numéro comprenant le numéro du lot et le numéro de saisie.

Ce champ affiche le montant de l'encaissement dans la devise du client. Vous appliquez ce montant de client au compte du client dans la table d’imputation des encaissements dans l’écran Saisie des encaissements CC.

Dans les livres auxiliaires multidevises, le montant d’encaissement est converti de la devise de la banque à la devise du client en utilisant les renseignements du taux de change dans l’écran Remplacement du taux.

Pour modifier les renseignements de change pour un encaissement sélectionné, ouvrez l’écran Remplacement du taux en cliquant sur le bouton Taux en bas de l'écran Saisie des encaissements.

Identifie le compte client auquel vous désirez reporter un encaissement. Vous pouvez taper ou sélectionner le numéro du client.

Après avoir indiqué un numéro de client, Comptes clients affiche la description, le groupe de comptes et (dans les livres auxiliaires multidevises) la devise du client provenant de l'enregistrement du client.

Ce champ s'affiche dans des livres auxiliaires multidevises pour des clients qui, normalement, n'utilisent pas la devise attribuée à un lot d'encaissement.

Ce champ montre la partie de l'encaissement ou de la note de crédit qui n'a pas encore été imputée au compte du client, dans la devise du client. Le champ Encaissement non imputé affiche le montant non imputé dans la devise de l'encaissement.

Ce champ affiche seulement les encaissements divers dans les livres auxiliaires multidevises.

Il affiche le montant non ventilé dans la devise du client. (Le champ Encaissement non ventilé affiche le montant non ventilé dans la devise de l'encaissement.)

Comptes clients vous permet de spécifier une devise par défaut pour le lot qui est utilisé comme implicite pour les encaissements que vous ajoutez au lot.

Vous pouvez changer la devise pour un encaissement spécifique et vous pouvez utiliser une variété de devises dans le même lot d’encaissements.

La date du dépôt est la date à laquelle vous déposez les encaissements sur le compte de dépôt bancaire. Le numéro de dépôt est imprimé sur le bordereau de dépôt.

Comptes clients attribue la date du lot comme implicite pour ce champ, mais vous pouvez la changer.

Lorsque vous créez un nouveau lot d’encaissements, attribuez un numéro de dépôt au lot. Vous pouvez :

• Créer un nouveau numéro de dépôt pour le lot d’encaissements. Cliquez sur le Nouveau  bouton situé à côté du champ Numéro dépôt pour permettre au programme d’attribuer le prochain numéro de dépôt indiqué dans l'écran Options de CC.
• Attribuer un numéro de dépôt existant au lot. Sélectionnez un numéro de dépôt existant (par exemple, pour regrouper un nombre de lots d'encaissements dans un dépôt bancaire). Comptes clients vous permet d'attribuer un seul bordereau de dépôt à plusieurs lots.

Si vous avez coché l’option Créer un bordereau de dépôt lors de la création du lot d’encaissements dans l'écran Options de CC, vous pouvez ne rien indiquer dans le champ et laisser le programme attribuer le prochain numéro de dépôt lorsque vous ajoutez le premier encaissement au lot.

Si vous n’avez pas coché l’option pour créer un bordereau de dépôt, vous devez attribuer ou créer manuellement un numéro de dépôt avant d’enregistrer un encaissement, un paiement anticipé, une transaction au comptant non imputée ou un encaissement divers.

Conseil : Vous n’avez pas à créer un bordereau de dépôt si le lot contient seulement des transactions de documents à imputer.

Vous ne pouvez pas modifier le numéro après avoir ajouté le premier encaissement à un lot.

Lorsque vous ajoutez une transaction (à l’exception des transactions Imputer document) dans Saisie des encaissements, Comptes clients assigne un numéro de document à la transaction. Le numéro choisi est déterminé par le préfixe et par le numéro suivant qui est entré pour le type de transaction d’encaissement à l’onglet Numérotation de l’écran Options de CC.

Lors de la saisie d’une transaction Imputer document, vous utilisez le champ Numéro document pour sélectionner un paiement anticipé, un paiement comptant non imputé ou une transaction par note de crédit que vous imputez à un compte.

