Saisir et imputer un paiement

Vous utilisez l’écran Saisie des paiements de C.F. pour saisir et imputer des paiements aux fournisseurs.

Vous pouvez également utiliser l’écran Saisie des paiements afin d’imprimer un chèque unique pour un fournisseur lorsque vous entrez un paiement, mais si vous voulez entrer et imprimer des chèques destinés à un grand nombre de fournisseurs, utilisez la page Créer lot de paiements de C.F.

Pour ajouter un paiement de fournisseur :

Ouvrez Comptes fournisseurs > Transactions de C.F. > Saisie des paiements.
Sélectionnez un lot de paiements existant à l’aide du champ Numéro de lot ou créez un nouveau lot. Suite...
Pour créer un nouveau lot :
1. Cliquez sur le bouton Nouveau situé à côté du champ N° de lot, puis saisissez une description pour le lot dans le champ suivant.
2. Dans le champ Date du lot, saisissez une date pour le nouveau lot ou acceptez la date de la session.
3. Spécifiez la banque et, pour un livre auxiliaire multidevise, la devise par défaut pour le lot.
Cliquez sur le bouton Nouveau près du champ N° de saisie pour entamer un nouveau document, puis saisissez une description pour la saisie.

Si vous imputez un paiement existant, tapez le numéro de paiement dans ce champ ou utilisez le Dépisteur ou les boutons de navigation pour le sélectionner.
Entrez une description pour le paiement comme « Paiement de fact. 7764 ».
Si vous enregistrez un chèque que vous avez émis à un fournisseur ou si vous entrez un chèque que vous souhaitez imprimer, sélectionnez Paiement comme type de transaction.
Dans le champ N° de fournisseur, tapez ou sélectionnez le code qui identifie le fournisseur.
Remplissez les renseignements généraux ou d’en-tête pour le paiement. Suite...
Les renseignements d’en-tête comprennent les éléments suivants :
- L'adresse de paiement
- Le groupe de comptes
- La date du paiement et la date du report
- L'exercice et période (auxquels vous voulez reporter le paiement)
- Le code de paiement
- La méthode d’imputation
- Les champs optionnels (si vous vous en servez)
Pour en savoir plus, consultez Écran Saisie des paiements de CF
Si vous connaissez le numéro du document auquel vous imputez la facture ou s’il existe un grand nombre de documents pour ce fournisseur, décochez l’option Mode sélection. Sinon, sélectionnez cette option. Puis :
- Si vous utilisez l'option Mode sélection :
  1. Sélectionnez le type de documents à afficher (Tous, Facture ou Note de débit).
  2. Choisissez l'ordre dans lequel répertorier les documents (Numéro de document, Numéro de bon de commande, Date d'échéance, Numéro de commande, Date du document, Solde courant).
  3. Saisissez le numéro de début, la date ou le solde, selon le choix de l'ordre des documents.
    Conseil : Appuyez sur F5 pour utiliser un dépisteur et choisir parmi les options disponibles.
  4. Cliquez sur le bouton Aller ou appuyez sur F7.
  5. Pour chaque document auquel vous souhaitez imputer le paiement, sélectionnez Oui dans la colonne Imputer.
  6. Dans le champ Montant imputé, saisissez le montant à imputer.
    Remarques :
    - Par défaut, le montant intégral est imputé et la remise totale est appliquée. Toutefois, vous pouvez reporter la transaction sans imputer la totalité de la note de crédit ou du paiement anticipé et imputer la partie restante à une date ultérieure.
    - Vous ne pouvez pas imputer un montant supérieur au total du paiement.
  7. Si une remise sur paiement anticipé s'applique à la facture, entrez le montant dans la colonne Remise appliquée.
    Remarque : Vous pouvez saisir une remise appliquée qui dépasse celle spécifiée sur la facture originale.
- Si vous n'utilisez pas l'option Mode sélection :
  1. Dans le champ N° document, saisissez le numéro de document.
  2. Dans le champ N° paiement, saisissez « 1 » ou tapez le numéro de paiement si le document contient des paiements échelonnés multiples.
  3. Dans le champ Montant imputé, saisissez le montant à imputer.
