Rapprocher des relevés électroniques

Généralement, pour rapprocher un relevé électronique, vous devez réaliser les tâches suivantes :

1. Téléchargez le relevé :
   • Pour les flux bancaires, téléchargez les transactions dans l’écran Rapprocher les relevés.
   • Pour les relevés OFX (Open Financial Exchange) :
     1. Téléchargez votre relevé bancaire ou de carte de crédit OFX du site web de votre institution financière au format OFX.
     2. Utilisez l'écran Importer les relevés OFX dans Services bancaires pour importer le relevé téléchargé à Sage 300.
2. Utilisez l'écran Rapprocher les relevés pour :
   • Apparier les transactions du relevé électronique aux transactions dans Sage 300. Pour en savoir plus, consultez Apparier des transactions de relevés électroniques à des transactions ERP.
   • Saisir une transaction.
   • Compenser ou annuler manuellement des transactions non appariées.
3. Consultez l'onglet Sommaire de l'écran Rapprocher les relevés afin d'assurer que le solde de clôture du relevé bancaire correspond au solde bancaire de clôture dans votre système de Sage 300. Pour en savoir plus, consultez Écran Rapprocher les relevés bancaires.
4. Imprimez les rapports États des retrait et État des dépôts qui ne seront plus disponibles après le report du rapprochement. Pour en savoir plus, consultez Rapport État des retraits bancaires et Rapport État des dépôts bancaires.
5. Reportez le rapprochement en utilisant l'écran Reporter le rapprochement.

Pour rapprocher un relevé électronique :

1. Ouvrir Services communs > Services bancaires > Opérations bancaires > Rapprocher les relevés.

2. Saisissez le code de la banque que vous êtes en train de rapprocher ou utilisez le dépisteur pour le sélectionner.
3. Appuyez sur Tab. Puis, si vous utilisez un flux bancaire, cliquez sur Importer les transactions.

   L'écran Rapprocher les relevés affiche les transactions téléchargées qui ont été traitées par la banque avant la date d'arrêt du rapprochement.

4. Remplissez les champs suivants dans l’écran Rapprocher les relevés :

   • Date du rapprochement. Suite...

     La date du rapprochement détermine l'exercice et la période auxquels une transaction est reportée. (L’exercice et la période sont affichés dans le champ à droite.)

     Vous devez utiliser une date du rapprochement ultérieure à celle utilisée lors du dernier rapprochement du compte bancaire.

   • Date arrêt-Rapprochement Suite...

     Les transactions doivent être compensées par la banque avant la date d'arrêt afin d'être inclus dans un rapprochement.

     Vous pouvez seulement rapprocher des transactions reportées dans Sage 300 à la date d'arrêt du rapprochement ou plus tôt, y compris les transactions en circulation reportées à des périodes précédentes.

     Lorsque vous sortez du champ Date d'arrêt du rapprochement, les renseignements affichés sont actualisés pour inclure les transactions traitées jusqu'à la date d'arrêt spécifiée, inclusivement, pour l'exercice et la période spécifiés.

   • Effacer automatiquement transactions rapprochées Suite...

     Lorsque vous sélectionnez cette option puis cliquez sur Rapprocher, les transactions appariées automatiquement sont immédiatement effacées de la table; seules demeurent les transactions qui doivent être rapprochées manuellement.

     Cette option vous permet de gagner du temps si vous avez plusieurs transactions à rapprocher. Toutefois, si plusieurs transactions utilisent un même montant, il est préférable de ne pas sélectionner cette option pour vous assurer de bien compenser la saisie voulue.

   • Apparier les dépôts par Suite...

     Vous pouvez spécifier si vous voulez rapprocher les montants des encaissements individuels dont se composent des dépôts ou si vous voulez rapprocher les totaux des dépôts. La méthode que vous sélectionnez s'applique à tous les dépôts du rapprochement en cours.

     Sélectionnez la méthode qui est compatible avec la présentation des dépôts sur votre relevé bancaire.

     • Transaction. Rapprochez chaque montant d'encaissement ou chaque montant lié à l'encaissement.

       Si votre relevé bancaire n'inclut pas de détails d'encaissements particuliers, ne sélectionnez pas Transaction car la fonction Rapprocher les relevés ne pourra pas apparier automatiquement les montants d'encaissement aux montants figurant dans le relevé bancaire.