Vous devez utiliser un numéro de document valide du compte du client.

Utilisez ce champ pour préciser le type de document auquel vous imputez l'encaissement ou le crédit actuel.

Si vous saisissez une transaction d'encaissement, vous pouvez imputer l'encaissement aux factures, notes de débit et notes de crédit.

Si vous saisissez une transaction Imputer le document, vous ne pouvez imputer un document de crédit sélectionné qu'aux factures et notes de débit.

Ce champ affiche le nom de la personne qui a saisi la transaction.

Ce champ peut contenir une description optionnelle de l'entrée pouvant comprendre un maximum de 60 caractères.

Utilisez ce champ pour ouvrir un encaissement existant en saisissant le numéro d'entrée de l'encaissement.

Lorsque vous imputez des encaissements et des notes de crédit, vous pouvez utiliser un filtre pour limiter les types de documents affichés, et vous pouvez classer la liste des documents impayés d'un client pour pouvoir facilement identifier ceux qui sont à payer.

Vous pouvez également voir toutes les transactions qui sont en suspens en les comparant aux documents ouverts du client dans d'autres lots ou écritures non reportées.

Comptes clients affiche automatiquement l’exercice et la période comptable pour la date de report que vous saisissez pour un encaissement. Vous ne pouvez pas modifier l’exercice ou la période sans avoir changé la date de report au préalable.

Lorsque vous ajoutez un encaissement divers, Comptes clients assigne le numéro en utilisant le préfixe et le numéro suivant indiqués dans l'écran Options de CC pour les factures, ou il vous est possible d'en taper un.

Remarque : Vous ne pouvez utiliser un numéro de facture qu'une seule fois.

Ce champ affiche le nombre de saisies dans le lot sélectionné.

Ce champ vous indique si des champs optionnels sont attribués à l’encaissement sélectionné en cours. Si un champ d’encaissement optionnel est configuré pour l’insertion automatique, ce champ est sélectionné lors de l’ajout d’une nouvelle écriture d’encaissement.

Pour afficher ou modifier un champ optionnel pour la transaction en cours sur l’écran Champs optionnels, cliquez sur le dépisteur .

Si vous avez assigné exactement les mêmes champs optionnels à l’enregistrement du client comme à ceux des encaissements, les valeurs des champs optionnels de l’enregistrement du client s’affichent.

Si un champ optionnel est configuré pour les encaissements, mais n’est pas assigné au client, le programme affiche la valeur spécifiée dans l’enregistrement du champ optionnel.

Pour obtenir des renseignements concernant l’assignation de champs optionnels aux encaissements, consultez Modifier les champs optionnels d’un encaissement.

Si vous utilisez l'option Filtrer par lorsque vous imputez des encaissements, spécifiez l'ordre dans lequel vous voulez répertorier les documents du client. Vous pouvez choisir Numéro document, Numéro bon de commande, Date d'échéance, Numéro commande, Date du document, Solde courant, ou Numéro document d'origine.

Conseil : Si vous comptabilisez la retenue, répertorier les documents par leur numéro de document d'origine facilite l'imputation des paiements de retenue lorsque vous recevez ces montants des clients.

Vous définissez la saisie par défaut de ce champ à l'aide de l'option Trier les documents impayés par défaut dans l'écran Options de CC.

Les codes de paiement sont utilisés pour identifier les types de paiement que vous traitez, en espèces ou en chèques par exemple.

Utilisez les codes de paiement dans l’écran Saisie des encaissements de CC et l’écran Paiements anticipés (dans Saisie des factures) pour classer les encaissements pour le bordereau de dépôt. Par exemple, votre entreprise peut définir trois codes de paiement différents pour des paiements effectués par carte de crédit : un type pour chacune des trois cartes de crédit que vous acceptez.

Conseil : Cliquez sur le dépisteur du champ Code de paiement pour afficher une liste des codes de paiement et des types de paiement correspondants.

