Le report permet d’effectuer les tâches suivantes :
Reporter la création des lots du GL pour les transactions si l'option Créer des transactions G/L pendant le report est sélectionnée sur l'écran Intégration GL de CF. Si vous n'utilisez pas cette option, les informations des transactions du GL seront stockées pour être ajoutées ultérieurement à un lot du GL.
Suivez les étapes ci-dessous pour reporter des lots :
Imprimez la liste des lots à reporter.
Si vous utilisez l’option Forcer listage des lots, vous devez imprimer le listage des lots pour chaque lot à reporter. Vous devez aussi imprimer une nouvelle liste pour chaque lot à modifier.
Vous pouvez reporter des factures et des ajustements de la manière suivante :
Reportez des lots de paiements à l’aide du bouton Imprimer/Reporter de l’écran Liste des lots de paiements de CF.
Le processus Imprimer/Reporter s’effectue en deux étapes :
Une fois les données de chèques reportées aux Services bancaires (lorsque vous quittez l’écran Imprimer chèques), le programme passera à l’étape de report des paiements.
Si tous les chèques du lot ont été imprimés, ou si le lot de paiements ne contenait pas de chèques à imprimer, Imprimer/Reporter ignorera l’étape d’impression et procèdera directement au report des données de paiement aux comptes fournisseurs.
Le report de paiements impute toutes les données de paiement aux comptes fournisseurs et crée un journal report des paiements ainsi qu’un registre des chèques, qui servent de rapports de piste de vérification des chèques produits pour payer les fournisseurs.
Si des erreurs se trouvent dans un lot lors du report, les transactions erronées ne seront pas reportées. Au contraire, elles seront transférées dans un nouveau lot qui se verra affecter le prochain numéro de lot disponible.
Les détails des transactions incorrectes seront imprimés dans un rapport d’erreur que vous imprimerez séparément, à partir du journal de report. Si des chèques ont été imprimés pour l’une des saisies incorrectes, le mot « Imprimé » apparaîtra à côté de la transaction, sur le rapport d’erreurs.
Le module Comptes fournisseurs attribue un numéro de séquence de report à chaque transaction durant le report. Le même numéro de séquence est attribué à toutes les transactions reportées ensemble. Les numéros de séquence de report offrent un autre moyen de remonter aux documents d’origine à partir des transactions reportées.
Chaque fois que vous reportez des lots, le système Comptes fournisseurs augmente le numéro de la séquence de report de 1 et met à jour les numéros de séquence affichés sur l'écran Options de CF. Vous pouvez chercher les numéros de séquence de report actuels dans Options de CF pour vous assurer que vous disposez des copies des journaux de report et des rapports de transactions GL les plus récents.
Comptes fournisseurs utilise une séquence de numérotation distincte pour chaque type de lot (facture, paiement et ajustement).
Lorsque vous reportez un lot, son contenu est transféré aux comptes du fournisseur et vous ne pouvez plus modifier les transactions.
Vous devez entrer les ajustements ou imputer des notes de débit ou de crédit pour modifier les transactions qui ont déjà été reportées.
Lorsque vous importez et reportez un lot, le fichier d’origine importé se trouve encore dans le programme où vous l’avez créé. Les lots importés sont supprimés automatiquement, et ce, uniquement à partir de Comptes fournisseurs.
Supprimez également le fichier de lot dans le programme où vous l’avez créé, afin d’éviter d’importer le lot à deux reprises par accident.
Si vous n'utilisez pas Grand livre de Sage 300—ou si votre système Grand livre de Sage 300 se trouve à un autre endroit—Comptes fournisseurs annexe ses transactions du grand livre dans un fichier appelé APGLTRAN.CSV. Celui-ci peut être importé par un site Grand livre de Sage 300 distant ou transféré à un autre grand livre de votre choix. Le fichier est en format CSV (comma separated values).
Toutes les transactions de Grand livre sont placées dans le même fichier CSV. Chaque fois que le module Comptes fournisseurs crée des transactions, il vous demande si vous voulez les ajouter au fichier ou remplacer le fichier.
Vous devriez toujours les ajouter au fichier CSV en choisissant l’option Annexer lorsque vous créez des transactions du GL. Si vous remplacez le fichier, vous effacez toutes les transactions sauvegardées dans le fichier.
Lorsque vous êtes prêt à transférer le lot dans votre GL, copiez le fichier dans l’ordinateur ou le répertoire où se trouve votre GL et effacez le fichier CSV d’origine. Faites alors une copie de sauvegarde du fichier CSV.