À propos de Sécurité de Grand livre

Sécurité de GL est une fonctionnalité de Grand livre qui vous permet de limiter les comptes que certains utilisateurs peuvent consulter ou utiliser et ce, pour minimiser les risques d'activités non autorisées.

Avec Sécurité de GL, vous pouvez :

• Assigner des droits d'accès aux comptes à des utilisateurs donnés afin de contrôler les comptes qu'ils peuvent consulter ou utiliser.
• Restreindre l'accès à des segments de compte complets ou seulement les comptes plus sensibles (par exemple, Paie, Ventes, Bénéfices non répartis, Actions ordinaires et Actions privilégiées).

Accès aux comptes par défaut

Vous sélectionnez l'option permettant d'utiliser la sécurité de GL, puis définissez un niveau d'accès par défaut aux comptes dans l'onglet Compte de l'écran Options de GL.

Vous pouvez définir l'accès aux comptes par défaut de la manière suivante :

• Tous les comptes. Permet à tous les utilisateurs de Sage 300 d'avoir librement accès aux écrans de Grand livre, à moins de définir des restrictions dans l'écran Accès aux comptes de GL.

  Remarque : Vous n'avez pas besoin d'avoir accès à tous les comptes pour réaliser des fonctions de maintenance périodique, comme pour supprimer des comptes dormants. Toutefois, vous pouvez occasionnellement vous trouver dans l'incapacité de modifier ou de supprimer un code de structure, un segment ou un code source car celui-ci est utilisé par un compte auquel vous n'avez pas accès. Dans ce cas, un utilisateur ayant accès à tous les comptes doit modifier les comptes qui utilisent le code ou le segment que vous essayez de supprimer.

• Aucun compte. Empêche tous les utilisateurs Sage 300, à l'exception de l'utilisateur Admin, de voir les comptes et les données des comptes dans les applications de Grand livre et des livres auxiliaires, à moins que vous leur accordiez individuellement des droits d'accès aux comptes dans l'écran Accès aux comptes de GL.

  Si vous sélectionnez Aucun compte, les autres utilisateurs Sage 300 ne pourront pas saisir de factures de Comptes clients ni reporter de transactions à moins que vous ne leur accordiez les droits d'accès nécessaires.

Accorder des droits d'accès à des utilisateurs spécifiques

Lorsque vous activez la sécurité de GL, lors de votre prochaine connexion à Sage 300, une option Accès aux comptes apparaît dans le menu de navigation sous Comptes du GL. Vous utilisez l'écran Accès aux comptes de GL pour assigner des droits d'accès aux comptes.

Vous assignez ces droits d'accès en fonction de vos besoins en matière de sécurité. Par exemple, vous pouvez configurer des droits d'accès identiques pour tous les utilisateurs de Sage 300 au sein d'un département, d'une division ou d'une unité commerciale, qui limitent l'accès aux comptes pour toute personne étrangère à ce groupe. Pour une sécurité maximale, vous pouvez bloquer l'accès complet à votre plan comptable pour tous les utilisateurs de Sage 300, à l'exception de l'utilisateur Admin.

Vous pouvez tester les effets des options de sécurité de GL sélectionnées en vous connectant à Sage 300 en utilisant un code d'utilisateur autre qu'Admin et en vérifiant quels comptes sont visibles dans l'écran Comptes du GL. Si vous sélectionnez Aucun compte, aucun numéro de compte ne sera répertorié.

Sécurité de GL et Comptes parents

Si vous utilisez la sécurité de GL et vous voulez créer des comptes parents, vous devez disposer des droits d'accès nécessaires pour consulter tous les comptes appartenant au compte parent afin de pouvoir consulter le solde cumulatif du compte parent.

Si un compte parent est accessible dans le cadre des droits d'accès d'un utilisateur, tous les comptes membres sont également censés être accessibles.

Incidence des restrictions d'accès sur les utilisateurs de Sage 300

Les restrictions d'accès aux comptes ont une incidence sur les activités des utilisateurs de Sage 300 :

• Recherche et consultation des comptes. Les utilisateurs ne peuvent pas rechercher des numéros de comptes restreints dans les dépisteurs, ni effectuer des consultations de comptes dans Grand livre.

  Si les utilisateurs tapent des numéros de comptes restreints dans des champs, un message d'erreur indiquera que le compte spécifié n'existe pas dans Grand livre.

• Ajouter des nouveaux comptes. Les utilisateurs ne peuvent pas ajouter des nouveaux comptes qui s'inscrivent dans une plage de segments restreints.
• Report et autres activités liées aux lots. Le report se limite aux lots qui ne contiennent pas des comptes restreints. Les utilisateurs ne peuvent pas consulter un lot contenant des transactions avec des numéros de comptes restreints. Le lot n'apparaîtra pas dans les écrans des listes de lots.

  Même si les utilisateurs disposent du droits d'accès Report du journal, ils ne peuvent pas reporter des lots si Sécurité de GL a pour valeur Aucun compte.

• Saisie des factures. Les utilisateurs ne peuvent pas saisir des factures pour des comptes restreints dans Commandes fournisseurs ou Comptes clients.
• Importer et exporter des données de compte. Les utilisateurs ne peuvent pas importer et exporter les données des comptes restreints.
• Génération de rapports. Les plages de comptes restreints n'apparaissent pas dans les états financiers créés à l'aide du Générateur d'états financiers.

Sécurité pour les comptes qui utilisent des segments vides

Si vous utilisez une combinaison de structures de compte dans votre plan comptable, vous devez envisager la façon dont Sage 300 gère les comptes qui ne contiennent pas tous les segments que vous utilisez dans votre système.

Si un numéro de compte n'inclut pas un segment particulier, comme le segment de division, Sage 300 considère ce segment vide. À moins de restreindre spécifiquement les valeurs vides pour le segment de division, le segment sera autorisé.