Si vous utilisez Traitement de paiements et vous voulez traiter un paiement par carte de crédit, vous devez sélectionner un code de paiement qui utilise le type de paiement Carte de crédit SPS avant d’ajouter le document ou le paiement anticipé. Après avoir sélectionné le code de paiement, le champ Code de traitement apparaît, avec un champ d’état qui affiche des informations sur l’état de la transaction par carte de crédit. Après avoir ajouté le document ou le paiement anticipé, le bouton Facturer devient disponible.

La date de report est utilisée pour enregistrer la date à laquelle vous imputez le document à une autre transaction. Ceci n’affecte pas le calcul de la remise ni les statistiques de délais de règlement.

La date de report détermine aussi l’exercice et la période auxquels la transaction est reportée dans Grand livre. (Vous ne pouvez modifier ni l'exercice ni la période.)

Le champ Code de traitement devient disponible après avoir sélectionné un code de paiement qui utilise le type de paiement Carte de crédit SPS.

Un code de traitement indique la banque, la devise et le compte marchand qui seront utilisés pour traiter une transaction par carte de crédit.

Vérifiez que le champ Code de traitement affiche le code de traitement approprié.

Remarque : La banque et la devise du lot et de la transaction doivent correspondre à la banque et la devise indiquées pour le code de traitement sélectionné.

Il s'agit ici du montant du chèque ou d'un autre encaissement.

Dans le livre auxiliaire multidevise, le montant est dans la devise dans laquelle il a été payé. Le programme affiche la devise par défaut du lot pour un nouvel encaissement, mais vous pouvez en sélectionner une autre dans le champ.

Comptes clients utilise la date de réception pour :

• Assigner l’encaissement aux périodes âgées sur les relevés et rapports, et mettre à jour les statistiques dans les enregistrements des clients, ainsi que dans les enregistrements du vendeur, si vous conservez les statistiques du vendeur.
• Calculer une quelconque remise sur paiement anticipée.
• Indiquer le nombre de jours pour régler.

Le programme utilise la date de dépôt (saisie dans l’écran Saisie des encaissements de CC ou dans l’écran Données du lot) comme la date par défaut pour la saisie des encaissements, mais libre à vous de le modifier. Pour de plus amples renseignements, consultez Écran Saisie des encaissements de CC ou Écran Données du lot de CC (Encaissements) .

Cette date s’affiche comme Date du document sur les rapports qui comprennent des transactions de type encaissement et imputer document.

Ce champ affiche le montant de l'encaissement qui n'a pas été imputé à des factures et des notes de débit dans le compte du client. Dans un livre auxiliaire multidevise, le montant est affiché dans la devise de l'encaissement. Le champ Montant client non imputé affiche le montant équivalent dans la devise du client.

Pour les encaissements divers, le champ Encaissement non ventilé s'affiche à la place de ce champ.

Ce champ s'affiche seulement pour les encaissements divers.

Il affiche le montant de l'encaissement qui n'a pas été ventilé aux comptes du grand livre. Dans un livre auxiliaire multidevise, le montant est affiché dans la devise de l'encaissement. Le champ Client non ventilé affiche le montant équivalent dans la devise du client.

Utilisez ce champ pour vérifier si vous avez ventilé le montant correct avant de reporter le lot. Vous ne pouvez pas reporter l'encaissement à moins que le montant non ventilé soit nul.

Pour les types de transactions autres que les encaissements divers, vous pouvez utiliser ce champ pour stocker des renseignements additionnels (comme le numéro EFT) que vous souhaitez conserver avec la transaction.

Pour les transactions d'encaissements divers, saisissez une référence optionnelle pour la ventilation de facture. Cette référence s'affiche lors de la ventilation dans le lot du Grand livre, si vous aviez sélectionné Type transaction-Séquence de report-Numéro lot-Numéro saisie pour l'option Référence détail GL des encaissements divers dans l'écran Intégration GL, et que vous ne consolidez pas les transactions du grand livre pendant le report.

Le nom de ce champ varie selon votre choix dans le champ Trier par.

Utilisez le champ pour taper le numéro, le montant ou la date du premier dossier que vous désirez voir dans la liste des documents ouverts du client.