       Remarque : Si vous appariez des dépôts par transaction et que le programme apparie au moins un détail d'un dépôt, l'état du dépôt passe à Rapprocher par détail du dépôt. Cela concerne uniquement les dépôts qui contiennent plusieurs encaissements (tels que ceux qui sont saisis dans Comptes clients).

     • Bordereau de dépôt. Rapprochez un montant pour chaque bordereau de dépôt.

       Pour apparier par bordereau de dépôt, le numéro du bordereau de dépôt Sage 300 doit correspondre au numéro de la transaction, référence ou commentaire dans le relevé électronique.

       Bien que le rapprochement par montant de dépôt soit plus rapide, si une erreur de frappe ou tout autre problème se produit et entraîne un écart entre le montant de dépôt de la banque et celui que vous avez enregistré dans Sage 300, vous devez rapprocher manuellement chaque montant d'encaissement.

       Selon si vous appariez par bordereau de dépôt ou par transaction, les commentaires compris dans le relevé électronique sont traités différemment :

       • Lorsque vous appariez par bordereau de dépôt, si le relevé électronique comporte un commentaire, celui-ci est saisi dans le champ Description rapprochement et ce, aussi bien pour le dépôt que pour tous les encaissements compris dans le dépôt.
       • Lorsque vous appariez par transaction, si le relevé électronique comporte un commentaire, celui-ci est saisi dans le champ Description rapprochement et ce, uniquement pour les encaissements correspondants.

5. Cliquez sur Rapprocher pour apparier les transactions du relevé électronique aux transactions de Sage 300, puis fermez la boîte de message qui s'affiche lorsque l'appariement est terminé. Pour en savoir plus, consultez Apparier des transactions de relevés électroniques à des transactions ERP.

   L’état Compensé des transactions appariées passe à Oui. Cependant, si vous avez sélectionné l'option Effacer automatiquement transactions rapprochées, la table n'affiche que les transactions non appariées.

   Vous devez effacer manuellement les transactions.

6. Effacez les transactions non appariées que vous identifiez comme opérations bancaires (par exemple, les frais bancaires que vous n'avez pas encore saisis dans votre système Sage 300. Suite...

   1. Sélectionnez la transaction dans la table, puis cliquez sur le bouton Opération bancaire.

      L’écran Opération bancaire s’affichera.

   2. Dans le champ Code vent., saisissez le code de ventilation (par exemple, Erreur de banque ou frais bancaires).
   3. Dans le champ Compte GL, spécifiez le compte du GL à utiliser.
   4. Si l'opération bancaire est taxable, sélectionnez l'option Taxable, cliquez sur le bouton Zoom puis saisissez les renseignements de taxes sur la fenêtre Taxes qui s'affiche :
      1. Sélectionnez le groupe de taxes à laquelle votre entreprise est assujettie.
      2. Modifiez les saisies dans la table si nécessaire, puis cliquez sur Fermer pour retourner à l’écran Opération bancaire.
   5. Entrez une description, une référence et un commentaire, au besoin.
   6. Cliquez sur Traiter puis sur Oui lorsque le programme vous demande d'ajouter cette transaction aux opérations bancaires.
   7. Cliquez sur Fermer pour retourner à l'écran Rapprocher les relevés.

7. Effacez les autres transactions non appariées. Suite...

   1. Sélectionnez la transaction dans la table, puis cliquez sur Compenser.

      Un écran de détails s'affiche.

   2. Sélectionnez le détail apparié dans la table, puis cliquez sur le bouton Compenser puis sur Oui pour confirmer l'appariement.

      Assurez-vous de sélectionner la ligne correcte, car il se peut que plusieurs détails aient le même montant ou la même date.

   3. Cliquez sur Fermer pour retourner à l'écran Rapprocher les relevés.
8. Vous pouvez cliquer sur Actualiser pour effacer tous les articles compensés de la table. (La suppression des articles compensés de la table est facultative.)

   Les articles restants dans la table seront les articles non appariés que vous n'avez pas compensés manuellement. (La valeur de l'état Compensé est Non).

9. Fermez l'écran Rapprocher les relevés.

   Si un message s'affiche vous demandant de traiter maintenant les saisies, cliquez sur Oui.