Utilisez l’écran Créer lot de retenues de garantie de CF périodiquement afin de traiter les retenues impayées automatiquement pour les fournisseurs, les numéros de document ou les groupes de fournisseurs que vous sélectionnez.
- Vous pouvez aussi traiter les retenues impayées pour les factures individuelles à l’aide de l’écran Saisie des factures.
- Le module Comptes fournisseurs peut rappeler aux utilisateurs de traiter les transactions de retenues de garantie lorsqu’elles arrivent à échéance. Si vous assignez une planification qui utilise un rappel dans l’onglet Retenue dans l’écran Options de CF, vous pouvez traiter les retenues de garantie directement à partir de la Liste de rappel dans Services communs.
- Les taxes sont calculées uniquement sur les documents d’origine. Elles n’apparaissent pas sur les documents de retenue.
Avant de commencer
- Imprimez et vérifiez le rapport Retenue de garantie âgée de CF. Pour en savoir plus, consultez Imprimer le rapport Retenue de garantie âgée.
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À l’écran Options de CF :
- Définissez cette option pour utiliser la comptabilisation de la retenue de garantie dans l’onglet Traitement.
- Spécifiez les paramètres de retenue pour les fournisseurs dans l’onglet Retenue.
Pour en savoir plus, consultez Écran Options de CF.
- Spécifier un compte de contrôle de retenue pour chaque groupe de comptes dans votre système Comptes fournisseurs. Pour en savoir plus, consultez Écran Groupe de comptes de CF.
Pour créer un lot de documents de retenues :
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Comptes fournisseurs > Traitement périodique de CF > Créer lot retenues de garantie.
- Précisez la date d’exécution pour le lot de retenues.
- Spécifiez les types de documents de retenues d’origine pour lesquels vous traitez la retenue impayée.
- Choisissez le type d’enregistrement pour traiter la retenue impayée, puis entrez la plage d’enregistrements.
- Dans le champ Nombre de jours à l’avance, précisez le nombre de jours avant la date d’échéance de la retenue pour créer des documents de retenue.
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Cliquez sur Traiter pour créer le lot.
Comptes fournisseurs crée les factures de retenue, les notes de crédit de retenue et les notes de débit de retenue requises, et met à jour le champ Dernière facture sous l’onglet Retenue dans l’écran Options de CF.
Après avoir généré un lot de retenues
- Utilisez l’écran Saisie des factures de CF pour apporter une quelconque modification aux factures, notes de débit et notes de crédit de retenue.
- Imprimez une liste de lots (en sélectionnant Retenue comme type de lot). Pour en savoir plus, consultez Imprimer des listes de lots.
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Vérifiez les renseignements puis archivez la liste.
Remarque : Si vous devez apporter des corrections, réimprimez la liste après avoir modifié le lot.
- Sélectionnez l’option Prêt à reporter pour le lot en question, dans l’écran Liste des lots de factures de CF.
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Reportez des lots de retenues à partir des écrans Liste des lots de factures ou Report des lots.
Comptes fournisseurs assigne le prochain numéro de facture, de note de crédit ou de note de débit disponible lorsque vous reportez un document de retenue. Si vous utilisez un système de numérotation distinct pour les documents de retenue, le programme attribue le prochain numéro de facture de retenue, de note de crédit de retenue ou de note de débit de retenue.