Comptes fournisseurs vous permet de comptabiliser la retenue (ou retenue de garantie) qui se produit lorsque votre fournisseur retient un pourcentage d’un montant facturé, généralement par consentement mutuel ou conformément à une loi (telle qu’une loi sur les privilèges des bâtisseurs).
Le traitement de la retenue se réalise en deux étapes :
Un document original dans Sage 300 est une facture, note de débit ou note de crédit de laquelle la retenue provient.
Vous saisissez la facture, note de débit ou note de crédit en utilisant l’écran Saisie des factures de CF, comme d’habitude. Cependant, vous devez sélectionner l’option Retenue pour indiquer qu’une retenue s’applique au document.
Remarque : L'option Retenue s'affiche seulement si vous avez sélectionné l'option Comptabiliser retenue de garantie dans votre système Comptes fournisseurs.
Comptes fournisseurs affiche ensuite le pourcentage de retenue, le délai de garantie, le taux et les modalités de la retenue à partir de l’enregistrement du fournisseur. Vous pouvez changer ces facteurs de retenue pour un document particulier, comme suit :
Le montant de retenue est soustrait du montant du document (ou le total du document) pour calculer le montant à payer.
Vous pouvez entrer un autre pourcentage de retenue dans le champ Pourcentage retenue (P.c.). Lorsque vous entrez un nouveau pourcentage, Comptes fournisseurs recalcule le montant de retenue.
Taux de retenue. Utilisez ce champ pour préciser la méthode que Comptes fournisseurs utilisera pour déterminer le taux de change du document de retenue à traiter. Vous pouvez choisir une des méthodes suivantes :
Comptes fournisseurs affiche le code spécifié pour les modalités de retenue dans l'enregistrement du client, mais vous pouvez changer les modalités du document.
Lorsque vous imputez des notes de débit ou de crédit originales comprenant la retenue de garantie dans Saisie des factures de CF, ou lorsque vous imputez des notes de crédit dans Saisie des encaissements de CF, seuls les soldes de documents originaux sont affectés. Les montants de retenue impayés restent avec les documents d’origine jusqu’à ce que vous reportiez les documents ou les ajustements pour effacer la retenue impayée.
Les taxes sur la retenue sont traitées conformément à l’option Déclarer taxe sélectionnée dans l’écran Options de CF. L’option permet les alternatives suivantes :
Certaines autorités fiscales exigent que vous déclariez la taxe lorsque vous reportez un document de retenue, d’autres vous permettent de la déclarer lorsque vous reportez un document original auquel la retenue s’applique.
Si l’autorité fiscale déclare la taxe Au moment du document original, le montant de taxe est calculé et les rapports de suivi de taxe sont immédiatement actualisés lorsque vous reportez les documents d’origine.
Si l'autorité fiscale déclare la taxe Au moment du document de retenue, le montant de taxe est calculé lorsque vous reportez le document original, mais il n'est pas déclaré tant que vous ne reportez pas le document de retenue.
Pour déclarer la taxe, Comptes fournisseurs reporte des montants de taxe au compte de taxe à payer et met à jour les rapports de suivi de taxe. Le choix du moment de la taxe à payer sur les retenues varie selon l'autorité fiscale.
Lorsque vous reportez le document de retenue initial, Comptes fournisseurs déduit la retenue du total du document et reporte le montant dans le compte de contrôle de retenue.
Par exemple, si vous saisissez une facture d'un montant de 10 000 $ avec une retenue de 10%, une facture d'un montant de 9 000 $ est reportée avec une retenue à payer de 1 000 $.
Le montant de retenue reste dans le compte de contrôle jusqu'à ce que vous le facturiez conformément :
Facturez les montants de retenue impayés (ou garanties) soit manuellement, en utilisant l’écran Saisie des factures de CF, soit automatiquement, à l’aide de l’écran Créer lot de retenues de CF. Si vous avez reporté des notes de débit et notes de crédit auxquelles des retenues s’appliquent, vous créez également des notes de débit et notes de crédit de retenue en utilisant l’écran de Saisie des factures et l’écran Créer lot de retenues de garantie.
Vous utilisez normalement l’écran Créer lot de retenues de garantie pour facturer périodiquement les retenues. Cependant, Comptes fournisseurs vous permet également de traiter manuellement les retenues impayées.
Pour facturer manuellement une retenue impayée, ou pour traiter manuellement une note de crédit ou note de débit afin d’effacer un montant de retenue impayé, vous utilisez l’écran Saisie des factures.
Vous saisissez des renseignements pour la facture, note de crédit ou note de débit de retenue, comme d’habitude. Pour facturer une retenue, vous devez :
Sélectionner Facture de retenue, Note de crédit de retenue ou Note de débit de retenue comme type de document, conformément au document de retenue original pour lequel vous traitez maintenant une retenue impayée. (Ces options ne sont pas disponibles si vous sélectionnez le type de détail Article.)
Puisque la retenue impayée reste associée au document de retenue original, vous devez utiliser une facture de retenue si le document original était une facture, une note de débit de retenue si le document original était une note de crédit, et une note de débit de retenue si le document original était une note de débit.
Utilisez les champs Document original pour spécifier le document de retenue original pour lequel vous facturez la retenue impayée.
Lorsque vous reportez des documents de retenue (factures, notes de crédit ou notes de débit), Comptes fournisseurs transfère les montants de retenue impayés du compte de contrôle de retenue au compte de contrôle des sommes à payer.
Vous pouvez consulter les renseignements de retenue sur les écrans et rapports suivants :
Sélectionnez une transaction de retenue, puis cliquez sur :
L’écran Données du document affiche :
Si vous utilisez une comptabilité multidevise, lorsque vous lancez une réévaluation, Comptes fournisseurs réévalue également les montants impayés dans le compte de contrôle de retenue.
Pour la retenue impayée réévaluée, Comptes fournisseurs crée des saisies du Grand livre pour ajuster le compte de contrôle de retenue plutôt que le compte de contrôle des sommes à payer.
Si votre système Sage 300 utilise la méthode comptable Gain/Perte réalisés et non réalisés pour réévaluer les documents multidevises, Comptes fournisseurs crée également des écritures d’extourne pour la période suivante. (Vous définissez la méthode comptable de réévaluation dans l'écran Profil de l'entreprise de Services communs.)
Le journal de report de réévaluation de CF inclut une section distincte pour la retenue après la réévaluation courante de chaque fournisseur.