Remarque : Lorsque vous affichez les documents d'un compte national, ils sont listés d'abord par numéro de client puis selon la méthode que vous indiquez dans le champ Début.

Si vous utilisez Traitement des paiements, le champ État affiche l'état d'une transaction par carte de crédit de Sage Payment Solutions, comme Non facturée ou Frais en suspens.

Si la transaction a été traitée, ce champ affiche le code d'autorisation pour la transaction. Vous pouvez utiliser ce code pour consulter la transaction dans Sage Virtual Terminal.

Les groupes de taxes spécifient les autorités qui taxent le client et assignent les classes de taxes des clients dans chaque catégorie. (Les classes de taxes déterminent la classification précise d’une taxe -- comme le taux utilisé ou si le client est exempté de la taxe.)

Le groupe de taxes du client s'affiche dans le champ lorsque vous entrez le numéro du client. Vous pouvez assigner un autre groupe de taxes ou modifier les renseignements de taxe du document dans l'écran Taxes du document. Vous pouvez aussi changer la classe de taxe du détail ou l'état de la taxe comprise pour les lignes de détails que vous saisissez avec le document.

Cependant, pour modifier les taux de taxes d'une autorité fiscale, vous devez utiliser les écrans de Services de taxes.

Dans les livres auxiliaires multidevises, si vous changez le groupe de taxes pour celui qui utilise une autre devise que celle du client, vous pouvez laisser le programme calculer le montant de taxe en monnaie de publication et vous pouvez changer le type de taux, la date du taux et le taux de change pour la monnaie de publication de la taxe.

Le programme affiche le total de taxe calculé ou entré pour tous les détails et les administrations fiscales utilisés dans le document.

Ce champ affiche le total du lot.

Vous pouvez préciser les types de transaction suivants pour un encaissement :

• Encaissement. Suite...

  L’encaissement représente des paiements à imputer à des factures spécifiques. Vous les imputez aux comptes des clients avant de reporter le lot d’encaissement. Les encaissements qui ne sont pas imputés intégralement sont reportés comme ayant un solde non imputé. Vous pouvez imputer un encaissement sous-imputé plus tard, à l’aide d’une transaction Imputer document.

• Paiement anticipé Suite...

  Les paiements anticipés sont des encaisses sur compte qui peuvent être reportées maintenant et imputées plus tard au règlement de factures.

• Comptant non imputé. Suite...

  Vous enregistrez une transaction comptant non imputée lorsque vous recevez un paiement de client et ne pouvez pas identifier une facture à laquelle il doit être imputé.

• Encaissement divers. Suite...

  Les encaissements divers sont :

  • Des encaissements qui n’ont pas d’effet sur les comptes de clients, comme un paiement pour un appel interurbain ou un chèque provenant de la vente d’immobilisations.
  • Une «caisse-recettes» de la part d’un client. Si vous recevez immédiatement un paiement pour une vente, vous pouvez utiliser un encaissement divers pour enregistrer l’encaissement et la vente. Lorsque vous reportez un encaissement divers pour un client actuel, Comptes clients crée une facture en utilisant les ventilations de comptes que vous entrez avec l’encaissement. Il attribue également un numéro de facture en utilisant le préfixe et le numéro suivant spécifiés pour les factures dans l’écran Options de CC.
• Imputer document Suite...

  Utilisez les transactions Imputer document pour imputer un paiement anticipé reporté, une transaction comptant non imputée, ou une note de crédit à des documents en attente sur le compte du client. (Vous indiquez le document en attente dans le champ Numéro document.)

  Remarque : Lorsque vous imputez des notes de crédit qui comportent des retenues de garantie, seuls les soldes du document d’origine sont affectés. Les montants de retenue impayés restent avec les documents d’origine jusqu’à ce que vous reportiez les documents ou les ajustements pour effacer la retenue impayée.

Ce champ s'affiche pour les transactions Imputer document.

Il affiche le montant du paiement anticipé, de la transaction au comptant non imputée ou de la note de crédit sélectionné qui n'a pas été imputé à un compte de client. Confirmez que cette somme est appropriée avant de reporter le lot.