  4. Si vous saisissez un paiement partiel pour un document associé à une tâche, choisissez une méthode d'imputation pour le paiement et modifiez la ventilation du paiement, au besoin.
  5. S'il existe un montant de remise, saisissez-le dans le champ Remise.
Pour ajuster une facture ou un autre document, cliquez sur le bouton Ajuster pour ouvrir l’écran Saisie d’ajustements divers, puis :
1. Indiquez une référence et une description pour l’ajustement.
2. Sélectionnez le numéro de ligne que vous voulez modifier sur le document que vous ajustez. Le programme affiche le code de ventilation et le compte du Grand livre utilisés dans la transaction initiale, mais vous pouvez les modifier.
3. Tapez le montant de chaque détail d’ajustement.
4. Cliquez sur Sauvegarder puis sur Fermer pour retourner à l’écran Saisie des paiements.
Remarque : Le bouton Ajuster n’est disponible que si l’option Permettre les ajustements dans lots de paiements est sélectionnée sur l’écran Options de CF.
Si le document que vous payez est associé à une tâche et que vous payez uniquement une partie de la facture, sélectionnez une méthode d’imputation et imputez le paiement partiel manuellement. Suite...
1. Sélectionnez une méthode d'imputation à utiliser comme implicite pour la saisie du paiement en cours. Pour en savoir plus, consultez Écran Saisie des paiements de CF.
2. Sélectionnez la facture associée à une tâche que vous voulez régler d'une des manières suivantes :
  - Sélectionnez l'option Mode sélection, cliquez sur le bouton Aller pour afficher les factures impayées pour le fournisseur sélectionné, puis sélectionnez Oui dans la colonne Imputer pour la facture.
  - Décochez l'option Mode sélection puis saisissez le numéro de facture dans le champ document dans la table des détails.
3. Entrez le montant de votre paiement dans la colonne Montant imputé pour la facture sélectionnée, puis quittez le champ.
4. Si le montant imputé est inférieur au solde courant et vous voulez sélectionner des détails particuliers auxquels vous voulez imputer le paiement partiel ou utiliser une autre méthode d'imputation pour cette facture :
  1. Cliquez sur le bouton Tâches pour ouvrir l'écran Détails imputés - Gestion de projet.
  2. Sélectionnez la méthode d'imputation à utiliser pour ventiler le paiement partiel aux écritures de la facture.
  3. Cliquez sur le bouton Aller pour afficher les écritures de la facture.
  4. Sélectionnez les détails qui ne sont pas payés en ce moment, puis cliquez sur le bouton Effacer.
  5. Assurez-vous que les montants ventilés aux écritures de facture sont corrects.
    Remarques :
    Si vous ne voulez pas utiliser une méthode d'imputation pour ventiler des montants aux écritures ou si vous souhaitez modifier les montants ventilés, vous pouvez entrer manuellement les montants que vous payez pour les écritures de facture ou les modifier.
    Pour ajouter ou enregistrer la facture, le montant non imputé doit être nul, ce qui signifie que la somme des montants imputés aux écritures est la même que le total imputé à la facture. Par exemple, vous pourriez ajuster des montants pour une facture qui utilise un calendrier de paiements échelonnés.
  6. Cliquez sur Fermer pour retourner à l'écran Saisie des paiements.
  7. Cliquez sur Sauvegarder.
Dans un livre auxiliaire multidevise, si la banque ou le fournisseur n’utilise pas la devise fonctionnelle et que vous devez changer les renseignements sur le taux de change pour le paiement, cliquez sur le bouton Taux et, pour chaque type de taux (banque et fournisseur), saisissez les renseignements suivants :
- Le code de type de taux.
- Le taux de change. Si la devise du compte bancaire ou la devise du fournisseur correspond à la devise fonctionnelle, le taux pour la devise sera de 1,0000000.
Remarque : Le bouton Taux n’apparaît que lorsque le fournisseur n’utilise pas la devise fonctionnelle.

Le chèque sera libellé dans la devise de la banque.
Lorsque vous avez fini, cliquez sur Ajouter ou Sauvegarder.